大数据时代背景下地勘单位档案创新管理途径探究

2023-09-28于重洋

兰台内外 2023年23期

摘要：在大数据时代背景下，地勘单位发展进入新时期，要想实现地质勘查部门的稳健发展，就必须要创新开展各个方面的管理工作，而档案管理就是各项管理中较为重要的内容。因此，文章主要针对新形势下地勘单位档案管理创新进行分析，以地勘单位档案管理现状为切入点，探究作为事业单位、地勘单位档案管理创新的方式方法，使其档案管理现状得到改善，进一步加强其档案管理能力，确保地勘档案资源利用率的提升，更好地服务于新一轮地质找矿突破战略行动。

关键词：大数据；地勘单位；档案管理；创新方法

地质勘查单位承担地质和矿产资源的勘探和管理任务，在我国经济建设、国防建设和科学技术发展中占有重要的地位。习近平总书记在给山东地质工作者的回信中强调，矿产资源是经济社会发展的重要物质基础，矿产资源勘查开发事关国计民生和国家安全。充分体现了习近平总书记对国家能源资源安全的高度重视，对地质工作的关心关爱。另外，在经济发展的新形势下，在大数据时代背景下，地勘单位在改革与发展中不断产生各类专业资料和工作成果，而在整个地质勘查和管理工作中，档案记录着地质科学研究以及地勘单位运行和发展中所产生的各种有价值的信息。因此，要保证地勘单位档案管理工作质量，保障地质资料及成果完整性和准确性，确保档案资料能够合理利用，就要注重档案资料管理工作的信息化、科学化以及现代化建设，为国家能源资源安全、全面建设社会主义现代化国家做出新贡献，加强地勘单位科技攻关，提高档案创新管理等显得尤为重要与迫切。

一、大数据时代背景下优化地勘单位档案管理的重要性

大数据（big data），或称巨量资料，指的是所涉及的资料量规模巨大到无法透过主流软件工具，在合理时间内达到撷取、管理、处理，成为帮助企业经营决策的资讯。当今社会是一个高速发展的时代，科技发达，信息加速流通，人与人之间的联系与交流越来越紧密，大数据给人们的工作和生活带来极大的变化。2016年3月17日，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》发布，其中第二十七章“实施国家大数据战略”提出：把大数据作为基础性戰略资源，全面实施促进大数据发展行动，加快推动数据资源共享开放和开发应用，助力产业转型升级和社会治理创新，具体包括加快政府数据开放共享、促进大数据产业健康发展。

在地勘单位的综合管理过程中，档案记录要做到有条不紊、真实可靠，经过优化的档案管理可以更详细地记录员工岗位信息、更准确地收集地质原始资料及成果、更完整地保管各类文件、合同和会议纪要。最为重要的是，事业单位档案是记录国家科教文卫等各方面资料的管理部门，涉及国家安全信息，如果档案资料因为落后、不严谨的管理模式而造成文献资源被泄露，会造成严重的危害。对于地勘单位来说，更需要注重档案的保密管理，尤其是地形图。矿床地形地质图（geological map of ore deposit）又称“矿床地质图”或“矿区地质图”，是详细表示矿床或矿区的地形、地层、岩浆岩、构造、矿体和矿化带等基本地质特征及相互关系的图件，其用途是说明矿床的赋存地质条件，作为布置勘探工作、评价矿床、进行矿山建设设计及生产的基本资料依据。同时，标有探矿工程位置及物、化探工作成果的矿床地质图，称矿床综合地质图。我国的系列比例尺地形图属于国家重要的机密，如果被不法分子窃取，将会对国家安全造成不可估量的损失与威胁。在科技高速运转的当今，地勘单位要想正确处理好档案保密与日常应用的关系，更好地开展工作，就必须要建立良好的档案管理系统。

