食品药品检验机构档案管理问题及对策研究

摘 要：食品药品检验档案管理工作和我国食品药品监管工作存在密切关联，受到社会各行各业的广泛关注和重视，合理开展相关的管理工作势在必行。基于此，本文分析了食品药品检验机构档案管理的重要性，提出几点能够有效完成相关管理工作的措施，旨在为增强食品药品检验机构整体的档案管理工作效果提供助力。

关键词：食品药品检验机构；档案管理问题；对策

近年来，化学添加剂技术快速发展，为食品药品事业发展带来机遇的同时，也引发了严重的安全风险和隐患问题。食品药品检验机构的档案具有一定的法律效力，开展科学、合理管理，不仅能够为食品药品安全管理提供保障和支持，还能为机构的检验工作提供服务，提高检验工作的效果和水平，工作模式也更为完善、合理。

一、食品药品检验机构档案管理的重要意义

食品药品检验机构的档案又被称为食品药品检验鉴定档案，其形成来源于机构实际工作中积累的各类资料和信息，直接反映出机构日常工作的水平、检验工作的实力和能力。同时，部分档案也属于一种科技档案，是自然形成并记录机构历史信息，具有一定使用价值，能够为机构提升检验工作效果、预防出现差错问题、有效创新工作形式等提供服务，合理开展档案管理相关工作，具有重要意义。

1.有助于提升食品药品检验机构工作质效

合理开展档案管理工作，能够真实、准确地反映食品药品检验机构的历史情况，明确机构在各个阶段的决策落实效果、检验技术和措施的应用效果以及技术应用规范性和专业性等问题，掌握各类问题发生的原因，汲取经验教训，使机构在日后的工作中能够按照历史信息和资料，不断改进检验技术、工作模式和工作方法等，提升整体档案管理工作水平。同时，档案信息对食品药品检验机构日常工作具有一定的服务作用，可以服务机构改进各类检验技术模式和体系，优化各方面的工作方法，提高整体的工作质量和水平，确保在新时期的环境下促使检验工作质量的提升。

2.有助于准确检验食品药品安全

食品药品检验机构需要全面检验分析食品药品的安全性和可靠性，及时发现产品的安全问题和隐患，以非常准确的结果反映出各类食品药品的成分比例情况、营养元素情况和安全情况等，将此类检验信息记录在案，通过档案能够改善机构的工作模式，使机构能够深入可靠地完成食品药品安全检验。同时，通过对档案内容的有效管理，还能使相关部门追溯食品药品的来源情况、生产制造情况、运输和配送情况等，为群众营造良好的食品药品安全环境。

二、食品药品检验机构档案管理问题

1.缺乏正确的档案管理观念

目前，虽然我国食品药品检验机构已经开始重视档案管理工作，但是，由于相关部门和工作人员缺乏正确的档案管理观念意识，很难确保工作的高质量和有效性落实。一方面，有关部门缺乏正确的观念意识，不能按照具体的情况科学、深入地开展档案数据收集、整理和人员的管理，不利于各项管理工作的有效开展。另一方面，工作人员缺乏创新观念，只能按照常规的工作要求和模式等，完成相关的资料信息采集和录入工作，不注重档案资料信息的开发利用，难以为检验工作的创新和优化以及检验技术的转型升级等提供高质量服务，加之检验机构的检验业务人员缺乏正确的档案管理观念，未能为相关部门提供准确、可靠的资料信息，难以为各项管理工作的高质量和高水平落实提供保障。

2.缺少专业人才

档案管理人才直接影响着整体档案管理工作的效果，只有建设专业能力和素质较高的人才团队，才能促使各项工作更加专业性和规范性开展。但是，由于目前食品药品检验机构没有注重人才队伍的建设，在档案管理方面忽略了人才的培养和聘用，导致工作的专业性和规范性难以提升。一方面，未能做好人才聘用工作，所聘用的人才缺乏专业知识和技术技能，缺少丰富的经验，难以为检验工作提供良好服务。另一方面，缺少完善的培训机制体系，不能通过有效的培训措施，提升人员工作专业能力和素养，不利于整体工作规范性的提升。

3.缺乏档案内容界定标准

近年来，我国科学技术快速发展，食品药品检验机构的档案内容界定受到广泛重视，科学、合理地展开档案内容的分类和界定，能够使检验部门按照自身需求分类开展相关信息的提取和利用。但是，由于缺少对档案内容界定的重视度，在实际界定的过程中，不能合理分类处理各类信息和资料，导致因为界定工作不合理，难以为检验工作的优化和改善提供良好服务。

