提升住房公积金电子档案管理水平的对策

姜国华

摘 要：本文结合公积金电子档案管理的实践经验，论述了公积金电子档案管理的现状，提出了以下对策：住房公积金电子档案管理体系建设，推进住房公积金电子档案管理规范化建设，强化住房公积金电子档案信息安全建设，提高公积金电子档案信息开发利用能力。

关键词：住房公积金；电子档案；管理；方法

住房公积金档案是住房公积金办理过程中所有资料的真实、原始记录，是我国档案信息资源的中的一个重要部分，具有十分重要的资政、参考作用。随着住房公积金管理工作和信息化技术的飞速发展，住房公积金业务管理系统中形成的电子文件数量愈加庞大、档案利用愈加频繁。因此，推进住房公积金电子档案管理是住房公积金事业发展的必然选择。

1  住房公积金电子档案管理的现状

随着信息化、网络化的迅速发展，住房公积金业务工作中形成的电子文件正迅速且不可逆转地取代纸质文件，并成为住房公积金管理活动的凭证。与此同时，住房公积金电子档案管理存在的问题逐步显现。

1.1 住房公积金电子档案管理体系尚未完善

一些公积金中心对辖区内公积金电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等工作管理体系尚未完善。目前公积金档案的收集整理遵循“谁办理，谁负责”的原则，公积金中心各部门、分支机构和业务经办网点在工作中形成的、已经办理完毕的应归档文件材料，由本部门（单位）负责收集、整理。上述单位的档案管理人员负责本单位文件材料的收集、整理和归档工作，定期将档案实体、档案目录、电子档案数据一并移交综合档案室。

1.2 公积金电子档案信息数据平台尚未建立

一些公积金管理中心档案管理信息系统尚未实现住房公积金业务管理信息系统相衔接，保证数据的一致性，从文件采集、业务办理到文件归档进行全过程管理，实现增量档案电子化、经办业务和档案管理的一体化。在业务办理时，尚未对归档范围内的文件材料原件进行拍照或扫描的，归集、提取类纸质档案可只留存原件，其他类档案须确保纸质档案与电子档案一一对应。

1.3 公积金电子档案安全防护系统尚未成型

一些住房公积金电子档案管理系统，在流程管理、数据接口和电子档案“四性”保障上仍存在诸多隐患。一些公积金中心没有建立档案信息化管理系统安全保密防护体系，配备必要的信息安全设备，建立信息安全管理制度，采取信息安全技术措施，来保障信息系统安全。没有采取定期备份电子档案，建立数据恢复机制，对重要档案实行异地备份保管，保障电子档案数据安全等措施。系统一旦受损，将给住房公积金乃至社会造成难以挽回的损失。

2 做好房公积金电子档案管理的对策

计算机及网络技术的普及，开启了住房公积金档案管理的新局面，电子档案也逐步成为住房公积金档案管理重要形式之一。住房公积金部门要将信息技术和管理业务紧密融合，务实创新，努力提升住房公积金电子档案管理的执行能力。

2.1 完善住房公积金电子档案管理体系建设

住房公积金部门应当加强对住房公积金电子档案管理工作的组织领导和制度建设，从档案资源、服务、安全、制度等方面发力，完善住房公积金电子档案管理的体系建设，全面提升住房公积金电子档案管理的管控能力。

2.1.1完善公积金电子档案制度体系建设。建立住房公积金电子档案收集、整理和归档制度、电子档案归档督查制度等一系列制度。加强电子档案管理制度的供给，做到全面覆盖、重点突出、加强衔接。一是制定住房公积金电子档案管理细则和标准规范，包括《住房公积金电子文件归档范围和保管期限表》《住房公积金电子文件归档流程与档号编制规则》等，内容涉及人员岗位职责、系统运维规范、机房管理、档案数字化管理等工作。二是完善公积金电子档案安全标准规范，包括《住房公积金电子文件归档四性检测和保障方案》《住房公积金电子文件归档接口标准》《住房公积金电子文件归档元数据方案》等，内容涉及传统载体档案数字化、电子文件归档、档案分类、档案管理及业务流程、档案利用、安全保密管理等工作。

