新形势下信息化技术在中学档案管理中的应用探索

摘 要：近几年来，学校档案在教育教学改革中发挥着越来越重要的作用。为更好发挥档案价值，需要加强信息技术在档案管理中的应用。本文认为，新时代学校档案管理还存在思想转型不够、数字技术应用不足、支持保障不到位等问题，迫切需要在制度标准化、专题数据库建设、档案安全防护等方面进行探索和创新。

关键字：信息化技术；中学档案管理；创新路径

随着教学改革的深入和新教学技术的应用，中学档案种类日益多样，成为记录学校变迁、教学成果、学生成长的第一手资料，这些档案对于内部管理和教学提升具有重要参考价值。在新一代信息技术应用下，档案管理者要转变思想观念，加大新技术新成果的档案应用，更好发挥档案在教育教学中的作用，推动教育事业高质量发展。

1 信息技术在中学档案管理中的实践向度和意义

1.1 信息技术在中学档案管理的实践向度

信息技术已经融入学校档案管理的全过程。目前来看，学校档案信息化建设初具规模，深化信息技术的应用场景。一是综合档案实现集成化管理。综合档案是学校档案管理的基础。大部分中学已完成存量数字化工作，增量电子化正有序途径，电子文书档案实现了系统化管理。有的学校搭建了基于OAIS功能模型和对档案生命周期的全流程管理，能够实现与学校教学档案、会计档案、学籍档案的一张网覆盖查询。系统集成综合档案收集管理、教学档案同步阅览、学生档案管理个性化管理、远程服务利用、新闻信息抓取采集等业务功能，能够实现对学校各类档案的综合管理、远程服务利用和对档案资源的深度挖掘利用。二是学籍档案实现数据化管理。中学学籍档案是反映学业情况、学校管理的重要凭证，也是查询利用率最高的学校档案。根据学籍档案的唯一性、保密性要求，中学学籍档案已从纸质模式转型为电子管理，并实现了教育系统和档案部门资源互联互通，异地查询为学生提供学历证明更加便利。三是专业档案数据库日益完善。中学档案管理以文书档案、学籍档案为重点，人事档案、教学档案、科研档案等专业档案为支撑的管理模式。部分学校已针对专题档案建立了特色数据管理系统，比如以学科为单位的教学档案数据系统，能够实现学科教学档案高质量利用查找，极大提升了教学科研效率。

1.2 信息技术对中学档案管理的意义分析

一是档案共享利用化。信息化中学档案管理带来的最直接的影响就是档案的共享利用程度加深。在互联网技术的加持下，打破了学校在档案利用层面上的时空限制，使用者可以根据实际快速查找资源，提升了档案的应用價值比如，对于教学档案来说，过去的教学资源以个人或者年级管理为主，教学档案管理平台使全校的优质教学资源得以集成，更有利于发挥了优质教学资源引领作用。二是档案查询便捷化。信息化赋能档案查询，实现了档案服务更优质便捷，在传统管理模式中，查询档案需要在档案室内靠人工翻阅查找，效率低，也造成了对档案实体的破坏。档案信息化运转系统后，工作人员只需动动手指在电脑上查找“电子档”即可查阅档案资料，省时省力，改变了传统查找查阅档案模式[1]。三是实体档案安全化。传统的档案室存储安全性保障不足。目前，有的中学档案室建设通过计算机管理控制，通过计算机、自动报警器、烟感器、监控摄像机等联网监控设备，在关键位置安装红外线探测器，进行24小时无死角监测和报警，相关信息输入中央控制台并通过电脑实现声光报警、自动摄像并记录，满足档案安全管理数字化、网络化、智能化发展需求。

2 当前中学档案信息化应用中存在的问题

2.1 信息化任务繁重，工作效果不显著

中学档案类型众多，包括文书档案、教学档案、学籍档案、财务档案等，这些档案资源在学校发展不同领域都至关重要，因此，对大部分学校来说，信息化规划前都是同步进行的，未区分主次关系。伴随信息化的普及，建设费用也是水涨船高，有的学校每年信息化建设费用直接攀升到百万级别。对于单位来说，信息化资金投入不仅是一劳永逸的，需要同步科技进步进行升级提升，维护费用也是巨大的压力。因此，有的学校在信息化推进中对利用率较高的档案类型进行优先数字化，造成了档案种类在信息率上不均衡性，档案信息化建设的整体质量受到影响。

