基于治理视角的企业档案工作作用研究

2023-09-28焦妍

兰台内外 2023年25期

焦妍

摘要：随着大数据等各种信息技术被广泛应用，传统意义上的信息记录机器载体均发生了翻天覆地的改變，如何最大限度地将企业档案的重要性发挥出来，并以此为基础打好这场“数据之战”，是当前各企业开展工作中最为重要的一环。企业档案的主要内容是企业生产经营所使用的信息材料，还包括企业管理活动中的各项信息，对企业档案进行深层次挖掘以及进一步管理，能够充分反映出企业的信息化建设进程。本文主要基于治理工作开展视角下，着手探究企业档案管理工作，分析目前企业数据治理路径所能够使用的方式和内容，如动态化管理企业档案，明确企业管理工作的实际内涵，促进企业档案管理工作良好开展，助力企业获得更强大的核心竞争力。

关键词：治理视角；企业；档案工作

处于信息化时代浪潮中，我国市场经济的竞争环境与之前有着非常大的差异性，并且，在海量、复杂的数据信息中，如何挖掘、利用对企业发展具有良好作用的信息，从而掌握市场主导权是企业面临的巨大挑战。目前，大多企业采用的仍是传统的档案管理模式，对各项数据的录入采用简单、机械化手段完成，在对档案数据信息挖掘、集成以及处理的过程中，并不知晓该如何正确地操作信息化。在新形势下，档案管理工作人员以及企业负责人都应充分认识到档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作能够对企业发展产生积极的促进作用。随着时代发展，开展更加系统、现代化以及科学化的档案管理工作是保障企业顺利发展的有效措施，档案管理人员和企业领导应充分发挥主观能动性，不断创新企业档案管理工作模式，提升企业的档案管理水平。

一、信息化时代背景下，档案管理信息化与传统管理方式的差异性

1.档案信息来源的变化

大数据时代，一方面，企业的档案信息资源能够从更加多元化的渠道获得，随着企业所拥有的运营方向出现相应的变化，不仅局限线下，而是转变为线上线下并举，也正是因为物联网所拥有的数据粘连这一特征，企业的生产经营环节能够与网络实现完美接轨，拥有更加庞大的电子交易数据，不仅能够提供企业经营决策所必需的数据信息，同时，相应信息资源的来源也不断增加。另一方面，当前企业所开展的档案管理工作，其获取相应信息的渠道也有了非常大的变化，相关途径变得更多样化。

例如，就市场调研所获得的数据来看，传统企业所开展的市场调研工作主要是通过线下方式完成对数据的获取，而在信息化时代背景下，在企业市场调研工作中，可以通过线上+线下互相转变的方式完成，企业可以使用网络社交媒体等相关平台，获取各类商品信息，并且，能够获得潜在的市场用户数据信息。

2.档案信息资源整合的变化

信息全球化进程的不断推进，所谓“护城河”这一企业效应的正常运行受到严重阻碍。企业能够更加充分地掌握相应信息，能够在竞争激烈的市场环境中掌握牢固的主导权。有些企业的档案信息种类繁杂、内容琐碎，各部门之间的档案没有连接，没有规范地收集、整理和归档，只有制定相应环节档案管理制度，明确各部门职责，才能按照实际的发展情况，对企业的各类档案信息归类与整理，使企业档案信息能够充分得到挖掘和使用，获得更高的应用价值，给企业带来一定的经济利益。

除此之外，企业拥有更加成熟的资源计划技术，不仅能够让业务流程重组这一目标得到实现，而且使企业档案信息能够重新得到整理与归纳。为了达到企业档案信息资源与实际业务的良好对接，可以在使用企业资源计划技术下完成，还能在更短的时间内将档案信息资源做到实时推送，保证企业在实际经营的过程中汇总，实现对经营状况实时监控，企业能够知晓现代化时代的热潮，并做好充足准备。

3.档案信息资源共享以及技术的改变

档案信息资源共享是企业目前开展档案管理工作的目标之一，档案管理工作的智能化改变，使得企业管理者所接收信息的准确率和有效性更高，能够帮助其提出最理想的经营决策，也是公众对企业充分了解的一个重要途径。

例如，某乳业在完成对乳制品的采集和生产一系列的环节，可以通过录制视频，将各种数据公布在企业的官网上，让社会大众根据视频上的相应数据信息，对企业的生产情况进行监督，通过这样的方式让企业拥有的市场美誉度也得到了有效提升。企业还可以从档案信息技术作为切入点，该项工作的开展重点是为了将信息技术融入档案管理工作之中，如互联网、大数据技术、物联网以及云存储等各种先进技术和智能档案管理系统理念。通过智能档案管理工作系统，企业自身能够完成对相应档案数据信息的分析与管理，使得企业能够在众多繁杂的数据中筛选出符合自身企业需要的各项数据与信息，完成所需信息资源的归档与整理，从而让档案数据信息的获取变得更加便捷，提升企业现代化信息处理以及实时分析能力。

二、企业开展档案管理工作的具体措施

1.强化企业档案管理机制建设

企业开展智能档案管理工作，可以使用非结构化技术完成数据采集工作，并实现对企业经营管理阶段所出现的孤立信息的调整与整合，其所涉及对象有文本信息、图像和视频等。后续可以通过二次分类整合，让具有一定关联的信息整合到一个范围内，从而能够达到数据资源智能化重组这一最终目标，让企业内部对于相应档案资源的获取效率更高，做到随时拿取，并获得更快捷的信息获取方式，有利于提升档案资源综合利用率。不仅如此，企业还应该主动对档案数据获取的途径不断扩展。

