加强数字档案信息资源质量管理工作的对策研究

摘 要：21世纪，有效利用新信息技术和管理理论，加强数字档案馆信息资源建设逐渐成为人们关注的焦点。开展数字档案信息资源建设，面对数字档案信息资源质量问题，需要引入数字档案信息资源建设，并找出可行的信息资源质量管理方法。数字档案信息资源质量工作改进是对活动流程进行控制，优化方法，将质量障碍扫除，进而提升档案管理的整体质量水平。

关键词：数字档案；信息资源；质量管理

医院档案管理过程中，数字化管理正逐步成为新的管理趋势。目前，大多数医院都进行了数字化档案建设，为医院管理经营和文化建设等提供必要的条件。建设数字化档案信息资源数据库是一个十分重要的课题，但在管理数字化档案信息资源的过程中，也存在着许多问题。在此过程中，我们将根据各个阶段遇到的问题，采取有针对性的解决对策，如灾难恢复是数字档案管理的重要组成部分，其性能直接关系到数字文件的安全。随着时间的推移，先进技术的发展，人们对灾害的复原能力越来越强，也对数字化文件的安全提出了更高的要求。然而，在医院档案管理中数字档案属于长期工程，在应用时还会出现相关问题，并缺少配套机制，为了有助于医院档案管理顺利实施，应该对医院档案管理过程中数字档案的应用价值进行分析。

一、数字档案在医院档案管理中的价值

通常情况下，人们会将狭义的数字档案馆信息资源定义为：本馆的数字信息和与本馆有关的其他网络信息，也就是信息资源的实物内容，或者说，它的构建对象，来源主要包括了传统档案的数字化、接收到的电子文件、不同数字档案馆共同拥有的档案信息资源，以及其他信息网络中的档案信息资源。从广义上讲，电子档案信息资源不仅是指以上提到的，而且是指与其有关的一切人力、财力、物力，还指与其有关的非档案信息、信息技术、信息系统以及电子档案信息人员。在当今的质量管理领域，全面质量管理的理念应当是在质量管理领域得到了广泛认可的，并且在实际工作中得到了很好的应用，它的核心理念是把人、财、物的不对等结合起来，形成一个单一的质量管理战略，同时，考虑到一个单一的质量管理战略，从而使组织的质量管理达到全员、全过程的目标。所以，本文将使用广义的数字档案信息资源概念，并将全面质量管理理论引入其中，建立起一个比较完整的系统。

信息资源具有规模大、种类多的特点。数字档案馆是一个处理能力极强的信息资源服务平台，它汇集了大量具有不同描述结构和标准的数字档案信息，而且大量的非结构化数据。为此，在设计数字化档案体系时，应采用统一的信元数据标准，尽可能地减少“信息失真”，并使信息资源在整个流程中都能有效地流通。“网络性”是指很多数字档案信息资源的质量问题都与网络紧密相关，在利用网络为读者提供信息服务的过程中，产生了一系列新的质量问题，如知识产权保护，信息系统安全等。资料来源的正确性与完整性处于危险之中。与传统档案相比，数字档案信息具有易修改、非直读性、信息与载体可分离性以及系统依赖性等特点，这些都会频繁地威胁到它们的真实性和完整性，而传统的管理方式显然已经无法确保它们的真实性和完整性。在此基础上，提出了一种新的解决方案，并对其进行了系统的研究。

