“互联网+”时代提升机关事务档案管理工作效率思考

摘 要：随着“互联网+”时代的到来，我国机关事务信息总量不断上涨，各种信息已经成为新的资源，被机关单位所重视。当前，如何提升事务档案管理水平与质量成为各大机关单位所关注的重要问题之一。机关单位应积极优化事务档案信息资源质量，加大事务档案管理力度，改进事务档案管理水平，推动“互联网+”时代背景下机关单位事务档案管理新模式的建设，为人们提供更加高效、便捷的服务，以此满足人民群众的各种需求。本文针对“互联网+”时代背景下的机关单位，探讨了其事务档案管理工作效率提升的相应策略，为我国机关单位优化改善事务档案管理方法提供有效参考。

关键词：互联网+；机关事务；档案管理

一、引言

从核心目的上看，探讨“互联网+”时代机关事务档案管理工作效率提升策略，一方面，有利于推进机关单位信息化档案管理模式的建设，对过往档案管理信息化建设的经验进行总结与梳理，为我国机关单位档案管理信息化的开发提供有益参考。另一方面，有利于促进我国机关单位事务档案信息资源开发与管理。随着各种新兴技术在机关单位事务档案管理中的应用，管理工作人员开展工作时的数据分析能力不断增强，进而开发出与人们需求更加贴合的档案信息资源。本文探讨机关单位在“互联网+”时代优化事务档案管理策略具有一定的现实意义。

二、“互联网+”时代提升机关事务档案管理工作效率策略

1.着手电子档案收集，规范档案信息资源归档

（1）健全电子档案归档制度

随着电子技术的发展，电子档案成了“互联网+”时代进行档案管理的新模式，而电子档案归档制度是确保电子档案能够有效和完整地进行收集的保障之一。

首先，想要有效健全机关单位的电子档案归档制度，应在机关内部制定电子档案归档的范围以及保管期限表等。档案管理相关工作人员应紧密结合单位各种类型电子档案的特点，以传统的纸质档案归档范围与保管期限表为依据，制定出电子档案的归档制度，使得在管理电子档案时能够有据可依。

其次，工作人员应制定电子档案归档的配套制度。该制度应对电子档案在归档过程中的各个环节进行详细要求，使电子档案归档规范化，避免采用“双套制”，以“单套制”完成电子档案的管理。电子档案归档的配套制度还应明确规定各个环节的责任人和具体操作流程。工作人员需要清楚地了解每个环节所需的操作步骤，确保电子档案在归档过程中始终得到正确处理。

最后，制度还需要强调信息安全的重要性，包括对数据的备份和防护措施的要求。只有通过严格的控制和管理，才能有效保护电子档案的完整性和机密性。为了提高档案的检索效率，还可以在配套制度中加入对电子档案索引的管理要求，确保档案能够快速准确地被找到。通过以上配套制度的建立，不仅可以规范电子档案的归档流程，还可以提升档案管理的效能，实现信息资源的最大化利用，推动工作的高效进行。

（2）开展档案管理工作培训

机关单位管理事务档案的相关工作人员是决定档案管理工作质量与效率的关键因素，因此，开展档案管理工作培训，提升工作人员专业能力是十分重要的。

首先，在实际开展培训时，单位可以开展相关专题培训，以在管理工作过程中的常见问题作为培训主题，邀请专业技术人员进行理论与实践操作的教学与讲解，通过系统化的培训让管理工作人员的专业素养得到提升，进而提升其工作效率与质量。

其次，单位可以合理增加档案管理工作培训方式。想要有效提升档案管理工作培训的效率，单位应根据培训的具体内容匹配不同的培训方式。例如，当工作人员在培训期间出现操作失误时，应由专业人员对问题及时纠正；再如，培训内容为信息化档案管理时，机关可以安排工作人员参与档案局开设的专业培训班等，让工作人员能够系统地熟悉档案管理信息化方法，进而提升工作人员档案管理综合能力。

最后，单位可以推动档案管理工作交流与合作。组织工作人员参加行业内的研讨会、培训班、学术交流等活动，与其他单位的同行进行经验分享和学习互动。通過与其他单位的合作，可以借鉴先进的档案管理理念和实践经验，进一步提升管理工作人员的专业能力和工作质量。例如，不同机关之间可以建立档案管理的专业交流平台，通过定期交流会议、经验分享等方式促进工作人员之间的互动和学习。

