单位档案管理创新与服务模式的改革对策

2023-09-26李坤云广东省船艇训练中心

现代企业文化 2023年14期

李坤云广东省船艇训练中心

为促进单位持续发展，不仅要不断提升单位服务能力，还要加强各项管理工作，培养更多优秀的服务人才。为此，需要不断强化档案管理工作，收集详细、准确的档案信息，并且及时进行归档、分类，采取有效的保存管理措施，确保信息的真实性、完整性，为信息利用提供服务。还要结合具体的使用需求制定管理方案，详细划分档案等级，保障档案信息的安全性。在新形势下，单位迅速发展，新技术、新方法不断引入，档案管理工作要求随之提升。为发挥档案管理工作效果，需要创新管理方法，同时革新服务模式，满足各个部门、岗位的档案利用需求。

一、单位档案管理内容

档案管理属于单位的基础建设内容，单位中的所有职工都应该了解档案管理的内容，并且充分认识到档案管理的重要价值，保障所有职工都可以积极配合档案管理工作，使各个环节能够顺利落实[1]。在实际管理中，需要明确内容，然后确定管理步骤。档案管理工作涉及多项内容，包括档案收存、立卷归档、保管利用等等。档案类型可以分为行政、人事、财务和业务四种。行政档案包括各类文件和各部门的工作总结、计划文稿等等，也包括各种会议通知、报表、记录等。在实际管理的过程中，必须遵守制度规范，建立专门的档案管理办公室，对档案资料进行统一管理。档案室要做好正本档案管理工作，确保原始部门使用档案为副本，以此避免档案丢失。在立卷、归档环节中，具体包括筛选、分项、立卷、标号和归档几项工作。文件资料需要进行等级和类型的划分，按照归档时间进行编号，确保立卷的规范性[2]。在实际归档时，应该确保内容真实完整，保障档案具有较高的实用价值，并且根据要求做好保管工作，为以后各部门的查询、使用提供便利。重点强化安全保密工作，避免隐私信息泄露或者信息档案损毁等问题。

二、新形势下单位档案管理工作的变化

（一）档案载体变化

在新形势下，单位加快了建设脚步，档案管理工作也因此发生变化。在传统管理模式下，主要管理纸质档案，采取纸张记录、实物保存的方式。纸质档案的保存难度较大，如果长时间存储，会出现纸张发黄的情况，使阅读受到影响。如果环境潮湿，还会出现发霉、腐坏等问题[3]。从使用的角度分析，纸质档案很难调阅，需要多个环节检查和审批，在档案室中根据分类进行查找，花费时间较长。一些档案必须定期更新，纸质档案更新必须先向上级主管部门申请，不仅要进行审核，还要经过证明、盖章等多个环节。虽然环节严谨可以确保档案信息安全真实，但也会浪费很多时间和人力。新形势下，单位开始进行信息化建设，档案载体也因此发生变化，纸质档案数量逐渐减少，数字档案数量增多。可以直接在计算机数据库中存储数字档案，有效解决寿命短、调阅困难、查询耗时等问题。在使用方面，可以采用线上审核、线上传输的方式。虽然数字档案增加了使用存储的便捷性，但也为管理带来了新的问题。因为随着档案载体的变化，各个环节也发生了变化，需要及时调整和改进。

（二）档案性质变化

在传统的档案管理中，单位会设置专门的管理部门或人员负责管理工作，其普遍具有独立性，与其他部门合作沟通较少，所以难以获取资源，影响档案利用率，呈现出私人化特征。在新形势下，档案不再私人化，而是逐渐转为公共化。越来越多的单位开始建立信息库以及共享平台，部门之间的共享交流频率提升，不仅查询、存储等工作更加便利，档案利用率也明显提升，使各个部门的档案查询与使用需求得到满足[4]。不仅如此，传统档案以记录和复制功能为主，用于保存各种信息，便于使用查询。在新形势下，档案性质发生变化，在信息记录的基础上，更加注重档案服务特性，会从浏览、查询、数据分析等多个方面着手，同时实现档案动态更新。档案管理服务于单位中的各个部门，资源共享程度较高，各部门通过共享平台获取档案信息。同时也可以为外部需求提供服务，需要不断创新服务模式，使资源浏览更加便捷，提升资源利用率，为单位的人才流动、资源配置提供更多依据。

