人事档案的信息化、规范化、标准化管理分析

2023-09-26孔洁霞广东省黄村体育训练中心

现代企业文化 2023年14期

孔洁霞广东省黄村体育训练中心

为提高单位人事档案管理的效率，优化管理体系，逐渐更新原有的工作模式，在当前单位档案管理工作中要采取多样化的方式，将信息化、规范化和标准化思路融合到档案管理的不同环节，使档案管理能够焕然一新。要适应单位对人事资料的各项需求，提高人事档案在单位中的地位。

一、单位人事档案信息化、规范化、标准化的管理要求

（一）信息化管理要求

信息化已经成为现代社会不可或缺的一部分，对于单位人事档案的管理也越来越重视信息化的应用。人事档案管理是单位管理中的一项重要工作，涉及单位中所有工作人员的基本信息和工作记录，直接关系到工作人员的职业生涯以及单位的发展。因此，人事档案信息化管理的要求，成了单位管理中的重要管理内容[1]。

首先，信息化管理要求安全性。人事档案是一项重要的机密，涉及个人隐私和单位机密，其安全性是单位信息化管理的首要任务。在人事档案管理中应采用安全可靠的数据库和加密技术，保障信息不被非法窃取和篡改，并且要有完善的备份和恢复机制，以应对意外情况的发生。只有确保了人事档案的安全性，才能为工作人员提供一个安心的工作环境，为单位的可持续发展提供坚实的保障。

其次，信息化管理要具有高效性。信息化管理能够提高人事档案管理的效率和准确性。通过信息化管理，可以快速浏览工作人员的基本信息和工作记录，提高人事管理的决策效率。同时，信息化管理还能够自动化完成一些烦琐的人事管理工作，节省人力和时间成本。高效的信息化管理，能够帮助单位更好地利用人力资源，提高效益和效率，创造更大的社会价值。

再次，信息化管理还需要具备灵活性。随着实践的深入，人事档案管理涉及的内容越来越多，管理需求也越来越多样化，因此需要一个灵活的信息化管理系统，能够根据需求调整人事档案的管理内容和方式，实现信息化管理的个性化、差异化和灵活性。

最后，信息化管理还要具备可持续性。信息化管理不是一次性的过程，而是一个长期不断持续的过程。信息化管理要求系统的稳定性和可靠性，不仅需要基础设施的合理规划和更新，更需要不断提高信息科技的应用水平和管理水平。只有不断提高信息化管理的可持续性，才能更好地发挥信息化管理的效益和价值。

（二）规范化管理要求

规范化管理是现代管理理念的一种体现，它在各领域中都得到了广泛的应用。在单位人事档案管理领域中，也需要遵循规范化管理的要求。

首先，规范化管理要求单位对工作人员的个人信息进行严格、完整的记录。在整理工作人员档案时，要考虑到工作人员的基本信息、户籍信息、学历信息、工作经历等多方面的内容，并以书面形式进行记录[2]。这样可以方便单位对工作人员的信息进行统计分析，同时也能为工作人员的职业发展提供必要的参考依据。

其次，规范化管理要求单位的档案管理人员对档案材料进行细致的归档和分类，确保档案的完整性和准确性。对于人事档案中的各类资料，应当按照不同的类型、时间、性质等因素进行分类，确保档案资料齐全、准确无误。同时，在档案管理过程中，应当注意保密，严格遵守法律法规及业务规定，保证工作人员的个人信息不被外泄。

再次，规范化管理要求单位严格执行档案保管制度，确保档案管理的安全性和可靠性。在档案管理中，应当建立完善的档案保管制度，确保档案的安全性和可靠性。同时，应当定期对档案进行清理和鉴定，及时做出调整和修改，保证档案的及时性和准确性。

最后，规范化管理要求单位在档案管理过程中注重档案利用，提高档案利用效益。在档案管理中，除了要注意归档和保管，还要注重利用档案，为单位的决策、管理和业务提供支持和参考。只有将档案管理与实际业务相结合，才能发挥档案的最大效益，为单位的发展作出更大的贡献。

（三）标准化管理要求

在现代社会中，人事档案的管理显得尤为重要。而对于单位而言，必须对档案采取标准化管理。标准化管理作为管理方式的一种，旨在通过制定标准、规范性文件和程序，对管理活动进行规范化和标准化。