2.立足机关信息化档案室，加强档案信息资源整合

（1）完善信息化档案室信息资源整合机制

为了保证机关单位的信息化档案中蕴含的各种信息资源能够有效整合，单位应建立更加完善的信息资源整合机制，以此，实现在实际工作中遇到问题时能够有据可依。

首先，单位应整合信息化档案室的运行机制。要想加强档案信息资源整合的第一步就是对单位内部各个部门的工作进行协调，单位在整合信息化档案室的运行机制后，应制定明确的组织领导，将工作与职能分配到个人，对各个部门的行为进行规范，并形成各部门间的科学联动，以提升单位整体工作人员在档案管理工作中的主动性与积极性。

其次，单位应制定档案信息资源的质量评估机制。对于机关单位的档案管理工作而言，对档案信息资源进行质量评估是必不可少的。工作人员应确保质量评估工作规范符合相关规定与要求，以我国相关法律条例为标准，邀请专业人员对信息资源的价值意义进行评估。

最后，单位应建设科学的信息反馈机制。在档案管理过程中，有效的信息反馈机制是提升信息资源整合效果的重要方法。科学、有效的信息反馈机制能够帮助工作人员全方位地掌握信息资源的利用需求，进而帮助工作人员在整合相关信息时及时找到适合的方向。机关单位的信息化档案室在建立信息反馈机制时，应引导档案管理工作人员主动走访与调研，向单位内部工作人员、社会公众等多个群体收集信息反馈，并形成成熟的信息资源整合建议，以此有效提升信息化档案室整合信息资源的最终成效。

（2）建立信息化档案室专题信息资源数据库

信息资源数据库是信息化档案室对档案信息资源进行有效利用的前提，而专题信息资源数据库则是彰显单位职能定位的关键。建立信息化档案室专题信息资源数据库，需要相关工作人员提升单位档案存量数字化、电子化工作的速度，对传统的纸质档案进行数字化转化，存入单位的信息化档案室中，确保单位各类档案的信息化和数字化的概率超出98％。同时，工作人员还需将各种档案根据不同类型分类与整合，建设数据库的档案目录与专题数据库，为后续开展信息化档案管理奠定基础。

3.树立政务服务观念，提升档案信息资源共享

（1）建设单位档案信息资源共享管理制度

对于机关单位而言，其存储的档案信息种类较多，其中，部分档案是具有较高的保密性。而单位内部工作人员在实际开展工作业务时，需要及时查阅档案信息，因此，建设档案信息资源的共享管理制度是保障档案信息安全的重要途径之一。

一方面，对于机关单位的档案信息资源而言，其中最重要的一部分就是档案的原始数据，参考我国相关法律条例，档案信息资源在实施共享的过程中需要对共享的内容进行严格限制，对于涉密部分档案信息资源绝不可外泄，而对于未涉密的信息资源，则可以充分共享，实现档案信息资源的依法依规共享。

另一方面，常态信息资源管理制度的建设是机关单位信息化档案室长久运行的必经之路。第一，在信息化档案室中建立信息资源的保密制度，并对各个档案的涉密等级进行严格、细致的规定，并以此为依据开展分级管理。信息化档案室中的涉密档案与未涉密档案应分别管理，并设置详细的保密制度。第二，应根据保密制度制定出相应的追责制度，在涉密档案出现泄露时明确责任所在，并给予合理的惩罚。第三，对档案信息资源的查询进行严格的规定，对查询过程进行规范化改革，对机关单位各个部门工作人员查阅档案信息资源的权限施以严密的限制。第四，制定档案信息资源共享制度，对信息化档案室中的各种信息资源进行科学、合理地利用和共享，在确保信息资源安全的同时，充分发挥档案信息资源的真正价值。

（2）建设信息化档案室信息资源共享绩效考核体制

对档案信息资源进行共享，旨在有效提升机关单位日常业务的工作效率，提升其工作水平。构建有效的共享绩效考核体制，能够促进各个部门间的协力合作，进而有效提升机关单位信息档案室的内部地位，发挥其信息资源整合的作用。

首先，单位应建立档案信息资源共享监督体制。当地档案局应将各个机关单位的信息资源共享工作纳入档案管理绩效考核中，并增强对各个信息化档案室的巡查力度，对于考核结果不理想的进行批评，并要求其整顿。同时，单位内部还可以设立独立的档案信息资源共享监督部门，由专门的工作人员对信息资源共享进行规划，实现机关单位信息化档案室信息资源的主动性共享。