数字化档案馆将大量的文件资料储存于光碟中。一张CD-ROM能录下3亿个字，也就是数百本书的字数。因为数字信息的特点，每一个档案只需将其储存在数张磁盘上即可。与传统的纸质文件相比，数字文件有一个独特的优点，就是可以在很短的时间内复制和存储几十亿字的数据，这是传统的纸质文件所无法比拟的。同时，馆藏信息数字化也在一定程度上打破了时空的限制。随着互联网的广泛应用，电子文件资料能够在极短的时间内跨越数千公里，将资料及时传送到指定地点。随着互联网技术的发展，资讯科技的进步，使人们能更好地利用电子文件资料。同时，还可以利用电子扫描等多种方式，将纸质档案信息转换成电子档案信息资源，或者利用印刷技术，将电子信息资源转换成纸质档案信息资源，实现电子文件和纸本文件的信息交换和融合。在查询上，电子档案也有着传统纸质档案所不能取代的优点，利用计算机能在很短的时间里从全部的存档文件中找出所需的档案资料，不仅降低了在处理和使用纸质档案信息资源时人为造成的失误，还增加了档案信息资源的存储量，提升了档案信息资源的使用效率。伴随社会经济水平的发展和信息技术的推广，医院传统的纸质档案管理和手动办公方式逐渐被替代，各个单位与时俱进，顺应时代发展的需求，选择数字化办公管理模式，提升信息技术应用效率，更方便了人们的办公和生活。信息化、数字化技术在各个行业中应用，医院档案管理同样应顺应时代发展的需求，科学采用数字档案管理对医院病历档案保管具有重要意义。医院档案数字化管理工作能够有序开展，将提升医院档案管理的效率，优化医院档案管理的空间，有助于医院的稳定发展。

医院采用数字化档案管理，利用现代化信息技术整合医院档案，并在医院内部创建共享平台，为医院工作人员提供便捷的查询措施。例如，方便医务人员了解患者的就診情况，给予针对性的治疗方法。同时，患者和家属能够采用数字档案管理平台了解治疗全过程以及治疗状态，有助于医患之间的信息交流以及沟通，以免因为信息不对称产生矛盾。因此，在医院档案管理过程中采用数字档案能够充分发挥档案的价值。

二、医院数字档案管理中出现的问题

1.重视程度较差

医院的日常管理工作较多，与其他管理工作相比，档案管理的意义与价值在目前的状况下没有得到充分体现，没有给医院带来任何经济利益。因此，大部分医院管理人员并未认识到医院档案管理的意义，在医院档案管理过程中具有较多的阻碍。但以长远角度来看，医院管理人员疏忽了数字档案管理，使得在工作中出现懈怠以及消极情绪，降低了医院医疗服务质量，对医患关系的产生负面影响。

2.管理时出现的漏洞

目前，大部分医院尝试采用数字化档案管理，建设数字化档案管理平台，在计算机系统中归纳存储不同时段以及不同类别的档案，并进行有效分类和整理，以及安排专人管理。但是，因为数字档案存储系统需要连接其他网络存储系统，为医院工作人员提供有效服务，此存储方法具有一定的科学、合理性，但同样也有弊端，会产生管理漏洞，导致被病毒或不法分子的侵入和攻击，而丢失、破坏数字档案信息。

3.管理人员的综合素质问题

在医院档案管理过程中推进数字档案，对档案管理人员素质提出了一定的要求。就目前而言，医院档案管理工作过程中管理人员能力存在局限性。因为缺少数字化档案管理人才，或者现有管理人员未能具备良好的管理水平，进而对数字档案在医院管理中的有效性产生影响，不能为医院工作人员提供信息服务，未能满足医院档案建设及其发展的要求。

三、提升医院数字档案管理的策略

1.提升数字档案管理重视程度

首先，医院管理层需要提升对数字档案管理的重视程度，对数字化档案在医院发展中的重要性有深刻的认识。在日常档案管理和科研活动中，充分发挥数字档案管理的价值，有效存储病历信息资料和科研内容，并通过数字化档案管理实施。其次，数字档案管理人员应积极学习行业领域的先进技术，为医院发展提供信息服务，有效落实数字档案管理。

2.增加数字档案管理平台建设力度

在使用数字化档案管理平台时，会出现一些与医院档案管理需要不匹配的问题，由于各系统之间的不兼容性，使得大多数的数字档案无法实现资源共享。为进一步提升医院电子档案的管理水平，应加大对电子档案的管理力度，完善电子档案管理系统，采用专用的高速扫描系统、双服务器和光盘备份等措施，增强电子档案的安全。同时，还应进一步健全电子文件的查询体系，利用文献的网上传递、信息的检索等手段，使电子文件的管理更加有效。此外，还应及时对数字化档案更新与优化，提供安全、方便的管理服务。

