规范婚姻档案管理，提升社会服务效能

摘 要：婚姻登记档案实为一种真实凭证，是婚姻登记机关在完成结婚、离婚和撤销婚姻之后记录的内容，也包括婚姻登记证补发所产生的信息，是最为原始的记录，是当事人婚姻登记具体情况的记录。近年来，随着社会发展，婚姻档案利用率不断增加，婚姻档案管理工作的重要性日益凸显，成为民生档案管理的重要组成部分，也是家庭稳定关系的决定性因素。婚姻登记档案管理工作的顺利开展可以为婚姻登记信息安全带来有力保障，实现新时期档案规范化与系统化管理。

关键词：婚姻档案；档案管理；社会服务

近年来，随着社会发展，婚姻档案利用率不断增加，婚姻档案管理工作的重要性日益凸显，成为民生档案管理的重要组成部分，也是家庭稳定关系决定性因素。据近三年统计数据显示，2021年单县婚姻档案登记接待查阅档案5726人次，利用率42％；2022年，全年利用档案8562人次，利用率56％；而2023年1～3月份，在3675人次档案查阅中，利用率62%，婚姻档案查阅率、利用率越来越高。婚姻登记档案管理工作的顺利开展可以为婚姻登记信息安全带来有力保障，进一步提升社会服务效能。

一、单县当前婚姻家庭社会现状

由于单县属于湖西革命老区，是豫鲁苏皖交界的一个农业大县。多年来，受传统封建意识的影响，一些旧的传统婚姻观念仍存在。随着近年来农村物质文化生活水平不断提高，人们的婚姻家庭观念发生了变化，农村婚姻家庭的情况也变得越来越复杂，出现了非法同居、婚外情等现象，使离婚率、财产纠纷率呈上升趋势，给社会稳定和发展带来了一系列问题。

1.非法同居、婚外情上升为婚姻家庭遇到的主要问题

随着市场经济不断发展，农村剩余劳动力不断向大中城市流动，导致以往生活发生较大改变，出现婚姻状况不稳定的情况。随着人们交往互动程度的加深，新型人际关系的出现给原有婚姻关系带来直接影响，使得原有的婚姻关系发生变化，甚至会破坏婚姻关系。在工作与生活环境改变过程中，人们开始追求高质量的婚姻，并随着认识水平不断提高，新的精神需求产生。农村进城务工人员在外期间产生寂寞与无助感，可能会出现非法同居的情况，最终出现婚外恋现象，导致原有家庭状况不稳定。

2.男尊女卑的封建思想仍然影响婚姻家庭的和谐

受传统意识的影响，封建思想还在农村家庭中残留，尤其是大男子主义、男尊女卑等封建意识还影响着农村婚姻家庭，如丈夫打妻子和孩子是家庭内部问题，女人不能在外交往，男人却可以在外面花天酒地等等。

3.家庭协议离婚现象明显增多

2013年单县婚姻登记登记处全年共办理协议离婚登记187对，到 2022年就已上升至1870對，其中大多是农村家庭。其中，确有因感情破裂无法生活在一起的离婚情况，可以确定为真离婚。除此之外，还有一部分人因债务问题会采取“假离婚”的办法，达到逃避责任的目的。具体归纳有以下几个方面：

（1）转移财产，恶意赖账。夫妻债务沉重，面对债权人的追讨，为达到赖账的目的，夫妻办理协议离婚，将财产全部划为一方所有，协议内容回避债务问题，令债权人没有办法追回欠款。

（2）第三者出现。随着现代社会的快速发展， 生活节奏不断加快。多数人们结婚后就会忙忙碌碌于工作和生活之间，没有足够的时间来培养感情，特别是农村家庭，很多人为了让家庭生活更好，男的远离家门外出打工，造成夫妻二人长时期分居，两人交流的时间来越少，感情就会逐渐地疏离。加上现代大都市发展迅速，性意识越来越开放，很多年轻人由于工作压力等原因，发生同居婚外情，使真正的夫妻感情越来越淡，直至破裂，最终走向离婚。

（3）房屋拆迁，骗取补偿。随着城市扩建和新农村城镇建设的发展，农村一些住房会因建设规划而拆迁。在拆迁补偿政策中补偿款的发放多是以户为单位。为此，部分住户会采用离婚的方式获得更多补偿，从而出现协议离婚，通过房产分配骗取非法利益。

4.法律意识不强，导致家庭婚姻关系不稳定

部分已婚年轻人法律意识不强，在共同的生活中，因性格和感情原因导致离婚或维持有名无实家庭婚姻，给家庭和社会带来沉重的负担

5.家庭关系不和睦，最终双方分道扬镳，以离婚收场

在新的家庭组建后，双方老人需要共同赡养，家庭关系矛盾增多。在农村，村民文化水平普遍不高，特别是在沟通方面，夫妻双方沟通不及时，隔阂无法及时消除。在长期积累下，矛盾加剧，使得夫妻之间感情逐步恶化。

