新时期加强医院档案管理工作的研究

摘 要：作为医院管理工作的根本组成，档案管理具有不容忽视的重要价值。加强医院档案管理工作不仅有助于提升档案管理工作系统性与规范化程度，也有利于促进档案资源深度挖掘与价值持续创造。但是，一些医院对于档案管理工作重视程度不足，且存在简单化、表面化等缺陷与弊端，给档案管理造成了负面影响。新时期，医院加强档案管理工作不仅需要加强宣传教育，提高认识水平，也需要完善顶层设计，强化制度供给，还需要落实责任主体、明确协作义务以及应用信息技术，完善立体模式等。

关键词：新时期；医院；档案管理

作为提供公共卫生服务的重要支柱，医院不仅随时随地在产生档案，也经常需要挖掘和利用档案资源。这使医院档案管理成为日常管理工作的根本组成，也在长期管理实践中形成了各具特色也较为成熟的管理机制与模式。不过，受到主客观多重因素影响，一些医院档案管理并未与诊疗服务齐头并进，而是随着习以为常的固定套路循规蹈矩。久而久之，这些医院档案管理出现了不同程度的刻板、僵化问题，不仅在一定程度上制约了档案管理工作提质增效，也间接阻碍了医院充分挖掘和利用档案资源。因此，新时期加强档案管理已经成为推动医院管理工作全局加快转型升级的重要组成与根本举措。

一、加强医院档案管理工作的重要意义

1.提升档案管理工作系统性与规范化程度

对于专业性、技术性特征显著的医院而言，档案管理工作面临的不仅有大量文件、报告、病历和处方，也包括众多图形、图片以及影像。因此，需要格外基于严格标准、严谨要求，实现全面、详尽、科学的管理。加强医院档案管理工作最直接、最直观的价值和意义，在于提升档案管理工作的系统性与规范化程度。

换言之，加强医院档案管理工作就是要通过更加严格、严谨的源头治理，强化制度刚性，以此筑牢档案管理工作基础，并确保各类档案始终沿着制度规范划定的范圍、流程和规制，实现有序整理、归纳、保管和使用。这不仅是为了提高档案管理工作本身的品质和效率，也是为了充分挖掘和使用档案潜在信息价值铺平道路。

2.促进档案资源深度挖掘与价值持续创造

在提升档案管理工作系统性与规范化基础上，医院档案管理能够形成更加便捷、顺畅的档案信息挖掘机制与模式，即加强医院档案管理工作的又一重要意义，在于促进档案资源深度挖掘与价值持续创造。

医院档案不仅是众多历史资料的承载基质，也是从中挖掘数据信息价值的渠道与平台。以开展院史教育为例，院史档案就是展现医院重新建到发展壮大的见证。无论是建院文件、创始人照片，还是重大历史事件记录、证书证件，各类档案资料都是后来者了解医院发展历程的重要凭证。这些珍贵档案不仅是帮助新员工熟悉环境、融入集体的重要素材，也是医院开展思想政治教育、激发凝聚力、向心力的重要方式与措施。

二、医院档案管理工作的常见问题

1.重视程度不足

虽然档案管理属于医院管理工作根本性组成，但相对后端的位置决定了档案管理在展现价值方面的相对隐性。这种特殊性也造成个别医院对于档案管理工作缺乏足够重视，并非指个别医院欠缺档案管理工作环节，而是指其在档案管理工作中存在诸多缺陷或漏洞。

譬如，针对档案管理工作的制度规划较为粗放，往往原则性有余但执行力欠缺。也有个别医院在档案管理工作过程中存在形式大于实质的问题，也就是档案管理未能与医院现实需求紧密相关，而是自行其是、互不关联。这不仅在很大程度上限制了医院档案作为珍贵信息资源的价值创造能力，也不利于医院优化档案管理工作机制与模式，造成档案管理成为管理全局优化相对欠缺的版块之一。

2.简单化、表面化

由于在管理思想上存在重视不足的问题，一些医院档案管理还存在程度不同的简单化与表面化问题。这些医院将档案管理等同于档案保管，认为只要将档案及时收集、整理后归档保存就万事大吉，包括医院领导在内的各环节均未意识到档案潜在的价值。换言之，停留在保管阶段的档案管理其实是对档案数据信息的极大浪费，也不利于医院总结历史经验教训、修正错误与不足。

三、新时期加强医院档案管理工作的主要方法

1.加强宣传教育，提高认识水平

医院档案管理工作不仅是一项高度专业、系统性、长期性的工作，也是与所有内部机构、成员紧密相关的协同性管理工作。因此，加强医院档案管理工作绝非档案管理一个部门单打独斗，而是需要全院、全员全面配合的整体事项，需要医院内部所有部门、人员对于档案管理具有科学认知、统一思想观念，以此基于全院合力共同推动档案管理提质增效。新时期，加强医院档案管理工作需要加强宣传教育、提高认识水平。

