新时期公共就业和人才服务中心档案管理方法探析

摘 要：自改革开放以来，在有关民生的话题中，就业与创业始终是讨论的热点。我国也专门为了吸纳人才而建立了公共就业和人才服务中心。该中心的服务宗旨是要将自身的资源优势充分发挥出来，以解决各行各业的人才供需矛盾。如今，随着时代的不断发展，不仅人才市场的环境变得愈发复杂，人才的就业需求也变得更加多元化。对此，新时期的公共就业和人才服务中心要想实现自身功能，就必须扩大业务范畴并充分发挥自身的资源优势，其中最重要的一项莫过于档案管理。本文将围绕公共就业和人才服务中心档案管理的现状，提出优化的措施，以望提升档案管理的效力，并让档案的作用得到最大限度地发挥。

关键词：公共就业；人才服务；档案管理

一直以来，我国对人才的培养极为重视，先后推出了多项人才集聚机制。习近平总书记还专门针对国内外的发展大势及人才事业的发展作出了一系列的指示。中共中央组织部联合人力资源、国家发展和改革委员会、财政部及档案局四大部门，联合颁布了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》。《通知》中不仅明确指示了各地公共就业和人才服务中心需对人事档案管理及服务工作给予高度重视，还对其人事档案的运用提出了具体要求。

虽然立即得到了全国各省市的积极响应，但实施过程却相当困难。例如，部分地区的流动人员档案管理服务存在一些难以解决的客观问题；又如，因《通知》所指示的范围及服务功能定位跨度较大，对于部分未能建立非公企业及社会组织人才管理机制的地区而言，实施过程有较大困难。因此，要想促进公共就业和人才服务中心服务水平的提升，首要之务是致力于相关体制、体系的完善。也唯有如此，方能充分发挥公共就业和人才服务中心人事档案的积极效能，继而满足国家对各地人才培养及应用需求。

一、公共就业和人才服务中心档案管理的重要性

公共就业和人才服务中心的人事档案管理不仅关乎档案的利用效能，还与劳动者就业密切相关。由此可见，档案管理当属就业人才服务中心至关重要的管理内容之一。而公共就业和人才服务中心的档案管理之所以如此重要，一方面，是因为新时期的就业形势本就较为困难，而通过管理失业人员、下岗人员等档案资料，上级部门便能准确获知下属各辖区的就业状况，从而为其提供必要的就业支持。不仅如此，做好公共就业及人才服务中心的档案管理还能发挥许多作用。首先，基于档案所具有的流动性特征，加之档案对个人信息的全面记录，可通过查阅档案了解个人的社会实践状况，能为当地社保部门执行社保制度提供支持。其次，公共就业和人才服务中心档案还能为企业提供就业支撑。通常，求职人员向企业发送求职简历时，简历包含了求职者的部分信息。企业便可从公共就业和人才服务中心的人事档案中获取求职者的更多信息，更能确保所聘人才符合企业的人才需求，继而提升人才的就业率。再次，信息化时代，公共就业和人才服务中心若能合理引进各种先进技术，并建立信息化的档案管理平台，便可对档案予以精准分类，这样不仅能为服务中心开展档案管理工作提供巨大便利，还能使档案的作用得到更有效的发挥。当然，基于信息技术的档案管理还能促使劳动力市场转向网络化，以此为当地就业提供指引。最后，在劳动保障法律及相关政策的宣传作用下，公共就业和人才服务中心档案的作用范围还将进一步扩大，不仅有助于规范人才市场管理，还能为就业提供更多支持，从而挖掘更多的人才，为当地经济的稳定发展提供助力。

二、新时期公共就业人才服务中心档案管理困境

1．公共就业人才服务中心档案管理人员的综合素养有待提升

新时期的档案管理工作因信息技术的加入，虽然提高了档案的使用效能，但也相应提高了对档案管理工作人员的要求。目前，不少公共就业和人才服务中心的档案管理人员不具备过硬的专业素养，致使档案管理工作开展质量不佳，甚至出现档案损毁、丢失等现象，这不仅损害了国家利益，也让档案的作用无法得到充分、有效的发挥。

2.档案管理缺乏规范化

当前，公共就业和人才服务中心在管理档案方面普遍呈现不规范的状态，而导致如此现状的主因便是规范化管理制度的缺失。由于公共就业和人才服务中心未能针对档案管理制定专门的管理制度及细则，致使档案管理的规范性受到影响。同时，服务中心其他部门认为档案管理应是档案管理部門的职责，因此，在日常工作中也未能给予档案管理应有的支持，这也在一定程度上影响了档案的利用效率。