二、婚姻登记档案利用多元化

婚姻登记档案不仅是有效婚姻关系记录的证明，也用于贷款购房、租房、子女上学、财产分配以及户口迁移等诸多事务中，婚姻登记档案“人气”大幅度上升，在人们生活中发挥着重要作用。为充分发挥婚姻登记档案作用，2016年利用近一年的时间，县民政局组织10名工作人员，对乡镇单位、县民政局和县档案馆等部门存有的婚姻登记档案进行收集整理，统一归档编册，装订4605卷，设置200余平方米的标准婚姻档案室，存入40个专用档案柜保存。同时，改善婚姻档案对外开放的资源基础，能实实在在地为老百姓提供原始信息服务。从婚姻登记档案利用工作的新趋势可以看出，要加快实现婚姻档案工作的现代化进程，提升婚姻档案的利用率。作为婚姻登记档案管理部门，应从多角度为民和利民，塑造便民与亲民的新形象，实现“馆为民所开，档为民所用”。

三、婚姻登记档案管理的现状

《山东省婚姻登记管理办法》颁布前，婚姻登记一直由乡镇民政助理员办理，由于乡镇人员更换频繁，办理的婚姻登记档案没有及时整理，大部分由乡镇自行存留，只有很少部分交县民政局保管。1997年，山东省婚姻登记实行由县民政局集中统一办理，婚姻登记档案由县民政局集中保存管理。婚姻登记档案局限于传统的管理模式，存在三个方面的问题。

1.婚姻登记档案存在严重损毁问题，甚至部分档案已遗失

正常来讲，乡镇单位移交的档案主要为1997年之前办理的，在档案整理过程中发现，1988年前的婚姻登记档案大部分遗失，所保留下来的档案存在缺页、水浸与虫蛀的问题。档案管理缺少规范性与专业性，重要档案未能及时分类，部分档案未按规定归档，也没有专人管理，从而导致档案损毁或者丢失。

2.档案内容不完善，重要信息缺失

部分档案仅对当事人姓名、出生日期进行记录与保存，忽略了其他基本信息的记录。部分登记人的姓名不统一，与其身份证上的姓名不同。还有的档案未能记录具体登记时间，档案编号顺序混乱，存在严重的漏号与重号等问题。

3.查询效率不高

在多种因素共同影响下，部分利用者已遗忘最初的婚姻登记时间，甚至对当时登记使用的本人信息记忆模糊。档案多是通过人工方式保存，查阅范围相对较大，人工检索耗时耗力，甚至出现无法查询到信息的情况。

四、完善档案管理的措施

在《婚姻登记档案管理办法》落实下，婚姻登记档案管理建设要从软件与硬件建设入手，做好档案管理工作机制的落实，确保档案管理工作具有规范性与专业性。

1.健全制度，完善机制

一方面，要做好领导机制的及时建立，局分管领导主抓，配备专职档案管理员人员，明确职责，无特殊情况，不能频繁更换，确保档案管理员认真负责。另一方面，加大对婚姻档案管理的经费投入，配置标准婚姻档案室，安装空调、除湿器、报警器、电脑、打印机和扫描仪等，实现档案实体集中统一管理，定期整理检查，及时解决出现的问题。

主管领导要对《婚姻登记档案管理办法》进行全面了解，完善相关工作制度，例如，《档案管理制度》《婚姻登记印章管理》《财务管理制度》《婚姻登记证书管理制度》《婚姻登记档案工作保密制度》《婚姻登记档案材料归档制度》和《安全防火制度》等制度。在此基础之上，重视婚姻档案资料收集与归档工作，注意做好分类立卷，保证装订与保管工作规范。县民政局要积极建立健全年度目标考核体系，让婚姻登记档案管理工作融入考核体系。分管副局长要对工作进行持续关注并做到主抓，监督工作责任机制落实，使婚姻登记档案管理工作规范化与系统化。

2.完善设施，创新管理

在新时代背景下，重视高标准档案室的建设，根据具体建设需要，合理购置尺寸合适的密集架，考虑档案保存需要配备功能齐全的打印机、计算机与空调，结合防火防潮等需要选择购置灭火器、除湿器与电子温度计等多种硬件设备设施，为档案有效与安全保存带来有力保障。工作人员要根据档案材料内容与时间完成立卷与归档工作，按照规定完成专柜存放。在分类过程中，婚姻登记管理员必须带着强烈责任心完成所有档案的归档工作，借助计算机完成盒内文件目录与文件资料匯编等多种操作，做好统一排版，完成归档材料快速整理。各项数据与信息均应准确录入计算机系统，便于后续统一管理工作的开展，做到档案管理的科学性与管理效果同步提升。