4.缺少健全制度

制度对工作人员具有约束和规范作用，相关部门制定完善的档案管理制度，有助于提升工作人员行为的规范性。但是，由于有关机构没有按照档案管理工作的特点和实际情况等制定相应的工作制度，未能通过健全且科学的制度，明确各部门和人员工作职责标准要求，难以通过制度的形式提升人员工作的可靠性和专业性，甚至因为缺乏健全、科学的制度，无法提升各项工作的效果，导致整体的档案管理工作水平降低。

三、食品药品检验机构档案管理对策

1.树立正确的档案管理观念

目前，由于食品药品检验机构管理人员缺少正确的档案管理意识，对档案管理工作缺少重视度，不能科学、合理地开展管理工作，导致档案管理工作质效比较低，难以为机构检验工作的改革和创新优化等提供服务。因此，建议机构重点关注档案管理工作，着重开展档案宣传教育活动，使机构每位工作人员都能形成正确的管理观念，积极参与档案管理，为提升机构检验效果和水平提供服务，为提升单位整体工作效果作出贡献。其一，領导层和档案管理人员应树立正确的管理意识，重视档案管理工作的执行和开展，按照具体的管理工作特点和情况，制定完善的决策方案和指导体系，带领工作人员科学、有效地完成相关任务，避免因为管理和指导工作不良而出现问题；其二，强化档案管理宣传教育的力度，针对全体机构人员宣传档案管理工作的重要意义，使档案管理人员能够科学开展相关资料收集、整理和记录、归档等。

同时，食品药品检验机构的检验人员也能配合提供相应的检验历史信息和数据资料，确保各类资料和数据收集的准确性以及完整性。档案管理人员还需注重各类资料和信息的开发利用，按照机构的检验技术创新、工作优化等需求，制订完善的工作方案和计划，科学、合理地完成相关信息和资料的开发利用工作，提升档案管理工作的质量和效率；其三，为提升各部门对档案工作的重视度，需要建设现代化的基础设备设施，按照食品药品检验机构档案管理工作的开展需求、特点等，优化和完善计算机、网络以及信息扫描等设备设施，便于工作人员完成档案管理工作，利用先进的信息技术等替代人工操作，不仅能降低人员工作压力，还能提升管理工作效率和质量。

2.培养专业人才

虽然食品药品检验机构在实际开展工作的过程中，各类档案管理工作能够为相关检验技术的优化、工作创新等提供服务，但是如果管理人员缺乏专业能力，不能以科学、有效的方式完成任务，将会导致管理效果降低，就不能为机构的检验工作优化和改革等提供良好服务。因此，单位应重视档案管理人才的培养，以培养专业优秀人才为目标，促使各项管理工作质量、专业和规范性提升，保证工作水平。

（1）人才招聘

由于食品药品检验机构档案管理工作的内容烦琐复杂，如果人员数量过少，将会导致工作人员的压力过大，没有充沛的精力和积极性开展档案管理工作，相关部门需要重点做好人才的招聘工作，增加档案管理人员的数量，使其有充足的时间为机构发展提供服务。第一，机构应重点从高校或者社会招聘人才，聘用有经验、有能力的优秀人才，要求所聘用的人员必须能够全面掌握档案专业知识和信息化技能，可以游刃有余地完成工作任务，保证档案信息能够得到良好收集处理、存储和管控等，为相关管理工作注入新鲜血液。同时，也可以聘用具有一定潜力、愿意参与档案管理的机构检验人才，充分发挥检验工作人员的专业力量，使其可以利用自身的专业知识，细致分类和处理各类档案信息，确保所存储的资料和数据等能为检验工作提供服务；第二，定期开展相关的培训活动，培养工作人员的业务、技术和管理等专业能力，引导工作人员积极学习有关的法律法规和政策制度等，形成合法合规的专业工作理念，懂得如何按照法律法规、制度和标准规范有效执行相关的管理工作，提升工作的专业性。同时，在培训期间以法律、文化和历史培训为基础，开展系统工程技术培训、数码复印技术培训、缩微技术培训以及现代化管理技术的培训活动等，使工作人员能够懂得如何采用现代化的设备设施、技术等完成各项管理任务，准确、完整、合理地收集以及整理各类信息资料，全面存储在数据库系统中，便于机构在工作检查、创新和研究过程中开发利用；第三，定期组织档案管理工作人员到其他机构进行合作和学习，学习其他机构成功、优秀的经验，按照本机构的实际情况和档案管理的特点等，制定完善且优化的工作方案，提升工作的规范性和专业性，预防工作出现问题或是不足。