2.2 支持保障不到位，推进效果不理想

一是思想转型不到位，档案信息化意识薄弱。有的管理人员认为学校不属于行政序列，与民生需求关系不大，无需进行档案服务利用转型，造成了档案管理事业在先天上的不足，资金投入难以保证，系统搭建和安全管理投入不多，档案信息化建设进程不顺畅。同时，领导的不重视也导致档案管理人员进行信息化建设的积极性不高，最终导致了档案信息化建设无法破局，未能最大限度地彰显档案信息化优势。二是制度建设滞后。大部分中学在信息化过程中忽视制度建设，只增加了对外包公司信息化安全保密条款，忽视了内控制度机制建设。

2.3 新技术应用不足，质量效果不明显

随着大数据、区块链、互联网+技术的异军突起，为档案信息化带来前所未有的发展空间。比如，区块链技术能够保障电子文件数据不被篡改和丢失，是目前电子文件保障最新技术成果；大数据通过算法模式能够精准把握利用者的倾向和爱好，为档案服务提供可参考数据，也为信息化建设重点指明方向。从目前来看，中学档案管理还未能充分新技术优势，信息化工作停留在系统搭建和查询利用的趋向上，还未从利用者角度优化服务，对电子档案安全保障技术不够。从技术层面来看，中学档案信息化还处于较低水平。

2.4 档案管理思维弱，创新动力不充足

档案管理工作的思维定式未能从根本上扭转，无法紧跟形势，形成了档案工作的条条框框和思想障碍。档案工作和教学工作结合不紧密，过去学校档案管理工作以文书档案和学籍档案管理为主，且不同部门管理。近年来，中学档案管理面临的时代环境和需求利用都发生了很大的变化，特别是新教学技术应用，产生了大量的教学数据资源，这些资源是提升教学质量、展现教学成果的重要档案元数据，如果依照原来的管理方式，这些档案数据处于分散状态，无法满足教师档案利用的需要，导致档案管理跟不上时代发展，影响学校教学工作进程。

3 信息技术在中学档案管理中的创新策略

3.1 以“三合一”制度为标准，提升档案规范化水平

“三合一”制度对提升中学档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的学校档案资源体系重要意义。该制度将学校档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表在一个规定中规范，更有利于提升信息化的规范化水平。学校档案管理部门要科学制定档案分类方案。档案门类应当包括本单位所有档案门类，分类方法应当采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行复式分类。档号结构以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础。要科学确定归档范围，学校档案门类多，要明确各门类文件材料归档范围，确保档案资料能够全面系统地记录学校真实面貌。教学档案要以提升教学水平为中心，将优质的教学课件、学案等纳入归档范围，为后期查询奠定制度基础。要准确划分档案保管期限，要根据学校档案特点，全面分析和鉴别文件材料的利用价值、凭证价值、查考价值，准确地判定档案的保管期限。学籍档案查询利用率较高，根据学生需求可设置为永久保存。随着学校活动和记录模式的多元化，学校档案载体形式日益多样化，在规范管理文书档案的基础上，也要重点做好照片、录音、录像、网页信息、实物等门类文件材料归档范围和档案保管期限表的研究编制工作。

3.2 以专题档案库建设为引领，提升档案信息化实效

专题数据库是推动中学档案利用的创新手段和形式，也是进行档案数字化主要目标之一，能够为学校决策、教育教学和服务学生提供快捷精准的档案利用。中学档案专题数据库的编制主要包括三个环节：一是确定数据库类型。结合学校发展、教师和学生需求，按照轻重缓急原则，科学划定学校档案数據库的类型。现在比较成熟的划分有学科教研数据库、学生成长数据库等，要借鉴吸收已有的成熟经验做法，建立符合学校实际的主题类别。二是数据采集。文书档案、财务档案可按照常规数字化流程进行加工。对于教学档案、学生档案要分类施策，因地制宜。其中，教学档案数据库是建设重点，在教学档案中有教案、学案、试卷，也有成绩分析、教学效果评价、教学比赛资料等，数量大、类型多。在搭建教学档案数据库时，凡是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体都纳入数字化范围，要对这些类型划分模块，加强教学资源的数字源描述，突出检索利用功能。三是整合利用。不同类型的数据库要统一模式和格式，便于日常查询。要建立数据库访问关口设置、身份验证，对学籍档案、文书档案管理要设置有限访问模式，确保学校数据安全。