首先，单位要明确自身的档案管理目标和任务。人事档案管理是单位内部管理体系的重要组成部分。因此，单位应该在人事档案管理中确立标准化管理的目标和任务，全面深入地开展人事档案管理的各项工作。同时，单位还应充分发挥人事档案的管理优势，提高工作质量和效率。

其次，单位应区分人事档案的重要性。人事档案是一个单位在人力资源管理中的基础，具有极高的价值。应根据人事档案的不同重要性和用途区分不同的管理要求，使得人事档案可以更加精准地被管理和利用。

再次，单位的人事档案管理要遵循一定的原则。在管理人事档案的过程中，要坚持科学、规范和公正的原则。例如，要注重数据的真实性、完整性和准确性，确保人事档案的真实性和可信度。同时，要注重规范化的操作流程和操作规范，确保人事档案可以被正确存储和备份。

最后，单位要不断完善人事档案管理的措施和手段。随着时代的发展和技术的进步，人事档案管理方式也进行了升级，例如通过数字化技术对人事档案进行管理等等。在完善上述措施和手段的同时，要不断地总结和分析工作经验，为人事档案的管理提供更好的支持。

二、单位人事档案信息化、规范化、标准化的管理策略

（一）选择先进的档案管理技术

1.大数据库技术

作为信息时代的产物，大数据库技术在人事档案管理中的重要性日益凸显。单位作为公共机构，其人事档案管理的准确性、及时性、安全性要求极高，而大数据技术正是能够帮助解决这些问题的有效工具。大数据库技术指的是能够处理大规模数据的技术和工具，数据量通常在数TB 或PB 以上。相对于传统数据库技术，大数据库技术更注重数据分析、数据挖掘和数据处理，能够为单位提供更精准、更有价值的数据分析结果[3]。在人事档案管理中，大数据库技术可以为单位提供更加完善的数据管理方案。一方面，大数据技术可以对海量的人事档案数据进行快速、准确、全面的存储和管理，避免了传统管理方式耗费人力成本和效率低下的问题。另一方面，大数据技术还可以对数据进行深度挖掘和分析，为人事部门提供更准确的人力资源管理决策和分析结果。此外，大数据库技术还可以为单位提供更可靠、更安全的数据存储和管理方案。采用分布式存储、备份、容灾等技术，可以大大提高数据的安全性和可靠性，避免数据丢失和泄露等不良后果。然而，大数据库技术的引入也带来了新的挑战和问题。例如，对于人事档案的数据隐私和安全问题，大数据技术需要更严谨的数据加密和权限控制机制。同时，大数据技术的引入还需要更多的IT技术专家和专业知识，增加了单位的人力成本和技术投入。

2.云空间储存技术

云空间储存技术，顾名思义，是指将数据储存于互联网上的一种技术。相比于传统的本地储存方式，云空间储存具有数据备份、可访问性、灵活性等优势。在单位人事档案管理方面，云空间储存技术的应用，能够提高数据储存的安全性、可靠性和稳定性，为人事档案管理的工作提供了强有力的支持[4]。首先，云空间储存技术的应用，能够极大地提高人事档案数据的安全性。传统的本地储存方式容易受到自然灾害、电脑病毒、硬件故障等因素的影响，导致数据的损毁或丢失。而云空间储存则通过分布式储存方式，将数据备份在多个地方，一旦某个地方数据受到损坏，也可以在其他地方恢复数据，从而确保了数据的安全性。

其次，云空间储存技术的应用，还能够提高人事档案数据的可访问性。以前，人事档案需要在本地存储，只有在存储位置才能进行管理，对于需要频繁更换工作地点的单位而言，管理起来非常不方便。而云空间储存则可以实现数据的在线储存和访问，只需要连接网络，就可以随时随地访问数据，管理起来更加便捷。另外，云空间储存技术的灵活性也为人事档案管理带来了新的解决方案。传统的本地储存方式会受到硬件容量的限制，一旦数据超出硬件的承载范围，就需要进行扩容或磁盘升级等操作，费时费力。而云空间储存则可以根据需要随时进行扩容，保证数据的无限制储存。

（二）健全人事档案规范化管理制度

人事档案是单位中非常重要的管理文件，记录着工作人员的各种人事信息，如聘用合同、考核评价、晋升任用、奖励惩处等，对于单位的管理和发展起着至关重要的作用。因此，加强人事档案管理，健全规范化管理制度，不仅可以规范管理，提高工作效率，还可以更好地保护档案的安全，维护工作人员合法权益。为了健全人事档案规范化管理制度，首先需要建立完善的档案管理制度，从文件编制、存储、调阅、使用等方面进行规范[5]。同时，也需要加强档案管理人员的培训，提高他们的档案管理专业能力，确保其熟悉、掌握相关政策、法规和操作规程。

