高校档案进馆工作中存在的问题及对策

2023-09-22陈清婵

兰台内外 2023年24期

摘要：高校档案工作是学校发展基础性工程之一。为实现好高校档案服务学校管理、教学、科研等功能，档案要有质量保证。为确保高校档案的规范性、完整性，档案进馆是重要环节。本文分析了新时代背景下加强高校档案工作的重要性，结合安顺学院档案工作实际，梳理档案进馆工作中存在的问题，总结做好高校档案进馆工作的思路。

关键词：高校档案；进馆；问题；对策

在庆祝中国共产党成立100周年的重大历史时刻，7月6日，习近平总书记对档案工作做出重要批示，要求把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。这也是对高校档案工作者极大的鞭策和鼓舞，为做好新时代高校档案工作提供了根本遵循。

1 高校档案工作的重要性

高校档案工作是高校的重要基础工作之一，是衡量高校教育水平和管理水平的一个重要标志。高校档案记载着学校发展的历程，为学校高质量发展提供历史参考与借鉴。发展好、利用好高校档案，可以让学校在发展中吸取有用经验、全面认识教育之发展规律，为学校未来各项事业发展提供智力保证。新时代做好高校档案工作具有十分重要而深远的意义，高校档案人要以高度的责任感与使命感更加坚定自觉地做好档案工作。

1.1 高校档案汇聚学校发展历史记忆

高校档案是高校历史发展的记忆凭证和智慧结晶，是原始第一手资料和宝贵财富。通过档案可以查询高校的办学历史、重大事件、杰出人物以及高校所取得的成就、做出的贡献。档案也是学校前辈们的智慧结晶和精神所在，是历史的文化积淀。通过档案可以看出一所高校的情怀、信仰、文化及教育精神的传承。

1.2 高校档案服务之能润物无声

档案承担着“存史、资政、育人”的神圣使命，肩负着“为党管档、为国守史、人民服务”的宗旨。当前，高校档案也有着查询利用等服务功能。当下，全国高校档案馆（室）类目划分大致一致，包括党群类、行政类、教学类、基建类、科研类等11个大类，不同大类的档案资料记载着不同历史时期学校发展的脉络和印记。11个大类档案资料能为学校行政、教学、科研、基建等高质量发展提供资料参考和经验借鉴，通过传承本土文化基因，发挥档案育人价值，在助力人才培养，传承学校文化等方面贡献档案智慧和力量。

2 安顺学院档案进馆工作中存在的问题

2.1 缺乏系统理论指导性文件

安顺学院因历史原因，档案工作起步较晚，档案馆人员紧缺，现有人员专业结构极度不合理，专职档案人员没有档案学专业背景，又缺乏专业理论功底，使得档案工作在摸索中前进。档案馆在档案的接收、管理、利用等方面的制度不健全，缺乏系统的业务指导性文件，欠缺基本规章制度为档案工作提供制度保障，不能真正实现有据可依，有章可循。

2.2 档案意识淡薄，档案队伍不稳定

目前，学校部分人员对档案工作的认识仍然停留在传统的档案收集、保管阶段，对档案的价值和档案工作的重要性认识不足[1]。各立卷单位领导对该工作重视程度低，缺乏对相关法律法规和管理规定的了解，档案意识淡薄[2]。对学校组织的档案培训积极性不高，近两年全校档案员培训平均到会率仅为60%。近年来，学院档案工作虽已起步但进度缓慢，从工作完成情况看，按时完成度低。

档案队伍建设不被重视，专职档案员却身兼数职，无法做到“专”职。目前档案队伍中精通档案管理信息技术的复合型人才十分匮乏，总体来看专业化水平较低。各立卷单位档案员更换频繁，缺乏一支稳定队伍来开展档案工作，无法保证档案工作的持续性，档案工作衔接出现断裂。以各部门报送兼职档案员名单、参加培训人员名单与当下承担档案工作人员做对比，50%以上部门兼职档案员已经更换。参训人员不做档案工作，有的部门兼职档案员更换达三次，导致最终档案归档工作效率不高，出现多次返工的现象。

2.3 进馆档案不符合规范

从档案馆目前进馆的档案资料来看，进馆档案多数不符合规范，档案完成质量跟不上。表现在对一份资料是否有保存价值，是否该归档判断不准，很多有保存价值的资料没有收集整理归档；进馆档案存在实体分类错误，出现不同分类档案混淆在一起，档案保管期限界定不准确，装订不规范，归档章填写错误，卷内目录、卷内备考表、移交清单填写不完整，档案管理系统录入错误等问题。