不仅如此，在开展档案管理时，有些单位领导或者档案管理人员仍然是传统、固化的管理理念，认为档案管理工作无非是保存好纸质的档案资料，对档案管理工作不重视，缺乏先进的管理思想意识，在日常工作中也未能详细分类档案，在极大程度上降低了档案的利用效率。此外，关于现有的档案资料，管理人员也未能审核其完整性及准确性，导致档案资料所记载的信息内容并不能对实际工作提供有价值的信息，也影响了档案作用的发挥。

3.缺乏信息化管理

随着社会的不断发展，就业的人数也在不断增加，这不仅增加了公共就业和人才服务中心的档案数量，也加重了档案管理人员的工作压力。对此，如果公共就业和人才服务中心依旧采用传统人工管理档案的方式，势必难以满足当下的管理需求。因此，公共就业和人才服务中心的档案管理应发挥信息技术的积极作用，在提升档案管理效率的同时，实现对档案资源价值的充分发掘，从而让档案资源的作用得到最大限度地发挥。但是，现实情况却是服务中心虽然引进了信息化的管理系统，但实际的应用过程也仅是简单的电子化处理档案，而未能对档案资源的价值予以深度挖掘，导致档案的利用率偏低。此外，由于服务中心对档案管理基础设备设施的建设不重视，在管理档案方面投入的资金较少，导致服务中心档案管理基础设备设施不够完善，容易出现保密性、防护性欠佳等问题，严重的甚至还会对档案安全产生影响。

4.部分档案管理存在一定的难度

在我国，区域经济发展不平衡的现象十分普遍，也因此导致了各地的就业流动性在不断增大，让档案管理工作变得十分困难，无法发挥档案资源的积极作用。例如，部分学生毕业后便将个人档案存放到了原籍所在地的公共就业和人才服务中心，之后无论是外出打工或在本地寻求工作都未再更新。如此一来，寄存档案因长时间未更新而逐渐沦为遗弃档案，这也在一定程度上增加了档案管理的工作难度。

三、新时期优化公共就业和人才服务中心档案管理的相关措施

1.加强制度创新，制定流动人员人事档案管理地方性实施办法

随着社会人才流动速度不断加快，人事档案管理也要满足高频率的使用要求，并确保人事档案资料的规范性与完整性，以加速档案信息的流动与共享，继而凸显人事档案的管理实效。但要达成以上目的，不仅需要法律层面的维护，还要政策上的保驾护航。对此，各地公共就业和人才服务中心均应结合当地的地方性法规及实施意见，明确人事档案的具体责任及义务。同时，也要向部分非公用人单位授权允许使用流动人员人事档案，这样才能加速人事档案的流转，并增强流动人员人事档案的管理实效。

2.推动管理机制创新，搭建多部门协作的公共就业与人才诚信服务平台

当前，非公用人单位与应聘人员信息不对称，是导致公共就业和人才服务中心服务效率不高的重要原因之一。同时，又因缺乏甄别渠道，使得双方只能凭借自身的“主观意愿”或秉着“试错”的态度去完成信息甄别，工作效率必定不甚理想。对此，若能借助公共就业和人才服务中心的档案资源建立信息服务平台，让用人单位及应聘者均能提前了解对方的全部信息，并基于档案里人才授信、人事信息采集、人事信息甄别以及反馈等机制，降低非公用人单位及流动人员的甄别成本，以此在向用人单位提供合作动力的同时，还能促使公共就业和人才服务中心服务水平及效能的全面提升。

3.提升公共就业与人才服务能力，提高人事档案利用价值

当前，公共就业和人才服务中心在人事档案管理方面最根本的问题是缺乏主动性。对此，要想让人事档案的价值得到最大限度地开发及利用，需要提高流动人员人事档案的利用价值。这需要公共就业和人才服务中心对信息技术的引进给予高度重视。通过引进数字化管理工具去开发人事档案价值，能让开发过程更具专业性，且基于数字与网络化的管理，公共就业和人才服务中心还能协调多部门，并强化流动人员人事档案信息的共享，有助于提升公共就业和人才服务中心的人才服务能力。同时，借助信息共享平台，服务中心还能向更多的流动人员提供细致的咨询服务，以此在提高社会就业率的同时，也让人才的作用得到更充分的发挥。