（2）准确、细致划分档案类型

要想确保档案管理工作能够为机构检验工作提供良好服务，就应科学、准确和细致地划分相应的档案内容，确保管理工作能够高质量开展。一是不能只采用纸质档案存储，需采用电子技术和信息技术等收集电子版的资料，明确各类食品药品检验方面的档案内容，做好分类和筛选工作，根据统一标准合理展开信息和资料的分类、存储和处理，提升档案管理工作的规范性；二是按照相关规定规范设置档案的重点内容，便于全面开展机构检验工作的监督管理。例如，提出关于检验技术应用信息、工作效果信息和人员工作质量信息等方面的档案分类和存储规范要求，必须根据具体的要求完成相关的分类和管理工作，这样在完成各项管控任务的情况下，能够及时、准确地发现工作中的问题，科学、有效地解决和应对问题，全方位完成各项管理任务；三是在档案内容界定的过程中，必须深入、准确、全面研究和分析不同类型档案的特点，按照具体情况设定相应的档案管理规范，界定食品药品检验成果类型、检验技术类型、检验方法类型、检验创新类型档案，按照档案的类型深入完成有关的管理工作，提升各项工作效率和效果，为检验工作的良好创新和发展等提供服务。

（3）健全管理制度

制度对人员的行为具有规范和约束作用，如果食品药品检验机构在档案管理工作中缺乏科学、合理和完善的制度，将会对工作的规范性、可控性开展造成非常不利的影响，建议在档案管理期间，重点制定和完善各项规章制度，规范人员行为，提升管理工作的效果。

一是制定资源开发利用制度。要想充分发挥档案对机构检验工作的服务作用，需要制定相关资源和信息的开发利用制度，通过制度规范人员的行为，使工作人员可以按照制度的要求开发利用档案信息，为检验工作的创新、优化和技术的改革等提供高质量服务。首先，在各类资料和信息的开发利用之前，需要做好相关的查阅或是借阅登记工作，构建用户之间相互联系的制度体系，合理设置信息反馈形式，也可以定期开展专题报告方面的活动，展览实体物品、影像内容或是图片等，拓展资源开发利用的渠道，为检验工作业务人员、管理人员和监督人员等提供高效化服务，全面彰显各类档案信息和资料的应用价值，为有关工作的创新改革和升级等提供准确依据；其次，在制度中应提出人员工作规定和要求，所有人员在工作中都必须按照制度规范和要求，完成信息和资料的开发利用任务，以服务检验工作和机构各项工作为目标，提升资料和信息的开发利用效果，保证食品药品检验机构工作的质量和效率。

二是制定相关的责任制度。为确保档案管理人员在工作中认真履行职责，为检验工作提供高质量服务，相关部门需要制定相应的责任制度，利用责任制度提升人员工作的积极性和责任感，确保整体工作能够高质量、可靠性、全面性开展。首先，明确每名员工在日常工作中的责任要求和职责标准规范，细化分解各项工作责任，使其能对自身工作职责和责任形成清楚认知，认真履行自身的工作职责。其次，定期开展考核评价活动，考核评价和分析每位工作人员的职责履行效果、贡献度等，考察分析人员在工作中为机构检验方法的改革创新、检验技术的完善和工作风险的预防等提供服务的效果与贡献度，保证考核评价公平、公正、公开，为奖惩工作的落实提供准确依据。最后，根据人员的考核评价结果采取相应奖惩措施，惩罚考评结果较低的人员，奖励结果较高的人员，提升员工工作的积极性和责任感，保证工作效果的提升。

四、结语

综上所述，食品药品检验机构在实际发展的过程中，科学、合理地开展档案管理具有重要意义。但是目前，食品药品检验机构在档案管理期间存在观念、专业人才、档案内容界定和制度问题等，对工作的高质量和有效性开展造成不利影响，建议根据具体的工作特点，以为检验工作提供服务为目标，形成正确的观念意识，培养高素质优秀人才，健全优化相关的管理制度，以此提升整体的工作水平，达到预期的管理目标。

参考文献：

[1]赵丁锐.研究食品药品检验机构人员技术档案管理存在的问题及对策[J].商品与质量，2021，22（5）：239-244.

[2]席海娟.食品药品检验机构档案管理问题及对策分析[J].数字通信世界，2020，15（3）：264-278.

[3]郑德平，高 伟.食品药品检验机构人员技术档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2020，33（5）：115，117.

[4]王 延.食品药品检验机构档案管理问题及对策分析[J].卷宗，2020，10（29）：86-99.

[5]田 雨.药品检验电子数据归档和电子档案管理研究[J].中国药事，2022，36（7）：792-799.

[6]杜高鋒.药品检验机构档案管理问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2017（09）：98-99.

[7]马 岩.基层药品检验机构档案管理问题及改进建议[J].办公室业务，2019（16）：140.

[8]许 鹏.食品药品检验机构档案管理问题及对策研究[J].现代企业文化，2017（23）：177.

作者简介：高伟（1967—），女，汉族，山东青岛人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。