2.1.2完善公积金电子档案资源体系建设。随着计算机及网络技术的普及，电子档案逐步成为住房公积金档案管理重要形式之一。在电子档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。公积金管理中心要按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，开展档案信息化工作；同时开展已归档的纸质档案数字化工作。按照公积金档案信息化技术标准，建立公积金档案管理信息系统和信息数据库，实现公积金档案管理信息系统应与住房公积金业务管理信息系统相衔接。保证数据的一致性，从文件采集、业务办理到文件归档进行全过程管理，实现增量档案电子化，经办业务和档案管理的一体化[1]。通过计算机与档案管理系统这个平台，为公积金用户申请审查、复核等日常服务等工作提供参考依据和凭证信息。

2.1.3完善公积金电子档案服务体系建设。住房公积金档案真实完整记录住房公积金实施情况，全面客观反映住房公积金管理状况。综合反映了办理住房公积金业务的用户以及办理贷款、缴存、提取业务活动状况。一是档案服务对象扩大，从主要为住房公积金中心管理部门服务，扩大到为包括业务部门和一线人员服务。二是档案服务方式转变，从提供纸质档案扩大到提供原始电子档案为主，纸质檔案为辅。三是档案服务功能增强，从提供单平台档案查询扩大到跨平台档案信息集成服务，并在电子档案“四性”检测及安全加固上提供档案增值服务。四是档案服务内容增加，从提供面上档案内容信息，扩大到综合提供文件和档案元数据信息，并为将来提供档案大数据信息做好准备。

2.2 推进住房公积金电子档案管理规范化建设

住房公积金电子档案是档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着住房公积金档案管理的发展方向。只有推进住房公积金档案管理规范化建设，才能为住房公积金管理信息系统建设提供支持。

2.2.1拓展住房公积金电子档案管理范围。住房公积金电子档案实施集中统一、科学有效的管理，是提高住房公积金规范化运作水平的重要保证。一是在管理对象上从文书类档案向业务类档案延伸，将住房公积金电子档案纳入管理范围，并向公积金档案归集、提取、贷款、会计、执法、稽核六个属类领域延伸。二是在管理载体上从纸质档案向电子档案延伸，聚焦增量原始电子档案，持续开展存量纸质档案数字化。三是从传统管理模式向“混合制”“单套制”延伸。在当前实现以原始电子档案为主，纸质档案为辅的“混合制”管理模式，今后逐步向电子档案“单套制”管理模式过渡。四是管理信息内容上从单一电子档案内容信息向包括结构、背景信息在内的元数据延伸，以确保原始电子档案及其扫描件的内容真实、证据可靠。五是在管理过程上从后端档案管理向前端文件管理延伸，对住房公积金电子文件的形成、办理、保存、鉴定、利用等工作环节，按照档案管理要求实行全过程监管，确保电子文件始终处于管控状态。

2.2.2提高公积金电子档案质量的控制能力。档案质量越高，其价值和利用效益越大。档案质量控制的关口在于电子文件的归档质量，而控制归档质量的关键工具则是文件归档范围和保管期限表。一是在编制《住房公积金文件归档范围和保管期限表》时，针对每份文件的主要属性进行详细定义。将该表植入电子档案管理系统，由系统根据操作人员输入的归档文件名称，自动生成文件标题、保管期限、分类号、载体类型、密级、生成系统、责任部门、责任人等著录信息。二是由住房公积金电子档案管理系统完成电子文件归档，归档文件类目齐全、著录详尽、整理有序、质量上乘。从而对住房公积金电子档案目录数据库起到精准控制的作用，为档案检索利用、数据统计分析、安全质量控制创造宝贵的条件。

2.2.3提升公积金电子档案信息资源的整合能力。通过现代信息技术，传统的档案管理朝著网络化方向发展，打破了内设业务部门的限制，促使住房公积金档案资源进行整合，使档案信息资源得到最充分的利用和配置。一是实现电子档案资源的集约化管理。保持公积金档案信息的内在逻辑联系，实现资源的集约化管理，是现代档案管理的必然趋势，也是住房公积金档案信息化建设的客观需要。将公积金档案信息的分类方案、归档范围、质量检测、价值鉴定、凭证保护等规定和要求嵌入档案管理系统中自动执行，因而需要档案管理系统具有能够保证电子文件的捕获、分类、组织、格式转换、归档处理和自动移交等相关功能。二是建立统一的电子档案管理系统。建立与政府服务网、社保服务网档案信息资源共享的住房公积金档案信息中心。形成档案信息资源总库，实现了业务档案信息资源集成、业务流程集成、数据资源集成、存储方式和存储格式集成。这种大集成格局的形成，有效整合了住房公积金业务信息资源，打破业务部门之间数据共享的隔阂，被授权员工方便快捷地实现跨平台检索利用业务档案信息资源[2]。