（三）管理模式变化

在传统模式下，档案管理普遍采用人工管理的方式，单位会培训专门的管理人员，负责落实各项管理工作。虽然可以在一定程度上满足档案管理的需求，但也存在很多弊端。在实际工作中，档案管理水平会直接受到人员素质的影响。人工管理模式的效率相对较低，且容易出现人为失误的情况，管理水平和服务质量难以保障[5]。在新形势背景下，档案管理模式发生变化，越来越多的单位采用信息化的管理模式，利用传输、打印、扫描等现代化设备，提升档案备份效率，减少档案丢失、损坏等问题。各项设备操作简单，经过简单的指导学习即可掌握。在信息化建设不断深入的背景下，档案管理模式发生翻天覆地的变化，从原本的人工管理逐渐向数字化、智能化的方向转变，极大地提升了管理效率，也能进一步确保档案安全，并且节省人力资源。

三、新形势下单位档案管理创新与服务模式改革

（一）转变观念，完善技术

在新形势下，单位的档案管理工作发生巨大的变化，为满足档案管理与使用需求，需要创新档案管理和服务模式，提升管理和服务质量。首先，需要转变传统观念，强化服务意识、信息观念。单位应该对档案管理岗位进行详细划分，明确各岗位部门的职责任务和工作范畴，投入更多资金资源，为管理革新、服务优化提供条件[6]。在实际建设中，应该开展有效的宣传与教育手段，提升各部门人员对档案管理工作的认识，使部门之间形成良好的配合关系，便于档案管理工作的开展。同时也要加强新技术、新方法的推广，促进模式改革的深化推进。可以从档案管理内容、服务流程、利用效率等多个方面着手，加强管理工作、服务理念的宣传力度，使单位所有职工都认识到档案管理的重要性，并且树立服务意识。与此同时，促进新技术、新方法的宣传，组织开展技术研发活动，采用产学研合作模式，联合各大高校、科研机构等组织，针对单位档案管理与服务中存在的技术问题进行讨论，结合实际革新管理服务体系。重点强化档案加密、存储等工作，并且促进新技术、新方法的推广。

其次，应该完善技术手段，加强信息化建设。可以采用阶段性建设的方式，加强验收工作，在档案管理创新与服务模式改革中，充分发挥信息技术作用。可以从管理层入手，既要强化基层职工的工作主动性，也要提升管理层对档案管理的重视程度，由管理层带头组织开展教育宣传、培训激励等活动，引导单位中所有职工开展档案管理、技术革新工作。在实际建设的过程中，可以广泛征集所有职工的意见和建议，了解档案使用需求，根据反馈优化档案管理服务，彰显服务的便捷性，有效提升档案利用率[7]。可以开通电脑、手机等多个终端，实现24 小时档案服务，全面提升档案利用率。可以建设智慧档案馆，运用大数据、云计算等技术手段，基于传统存储与管理模式进行优化和创新。采用档案云存储的方式，存储各类档案信息，然后利用智能技术挖掘数据价值，提升档案数据信息的利用率，使档案管理向智能化的方向发展。以档案收集来说，可以利用大数据技术进行收集，提升档案收集效率，满足实时获取档案信息的需求。与此同时，构建大数据平台，采用RFID 技术进行智能信息分类，有效提升编目效率，满足区位存储的需求。可以建立更加完善的档案管理制度，配合具体的工作模式，将单位管理与档案管理联系在一起，使各个管理环节更加规范，实现全过程、全生命周期的智能化档案管理。重点强化物联网RFID、语音识别、AI 等技术的应用，结合红外感应器等设备，建立全满智能采集、数据互联的管理系统，促进信息之间的关联性，实现纸电统一管理。