另外，企业为了能够实现数据整合工作，需要不断引入现代化的技术平台，拥有更高兼容性的数据管理系统，以此为基础管理平台，将不同的管理系统连接，实现对外部资料的实时监管工作，使得不同档案资源之间有更高的联动性，让档案数据管理工作实现多方向的贡献。除此之外，对于企业而言，档案管理软件系统和硬件基础设备设施的建设工作也是非常重要的内容，企业不仅需要充分使用OA办公自动化系统，还应该引进更高效且先进的技术处理方式，完成对企业档案的管理工作，能够有效拓宽档案数据管理的路径。

同时，通过基于治理视角的企业档案工作管理，能够创建无障碍的沟通通道，其中，涉及横向和纵向沟通，不管是企业管理还是企业治理工作都需要无障碍的沟通交流，也因此需要得到充分的信息支持，才能获得更加详细且客观的信息，只有对沟通渠道不断的扩宽，才能及时发现相应问题，为临床正确决策的提出提供有利的基础条件。因此，企业需要将沟通纳入经战略发展体系，从而获得更为合理且有效的沟通模式，辅助开展治理工作，让各部门的联系增进，在确定共同目标的情况下开展各项企业管理活动，让公司能够得到更好的发展，管理人员所开展的管理工作能够更加顺利实施。

2.加快企业档案管理信息化建设进程

当前，与企业档案信息化建设有紧密联系的是推行档案资源共享机制。在信息化时代背景下，为了保证企业档案管理信息化建设顺利开展，需要保证企业拥有更多的渠道获取更多的资源信息。大数据时代背景下的企业所拥有的档案信息资源获取途径变得更多样化，国家宏观政策发生了一定的变化，确保企业能够顺利完成各项经营活动，就需要获得更加真实、有效的档案信息资源，也因此需要知晓本企业产品的竞争对手的发展情况。为了能够更加牢固地掌握市场竞争主动权，企业应该完成对智能档案管理模式的深度挖掘，从而实现数据资源的深层次管理。

以产品战略方案为例：

第一，企业能够通过智能档案管理系统，调取关于该产品5年内的销售情况，同时，还可以调取竞争对手对同一产品的销售情况，再通过对数据所产生的变化情况实施对比，找到与对方企业竞争的突破口。

第二，企业还可以使用各种线上平台，充分调研，了解该产品的受众对象，明确目标消费者的消费方向，使产品的销售目标更准确，并以此作为产品改进的主要着手点，并不断深入研究，从而使得产品所拥有的受众影响力得到提升。需要注意的是，在企业档案信息化建设中，企业领导和档案管理工作人员要时刻具备保密意识，确保档案信息的安全。档案数据信息的保密是为了避免企业所拥有的重要数据出现丢失、被窃取的问题，从而造成的档案管理工作无法正常开展，甚至给企业带来不必要的经济损失。企业不仅需要拥有高精尖的软硬件设备设施，为了保证企业档案数据资源的高安全性，还需要不断地升级与更新对智能档案管理系统以及病毒库，确保相应档案数据信息的准确性、原始性、真实性和完整性，为档案数据管理工作提供安全保障。

3.优化企业档案管理人力资源团队，推进企业信息化建设

为了能够让在治理角度下所开展的企业档案管理工作得到更加顺利的实施，最主要的措施就是更新人力资源配置。作为企业经营管理者，应该拥有企业档案管理对于企业发展有着重要作用的思想意识，明确该管理工作能够顺利完成数据治理，并且需要企业更加积极地引入具有档案管理相关经验和专业知识的“高精尖”人才，为智能档案管理工作顺利开展创建坚实的人才基础条件。

此外，通过不断完善档案管理人才的培养方案，促进档案管理人力资源团队进步。在日常开展的培训工作中，不仅需要相應工作人员详细学习有关档案管理软硬件设备设施的专业应用能力，还应使其在学习过程中，对档案数据管理工作拥有新的思路与想法，创新企业档案管理模式，从而能够更加精准地完成对档案信息资源的分析。

4.有利于促进企业战略目标的达成

在企业管理过程中，相应管理人员应该从企业本身的战略发展层面重点审视档案数据信息管理工作，以具有更加全局性和综合性的发展角度去看待该问题，不能仅仅将目光停留在档案数据信息管理的某个方面。在对企业发展应该做什么、如何做、怎么做等问题的思考时，不仅要在企业战略目标作用下完成人员职责调配，还应该根据企业实际情况选择最为合适的管理方式，为企业提供更加科学、合理的治理结构，这不仅能够让企业的战略执行力得到提升，还能够保证企业在对应的时间内实现所设定的运营目标，使企业的核心竞争力得到增强，使企业资源得以优化，获得更高的生产效率，对企业的发展产生了非常的积极影响和作用。同时，在治理视角下所开展的档案管理工作，通过对治理结构的不断调整，能够更好地决定企业的发展方向。

三、小结

大数据时代，企业档案数据信息管理工作的重要作用显而易见，智能档案管理系统的实施能够为企业的战略决策提供基础的数据支撑，但当企业面对大量数据资源时，若不能正确管理档案信息数据，数据分析消耗更多时间和经济成本，将会导致企业经营效率低下。为了能够让档案管理工作的作用得到有效体现，就需要对其开展现代化、科学化和智能化的管理工作，以期更好地推进企业信息化管理工作的建设。

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