水利科技信息档案资源开发利用的重要性及措施

2023-09-26谭晓冬四川省水利水电勘测设计研究院

现代企业文化 2023年14期

谭晓冬四川省水利水电勘测设计研究院

水利科技档案资源是水利系统内部重要的不可缺少的信息资源，应力求实现资源共享，为工程技术人员以及决策层或社会提供相应的服务，这就需要将其开发整合，把死档案变成活档案，从而将其潜在价值变为现实价值。

一、开发水利科技信息档案资源的重要性

1.学术研究支持。水利科技信息档案资源承载着水利行业学术研究的基础。通过研究这些档案，可以了解水利领域的发展历程、技术进步和创新成果，为深入的研究工作提供指导和促进。

2.技术进步推动。水利科技信息档案资源是推动水利技术进步的重要驱动力[1]。通过整理和归纳历史上的水利科技成果和经验，可以为当前和未来的水利规划、技术审查工作提供参考和借鉴，帮助工程师和决策者更好地设计和实施水利项目，提高效率、降低成本，推动水利事业的发展。

3.决策支持。水利科技信息档案资源能为政府部门和决策者提供重要依据。水利事业关乎国家和民众生活，决策者需要及时获取各类水利科技信息，了解国内外的最新进展和成功经验，从而制定科学合理的水利政策和规划，提高水资源利用效率，保障国家的水安全。

4.收藏和传承文化遗产。水利科技信息档案资源还具有重要的文化价值。在长期的水利工程实践中，积累了大量的科技成果，形成了丰富的水利文化。这些档案记录了水利工程师的智慧和勇气，展现了水利工程对社会发展的贡献。通过开发和保护这些档案资源，可以传承水利文化遗产，激励后人继续探索和创新。

二、利用水利科技信息档案资源的方向

1.数字化和在线化。将水利科技信息档案资源进行数字化处理，建立在线数据库或平台，使其更易于访问和利用。通过数字化，可以将大量的纸质档案转化为电子文件，提高信息检索的效率和精确性。在线化的数据库或平台可以为研究者、决策者和从业人员提供便捷的获取和分享渠道，促进信息的交流和传播。

2.知识图谱构建。利用人工智能和自然语言处理等技术，对水利科技信息档案资源进行知识图谱的构建。通过对档案资源中的关键信息进行语义分析和关联整理，形成结构化的知识网络，帮助用户更好地理解和应用其中的知识。知识图谱的构建能够提供更高层次的信息组织和关联，为用户提供更深入、全面的水利科技信息服务。

3.数据挖掘和分析。利用数据挖掘和分析的方法，从水利科技信息档案资源中挖掘出有价值的知识和规律。可以运用机器学习和统计分析等技术，对档案资源中的数据进行挖掘和分析，发现隐藏在大数据背后的信息和模式，为决策者提供科学依据和预测预警。数据挖掘和分析的结果可以帮助水利行业更好地把握发展趋势、优化资源配置、提高工作效率。

4.创新应用和技术转化。利用水利科技信息档案资源来推动创新应用和技术转化[2]。通过研究历史上的水利科技成果和经验，结合当前的科技进展和社会需求，探索新的水利技术和解决方案。可以将已有的成功案例和技术成果进行改进和优化，开发出适应新时代需求的新产品、新技术或新服务，推动水利科技的创新和实践应用。

5.服务多元化，发挥档案信息应有的潜在价值。提供常规的档案文件目录查询，复印件、影印件、资料的借阅，相关咨询服务等。必要情况下，还可以适应社会需求的变化，在无损于国家和单位利益的前提下，打破只为本单位服务的旧思维影响，寻求更为有效的服务新途径，提供变封闭性为开放性的、能接纳社会其他需求的公共信息资源，使静态服务变为动态服务。其多元化服务方向包括：1.技术咨询和评估：利用水利科技信息档案资源为政府部门、企事业单位和工程项目提供专业的技术咨询和评估服务。通过分析档案资源中的实践经验和技术成果，对水利规划、技术审查等工作进行可行性评估、技术方案优化等，提供科学的建议和解决方案。2.创新研发和技术转移：通过研究水利科技信息档案资源中的成功案例和技术成果，开展创新研发工作。结合当前的科技进展和社会需求，推动水利科技的创新和实践应用。同时，通过技术转移，将档案资源中的优秀成果向企业、行业和社会进行推广，促进技术的商业化和产业化。

三、开发利用水利科技信息档案资源的措施

1.树立全员信息意识，为开发利用水利科技信息档案资源开辟渠道。水利科技信息档案的价值只有得到充分开发和利用才会得以体现，为此，科技信息处要尽可能地采取现代方便快捷而又通俗易懂的有效宣传方式（如建立专用档案信息查询App 等），让更多的部门和人员了解和认识水利科技信息档案资源与自己工作紧密相连的重要性和实用性，并通过成功案例的现身说法，来激发大家重视水利科技信息档案的价值和重要性，更加自觉地关注并主动将这些科技信息逐渐融入具体的工程管理、设计中去[3]。

