以收集工作为重点强化科技项目档案管理

摘 要：随着我国先进科学技术不断进步与发展，各类科技项目也越来越多，科技项目档案管理工作重要性逐渐凸显，为进一步提高科技项目档案管理水平，需要结合单位实际情况和科技项目本身特点，采取合理、有效的措施，不断优化完善档案管理工作，确保科技项目档案管理工作高效、顺利开展。本文分析了强化科技项目档案管理的重要价值，以及科技项目档案管理工作中的不足之处，并以收集工作为重点，提出优化科技项目档案管理的有效途径。

关键词：科技项目档案；档案管理；档案收集；有效途径

现阶段，各单位机构都对科技项目档案管理工作十分重视，科技项目档案涉及重要科研项目数据和科研成果，具有专业性、多样性、成套性及现实性等特点，这就对其档案管理提出更高要求。但就目前来看，在具体的科技项目档案管理工作中，往往存在一些问题和缺陷，严重阻碍科技项目档案管理工作高质高效开展，对科技项目档案安全性和完整性造成威胁。

一、强化科技项目档案管理的重要价值

近年来，随着先进科学技术在各行业的广泛应用，科技项目档案管理工作越来越受到重视，做好科技项目档案管理工作，能够确保科研数据和科研成果不被泄露，有利于科技项目科研价值的实现。科技項目档案一般是指某项科研活动所形成的具有科研价值的数据资料，这些数据资料可以是文字材料、图纸、影像、照片以及录音等形式的科技文件材料，可以说科技项目档案是对科技项目整体研究过程的真实记录，是项目科研人员智慧的体现。科技项目档案内容主要包括科研项目可行性论证材料、申请立项材料、试验原始记录材料、研究成果报告、成果鉴定报告、推广示范材料及信息反馈材料等。目前来看，不同科技项目的档案形成周期各不相同，这是由于不同科技项目研发周期不同造成的，时间跨度为几个月、几年以及十几年不等，为此，需要加强科技项目档案收集、归类以及存档等工作，确保科技项目档案的完整。

科技项目档案资料的收集整理是科技项目档案管理工作中重要的组成部分，需要档案管理人员在日常工作中加强科技项目档案管理，及时有效地收集与科研活动相关的数据信息，并对其整理归类和妥善保管，这样不仅能够方便档案的查阅和使用，提高档案使用效率，而且能够保障档案信息数据不被泄露，提高档案的安全性和完整性，并确保科技项目档案管理工作能够高效、顺利开展，做好科技项目档案管理也是对科研人员和科研成果的认可和尊重。所以，必须进一步加强科技项目档案管理工作，将其作为科研管理工作中的一部分，全面建立健全的科技项目档案管理系统，确保科技项目档案管理工作能够更上一层楼。

二、科技项目档案管理工作中的不足之处

目前，科技项目档案管理工作虽然受到关注和重视，但在管理工作具体开展中仍然存在问题和不足之处，严重影响科技档案管理工作高效有序开展。

1.对科技项目档案管理意识不强

有些企业单位领导只重视科技项目研发过程及科研成果，而忽视科技项目档案管理工作的重要性，没有认识到档案管理的重要价值，造成企业单位科技项目档案管理意识不强，不利于科技项目档案管理工作高效、有序开展。另外，有些科研工作者档案管理意识不强，对自己的科研项目护得比较紧，不愿意将科技项目研发资料交给档案管理部门，不能够配合档案管理部门做好档案资料收集工作，而自己保管科研资料很容易造成资料泄露和丢失，还会存在延期将科研资料归档的问题，不利于确保科技项目档案的完整性和时效性。

2.科技项目档案材料收集不到位

科技项目档案管理工作最大问题在于档案材料收集不到位，由于档案材料收集贯穿整个科技项目研发过程，档案资料比较零散，也比较多，需要档案管理部门及时、有效地收集档案资料，不遗漏任何科研资料，才能确保档案资料的时效性和完整性。但是，目前来看许多单位档案材料收集工作不到位，存在科研资料收集不全或者资料收集不规范的问题，甚至有些科研资料在个人手中保存，造成科技项目档案没能实现统一集中管理，造成科技项目档案资料不完整，使得科研项目整体价值难以全面体现出来。

