基于问题导向的医院人事档案数字化管理对策

摘 要：人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，在信息化高速发展的背景下，如何充分利用数字化技术提高人事档案管理质量和效率是一项重要的研究内容。本文结合医院工作实践，探讨在人事档案管理中应用数字化技术的必要性，总结人事档案数字化管理常见问题，并以问题为导向提出相应对策，旨在为推进医院人事档案数字化管理提质增效提供参考资料。

关键词：问题导向；医院人事档案；数字化管理；对策

人事档案是医院进行人力资源管理过程中最直接、客观和真实的依据。在人事档案管理中应用数字化技术，能够提高人事档案管理的质量和效率。淄博市中心医院已引进并投入使用数字化档案管理系统，档案管理工作荣获中共中央组织部颁发的干部人事档案工作目标管理一级标准证书，在工作实践中积累了丰富经验。本文结合医院人事档案数字化管理实践经验，探讨在人事档案管理中应用数字化技术的必要性，总结医院在人事档案数字化管理过程中的常见问题，并提出相应对策，旨在为推进医院人事档案数字化管理提质增效，提供翔实、可靠的参考資料。

一、医院人事档案数字化管理的必要性

一是有利于提高人事档案的利用率。加强人事档案开发利用是发挥人事档案作用的重要基础。随着医疗改革不断深入，医院对人事档案的使用需求不断提高，传统的“纸质档案+人工审查”管理手段已满足不了医院发展的要求。在纸质档案时代，查阅人事档案时必须到指定位置，查找翻阅档案过程中耗费人力和时间以及容易造成纸质档案破损等难题，严重阻碍了对档案的利用。而数字化管理借助先进的信息技术与数字化技术，建立人事档案数字化管理系统，能够实现快速检索和查询，还可以有效实现档案信息共享，院内不同部门可以在档案数字化管理系统上，迅速获取所需人事档案信息，不受时间和空间限制，从而提高人事档案的利用率，确保相关工作高效开展。

二是有利于提高档案管理工作的质量和效率。相比于传统的纸质档案，数字化档案有利于实现档案的长时间和安全保存。将传统的纸质档案转化为电子档案，能够减少对原始档案的接触，避免档案破损、丢失以及内容被篡改等问题，还能够方便及时地查询历史操作记录，提高档案管理的规范性，保障档案质量。此外，人事档案数字化管理能够有效提高档案管理效率。人员信息处于动态变化过程，工资表、考核材料以及职称晋升材料等需要定期或不定期补充与调整，而且医院部门繁杂、人员众多，情况层出不穷，更加大了档案管理的工作量和管理难度。因此，依靠人工频繁收集和整理档案材料，进行档案编目等工作需要耗费大量人力、物力和财力，而且容易出现错误，工作效率低下。应用数字化管理能够有效解决上述问题，节省档案管理成本，提高档案管理效率，促进医院档案管理工作持续、稳定开展。

二、医院人事档案数字化管理常见问题

1.缺乏对人事档案数字化建设的重视和人事档案数字化管理思维

目前，许多医院仍然延续着传统的人事档案管理理念和方式。考虑到引进和维护数字化档案管理系统资金投入大，将纸质档案转换为电子档案耗费精力多，引进或培养专业化档案管理队伍难度大等问题，许多医院望而却步，没有用发展的眼光正确认识人事档案数字化管理的必要性，对人事档案管理工作的资金投入相对不足，严重阻碍了档案数字化建设进程。此外，数字化档案的突出优势之一是查询方便、快捷，能够实现档案信息共享。但目前，医院普遍存在电子档案和纸质档案“双档齐管”的现象，将纸质档案扫描归档为电子档案后便束之高阁，需要查阅档案信息时仍优先翻阅纸质档案，没有形成数字化档案思维，未能充分发挥数字化档案价值，也是对数字化档案资源的浪费。

2.数字化档案管理系统建设不完善

完善的数字化档案管理系统是开展数字化档案管理工作的基础，但目前，医院使用的人事档案数字化管理系统多结合自身特点引进或开发，不同系统之间存在不兼容问题。例如，医院与上级部门之间有密切的业务往来，经常需要互相查阅档案信息，因为不同部门之间数字化档案建设进程不一、管理标准各异以及管理系统不兼容等问题，所以无法实现数字化档案信息的便捷查询。此外，系统应用功能开发不全，也限制了档案信息的共享水平。数字化档案管理系统的应用权限主要集中在人事档案管理部门，没有实现科学、合理的分层分模块下放，未能建立安全和互联互通的查询网络，不同部门间若想查阅档案，仍存在时空限制。数字化档案管理系统建设不完善，无法真正实现档案信息共享，不利于档案数字化管理的推广和应用。

