档案数字化建设与企业档案管理研究

李华

摘 要：作为企业发展过程中的重要工作类型，企业档案管理工作的重要性毋庸置疑。而在信息时代背景下，伴随企业规模的持续扩大，其日常所产生的数据量同样极为庞大，给档案信息管理工作带来了诸多挑战。为此，需针对档案展开数字化建设工作，进而在提高工作效率的同时，满足新时代对于企业的发展要求。文章简述了档案管理与数字化建设重要性，基于对档案数字化建设要点的分析探讨了其建设优势，提出了几点数字化建设与有效管理建议，希望能够为同行业工作者提供一些帮助。

关键词：档案；数字化建设；企业；管理；建议

互联网信息技术的优势已经融入各行业，并进一步提高工作效率。企业档案管理工作融入互联网信息技术，可助力企业实现档案数字化建设，并为庞大的档案信息提供全面管理的方便条件。因此，部门和领导要重视档案数字化建设，加大推动互联网信息技术的应用力度，奠定企业持续发展的重要基础。

1 企业档案管理与数字化建设的重要性

1.1 有助于提高档案管理质量

企业档案数字化建设在信息时代背景下已经成为匹配时代发展规律、提高档案管理工作效率的整体趋势，可起到进一步优化档案管理工作的作用。原本的纸质档案信息通过上传至云端，可实现原始信息的数字化转换，打破以往纸质档案利用方面的空间与时间限制，确保档案信息在有需求利用的情况下被更多利用者及时调阅与分析，解决以往的档案封闭化管理所带来的一系列问题，达到服务型工作状态的转化目的[1]。信息化技术手段的使用，促进整个档案保存流程表现出永久性特征，解决以往纸质档案易丢失、易破损等问题，保证档案信息资源的配置合理性，为企业在决策与长期发展过程中提供更为优质的服务条件。

1.2 匹配新时代发展需求

信息时代背景下要求企业的发展将档案管理作为优先考虑的工作类型，明确其在企业发展过程中的战略地位。为此，建议组建档案信息职能部门，负责纸质档案的数字化转换与新产生档案数据的上传、管理、分析等工作，实现信息资源高效共享与应用目标[2]。各个部门的员工同样需要根据其自身职位分配包含不同权限的档案提取账号，将档案信息在技术、管理等层面的应用优势予以充分发挥，为员工提供更多的信息使用方便条件。还需加大对档案信息的筛选力度，做好对应的信息整理与服务工作，确保筛选获得档案信息的真实性与完整性，奠定后续企业科学决策的参考保障基础。

2 档案数字化建设要点分析

2.1 文书电子档案整理

对于企业来说，在其日常经营管理过程中，各类的文书档案产生量极为庞大， 保证档案信息的管理效果较为关键。首先是內部文件。依照不同部门、不同保存年限、不同保密等级等进行分类整理、保管，同时做好数据备份工作。这样，即使一个服务器出现问题，仍有备用服务器与云端服务器保存了相应档案信息[3]。为此，建议组建相应的档案管理系统，做好分类整理工作，提供更多的服务条件，确保文书档案文件目录及时更新，为后续查找与应用提供方便。其次是外来文件。档案管理人员需定期对外来文件进行收集与整理，并做好相应的数字化扫描工作，确保档案信息可完整上传至云端。此外，需做好网络办公系统的配套工作，各类公文的审批、传递、盖章等流程均能够在网络层面操作，进而将工作效率与质量进一步提升，确保整个工作流程的透明性与清晰性[4]。无论哪个环节出现问题，均可依照对应的网络足迹进行问题溯源，及时定位第一责任人，避免出现责任推诿现象。针对已经整理完毕的文件类型，要求档案管理部门展开相应工作，确保存档的统一性，明确各类档案信息的保密等级与具体的保管期限，确定分类号与档案号，以方便后续工作人员的信息查阅与随时调用。

2.2 科技电子档案整理

对于某些生产型与研发型企业来说，在其日常运营环节涉及的技术类文件数量较多，例如设备图纸、组织方案等，需依照科技档案的种类做好分类与归档工作。对于较为重要的设备、技术方案等应及时展开档案存储，完整扫描相应档案信息，例如购置合同、设备配置清单、保修细则等，将多种信息上传至云端平台[5]。为进一步保证档案资料的安全性，建议以U盘存储、光盘刻录等方式同步展开备份工作，进而起到双重的档案信息保护作用。