其次，要建立完善的档案管理信息系统，采用先进的技术手段，建立信息化档案管理平台。通过这个平台，可以实现人事档案的全生命周期管理，包含档案的申请、审核、编制、存储、查阅和报表统计等功能，大大提高档案管理的效率和准确性。此外，还需要落实档案管理的责任制和监督制度，制定对档案管理人员的管理和考核办法，建立档案管理的考核体系，明确工作目标和责任。只有这样，才能形成有效的管理机制，确保档案管理的规范化、专业化和高效化。通过建立完善的档案管理信息系统，组织能够实现档案管理的数字化、自动化和智能化，提升管理效率和准确性，保障档案信息的安全和隐私。这不仅有助于提升工作效率，还为组织提供了决策支持和战略规划的重要依据，提升了组织的竞争力和可持续发展能力。建议各组织积极推动档案管理信息系统的建设，使其成为信息化管理的重要工具，为组织的发展和成长提供有力的支撑。

（三）不定期检查人事档案管理的概况

在单位的人事档案管理中，不定期的检查被认为是一项非常重要的工作。这项工作可以有效地帮助管理人员发现档案管理中存在的问题，并及时采取措施进行纠正，以确保档案的安全性和完整性，进一步提升管理工作的效率与水平。不定期检查是指在规定的时间内，不定期对单位的人事档案进行检查。这种检查方式通常不容易被预知，以保证其有效性和客观性。通过不定期检查，可以深入了解档案管理工作的实际情况，以及各部门执行档案管理制度的具体情况。此外，不定期检查还可以检测管理工作中可能出现的各种问题，如档案的缺失、损毁、遗失以及虚假记录等等。这些问题一旦被顺利发现，就可以及时采取措施，防止问题进一步扩大。对于单位的人事档案管理人员而言，不定期检查还可以促进自身的专业水平和技能的提高。通过不定期检查，他们可以不断了解到其他部门及行业相关的先进管理经验和工作技巧，以及其他单位的管理工作经验。这些可以成为其自身工作的宝贵经验，使其自身的职业规划和发展更加明确和顺利。值得注意的是，不定期检查需要进行科学规范，保证其客观性和准确性。在进行检查前，需要确定检查的目标、范围、时间和方法，并选择专业人员对档案进行抽查、复核和核对等操作。检查过程中还要保持秩序、规范。对于查出的问题和缺陷，应当进行详细的分析和记录，并及时采取措施进行整改。

（四）搭建高素质人事档案管理团队

在单位的人事档案管理中，搭建高素质的团队是至关重要的。由于人事档案管理涉及大量的敏感信息，需要高度的保密性和规范性，因此需要一支具有专业素养和高效能力的管理团队。如何搭建这样一支团队，成了当前人事档案管理的主要挑战之一。

首先，要搭建高素质的档案管理团队，必须注重招聘和选拔。这需要单位在招聘人员时，要注重对应聘者的专业素质和工作经验的考查，并且还要注重对应聘者的综合素质、职业道德，以及个人的认知能力和创新意识等方面进行综合评估，这样才能够得到最优秀、符合团队要求的管理人员。要加强工作人员对档案安全的教育和培训，提高他们的安全意识和保密意识，确保他们正确使用系统和处理档案信息。还要定期进行安全知识培训和测试，提高员工对安全风险的识别和应对能力。

其次，要搭建高素质的档案管理团队，还需要注重团队的培训和发展。通过不断提高工作人员的专业素质和技能，让工作人员具有更优秀的管理水平和解决问题的能力。同时，还要鼓励工作人员提高创新能力和发扬团队协作精神，让工作人员能够在工作中积极地探索和实践，拥有更丰富的经验和思维方式。

再次，要搭建高素质的档案管理团队，需要注重团队文化的建设。在这个过程中，单位需要强调团队成员之间的沟通和合作，并且还要注重团队各个成员的角色分工和团队目标的明确，这样才能够让管理团队具有更高的凝聚力和执行力。

最后，为了确保高素质的档案管理团队能够持续地发展和进步，还需要注重对团队成员的激励和奖励。要通过合理的激励和奖励机制，让管理团队在工作中充满动力和活力，这样才能够保证团队的稳定性和成果的持续增长。