二、地勘单位档案管理存在的问题

在地质勘查单位的档案管理工作体系中，通常包含人事档案管理、科技档案管理和文书档案管理三大方面。地勘单位主要应在档案的收集、整理和分类等环节给予更多的重视。

1.缺乏对档案管理工作的重视

一直以来，在某种程度上，作为主要从事为国家建设提供地质找矿技术的基层部门，地勘单位将工作重心大多投入在基础地质找矿方面，管理者没有对档案管理工作形成较高的重视。（1）思想认识不到位。认为档案管理是一个很简单的基础管理工作，只要将需要保存的资料、物品收集起来存放到档案室，保证数据不丢失就可以。这样的档案管理认知本身就是错误的，致使档案管理工作长期处于被动、缓慢和停滞不前的状态。同时，缺少必要的专业知识培训，由于领导者的不够重视，在单位每年的培训计划中，档案管理业务方面的学习少之又少，甚至没有一次系统完整的培训，导致档案管理工作者无法突破发展瓶颈，在单位业务部门中的地位及功能逐渐下滑；（2）资金投入不到位。随着科技创新的不断发展，全社会信息化、现代化以及科学化发展不断深入，各个行业、领域都在与时俱进，抢抓机遇，开启大数据时代下新的生存发展模式，地勘单位也不例外。为了在变化莫测的数据网络时代勇立潮头，转型升级，地勘单位必须加强各方面的科技投入，逐渐实施档案管理信息化。但由于领导者还没有意识到档案管理信息化建设的急迫性和重要性，对档案管理的关心及重视程度不够，甚至在日常管理中忽略了档案管理的存在，资金投入更是匮乏，档案室空间狭窄，灰尘厚积，灯光昏暗，陈旧的档案存放设备仍然被使用，消防器材多年未用，早已失效，陈年书籍、资料在过了保存时限后没有及时销毁，仍然占据很大空间等，造成档案室各项配备落后、老旧，无法适应大数据时代档案管理信息化建设的需要。

2.档案管理工作不规范

作为国家事业单位，要想不断取得进步，突显职能地位，就要根据单位实际需要，提升综合管理能力，将履职尽责意识持续落实到位。档案管理是一个单位内部控制建设的基础，如果缺乏系统、完善的规范和制度，那么档案管理将杂乱无章，必然会影响其使用质量和利用。

在档案收集方面，地勘单位的地质档案资料是保证各项工作顺利开展的关键，地质人员勘查作业收集的原始资料大多都是在野外形成，这些资料不仅直观反映了矿产资源情况，也真实记录了地质项目的研究过程，具有较高的利用价值。但大多地勘单位的资料收集还处于传统的手工管理阶段，原始资料的传递和保存依赖于野外作业时人、物，并受时间、距离和气候等多种因素影响，很多原始资料没有及时、完整地保存，影响了后续的研究成效。

在档案分类方面，地勘单位的档案资料分类是非常重要的环节，因具备事业单位行政职能，单位有大量的文书档案，这些文书档案包括国家、省、市各个管理部门的政策、方针和指导性文件以及单位领导层决策部署形成的会议纪要，各个地质勘查及转型发展类项目的协议合同，地质矿产勘查相关内容的详细记录及地形图，在地质矿产勘查工作中都发挥着重要的作用。所以，对这些重要资料的分类管理尤为重要，但是有些地勘单位还存在分类管理较随意的现象，由于档案资料越来越多，在对档案资料编号时过于随意，没有充分考虑到今后查找档案的规律性，导致有时查找档案无章可循，工作效率低下。

在档案的查询、借阅方面，地勘单位的档案查询、借阅管理不严格，其主要表现是单位制度执行力度不够，登记不及时和信息不完整，查询、借阅管理制度不健全。有的单位甚至连最基础的登记簿都没有，档案管理员碍于情面，或因有的借阅者嫌麻烦，随口一句“马上归还”，就拿走档案而不登记，时间一长，管理者和借阅者将档案的事抛之脑后，致使档案丢失，责任不清。此外，借阅者随意转借档案，有的借阅者拿到档案后，不仅不按时归还，还转借给第三者，在转借过程中又未走档案借阅流程，未办理任何手续，对借出的档案管理严重失控。还有档案归还后不及时注销，有的单位档案管理员并不是专职，工作事务繁忙，虽然在档案借出时履行了登记职责，但档案归还时，没有及时注销，事后又忘记了补销，造成账实不符的状况。

3.档案信息缺乏共享交流

地勘单位之间或地勘单位与其他企事业单位之间，未建立信息共享机制与平台。现阶段，科技高速发展，是信息化全面覆盖的新时期，每个单位都不能孤立存在，需要业务交流、经验介绍以及信息共享才能共同进步，更好地为国家建设贡献力量。但有的地勘单位在档案管理方面仍然信息闭塞，抱着只管好自己这摊业务就可以了的消极态度，不与其他业务单位开展档案管理方面的交流与联系，不能互相学习、借鉴好的档案管理方法和理念，不去发现自己单位内部档案管理方面存在的问题，更不能及时纠正，导致地勘单位档案管理落后，不利于产业经济发展。