3.3 以资源共享为着力点，提升档案信息服务能力

师生对档案信息的需求日益强烈，档案信息化应用场景打造，能够破解海量档案分散管理、群众查档利用困难、档案信息资源共享性差等难题，实现汇集档案资源、打通在线档案数据等功能。首先要打造查询利用一体化管理系统。以档案服务为主轴建设档案驾驶舱，集成搭建“我的档案一键通”“查档一体化”“档案收集”“档案管理”“档案利用”功能模块，上线多个子场景[2]。“我的档案一键通”可以一屏查阅与学科教学相关联的各类档案数据。“档案收集”可实现教师自主上传档案资源，使教师既是利用者也是归档者。其次，推广移动终端查询模式。在政府服务领域，移动客户端查询模式经验已成熟，并广泛应用推广。对于中学档案管理来说，要借鉴手机查询档案服务，让利用者随时随地“指尖查档”的经验，一是使用微信扫描二维码，通过实名认证后即可登录查档。二是下载学校APP，通过实名认证后选择有权限的栏目，点击进入即可实现秒查档案。手机查询企业登记档案服务让查档像“网购”一样方便，更符合移动互联网时代的用户习惯，更有助于节省办事成本，降低学校行政资源消耗。最后，要建立共享思维和激励机制。从教师来说，要更新观念，转变思维，充分认识档案资源共享在自身成长中的重要意义和价值，把共享作为加快优质资源建设的一条重要渠道[3]。从学校来说，要设立专项资金，支持档案共享工作的开展。对教师优质的档案资源，可以采取赎买的政策，让局部优质教育资源发挥更大作用，激励教师自觉主动参与共享。

3.4 以信息技术为保障，提升档案资源安全水平

档案安全是中学档案管理的重中之重，信息化带来便利的同时，也为数据安全建设带来了挑战，特别是随着网络技术的发展，档案管理系统泄密事件逐渐高发。一是要加强数据管理。加强数据管理。把档案信息安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用现代化手段全方位做好档案安全加密防护，加强档案数字化外包服务企业安全约束性管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程；落实技防措施，严格计算机设备、网络、数据光盘等载体管理，建立健全数据库质量，严防失密事件发生。二是强化应急演练处置。结合安全态势和工作重点，选取终端计算机感染勒索病毒、档案信息化搬迁发生安全事故等应用场景，以桌面推演结合实战操作的方式，进行从发现、响应、报告、处理到总结评估的全流程应急处置工作演练，完成检验网络安全应急处置能力、锻炼网络安全应急工作队伍、完善网络安全应急预案的目标。三是落实相关制度。坚持档案查阅、复制、摘抄相关制度，完善查阅、复制、摘抄审批程序，履行网络登记签字等手续，发掘档案利用价值，提高档案利用率。

3.5 以要素支撑为基础，提升档案信息化水平

中学档案信息工作的转型发展，离不开学校重视、资金保障和人才支撑等关键要素支撑。一是强化组织领导，实现档案信息化管理常态化。领导的重视和支持决定了中学档案信息化建设的成败。中学要成立专业化的领导小组，将档案信息化工作列入重要议事日。加强宣传引导，引导全校教职工树立信息化思维，自觉从传统的档案理念中走出来，为信息化建设奠定思想基础。二是强化业务水平，实现档案管理工作专业化。组织档案工作人员进行档案管理方面的专业知识和技能培训，认真学习办公软件系统操作，重点钻研教学档案、文书档案、财务档案、项目档案的信息化工作，熟悉信息化流程和服务利用。三是强化制度建设，实现档案管理的科学化。结合学校档案管理工作实际，制定《档案信息化规范流程》《档案保密制度》《档案查询利用》等规范，完善档案的立卷归档、信息化安全保管、调阅、档案利用等各方面内容，使档案信息化管理有章可循，实现档案管理的规范化、标准化和科学化，确保全部档案资料齐全完整、高效利用、安全可靠。

参考文献

[1]李玉娥，赵诣.浙江省档案馆数字赋能加快推动档案治理体系和治理能力现代化[J].中国档案，2023（02）：23.

[2]肖婷，新形势下高校档案管理发展变革路径——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的思考[J].办公室业务，2022（11）：25.

[3]纪复勇，改变“有车缺油”和“有枪没弹”的尴尬 山东省宁阳县教育局[N].中国教育报，2017（04）：29.

作者简介：公衍国，大学学历，山东省临沂第三十九中学馆员，研究方向：档案管理。