2.3 会计电子档案整理

对于企业来说，其财务信息需及时展开数字化档案建设工作。首先是工资单。需确保所有员工信息完整记录于档案，并应进行实时更新，明确每个员工的部门、职责、工资、保险等[6]。员工对工资产生疑问，需确保档案查找的及时性，确保能够在第一时间获取到合理解释，确保整个工资发放环节的透明与公平。其次是在企业运营环节包含了诸多资金出纳内容。需及时将账本信息存储于云端，保证数据化操作效果。所有的资金流通行为均应进行及时记录与整理，对应的每一笔资金流动均能够在第一时间找到对应部门与审核人员，并同步开展电子签名上传等工作，确保账本数据的真实性与有效性。

3 企业档案数字化建设优势

3.1 高效的档案信息处理

企业日常运营过程中所产生的数据量极为庞大，其中包含了组织各类活动的时间、内容、手段以及文件资料等，若依旧选择使用纸质文件对内热用进行来记录，则在难以保证保存长久性的同时，也极容易由于填写不规范等原因导致后续使用较为困难。而在对纸质档案进行数字化转换后，将进一步提高档案信息的使用有效性，在短时间内即可将档案信息高效传递给各个部门，充分发挥其信息价值。以企业需要针对设备展开更新与技术改造为例，过程中往往会产生较多图纸，在对图纸进行CAD数字化转换后，可确保每一项变动记录的及时性，并可根据日期进行分类存储，方便工作人员随时进行调用[7]。从实际情况来看，相较纸质图纸，数字化图纸的灵活性更强且生命力更为旺盛，全面提高了企业的工作效率，并基于数字化信息提供给了企业更高的档案使用价值。

3.2 档案分类科学合理

从以往的实际档案管理情况来看，由于工作人员不具备科学整理档案信息的意识，工作过程中强制性的规范制度始终处于缺失状态，使得即使有该部分工作人员根据标准进行了纸质档案整理，档案可用性仍较弱。而在展开档案数字化建设工作后，可以使用计算机中的软件自动对档案进行分类整理，简单操作下就可对大量数据进行批量转移与统一命名，为后续档案信息的使用提供方便条件，所有展示的档案信息更为透明与清晰。若工作人员有查阅需求，只需要输入关键词即可进行档案检索，高效化的档案获取更有利于企业维持高质量生产与经营状态。

3.3 及时更新业务知识

档案数字化建设工作的展开，促使档案管理人员能够主动学习更多的计算机云端管理技术，持续夯实自身的知识基础并提高信息化处理、档案维护管理水平，确保档案信息能够在有效的管理流程中维持实时更新状态，进而确保收纳档案数据的真实性与可靠性。对于企业来说，不断学习先进管理内容并及时对自身的知识储备进行更新的档案管理人员，是维持企业高质量发展状态的重要后备力量之一。

4 企业档案数字化建设与管理建议

4.1 建设档案目录数据库

依照国家档案局有关档案数据库的建设标准，建设并持续完善档案目录数据库极为关键。档案管理人员首先对档案进行分类，依据档案的名称与具体内容，将关键数据输入计算机进而形成相应目录数据库。员工可基于此类数据库进行快速的资料检索，并提供给管理人员更多的便利条件[8]。档案目录数据库的建立对于企业来说同样十分重要，可借助网络传输模式将企业的状态变化记录于数据库，进而起到信息资料实时更新的作用。企业档案管理人员可确保所查阅数据的更新及时，保证其使用方面的有效性，整个管理流程也更为有序。

4.2 建立档案专题数据库

为满足部分特殊的检索需求，一般需要建立档案专题数据库。以馆藏档案为例，仅仅凭借目录无法确保所有检索问题的定位及时性。伴随客观需求的持续变化，集中利用档案的情况时有发生，因此建立档案专题数据库可保证档案数据利用的全面性与有效性。建议针对馆藏内容预先确定对所有专题数据的具体布局，基于需求分批展开专题数据库的建立，并依据具体内容与检索需要持续完善数据结构。

4.3 打造数字化档案服务工程

局域网、互联网是数字化档案利用服务工作打造的关键平台类型。因此，需基于安全管理制度、数字加工技术以及网络运行机制联合处理数字化档案信息。通常情况下，数字化档案服务工程需要使用数字水印或防火墙技术，在技术层面保证数据使用的安全性，并充分利用网络确保档案可发挥其法律效应，以远程的方式提供给使用者更多的数字化档案便利使用条件。