2.3 强化住房公积金电子档案信息安全建设

保证住房公积金电子档案信息安全是一项系统工程，不仅需要保证电子文件及其元数据的真实完整、安全可用，更需要保障公积金业务系统归档实施过程的顺利无误、安全可控。因此，公积金管理部门需要构建有助于电子档案形成过程管控与安全管理相关的功能。

2.3.1完善公积金电子档案安全责任体系。建立由公积金部门主管领导牵头，各科室负责人参加的住房档案管理网络，对电子档案的接收、使用、存放、归档等各个环节应实行管理负责制。一是所有责任主体要按照权责一致的原则，共同建立健全以第一责任人为核心的电子档案安全管控体系。二是在传统人防、物防和技防措施基础上，注重档案保管环境和档案载体的保护，确保档案信息真实准确。三是通过采取质量认证、“四性”检测、访问权限控制等手段，加强对住房公积金电子档案信息的安全控制。四是在住房公积金电子档案形成过程中，深入研究住房电子档案内容、特点和形成规律，落实电子档案载体和信息风险的监控、识别、评估、应对等措施，确保住房公积金电子档案安全万无一失[3]。

2.3.2建立公积金电子档案信息安全网络。电子档案信息安全问题是确保住房公积金档案长久安全的紧迫任务。电子文件由于信息、载体和生存环境方面的不稳定性，在真实、完整、有效和安全方面存在诸多先天性缺陷，尤其经不起长期保存的考验。因此，公积金管理中心要建立由主管领导牵头，各科室负责人参加的住房档案管理网络，对电子档案的接收、使用、存放、归档等各个环节应实行严格的管理负责制。推进住房公积金电子档案管理，发现和杜绝违规操作、营私舞弊等行为，确保住房管理规范，为住房公积金中心工作做好服务。

2.3.3建立公积金电子档案安全运转流程。电子文件的长期安全保存是一项艰巨而复杂的工作。一是住房公积金档案管理系统要通过建立规范的归档接口方式，实现业务系统与档案系统的无缝对接， 获取电子文件及其处理过程信息，避免信息传输过程中的质量受损。二是运用元数据管理、封装加密、用户权限控制等安全技术，维护档案“四性”[4]。三是采取自动批量转换格式，以符合规范的PDF/A格式长期保存电子档案；采用安全存储和各种备份手段延长电子档案保管寿命。四是对档案信息进行保密定级，对档案查询者进行网上身份验证，不同身份提供不同级别的权限。采用实名制、身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息的安全。

2.4 提高公积金电子档案信息开发利用能力

公积金管理中心应建立档案利用制度，完善档案查阅程序，按照有关规定提供档案信息查询服务。利用住房公积金档案信息，为住房公积金申请、审核、复核、退出等管理工作服务，为住房公积金管理、使用提供依据，为住房公积金管理信息系统建设提供支持。

2.4.1提高公积金档案管理人员的业务素质。首先，档案管理人员不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识。其次，档案管理人员必须掌握一定的计算机知识，特别是计算机网络知识水平。构建以档案基础知识为根基，专业知识为主干，相关知识为补充的知识结构，使档案人员向复合型人才转化。

2.4.2提高为用户提供档案检索服务能力。档案管理系统通过档案数据的源头采集和文档管理数据的无缝对接，提高了档案结构化和非结构化数据的内在内容质量，能够满足各类用户对住房公积金业务信息的多途径、深层次、多渠道、高速度检索的需要[5]。为用户提供检索服务能力主要指档案信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。档案管理人员要掌握必要的软件操作和维护技能，提高对公积金档案信息搜集、理解、分析、处理的能力，提高住房公积金电子档案检索的查全率、查准率和检索效率，更好地促进档案信息的查询服务。

参考文献

[1]焦明宇，李佳，赵蔚红.文档一体化系统在线归档实践[J].中国档案，2014（12）：59-61.

[2]李永爱.关于住房公积金档案信息化的探索思考[J].中小企业管理与科技（下），2016（30）：112-113.

[3]张红英.公积金电子档案管理应用浅析[J].办公室业务，2014，（05）：71+73.

[4]王辉.住房公积金档案信息化建设策略研究[J].才智，2017（19）：257.

[5]孙倩.住房公积金档案的特点及档案管理[J].才智，2018（11）：202.