比如，组织讲座或短期培训。医院档案管理部门应当主动承担宣传教育责任，在院领导牵头组织下，档案管理部门定期组织专题讲座或短期培训。医院可结合实际情况，采取科室轮流学习或抽调专人学习后再普及等多种形式。讲座或培训的内容既要包括档案管理基础理论和常用技巧，也应涉及档案数据分析原理、原则、类型和方式等内容。总之，要通过讲座或培训引导全员树立科学思想，尤其需要纠正长期以来对于档案管理的成见或偏见。

又如，召开院史学习或案例分析会。医院档案中的院史资料，对于了解医院发展史具有重要的意义与价值。医院可以通过组织院史学习的机会，宣传档案管理的重要性，引导全院人员端正思想，重新认识档案管理的内在价值。此外，利用科室或部门会诊等机会，借助档案数据开展案例分析，也能展示档案管理的重要价值，对于提高全院人员认识水平同样重要。

2.完善顶层设计，强化制度供给

包括档案管理在内，医院管理工作具有极为显著的系统性、规范化特点。同样，在加强档案管理工作时，制度设计同样具有决定性影响。因此，新时期加强医院档案管理工作还需要完善顶层设计，强化制度供给。

首先，加快完善档案标准制度构建。特别是在全面推进信息化管理的时代背景下，医院档案管理同样面临着数字化、数据化转换的现实要求。这不仅是档案管理全面信息化转型的先决条件，也左右着数字档案深化数据挖掘的能力水平。因此，医院档案管理应加快完善标准体系构建。该制度体系的重点与要点在于建立健全医院电子档案统一标准，尤其是早期历史档案相对缺乏制度规范，在填制阶段极有可能存在较为突出的缺失或错漏问题。这些原始档案在数字化转化过程中，极有可能因为规制或内容缺陷无法被系统识别，导致档案管理信息化系统出现盲区与空白点。因此，医院档案管理需针对此类情况加紧完成标准制度构建，以便为后续数据挖掘奠定更为扎实的制度基础。

其次，加快传统纸质档案向电子档案转换制度建设。许多医院建院时间早、发展历程久，档案数量既多且杂。这些历经不同时期形成的档案并非普遍适应当下档案管理的客观要求，尤其部分纸质档案至今仍然未能完全纳入信息化管理体系内。出现此类问题固然缘于传统纸质档案，在标准规制等方面不适应现代要求，但也不排除管理制度缺陷造成工作拖沓、管理滞后的情况。因此，医院在制度设计层面应加快对纸质档案的数字化转换。

最后，应分步骤、分阶段规定纸质档案向电子化转换的时限要求，可按档案形成时间分年度推进。基于就近原则，先将建档时间较短、日期较近的档案实现数字化转换，再逐步前移至较早时期的历史档案等。

3.落实责任主体，明确协作义务

医院档案管理虽是档案室的核心工作，但档案填制却起始于各科室或部门。换言之，档案管理涉及所有内部机构与成员，也需要全院、全员通力合作才能实现更加优质高效的档案管理。这就需要医院通过落实责任主体，明确协作义务，达到加强档案管理工作的目标。

医院需要结合档案管理各项要求将不同部门、岗位、职务分别赋予相应的管理责任。比如，填制表格类档案时要字迹工整清晰、内容完备无缺失以及落款签名并附带填制日期等。同时，要明确各部门、科室及其成员，切实履行协助执行档案管理工作的各项责任义务，如按时提交档案、临时保管档案须确保安全完整等。

落实责任主体的重要性不仅在于形成一一对应的管理责任机制，也是为了通过责任主体义务警示全院、全员关注和重视档案管理，进而从根本上避免忽视、漠视档案管理的不良状态。明确协作义务是为了促使医院档案管理形成合力，也就是以制度刚性约束防止档案管理浮于表面。这也是医院档案能够实现数据挖掘与价值再创造的前提与先决条件之一。

4.应用信息技术，完善立体模式

信息时代背景下，信息技术已经成为解决各种管理难题的突破口。同理，新时期加强医院档案管理也需要应用信息技术，完善立体模式，以此推动医院档案管理向持续深化数据信息价值挖掘前进。

第一，建立全面覆盖、集成统一的信息化管理平台。具体而言，就是尽快将档案管理平台与其他信息化平台之間实现互联互通。作为提供公共卫生服务的中坚力量，医院在建设信息化管理制度进程中起步较早，探索历程较长。然而，受到技术发展、管理理念渐进发展影响，一些医院信息化管理体系建设在信息化平台建设层面存在阶段性特点。不同时期或阶段，医院信息化管理体系构建各有侧重，以至于出现数量不等的平台系统，但这些平台之间无法互联互通。