2.4 档案收集不齐全、种类不丰富

从当前进馆的档案来看，存在收集不齐全、种类不丰富的情况。例如：有的学院移交的整年度的档案只有几份党建档案，没有体现二级学院的教学、行政、科研类工作；有的部门移交的年度档案中仅有几份档案资料展示具体工作事项；有些部门收集整理的档案只有请示、没有批复，或只有批复，没有请示，这将不能再现工作的完整度。从当前进馆的档案资料看，部门移交的档案资料单一，不仅种类单一，且总量少。对照各部门的年度工作总结来看，进馆的档案资料是十分不完整的。从整体上看，全校档案归档种类不全，目前馆内档案仅集中体现在行政、党建、教学、科研、财会等方面。

3 新时期高校做好档案进馆工作的对策探讨

3.1 完善高校档案工作规章制度

高校档案工作要顺利有序开展，制度要承擔起先行者的重担。档案馆要依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合自身高校发展实际，在档案的收集、整理、归档、立卷、移交进馆等环节中拟定相关的管理办法、规则、标准、规定等，确保学校各立卷部门在开展具体档案工作的过程中，有标准可循、有制度可依。有了指导性文件，才能为档案工作准确开展保驾护航。完善档案管理各项规章制度，统一学校档案工作标准，不仅有利于档案工作科学有效开展，还能为档案进馆工作提供理论支撑。

3.2 建立健全档案工作体制机制

高校档案工作是一项系统性强、环环紧扣的工作。仅仅依靠档案部门自身力量或者说部分档案工作人员将无法完成如此庞大的系统工程。为确保档案工作的顺利有效进行，学校应根据发展实际加强对档案工作的统一领导，实行分级管理的办法开展好高校档案事业。为了更为科学、合理管理档案工作，实现档案在学校发展中的基础性作用，档案工作成效起到关键作用。如何保障高校档案工作成效，建立健全档案工作体制机制是核心。鉴于此，高校应建立完善统一的档案工作领导机制，校级层面集中统一领导，档案馆归口负责，各部门各负其责的档案工作体制，确保分工明确，各司其职，密切配合、形成合力，统筹推动学校档案工作有序开展。

高校应将档案工作开展情况纳入学校目标考核和党政领导班子、领导干部综合考核评价内容，进一步压实各级党政领导特别是部门“一把手”的领导责任。健全档案管理体系，高校需要成立档案工作领导小组，工作组由组长、副组长、成员共同构成，组长由党政领导担任，副组长由分管档案工作的副校长担任，成员由各二级部门负责分管档案工作的领导负责。档案工作领导小组设在档案馆，指定专人负责档案管理工作，通过健全档案管理体系，层层压紧、压实任务和责任，强化档案工作统筹协调，使档案工作科学、有序、合理推进。

3.3 增强档案责任意识，夯实队伍建设

3.3.1加强学校各级领导对档案工作的重视。档案工作是一项基础性、持续性、长久性的工作，是一项功在当代、利在千秋的事业[3]。高校要把档案工作视为学校发展的基础性工作常抓常新。经验证明，学校领导对档案工作的重视程度决定档案事业的顺利度和成效性，有了领导对档案工作的重视，档案工作运行体制机制才能更加顺畅，档案工作开展才能更加可为，才能提供更好更广的发展空间和环境，实现档案工作因“有为”而“有位”。

3.3.2把档案工作纳入学校发展整体规划中。为确保高校档案工作长期、持久、科学推进，将档案工作纳入学校发展整体规划是势所必然，要确保人力、物力，财力得到支持。要把档案考核指标纳入学校年终高质量考核中，完善细化指标，档案归口部门对各立卷单位进行考核打分，将考核结果压实到立卷部门。进一步深化人事制度改革，强化政策引导，让档案人员与教学人员在编制和岗位设置、职称评审、绩效工资分配等方面享受同等的待遇[4]。将档案工作纳入到学校激励和考核评价机制，编制科学的专职档案工作人员岗位职责和目标任务，建立完善考核体系，将绩效与工作业绩结合。