3.管理体系不健全，缺乏统一标准

首先，人事档案数字化管理是一项复杂的系统工作，必须建立统一标准和规范化管理流程，才能形成完善的数字化人事档案管理模式，并最大限度地发挥其利用价值。但目前，医院普遍面临人事档案数字化管理体系不健全问题。传统纸质档案的管理标准已经非常成熟，但对于数字化档案却没有标准化管理制度，如存储格式、扫描文件的大小和像素要求等缺少统一标准，继而无法实现数字化档案在更大范围和更广层面的兼容和互通，限制了其利用水平。其次，管理制度的不健全可能额外增加档案扫描整理的工作量，在实际工作中，档案管理人员可能经常面临不确定性问题，降低工作效率和档案整理质量。此外，缺乏数字化档案的移交、查阅和调取等规范化管理流程，档案管理工作未能受到合理有效的约束和监督，容易出现操作不当问题，甚至出现篡改、泄密等违规行为，对档案信息的完整性和真实性造成极大威胁。

4.缺少复合型档案管理人才及相关培训

人事档案数字化管理是一项难度高、周期长和任务重的巨大工程，不仅需要充足的资金和专业的设备，而且需要具备档案管理知识和数字化应用技术的复合型档案管理人才。但目前，缺乏专业化档案管理人员已经是许多医院面临的共同难题，大部分医院的档案管理人员多为兼职，经短时间培训后上岗，缺乏档案管理专业知识和素养，让这部分人接受人事档案数字化建设工作更是难上加难，容易出现畏难和拖延等抵触情绪，不利于人事档案数字化建设进程。而且，缺乏专业素养还可能在档案数字化建设过程中，造成原始档案损坏或出现操作失误，降低档案管理质量。此外，就学科专业体系而言，目前高学历层次（如硕士研究生）档案专业人才稀缺，医院对档案专业人才的引进与留用存在困难。面临人才数量和质量不足的双重困境，必然难以有效开展人事档案数字化管理工作。面对复合型人才的缺乏，目前鲜有针对数字化档案建设与管理的专业化培训，人事档案数字化建设进程缓慢，在应用过程中难以发挥预期作用。

5.安全性问题

数字化档案在带来诸多便利的同时，不可避免地存在着档案信息安全问题。一方面，数字化档案依托于硬件和软件设备设施，一旦数据设备设施和程序出现故障，档案的安全性和可靠性将会遭受严重破坏，造成档案丢失和损坏。而且，很多医院对数字化档案的安全管理不够重视，缺乏有效的防护手段，导致数字化档案存在被恶意篡改、丢失和信息泄露的隐患；另一方面，纸质档案要经过整理、扫描、图像处理和编制目录等多个环节才能实现数字化，工作周期长，操作烦琐，任务繁重，在数字化过程中可能出现人为篡改、损坏或泄密等问题，给数字化档案管理带来安全隐患。

三、有效应对医院人事档案数字化管理问题的对策

1.树立先进的人事档案数字化管理理念

实现医院人事档案数字化管理的有效应用，必须更新人事档案管理理念，形成良好的数字化管理意识。首先，领导层面要加强对数字化档案建设的重视，配备完善的软硬件及基础设备设施，制定完备的数字化档案管理制度和规划，并加大对档案管理人员的培训力度，培养其用数字化思维处理档案管理中的各种问题。其次，传统的人工管理模式效率低、劳动强度大、疏漏和错误多，必须形成良好的数字化管理意识，积极应用先进的云计算和大数据技术等，对人事档案数据进行梳理，并引进OA平台综合管理系统，借助智能分析和筛选功能对档案进行立卷分类，确保数据库可以准确识别档案，方便对档案信息进行查询和检索。此外，要树立“需求导向”的管理思维，提供能够满足实际需求的档案服务。过去，医院在人事档案管理工作中主要采取“供给导向”理念，即人事档案管理部门主要从自身业务角度出发提供档案服务，没有充分考虑医院对人事档案不断提高的使用需求，而“需求导向”的管理思维有助于提高对档案信息的利用水平，促进人事档案数字化管理水平不断提高。

2.建立完备的人事档案数字化管理系统

在医院人事档案管理中有效应用数字化管理的前提，是建立和完善档案数字化管理系统。档案数字化管理系统不仅要具备对各项人事档案信息的收集、存储、整理、分析、检索、查阅以及处理等全面功能，还需实现对人事档案信息的有效整合、精算以及建模。而且，档案数字化管理系统建成后要不断进行升级、更新及漏洞修补，以使之日益完善。此外，为提高数字化人事档案的共享水平，还要注重人事档案数字化管理系统的兼容性，如上级部门可以牵头建立标准化管理系统。由于不同部门和不同医院间情况各异，需要在实地调研和广泛征求意见的基础上制定系统构建方案，真正实现档案信息在不同部门之间的互联互通。