4.合理增加资金投入，完善档案存放管理条件

对公共就业和人才服务中心而言，档案管理是一项极其重要的工作。随着社会的不断发展，流动人口的增多也让档案数量越来越多。对此，要想满足社会对公共就业和人才服务中心档案管理工作的多样化需求，需对档案管理的信息化建设给予高度重视，而档案管理信息化的建设过程必定需要一定的资金支持。因此，给予适当的资金投入，是提升服务中心档案管理工作成效及档案利用率的重要基础。此外，针对档案管理的基础设备设施建设，亦要引起公共就业和人才服务中心的高度重视。至于基础方面的建设，重点需兼顾以下几方面：一是档案室的设立。档案室不仅要单独设立，且需同时做好防火、防潮等措施。档案管理人员还应定期巡查上述设施，并同时做好设备设施的清洁与维护工作，尽可能地消除各类可能导致档案管理安全问题的隐患；二是合理引进适宜的技术手段。例如，大数据、VR技术和搜索引擎等，增强用户的体验感；三是利用云计算等技术对现有的人事档案资源予以分类及汇总，以方便用户查找对应的档案信息，提升档案的使用效能。

5.与高校建立合作，提升档案管理意识

公共就业和人才服务中心的职能是向社会提供就业指导。因此，通常与高校建立合作关系，专门针对学生开展就业方面的讲座，使其对当前的就业形势有一个大致的了解。同时，中心也可向学生提供面试技巧培训与职业生涯规划，让学生了解原始档案的重要性，从而促使他们做好个人档案的保护工作，在减少弃档、失档现象发生的同时，保证档案数据的真实与完善，以此提升高校毕业生的就业率。

6.研发线上服务系统，逐步完善功能模块

有关社会流动人员人事档案的使用，若仅是在上班时间方可查阅，势必会影响档案的利用效力。对此，公共就业和人才服务中心可积极研发线上服务系统，既能让档案运用的操作流程得以简化，也能减少用户等待的时间。与此同时，利用系统替代人工服务，还能打破时间与空间的限制，随时随地为人事代理人员提供便捷、快速的服务，以此延伸档案管理工作的深度和广度，强化档案的利用效率。

7.强化“窗口”意识，大力创优服务环境

此前，公共就业和人才服务中心在管理档案时有分配任务不明确、工作职能不清晰以及机构设置重叠等问题，针对档案管理人员的考核大多也仅限于服务态度。对此，公共就业和人才服务中心要想提升档案服务质量，必须强化档案管理人员的“窗口”意识。而所谓的窗口意识，即指档案管理工作人员在任何时间均应以严格、认真、高效、热情的态度去面对本职工作，并在遭遇突发事件或其他問题时，工作人员也要始终保持沉着冷静的态度，站在代理人的角度去思考问题，这样才能给予用户最优质的服务体验，继而创建优质、高效的服务环境。

8.加快人事档案数据库建设，降低工作成本

合理运用大数据、云计算等管理技术，也能达到降低档案管理工作成本的效果。诚然，随着社会的不断发展，公共就业和人才服务中心所接纳的人事档案种类及数量均明显增多。倘若始终沿用传统人工管理人事档案的模式，不仅会加重工作人员的工作负担，管理传统纸质档案还需要耗费大量的成本，且管理效果也不尽如人意。对此，借助云计算、数据库和大数据等先进技术，将原本纸质的人事档案予以转化，仅需一个小小的硬盘便可将整屋的人事档案资料收纳完全。同时，信息技术还具备分析、统计、分类和查询等功能，也能让公共就业和人才服务中心档案管理及服务效能得到显著提升。因此，服务中心应对大数据、云计算等技术的引进以及人事档案数据库的建立给予高度重视。

四、结语

总之，作为专职为各类人员提供就业及咨询服务的机构，公共就业和人才服务中心的档案管理工作与其他单位有着较大的不同。因此，需要公共就业和人才服务中心在转变传统档案管理模式的同时，积极引进现代先进的信息技术，并加强工作人员的综合素质与能力的培训。除此之外，中心还需致力于拓宽档案收集渠道，并投入适当的资金来完善档案管理的基础设备设施，在保障档案安全的同时，提升档案的利用率，继而改善社会就业状况，为社会和谐发展做出突出贡献。

参考文献：

[1]武 文.多方面改善公共就业和人才服务中心现状[J].人力资源，2022（24）：119-121.

[2]王 兵.浅谈公共就业人才服务机构档案管理工作的模式优化[J].职业，2022（06）：44-46.

[3]王 英.新时期公共就业和人才服务中心档案管理探析[J].黑龙江档案，2022（01）：159-161.

[4]刘晓艳.加强职工档案电子化管理[J].山东人力资源和社会保障，2022（Z1）：30-31.

作者简介：于敏（1986—），女，汉族，山东肥城人，本科，副研究馆员，研究方向：公共就业档案管理。