其次，单位还应建设信息资源共享奖惩体制。为了有效激发机关内部工作人员在日常工作中，共享档案信息资源的积极性，各个机关单位应针对此制定出科学的奖惩机制。对于机关单位而言，可以以档案信息资源共享的实际情况为依据，通过物质、精神等多个层面的激励，推进当地各大信息化档案室开展信息资源共享。对于档案管理工作人员而言，应积极进行信息资源共享，并对部分有效应用档案信息资源的工作人员给予奖励。

4.引进新兴技术，助力档案信息资源建设

（1）积极引进云计算技术

云计算技术是“互联网+”时代出现的一种新兴信息化技术，其在各个领域的信息传播工作中都起到了重要作用。在机关单位事务档案管理中应用云计算技术，主要表现在以下几个方面：

首先，云计算技术助力档案信息资源集中存储。云计算技术作为一种分布式的计算技术，能够将信息化档案室中的各种信息资源存储在多个副本中。当机关单位工作人员需要查询信息资源时，通过各个副本即可快速地查询到相应的信息，实现单位数据信息存储空间的科学应用。

其次，云计算技术为档案信息资源存储提供安全日志。在机关单位的信息化档案室应用中，工作人员会对信息资源进行不同操作。而在这一过程中若工作人员操作失误，可能会导致信息资源被损坏。云计算技术提供的安全日志能够对信息资源的各个节点详细记录，并根据受损后的信息资源进行还原。一方面，能够记录信息资源受损过程，以便相关管理人员能够及时找到负责人；另一方面，能够避免信息资源的丢失。

最后，云计算技术提升档案信息资源的处理能力。随着各大机关单位信息化档案室不断深入发展，其中存储的档案信息资源总量不断增多，这也导致信息化档案室的安全问题越来越受到重视。数量巨大的档案信息资源想要仅仅依靠工作人员人力进行安全保护是完全不够的，而在合理应用云计算技术后，信息化档案室内的信息资源被实时监测，能够自动对各种病毒等外界攻击进行反应，阻止外部对信息资源的侵害，进而提升档案信息的安全性。

（2）积极引进大数据技术

近年来，我国信息化档案室的发展速度不断加快，档案信息化管理的成效明显，各大机关所持有的信息资源越来越多，為机关单位的档案大数据工程建设提供了优良环境。通过积极引进大数据技术，机关单位能够对档案信息资源进行更深层次的挖掘，进而有效提升档案管理效率与水平。

首先，大数据技术辅助信息化档案室信息资源挖掘。当下，我国机关单位的档案信息资源大多更加重视存储，对于信息资源的应用重视度相对较低，这使得大量具有价值的信息资源被深藏，没有发挥其真正价值。而有效引进大数据技术能够对这些信息资源深度挖掘，找到其新的价值。第一，机关单位应培养档案管理人员养成“大档案”的意识。档案管理人员应在日常工作中积极收集、整理档案数据，建设出机关单位的信息资源数据库，并合理应用专业知识对信息资源进行分类整理；第二，档案管理人员应用单位事务处理线上平台，对档案文件跟踪管理，并在事务完成后及时将档案归档管理；第三，机关单位应以大数据处理技术对档案信息深度挖掘，进一步开发档案信息资源。

其次，大数据技术辅助信息化档案室用户数据挖掘。机关单位应对档案信息资源使用者的相关信息与档案浏览记录进行追踪，并通过大数据技术挖掘出该档案使用者群体的类型，推算出该群体经常查询的档案信息种类，根据利用者浏览量和浏览记录，对高浏览量和高浏览记录的档案信息类型进行深度数据挖掘，并对该类档案信息资源进行重点开发，为档案信息资源使用者提供更加高质量的服务，满足各使用者的需求。

三、结语

事务档案管理是机关单位管理档案信息资源的核心，加强对事务档案的管理能够有效提高机关单位的办公效率，提升单位服务质量。目前，我国各大机关单位都在积极迎合“互联网+”的时代特色，研发事务档案管理新模式，但其中依然存在一些不足。本文对“互联网+”时代机关事务档案管理提出了优化策略，以期帮助各大机关单位更好地管理档案信息资源，更好地为社会服务。

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作者简介：沈鲁（1980—），女，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。