3.3.3完善档案队伍建设。当前高校档案工作普遍存在编制短缺、专业人员紧缺、档案队伍稳定性不强、上升渠道窄、业务能力弱等问题[5]。完善档案队伍建设，是高校档案工作良性发展的客观要求。稳定档案队伍，着重考虑兼职档案员队伍建设，高校兼职档案员是推动档案工作中的主力军，是各部门完成各类基础档案信息收集、整理、归档的主要依靠力量，在推动整个学校档案事业的发展中起着关键性作用。要给予兼职档案员客观的工作认可，学校可利用定期档案培训会议或档案工作会议等机会对档案工作完成较好、责任心强、表现突出、能及时完成学校档案工作的兼职档案员予以表扬和肯定，增强其工作动力；各立卷单位要给予档案员公正的工作量评价，提升对档案工作的认同感，充分调动其工作积极性，实现档案工作良性循环。学校还应从档案事业大局与长远出发，对长期从事档案工作的专兼职档案员提供晋升渠道和机会，充分考虑和解决其切身利益、职业生涯发展、经济待遇等实际问题，给予专兼职档案员档案系列职称评定通道，为安心本职工作、走职业化、专业化道路提供平台和保障，激发全校专兼职档案员工作热情和档案归属。只有这样，档案队伍才能引来人才，留住人才，夯实档案事业人才队伍。

3.3.4提升档案员业务能力。切实加强全校档案员专业素养和职业能力培养。作为一名高校的档案工作者，首先要提高对档案工作重要性的认识，全校档案人只有充分认识到档案工作的重要性，热爱自己的本职工作，端正思想，才能发挥自己的主观能动性，切实做好档案工作[6]。全校档案员要熟悉掌握档案管理工作相关制度、规定、管理办法。熟练掌握各级档案主管部门对做好档案工作出台的相关法律法规的，积极争取参加档案相关培训，学习交流活动，主动谋求学历提升、业务能力提升机会。学校要提供资金支持以满足专职档案员外出参加培训、学习交流机会，档案馆每年组织一至两次全校性培训，为保证培训活动能引起重视，邀请校领导出席会议，由档案馆馆长或专职档案员为全校兼职档案员做业务培训，总结学校档案工作中存在问题、解决办法。通过交流工作经验与心得，及时弥补因人员更换导致档案工作出现断层情况，助推档案工作有序开展。

3.4 严把档案进馆环节

3.4.1严格进馆档案质量。为实现好档案的存史、资政、育人功能，践行好高校档案馆“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨，掌握好进馆档案质量这个关键点。对于档案移交工作中存在的不规范、不标准、质量不符合要求的档案要及时要求整改，对文件收集不齐、种类单一的情况要及时补齐。针对进馆档案存在问题，共性问题集中指导，个性问题单独辅导，对于专项档案，档案馆要派专人负责跟踪专项档案收集、整理、立卷、归档工作，确保进馆档案资料的真实性与完成度。确保进馆档案在数量、种类、质量上达标。除了严把规范标准外，做好新时代档案工作，档案馆还应严把档案政治关，必须始终牢牢把握正确的政治方向。对于形成的相关档案材料的思想意识是否正确、表述准确与否、政治站位高不高、是否遵循党的大政方针政策等都需要严格把关。档案馆还应对进馆档案的真实性严格把关[7]，对于真实性存在疑惑的档案要及时要求立卷部门认真整改、完善，确保档案的真实可靠。

3.4.2档案馆专人负责档案移交工作。为实现档案移交标准统一与规范，档案馆应安排专人负责档案移交工作，严把档案移交环节。除了严格按照档案管理相关制度规范要求，做到标准统一，还应实行档案立卷部门负责人终审定稿制，最终定稿须经主要负责人审核签字，并加盖公章后方能完成移交。

结语

综上所述，对于高校档案进馆中存在的各种问题，学校根据自身发展特点采取有针对性、实效性措施予以解决，以档案进馆为抓手，加强档案管理建设，为学校高质量发展贡献档案智慧与力量。

参考文献

[1]缪文桂.地方高校档案队伍建设存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2018，299（18）：127-128.

[2]王丽英.新时期如何做好高校档案管理工作[J].蘭台内外，2023，387（06）：69-71.

[3]李丽.档案数字化背景下的西藏民族大学档案工作纪实[J].兰台内外，2023，383（02）：49-51.

[4]缪文桂.地方高校档案队伍建设存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2018，299（18）：127-128.

[5]周彤，姜素兰，徐莹钰.信息化建设背景下加强高校档案人才队伍建设研究[J].北京教育（高教），2022，972（08）：27-29

[6]张莉.高校兼职档案人员如何做好档案工作[J].办公室业，2018（23）：96-97.

[7]谢伟.做好高校档案工作的几点思考[J].黑龙江档案，2022（05）：267-269.

[8]乔茂有.关于构建高校档案工作新模式的探讨[J].档案学研究，2009，107（02）：31-33.