三、做好地勘单位档案创新管理工作的具体策略

地勘单位档案记录了国家科研、政策方针、地质成果等各方面内容，涉及国家安全信息，如果档案原始资料被泄露、损坏会造成严重危害。因此，地勘单位亟须开展档案管理优化创新工作。

1.提升档案管理思想认识

要想推动新时期地勘单位档案管理工作质量进一步提升，就要加强档案管理意识。（1）切实提高单位管理者对档案管理工作的重视。一是根据单位实际，将档案管理作为内部控制体系的重点关注部门，纳入年度考核工作；二是利用集体学、个人学等多种形式开展档案管理学习，增强全体工作人员档案管理意识；三是加强日常档案管理自查自纠工作，撰写整改报告，认真落实整改；四是制定并不断完善档案管理制度，并结合实际需要和社会现实，适时调整完善档案管理体系。（2）加大资金投入。在对地勘单位档案管理加强思想认识的基础上，还需要对其加大资金投入，为档案管理基础建设提供有力的资金保障。通过增加资金投入，可以为优化档案管理配备更先进的设备设施，建立信息化与智能化融合的库房物联网络系统，让档案管理工作的开展有更好的硬件基础与保障，工作效率也会得到大幅提高。

2.优化档案管理工作机制

在地勘单位档案管理工作中，还需要建立健全科学、合理的管理制度及规范。（1）要依据新形势下档案管理工作的要求及特点，进行管理规范及制度的制定，在制定档案管理制度及规范方面要结合单位实际情况，符合地勘单位特点，制定具有针对性的管理制度及规范，以保证档案管理工作的开展可以得到更合理、有效的理论指导，为提升档案管理的质量及效率提供有效的支持及依据，为档案管理工作的开展提供更好的制度保障。（2）有效开展信息化平台建设及保密工作。在大数据时代背景下的地勘单位，档案管理必须注重创新，除需要改善基础建设之外，还需要创新档案管理理念，而档案管理信息化平台建设尤为重要。有效开展信息化平台建设及保密工作，可以依据单位实际情况通过第三方购买智能密集架管理系统、档案库房智慧感知平台、档案库房环境监控系统、档案库房视频监控系统、档案库房门禁管理系统、消防设备、恒湿净化一体机、灯光照明系统和RFID智能档案管理系统等，实现档案管理信息化、现代化。

3.提高档案管理人员的专业水平

现阶段，大多数地勘单位档案管理缺少专职管理人员，有些甚至没有档案管理人员证书，都是兼职，其工作繁杂，对档案管理必然会不够细致周密。要想解决这一问题，就要提高档案管理工作人员的整体素质与综合能力。（1）加强对档案管理人员信息化培训与专业知识的拓展，邀请专业人士对档案管理人员进行专题讲座，交流管理经验；（2）通过事业单位公开招聘或高薪聘请专业院校技术人才等方式，引进综合素质高的专业人才，进而促进档案管理工作实现可持续发展；（3）单位可以通过多种激励形式鼓励档案管理人员学习并考取各种档案管理证书，并放宽档案职称申报标准等，以便更好地协助单位申请档案服务资质，提升单位综合服务能力。（4）档案管理员还需要严格按照档案管理工作规章制度开展各项工作，规范自身言行，科学、严谨以及有序地开展档案管理工作，不断推动地勘单位档案管理改革创新的进程。

四、结束语

地勘档案记录了地质科学研究过程与成果，以及产业经济运行和发展所产生的各种有价值的信息。在大数据时代背景下，全球信息化快速发展，为了在新一轮地质找矿中有所建树，地勘单位必须要加强综合管理能力，创新档案管理工作方式与理念，确保在地勘产业转型升级中能够合理利用档案资料。

参考文献：

[1]习近平.给山东省地矿局第六地质大队全体地质工作者的回信[N].新华社，2022-10-4.

[2]济南市大数据局.什么是大数据？济南市大数据局，2021-08-19.

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[4]地质部地质辞典办公室.《地质辞典5上地质普查勘探技术方法分册上》.北京：地质出版社，1982.07.

[5]地质部地质辞典办公室.《地质辞典5上地质普查勘探技术方法分册上》.北京：地质出版社，1982.07.

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