3.对科技项目档案管理投入不足

如今，是科技信息技术高速发展的时代，科技项目档案管理工作也逐渐引入信息化技术，促使科技项目档案管理一步步朝着信息化和数字化发展。科技项目档案信息化管理的实现，不仅能够提升科技项目档案管理质量和管理效率，也能够在一定程度上保证科技项目档案安全性。但是，许多单位科技项目档案管理投入不足，没有设置专门的科技项目档案保管室，也没有按照相关标准设置防火和防盗等安全防护措施，给科技项目档案的管理埋下安全隐患。另外，在档案管理所需软硬件设备设施上投入更少，不利于科技项目档案的信息化建设，也不利于科技项目档案管理水平的提高，使得科技项目档案管理很难适应档案信息化管理发展要求。

4.档案管理人员综合素质能力欠缺

想要做好科技项目档案管理工作，离不开档案管理人员的辛勤努力和付出，科技项目档案管理不同一般档案管理，档案管理人员在具备基本档案管理技能的基础上，还需要具备一定的科研知识，才能够确保科技项目档案管理工作高效顺利开展。但是，目前普遍存在科技项目档案管理人员业务综合素质能力欠缺的问题，由于科技项目档案管理人员缺乏科技研发方面的知识，使得科技项目档案管理人员不能有效区分各类科技项目研究资料，科技项目档案分类归档工作缺乏准确性和实效性。同时，在提供借阅服务时，无法第一时间分辨所要查阅的档案资料，不能有效协助相关科技项目资料的查询工作，严重阻碍科技项目档案管理工作效率和工作质量的提高。

三、优化科技项目档案管理的有效途径

为了确保科技项目档案管理工作高效顺利开展，保证科技项目档案的安全性、实效性及利用高效性，必须以收集工作为重点，采取有效措施优化科技项目档案管理。

1.完善科技项目档案管理机构和管理制度

单位领导应加强对科技项目档案管理工作的重视程度，将科技项目档案管理工作纳入单位工作计划，积极建立健全科技项目档案管理机构和管理制度，确保科技项目档案管理工作能够顺利推进。一方面，应建立专门的科技项目档案管理工作小组，组长应由课题负责人担任，各组员应在组长领导下做好科技项目档案收集、整理、归档、保管以及利用等工作，明确各岗位人员职责，将档案管理责任落实到每个人，以便确保科技项目档案管理工作高效高质开展。另一方面，应建立健全科技项目档案管理相关制度，单位要结合科技项目档案管理实际情况和工作要求，科学、合理地制定档案收集、整理、归档、保管以及利用等方面的制度规范，并贯彻落实到位，以确保科技项目档案管理工作的开展有据可依，进一步提高科技项目档案管理工作效率和工作质量。

2.加强科技项目档案的收集工作

现阶段，科技项目档案管理应以收集工作为重点，做好科技项目研发全过程中各项资料数据收集工作，以便确保档案资料能够体现科技项目整体全貌，提高档案查询、借阅使用效率。科技项目档案收集工作可以综合使用定期收集和随时收集两种方法，定期收集是指按照相关规章制度在一定时期内对科研资料的收集，需要结合科技项目研发特点，科学、合理地规定档案收集的时间、内容、要求和份数等，明确规定科技项目研究资料收集归档不完整的，不予验收和批准申报成果，以确保科研人员重视科技项目档案收集归档工作，能够自觉定期上交档案资料，从而可以确保科技项目档案的系统性和完整性；随时收集是对除定期收集外其他资料可以随时收集，主要包括学术论证、相关证明材料以及验收鉴定等材料，这些资料比较贵重，需要及时收集归档保管。另外，需要加强科技项目档案管理人员与科研人员之间的沟通联系，确保档案管理人员能够全面了解科研项目研究进展情况，及时掌握科技项目档案相关资料形成情况，杜绝科研人员将档案资料长期保留在自己手中，避免出现档案资料被泄露和遗失的问题。为此，需要科技项目档案管理人员投入更多精力做好档案资料收集工作，从而可以确保科技项目档案管理工作高效高质开展。