显然，相对割裂的平台本身就不利于实现集成化、集约化管理，无法将海量数据资源进行全面、完整地整理归纳和分析研究。因此，唯有先形成一个覆盖全部数据信息、集成统一的信息化管理平台，医院才能对所有数据开展系统性管理。

从更加本质的根源讲，整合信息化管理平台就是从根本上避免信息壁垒。众所周知，信息壁垒是妨碍数据分析、降低数据信息挖掘真实性与可靠性的最大掣肘。只有基于唯一的信息化平台，医院档案管理才能在硬件基础设备设施建设层面，确保档案信息挖掘的完整性、全面性，才能最大限度地提升档案数据信息挖掘潜在价值。这也是信息化管理背景下医院加强档案管理工作的核心与关键之一。

第二，完善精细化数据标准体系建设。在建立健全一个高度统一的信息化平台基础上，档案信息挖掘的真实性、可靠性取决于原始数据的全面性、完整性。只有在档案信息生成源头确保其全面、完整、客观、详尽，后续的数据价值挖掘才能保障不失真、不失实，否则就是“失之毫厘，谬以千里”。

只有确保数据采集标准足够细化，医院档案管理才能以制度刚性确保不留漏洞、不存空白，才能为档案管理数据信息挖掘夯实基础，做好铺垫。精细化数据标准体系建设至少需要采取两步走策略，一是总结经验。也就是立足于医院历史经验累积的丰富档案数据背景，在标准设计时最大限度地满足现有档案数据采集与管理的所有要求；二是参考未来发展目标。也就是结合医院对档案数据信息未来要求，在细化标准时留足余量，以满足较长时间后档案数据分析与价值挖掘的潜在需求。

5.构建常态化、长效化档案数据分析机制

档案管理的重要性绝不仅仅在于资料收集的及时性与存储保管的完整性，更重要的是对丰富历史数据的信息挖掘与价值产出。即，要通过档案管理工作不断挖掘数据表相之下的信息价值，只有使档案不断展现也有利于当前及未来工作的潜在价值，档案管理工作才能切实体现其助力组织生存与发展的现实意义。就医院档案管理来说，常态化、长效化地分析档案数据不仅有助于完善现有工作体系与模式，更有利于提高公共医疗卫生服务的创新性、创造性，也就是基于历史推动挖潜与革新。而这就需要医院针对档案管理工作构建常态化、长效化档案数据分析机制。

比如，在医院现有规章制度体系中增加并强化涉及档案分析的内容、条例，尤其需要将档案数据分析纳入医院日常管理一揽子规划方案中。通过强化制度，大幅提升医院档案管理数据分析的前瞻性、规划性，从而使档案数据资源挖掘逐步成为一项日常工作。

又如，针对医院档案管理数据分析成立专业工作小组。医疗档案的专业性、技术性、严肃性以及复杂性决定了其对人的整体素养要求极高。只有从骨干队伍中抽调专业人才、高端人士负责档案数据分析，医院档案资源才能充分展现出数据信息挖掘的全面性、权威性、科学性及实用性。

四、结束语

医院档案既包括记载院史的文献典籍，也涉及大量技术材料、诊疗文件或影像素材。因此，医院档案管理工作具有专业性强、类型多样和复杂严谨等显著特点。这不仅决定了医院档案管理工作需要高度的系统性与规范化，还需要满足一定专业技术要求。然而，作为相对后端的管理工作，一些医院并未对档案管理树立正确、科学的认知，仅仅将档案作为历史材料简单存贮和保管，造成医院档案管理机制、模式长期一成不变，已经与快速发展的客观环境拉开差距，不仅不利于医院档案管理实现科学化与现代化，还会不同程度地制约档案数据资源挖掘与价值创造。因此，新时期医院加强档案管理需要立足时代发展的要求，充分利用以信息技术为代表的多种前沿技术，使档案管理得到更多现代科技手段的全面支持。同时，要通过更加战略、宏观的管理视角创新档案管理基本架构，使医院档案数据更易分类整合、归纳统计。在此基础上，医院档案管理才能在更加集中化、集约化的体系下畅通途径、便捷方法，并持续拓展档案数据挖掘的广度与深度，以此促使医院档案实现更加持久且丰厚的价值创造。这不仅是新时期医院加强档案管理的重要方法，也是基于结构重塑优化档案管理机制与模式，促进管理工作全面创新且可持续开展的必由之路。

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作者简介：李波（1983—）， 男，汉族，山东泰安人，硕士，馆员，研究方向：卫生事业管理。