3.引用先进的人事档案数字化管理技术

医院部门繁杂和人员众多，档案信息更新频繁，对数字化档案建设与管理提出了更高要求。建议引进先进的信息化技术，以确保数字化管理顺利开展。首先，可以应用数字化技术对人事档案内容进行充实，如可以采用数字微技术将纸质档案转变为数字化档案，或采用AI识别技术对档案高清化处理，并将档案转变为PDF格式；其次，可以借助网络技术进行线上虚拟化办公，利用音频和视频等形式对档案数据进行备份存储，或是借助云盘、硬盘和云服务器等载体对档案数字化管理，以丰富档案数据和类型。此外，还可以通过建立立体化的人事档案信息数据库，全面反映医院职工的业务能力和专业素质，及时更新人事档案信息，为人力资源建设提供可靠数据。

4.建立健全人事档案数字化管理制度和标准体系

档案管理制度是医院开展人事档案管理工作的依据和指导。医院可以通过完善人事档案数字化管理制度，明晰人事档案管理责任、规范人事档案管理流程和明确人事档案管理目标，进而实现人事档案管理工作的制度化与规范化转变。档案数字化管理制度的制定必须充分结合医院实际情况，既要满足档案信息交流的需要，保证档案管理制度的针对性和可操作性，还必须确保人事档案的数字化管理工作能够规范、合理开展。例如，制定合理的人事档案借阅管理制度，既要对档案借阅的权限和操作流程等提出明确要求，又要增加线上借阅的审批功能，在档案被借阅和归还时，能及时更新档案数字化管理系统上的借阅状态标识。一是明确档案管理的權限分级，根据职务级别和部门分工等对不同人员设置不同管理权限，并形成相互制约和相互监督的机制，杜绝个人单独接触档案的可能。二是设置具有针对性的管理考核机制，将档案数字化管理建设成果纳入绩效考核中，激发档案工作者的积极性和能动性，并培养其数字化管理意识和思维。三是必须制定统一的标准体系，如数字化档案的分类、扫描和归档标准。一方面，明确和统一的标准体系，能够有效提升人事档案数字化管理的工作效率；另一方面，可以提高数字化档案内容的规范性，实现数字化档案在不同部门之间的互联互通，进而提高档案信息的利用水平。

5.引进并培养复合型人事档案数字化管理人才

强化医院人事档案数字化管理的关键在于加强人才引进与培养，打造一支专业水平高和综合素养高的“档案专业+信息专业”的复合型人才队伍。一是充分重视人事档案数字化管理人才队伍建设，加大人才引进力度，可以采用档案专业人才配备信息技术人才的方式进行人才引进，更好地满足人事档案数字化管理需求；二是加强对现有人事档案管理人员的教育和培训，不断提高其专业知识、业务水平、责任意识和创新能力，并培养其信息化和数字化操作能力；三是改革人才结构方面的不合理之处，优化人才结构，合理进行岗位分配，加强人力资源管理；四是改变以往只重视培养医务人才而忽视人事档案管理人才的传统观念，建立科学合理的激励机制，制定合理的绩效考核标准，从而提高人事档案管理人员的主动性和积极性，最大限度发挥出人才价值。医院人事档案管理由专职人员负责，均经过严格培训，考核合格后持证上岗，且岗位与职称一致，并进行定期培训。为做好数字化人事档案建设工作，医院人事档案管理部门还应配备高素质计算机专业人才，提供技术指导和帮助。

6.强化人事档案的安全与风险管控

首先，要增强档案管理人员的安全意识。通过培训和考核等方式加强档案管理人员对档案安全的重视，学习并掌握数字化人事档案的安全防范策略，对数字化档案随时做好备份和加密处理，预防数据丢失；其次，要配备安全性能高的软硬件设备，并加强系统安全防护，避免档案丢失或遭到不法攻击、盗取和恶意修改、删除等；最后，必须制定严格的信息保密制度，档案管理人员在职期间需要签订保密协议，明确保密责任与义务。在日常管理工作中，系统应准确识别操作者的身份，并保留更改痕迹，在每个环节把好安全关，提高信息共享的安全性。

四、结束语

综上所述，通过在医院人事档案管理中应用数字化管理，有利于提高人事档案管理质量、效率及利用率。在具体实践中，应当通过积极更新档案管理理念、建立和完善档案数字化管理系统、建立健全档案管理制度、强化档案保护工作以及提高人事档案管理人员综合素质等措施，确保并推动数字化技术在医院人事档案管理中的充分应用。

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作者简介：尹蕾（1969—），女，汉族，山东淄博人，硕士研究生，副研究馆员，研究方向：档案管理、干部人事档案管理。