（二）建设基础，搭建平台

在创新改革的过程中，应该加强基础设施建设，加大硬件与软件设施的投入力度，构建完善的管理体系。应该结合实际更新档案室中的基础设施，将破旧的资料架淘汰，更新为独立带锁的新资料架，使用密码文件柜存储高机密文件，避免重要文件丢失或信息泄露[8]。完善档案室内的通风设备，可以应用智能管理设备、数字化设备，包括音频采集、硬磁盘、扫描仪等等。可以采用扫描仪扫描纸质文件，将其转化为数字档案。通常，扫描仪可以分为胶片式和滚筒式两类，可以根据实际需求选择。音频采集、数字化转化设备也有很多种，在音频类档案资料不断增加的情况下，此类设备的作用日益凸显，可以转化声音信号，将音频资料转化为数字信号存储在计算机中，既可以确保存储安全，也可以为信息调用提供便利条件。应该不断更新系统软件，实现批量化音频档案处理。采用硬盘阵列、硬磁盘等数字存储设备，满足超大容量存储需求。在强化基础设施的同时，也要不断升级系统软件，结合管理需求引进新软件、新系统，丰富功能模块，使管理和服务更加便捷、多元。

与此同时，应该加强共享服务平台的搭建。可以建立智慧档案馆，使用大数据、物联网等技术手段，结合智能密集架、多媒体液晶触摸屏等设施与系统，建立完善的管理体系，全面提升管理质量。可以采用智能采集的方式，同时增加自定义表单等新功能，实现自动化管理，促进标准化建设[9]。要从档案收集工作入手，发挥信息技术的优势作用，提升归档、整理、著录等工作的效率，同时减少人力资源的投入。可以建立专业化的共享平台，确保信息共享的安全性和便捷性。重点强化安全管理，可以采用流程驱动管理模式，搭载组织、门户、集成等底层引擎，结合实际管理情况，提供各种解决方案，实现数字化管理，满足个性化服务需求。利用平台，不仅可以进行统一存储，也可以实现档案关联、一键分享、元数据设置、鉴定销毁等功能应用，有效提升管理效率与服务质量，同时切实维护档案安全。

（三）健全制度，培养人才

在落实档案管理工作的过程中，必须严格遵守《档案法》，结合工作实际制定档案管理制度规范。首先要明确的是档案归档制度，详细划分档案归档范围和归档要求。以文书档案来说，归档文件材料必须齐全、准确、完整。在归档的过程中，需要做好分类并标注准确的编号，保障归档的科学性。应根据要求按年份进行归档，结合《文书档案保管期限表》进行期限划分。长期和永久档案在归档过程中，应该编制《归档文件目录》，并且一式三份，附上年度归档说明。其次，强化档案保管以及库房管理，制定明确的制度规范[10]。对单位来说，档案是重要的财富和资源，需要坚持统一管理原则，制定科学的管理方案，确保档案完整与安全。管理人员需要认真鉴定、审查移交档案室的各个档案，确保内容齐全、准确，同时做好加工、分类、编目等工作。在档案移交和接收的过程中，需要根据规范填写《移交/接收记录表》。应落实专人负责制度，坚持“谁保管，谁负责”的原则，严格落实各项管理制度，确保人员忠于职守。要做好防火、防潮、防虫等工作，可以采用智能化温室控制系统，自动调节室内温度和湿度，避免出现受潮、发霉等问题。严禁在库房中吸烟或存放易燃易爆品。此外，要重点完善档案保密制度，加强教育普法工作，确保档案人员可以严格遵守《保密法》《档案法》等相关法规，严格执行单位制定的保密守则，避免档案信息泄露。同时采用现代化的安全管理技术，针对数字档案，通过使用密码、指纹识别、面部识别等技术进行安全防护。

在人才培养方面，应该加强培训教育与宣传工作，提升单位职工的档案管理和服务意识。各个部门必须积极配合档案管理工作，并且主动参与改革，承担文件积累、文件收集等职责。部门对档案文件进行初步处理，然后根据制度规范要求移交给档案室进行统一管理。每个部门都需要设置专门的档案管理人员，为档案管理工作的开展提供人力支持。在实际管理中，必须坚持以人为本的服务理念，发挥信息技术的优势作用。可以创建专门的档案服务机构，既要完善硬件和软件设施，还要配备专业的管理人才。一方面，加强人才选聘工作，选聘专业的档案管理人才，确保人才掌握管理知识，具备服务意识并掌握先进技术。另一方面，加强培训与考核工作。根据实际管理需求，组织各类培训活动，扎实管理人才的专业基础，同时促进新技术、新方法的普及。落实严格的考核工作，根据考核结果进行人员评价，然后实施对应的奖惩措施，以此提升档案管理人员的工作积极性。