2.树立核心信息资源管理理念。树立核心信息资源管理理念是有效利用水利科技信息档案资源的重要措施。树立核心信息资源管理理念包括：1.制定明确的信息资源管理策略：制定水利科技信息档案资源的管理政策和指导原则，明确资源的收集、整理、存储、检索、利用和保护等方面的要求，确保信息资源的高效利用。2.建立规范的信息资源管理系统：建立完善的信息资源分类、编目和标准化管理体系，将水利科技信息档案资源按照一定的分类标准进行整理和归档，确保信息资源的统一管理和高效利用。3.强化信息资源保护措施：建立健全的信息资源安全管理制度，包括信息资源的备份、加密、权限访问控制等措施，确保信息资源的机密性、完整性和可用性。

3.努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力。努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力是有效利用水利科技信息档案资源的重要措施。以下是一些可以采取的方法：1.组织培训和学习活动：定期组织针对档案管理人员的培训和学习活动，包括档案管理理论、法律法规、信息技术等方面的知识培训，帮助他们了解行业发展趋势和最新的管理方法。2.建立专业交流平台：建立内部或外部的专业交流平台，鼓励档案管理人员参加学术研讨会、行业交流会等活动，与同行进行经验分享和学习，提高专业水平。3.制定职业发展规划：为档案管理人员制定个人职业发展规划，明确晋升渠道和岗位要求，提供培训机会和晋升通道，激励他们积极提升专业知识和业务能力。4.鼓励学习与研究：鼓励档案管理人员主动学习和研究新的技术、法规和管理方法，提倡阅读相关专业书籍和期刊，参与科研项目或撰写论文，不断提升自身的专业素养。5.建立导师制度：建立档案管理人员的导师制度，由经验丰富的资深人员指导新人，传授实践经验和专业知识，促使新人快速成长并提高业务能力。6.推动继续教育：鼓励档案管理人员参加相关的继续教育课程和认证培训，获取专业学历或证书，持续更新知识和技能，适应行业发展的需要。7.加强团队合作和交流：鼓励档案管理人员之间的团队合作和交流，促进知识共享和经验传承，共同解决问题和提高工作效率。

4.建立健全信息应用机构。为了使单位科技信息的开发利用得以最大程度地发挥，给决策者提供准确全面的信息，应跳出单纯部门或技术等小圈子，建立核心的或专职的信息应用机构，使信息被集中统一处理和共享，以免有价值的信息流失浪费。

5.建立大数据库，全面实现档案收集管理信息自动化，实现资源共享。为促进单位各部门间或与社会同行的相互合作，提高整体水利科技管理水平和办事效率，本着“共建、共享、互惠、互利”的原则，有必要建立强大的综合信息数据库，打破各部门原有的封闭专属系统，向开放的共享系统转变，有效提升信息利用率，解决科技资源与本地经济发展不相匹配的现状，从而使决策更科学、管理更精细、运转更协同，全面实现科技档案管理信息化。水利信息档案收集工作的自动化有两个前提条件，其一是使档案存储介质由实物形态转变为数字化形态，即将所有文件、设计图纸通过人工录入、扫描输入计算机，在相应软件格式转换下使图纸矢量化，形成PDF、JPG、TIF 等图片档案。其二是结合我院实情，利用钉钉办公软件的低代码开发平台，开发独属于我院的档案管理系统，使各部门档案实现无缝连接，方便各部门随时归档。届时传统的收集工作将不复存在，取而代之的是先进的档案管理系统和大数据库。

6.建立激励竞争淘汰机制。水利科技信息档案的开发利用效果不佳，原因之一是激励机制不健全，信息人员在收集、整理、分析、检索信息过程中花费大量脑力、体力，却得不到相应的与价值相符的补偿，从而影响了工作热情。为此，要解放思想，打破旧的体制，建立以激励和竞争淘汰为核心的实效体制，促进和调动信息机构及其他部门或个人的积极性和创造性。对那些充分开发利用水利科技信息档案、敢于担当、主动挖掘和创新、成绩突出的部门或个人，要给予如升职、职称评定、一次性物质奖励等不同方面的褒奖，特别是对于处在工程技术及管理一线的人员，甚至是管理干部，形成能者上、庸者下的干事创业良好氛围。