3.加强科技项目档案的整理工作

当科技项目档案相关资料收集归档后，还需要进一步做好科技项目档案的整理工作，将各类档案资料按照相关规定分类整理好，有利于高效、有序开展后续的档案查询、借阅工作，不仅能够提高科技项目档案利用效率，也能够提高科技项目档案管理工作效率和工作质量。传统的档案整理一般采用周期整理的方法，科技项目研发通常会经历好几个研发周期，将所有科研资料按照周期整理成卷，表面上能够体现出科研档案形成全过程，但是，在档案利用上存在一定局限性，不利于档案查询、借阅工作高效、顺利开展。为此，应充分考虑档案内各项科研资料的重要程度，采用多种组卷方法对档案资料进行整理，将较为重要的资料，如科研课题设计书、课题研究论文和各期的小节等资料整理为一卷，之后，將次要资料按照研究时间顺序排列组卷，并按科技项目资料内容多少，组成一卷或者多卷，通过这种组卷方法，能够按照科研资料重要程度进行整理，有利于提高科技项目档案的利用效率，能够将科技项目档案的真正价值作用发挥出来。另外，也可以采用阶段、专题和成果三者相结合的整理方法。首先，阶段性整理应将科研资料按阶段归档，包括科研课题申请阶段、周期设计阶段以及周期总结阶段等，并保证阶段与科技项目起止时间一致，当一阶段工作结束后，再整理归档资料。其次，专题性整理应针对不同专题的科研资料，需要在科研专题研究完成后，再整理科研资料系统，包括科研专题申请报告、科研专题合同以及科研专题验收材料等。最后，针对科研成果的整理，应当科技项目研发出新成果后，将关于新成果相关的科研材料进行系统整理，这样能够将科研成果全貌体现出来。采用阶段、专题和成果三者相结合的整理方法，能够更加细致地整理归档科技项目资料，使科技项目档案的查询和借阅工作更加便捷。

4.加强科技项目档案管理投入

单位领导应重视科技项目档案管理投入建设，建立专门的科技项目档案保管室，并按照相关规定做好档案室的安全防护措施。同时，需要做好防火、防虫和防潮等措施，营造良好的科技项目档案保管环境，以确保科技项目档案能够长期安全保存下来。另外，在信息化管理技术高速发展的时代，单位也应加大科技项目档案管理信息化建设投入，利用先进的信息化技术，建立科技项目档案管理信息化系统，将纸质版档案信息转换为电子档案，利用档案管理信息化系统，做好科技项目档案数据信息的整理、分类以及储存等工作。同时，利用档案管理信息化系统能够提高档案查询效率，进一步提高档案使用效率。为此，需要不断创新优化档案管理系统，及时对其更新升级，并要维护网络安全环境，避免出现黑客入侵和病毒传播等现象，以便能够确保科技项目档案数据信息安全不被泄露。除此之外，单位科技项目档案管理软硬件设备设施比较老旧，不利于档案管理工作的高效顺利开展，为此，需要加大对档案信息管理软硬件设备设施的投入，不断提高档案管理信息化建设水平，以此实现科技项目档案信息化和数字化管理，进一步提高科技项目档案管理工作质量和工作效率。

5.提升档案管理人员综合素质

企业单位要想确保科技项目档案管理工作高效高质开展，离不开高素质的档案管理人才，为此，需要企业单位采取有效措施，不断提升档案管理团队的综合素质。一方面，积极引进综合素质高的管理人才。企业应做好科技项目档案管理人员的招聘工作，考虑应聘者的各方面综合能力，确保应聘者具备档案管理业务技能知识以及科技项目管理方面的知识，优先录取具备多年管理经验的人员，确保科技项目档案管理人员具备高水平业务能力，促进科技项目档案管理工作高效开展。另一方面，应加大科技项目档案管理在职人员的培训力度。企业单位应进一步加强对科技项目档案管理人员的培训，定期组织档案管理人员专业技能培训。同时，加强科技项目研发相关知识的培训，确保档案管理人员能够有效区分各类科技项目研究资料，并在提供借阅服务时，能够第一时间分辨所要查阅的档案资料，以便能够有效协助相关科技项目资料查询工作，提高档案的利用效率。另外，由于科技项目档案都是非常机密的文件，需要档案管理人员树立保密意识，避免档案数据信息被泄露，做好档案借阅登记记录，以便确保科技项目档案的安全。

四、总结

综上所述，做好企业单位的科技项目档案管理工作，必须以收集工作为重点，不断完善科技项目档案管理制度，加强科技项目档案的收集和整理工作，加大科技项目档案信息化建设力度，提升档案管理人员综合素质，以确保档案资料安全性和实效性，提升科技项目档案的利用效率，有利于企业单位科技项目档案管理工作水平的提高，为企业单位科技项目研发提供有力保障。

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作者简介：蔡迎秋（1974—），女，汉族，山东单县人，本科，馆员，研究方向：科技项目档案管理。