3.坚持学习，提高素养

在新时代背景下，档案规范化管理的实现需要工作人员的全力支持。因此，档案管理工作人员要带着终身学习意识参与各种类型的学习活动，掌握管理技巧并对婚姻登记档案管理相关标准有全面了解，将工作中存在问题集中讨论并快速解决。一是加强政治理论学习，提高自身素养。坚持学习新时期党的路线方针政策，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，理论与实际相结合，不断提高自身素质和职业道德修养，增强自身思想觉悟和政治素质，思想政治上与党中央保持高度一致，牢记树立为人民服务的宗旨；二是重视业务知识培训，不断提高执法水平。认真学习钻研业务知识，积极参加省、市、县等档案部门的业务培训，参与各类档案管理知识学术交流，经常和市、县档案局联系沟通、请教，及时掌握上级档案部门对工作的精神要求，并结合婚姻档案管理具体实际，认真进行档案管理知识的学习研究，加强档案课题研究，不断探索婚姻档案进行收集、核对、立卷、归档、入橱以及保存管理新思路，完善档案保管、登记归档、查询利用、保密和查阅登记等多项管理方法，为新时期开展档案管理工作起到积极作用。

4.实行档案信息网络化

充分利用婚姻登记档案信息，及时、准确地科学分类、规范整理、便捷查询、开发利用。完善婚姻档案网络查询平台，简化调档查阅程序，设置查询引导，增添智能化、人性化使用功能，满足用户的体验感和获得感，让档案服务具有便捷性与针对性。县民政局应从不同层面入手，完成婚姻登记档案数字化处理，保证快速实现微机查阅与网上检索。档案管理员登录婚姻登记信息网络系统，输入当事人姓名或身份证件号等信息，就能迅速查到当事人所有婚姻登记的历史记录，减少查阅档案耗费的时间，有利于工作质效同步提升。同时，加大网络监管力度，严格维护当事人合法权益，保护个人隐私，不得擅自提供、抄录、公布和泄露当事人有关婚姻档案信息。与电脑网络公司签订合作协议，定期维护系统，电脑杀毒，系统更新完善，确保婚姻档案信息网络安全运行、便捷利用。

5.强化档案信息责任制

充分利用现代大数据民政信息系统，加强婚姻登记档案网络查询平台建设，有效统筹收集、储存、调用信息管理责任制。婚姻登记档案信息网络系统由县民政局对口业务科室负责，统一管理，具体负责婚姻登记档案的软件开发、管理和利用，实行婚姻登记档案分类规范整理归档，确保档案内容完整。对需上交保管的档案，分类成卷后移交县档案馆。婚姻登记档案信息查阅利用，实行负责制。明确查阅办法和方式，居民持有合法身份证件，可以到婚姻登记处档案室或民政局业务科室查阅本人的民政档案信息；人民法院、人民检察院、公安和安全部门需持单位介绍信可以查阅相应档案信息；其他单位或者个人若想查询相关的档案信息，婚姻登记档案管理人员在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核同意，可以利用。对确需向社会公布公示的婚姻登记信息，如查阅婚姻登记档案信息所需要求，以及办理婚姻登记条件、手续和程序、办公时间等，经领导同意后，按照责任权限可公布公示。此外，严禁涂改、伪造、损毁档案内容信息，任何人不得擅自提供、抄录、公布和泄露重要信息，从而保证档案信息的安全性。

6.搞好服务，树立形象

婚姻登记档案管理是为民服务社会窗口，涉及面广、人员多，性质单调，面对当事人一次次单调重复地查阅、咨询和答疑，树立为民满意的理念，遵循“一个宗旨”“四個一”和“五个心”的工作方法。“一个宗旨”就是让群众满意的宗旨；“四个一”就是一张笑脸，一声问候，一片真诚，一次满意的服务标准；“五个心”就是用责任心严格依法登记，用真心营造良好的服务环境，用热心对待服务对象，用诚心完善服务方式，用爱心对待特殊服务对象。为增强服务效能，成立档案管理志愿服务小组，分管领导任组长，形成了“献爱心、讲奉献、争一流”的服务特色。实行预约查档，对在外地或特殊工作不能在正常工作日查阅档案的人员，可提前预约节假日或其他非工作时间查阅，确因特殊情况不能到场的，可以网上远程视频查询，尽量为群众提供方便、快捷、准确以及高效的查阅，提升社会服务效能。

五、结语

婚姻登记档案管理工作的开展，可以为婚姻登记信息安全带来有力保障，实现档案的规范化与系统化管理。在有序管理下，婚姻当事人所享有的各种合法权益均能得到切实维护。规范婚姻登记档案管理不仅是民政部门的责任，更需要全社会的关注和支持。婚姻档案管理工作的开展中存在一些问题，必须通过多元方式加大管理力度，并保证资金投入具有连续性与合理性，通过不断努力与创新，将婚姻登记档案信息管理质效同步提升，为和谐社会构建带来助力，实现婚姻档案管理工作的可持续开展。

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作者简介：陈明玉（1969—），男，汉族，山东单县人，本科，副研究馆员，研究方向为：档案管理。