四、我院水利科技信息档案现状、成效及进一步开发利用的建议

1.水利科技信息档案现状。目前，本院对水利科技信息档案实行的是集中统一管理。一是在水利科技信息档案文件材料收集整理方面，硬性要求各分院、各科室按各项目从规划、项建、预可研、可研、招标、技施、设计总结、监理及竣工各阶段的最原始资料到最后成品资料都整理成册归档（旧水利院政策）。现在的水利规划研究院由于工作性质的变化，档案文件的收集将不再以工程设计阶段分类。二是采用了“三审”负责制来归档资料，具体方式如下：项目负责人进行第一轮审查，负责确保项目归档资料的完整性和规范性；档案管理员进行第二轮审查，负责核实项目归档资料的完整性和准确性；档案主管进行第三轮审查，负责验证项目归档的竣工资料的完整性、准确性和规范性。此外，根据规定，只有通过归档资料验收的项目，才能进行财务结算。这样做可以确保水利科技信息档案材料的收集是全面、完整和准确的（旧水利院政策）。目前，水利规划设计院采用了分院领导、部门领导和项目负责人的“新三审”责任制度，以更加简化和方便的方式管理归档资料。三是在水利科技信息档案资源开发利用及信息化建设方面，随着地形图电子版的普及，管理上也从传统管理调整为地形图纸质版和电子版并存的模式，并做好涉密安全工作。同时，水利科技信息档案按工程、阶段、专业分类保存，对电子文件建立备份，拷贝刻盘并异地保存，提高了电子文件借阅、查阅的频率，一旦单位引进合适的水利科技信息档案管理软件后可以直接导入数据库（旧水利院政策）。水规院的政策发生了根本性的变化，档案的开发利用只涉及审查工作、行政工作，对地形图之类的涉密文件完全没有了交集。四是将如升职、职称评定、一次性物质奖励等不同方面的褒奖引入到激励竞争淘汰机制中，极大地调动科技信息处及其他部门或个人的积极性和创造性。诚然，本院水利科技信息档案管理和利用还有不完善的地方，主要表现在，一是将档案信息资源上升到核心信息资源的管理理念还不够，充分利用现有信息资源发挥作用的意识还需加强，个别业务部门档案意识较弱，导致个别工程案卷归档不及时，甚至部分档案信息流失。二是全面数字化进程较缓慢，大数据库尚未建立[4]。这些问题都不同程度地影响到水利科技信息档案的开发利用，必须加以高度重视，并拿出切实有效的办法尽快予以解决。

2.水利科技信息档案利用效果显著。一直以来，旧水利院科技信息档案资料管理始终坚持服务本院生产建设的指导思想，大力开发水利科技信息档案资源，较好地发挥了水利科技信息档案的服务功能，取得了较显著的经济效益和社会效益。比如：我院设计的紫坪铺水利枢纽工程，“高坝、高流速、高边坡”是其三大特点，同时又是三大难点。迄今为止，国内外在如此复杂的地质条件下的已建类似工程基本没有现成经验可借鉴。面对此困境，我院迎难而上，收集查询了大量国内外工程档案信息资料，对其进行分析、研究，吸取经验、教训，在各施工阶段，不断优化设计，确保工程安全及工程质量，圆满完成了这项大型水利枢纽工程设计，经10 多年的正常运行及5.12 汶川大地震后抗震救灾的非常运行，目前仍然良好，充分印证了当初项目设计的合理性及工程质量的可靠性。由此可看出，水利科技信息档案资料给工程设计提供了强有力的技术支持和质量保障。又如我院设计的瓦屋山水电站，在设计过程中通过对档案原始资料的查考，获得了大量的技术参数等可靠数据和理论依据，同时又查阅了其他相关工程的大量竣工资料档案，不断优化，采用大量的新技术新方法，成功地解决了高水头、大流量、高边坡、地质条件复杂等带来的一系列复杂技术问题，避免了大量不合理的人力和费用的投入，有效控制了项目的工程量和费用等，节约了资金，达到了预期效果。目前，电站已安全有效运行十几年，发挥了巨大的社会和经济效益，是我院为之骄傲和自豪的精品工程之一。类似案例举不胜举，从2004 年至今，我院获得部级、省级等优秀工程一等奖、二等奖共计四十余个，仅2014 年至今就有国内外科技查新点34 个。新成立的水规院作为省水利厅的直属技术支撑部门，虽然不再涉及工程设计类的档案管理工作，但行政类、审查类、咨询类的文书档案却也不会减少大家的工作量，同志们始终在饱满的档案管理工作中翱翔着。

3.对进一步做好我院水利科技信息档案管理及信息资源开发利用的一点建议。针对我院水利科技信息档案管理及信息资源开发利用存在的问题，首先要树立全员信息意识，通过成功案例引导大家重视水利科技信息档案的价值和重要性，并自觉地关注，主动将这些科技信息逐渐融入具体的工程管理、设计中去。其次，要加强档案管理人员的专业知识和业务能力的培养。最后，也是最重要的就是要重视并加快建设独属于我院的档案管理系统，全面实现档案收集管理的自动化、智能化。