3.创建专业的数字档案管理队伍

想要实现和推动医院的数字档案管理，就要建立一支专业的数字档案管理队伍。其中，管理人员要有基本的电脑操作能力，还要有丰富的档案管理经验。医院管理层必须提高对数字档案管理团队的重视程度，可以引进高素质档案管理人才，并加大对于现有工作人员的培训力度，使其了解数字档案管理方法。与此同时，还需要加强档案管理人员思想意识管理，使其在工作时具备较强的责任心，提高医院数字档案管理水平。

4.加强数字档案管理的安全性

医院在进行数字档案管理过程中，应确保管理的正确性以及便捷性，并要考虑数字档案管理的安全性，避免由于安全措施不到位，而导致文件丢失或者被人篡改。在医院数字档案管理中，要对档案资料严格和细致的分类，并做好管理保密工作，提高档案安全性。除此之外，档案管理工作人员还需要增强保密意识，定期检查档案信息是否安全，避免产生档案损毁或丢失的问题。

四、数字档案信息资源质量控制

1.控制数字档案信息采集环节

数字化档案管理的开始阶段是实行信息收集，是建立数字化档案质量系统的基础。开展数字档案管理应对其合理规划。由于档案接收范围较为广泛，医院档案信息量较多，保存了大量的无价值档案信息，对其分类后，利用率较低的档案可不进行数字化，对特色档案、利用率较高的档案实行全文数字化。

2.控制档案信息录入环节

强化电子档案资料的录入工作管理，并对电子档案资料录入人员进行系统培训，并根据相关需要，学习相应的操作规程，确保能够熟练使用相关软件以及设备设施。

3.控制数字档案信息资源组织以及开发

传统档案资源管理均存在分散、无序以及繁杂等特征，无法对用户提供快速、便捷的档案查询，同时，无法提供资源共享以及统计分析等相关服务。数字档案信息资源则是通过信息技术按照科学方法加工整理信息，信息具有有序化，属于质量控制重点。为此，需要组织数字档案信息资源，规范杂乱的原始信息，并为患者以及医务人员提供良好的查询服务。

4.控制数字档案信息存储质量

在数字档案信息资源存储过程中，需要注意档案信息的真实性，确保归档数字档案具有法律凭证作用，确保数字档案信息资源的可靠性，避免对其实行修改，可以通过信息加密技术对数字档案资源设置密钥，对非公开密级限制信息资源保证秘密不被泄露。

五、数字档案信息管理质量改进措施

首先，提升数字档案信息资源管理质量，使数字档案管理过程变得更加科学、合理，从而提升医院档案管理数字化质量，是一项复杂的、全局性的系统工作。数字档案信息管理质量可分为递增型和跳跃型两类。递增型是要制定出相应的衡量标准，并把这些标准融入每天的工作中，每日完善，但是缺少战略性，对于重大质量改进并不适用；跳跃型指的是在质量管理产生问题之后，针对问题集中改进，这种情况下会有显著的效果，但是不能产生持续改进的效果。在进行医院档案信息资源管理过程中，需要有效结合两种改进特点，将持续改进理念融入数字档案管理之中，并建立一个档案质量改进小组，定期对档案文件管理进行完善，保证档案管理的质量和水平显著提高。提升医院数字档案信息的管理质量，主要包括完善信息内容、提高服务质量以及内部管理水平。

其次，从数字档案资源的信息内容和服务角度来看，可以帮助保证信息资源的真实性和完整性，进而衍生出特色编研，并给予患者优质服务。从档案信息资源的采集、组织、开发以及服务流程的角度来看，应提高某一环节的技术水平，对信息资源采集进行优化，并调整原有流程顺序，优化资源配置，提高医院档案数字信息资源建设运行效率。

最后，医院应选择各种方式培训档案管理人员，提高其专业水平。对管理部门的组织架构进行调整，构建科学、合理的人员结构，使管理的功能得到最大程度发挥，对人力资源管理系统进行优化，使工作人员能够做到各尽其责，人尽其才，才尽其用，从而提升医院数字档案管理的质量。

六、结语

信息化時代，每个行业都需要顺应时代的发展趋势，科学采用信息技术进行生产和管理。医院档案管理人员同样应该适应时代发展需求，对数字档案管理过程中产生的问题进行分析，提升档案管理的价值，提高管理水平，为医院发展充分发挥应有的作用。

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作者簡介：胡琪（1979—），女，汉族，山东济南人，本科，馆员，研究方向：档案管理．