首先是局域网层面的数字化档案使用。依照《干部人事档案工作条例》第四章第二十三条的相关标准，所有用户在局域网环境下均享有档案信息检索权限，可借助于目录数字化档案进行全文扫描，基于计算机软硬件配合实现数字化档案转化。由于当下已经逐步完善了对数字化档案信息使用层面的法律法规支持，进而保证了在档案管理过程中实际融入到电子政务供应的新方法。其次是互联网层面的数字化档案使用。基于档案网站，可使用CA认证等方法，为领导提供远程数据审批的条件，并可根据实际需要对档案进行远程查阅与打印等[9]。以CA证书发送给相关单位或立档单位为例，可为CA用戶提供远程的法律证明文件，其也是数字化自身法律效应予以展现的主要过程，可减少由于异地因素而带来的现场查阅不便，继而真正将数字化档案管理与电脑政务相结合，使其变为现实应用场景。

4.4 培养档案管理人员互联网思维

对于档案资源管理来说，在信息时代背景下多为利用网络平台与信息技术，因此需提高对培养更多档案管理人才的重视，并强调协助管理人员树立互联网思维，其也是打造高素质档案管理团队的重要基础[10]。由于档案管理工作在保密性方面的特殊性，对于档案管理人员来说，在新时代发展背景下，安全维护、网络运营、软件开发等应作为其必需的工作素质。这就要求单位定期组织开展档案管理人员在工作技能方面的培训工作。此外，需持续引进更多网络技术水平较高的高素质人才，使其融入到实际档案工作中，促使档案数字化建设工作，明确其创新与实效的发展方向。

4.5 统一档案管理系统

对于当下的档案管理工作来说，所使用的管理软件需要将其适应性进一步提升，维持系统软件在研发与档案信息化建设发展层面的一致性。此外，需确保对档案业务跟踪了解的全面性，跟随档案信息化标准的创新步伐，做好相应的工作，且需基于企业当下的生产经营模式与实际的工作流程，用以建立对应的档案数据库。如此，方可构建出具有统一性特点的管理系统，相应地，提供给数字化档案运转过程统一的标准平台。

4.6 加大业务监管力度

从当下的企业业务部门实际工作情况来看，企业多数部门并未提高对电子归档环节的重视，因此需强调档案资源数字化建设的重要性，解决在增量档案数字化发展层面的限制问题，进而提高基层信息化工作质量。为此，要求需加大对企业整个档案信息化业务的监管力度，确保增量电子化标准制定与执行的严谨性，并需全面推进档案信息管理系统的定期升级与维护工作，为实现数字化建设在督导与考查方面的常规化目标奠定基础。在档案数字化工作已经初步完成的背景下，针对档案展开数字化建设的要点，应逐步转移至基层单位与基层部门的档案数字化建设层面，要求企业加大科研力度，尽快实现增量与存量档案信息的电子化，达到全面建设数字化企业的最终目的。

结语

综上所述，档案数字化建设与管理在企业运营过程中所起到的重要作用毋庸置疑。从实际情况来看，纸质档案至数字档案的转换，可将档案利用效率与质量进一步提升，进而帮助企业提升自身的市场竞争力。为此，需切实落实相应的档案数字化建设与管理措施，进而为企业的可持续性发展奠定坚实基础。

参考文献

[1]王玉攀.浅谈国有企业档案数字化建设工作存在的问题及对策研究[J].机电兵船档案，2022（06）：78-79.

[2]闫芳.浅议国有企业档案数字化建设问题及其解决措施[J].兰台内外，2022（20）：1-3.

[3]付博闻.企业数字档案馆建设评估工作探讨——以电力勘测设计行业为例[J].兰台世界，2022（04）：12-16.

[4]菅爱爱.浅析电力企业数字化档案馆建设及数字化档案管理技术应用[J].兰台内外，2021（36）：39-40.

[5]孙雁.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].黑龙江档案，2021（05）：52-53.

[6]陈启红.电力企业档案数字化建设及安全保障措施分析[J].城建档案，2021（09）：23-24.

[7]徐桂梅.企业档案数字化外包质量控制的几点看法[J].山东档案，2021（04）：49-50.

[8]张彩平.煤炭企业档案管理数字化建设探讨[J].办公室业务，2020（18）：176-177.

[9]孙先国.档案数字化建设在企业管理中的应用研究[J].科技视界，2020（21）：114-116.

[10]黄婕.利用档案管理数字化提高安全保密控制的策略研究[J].办公室业务，2020（12）：90+95.

（作者单位：陕西省延安市延长油田股份有限公司杏子川采油厂）