饲料企业档案管理工作对企业发展的重要性研究

2023-09-18庞雪芹李小丽

中国饲料 2023年16期

庞雪芹，李小丽

（1.武汉科技大学，湖北武汉 430081；2.达州市农业科学研究院，四川达州 635000）

湖北海鑫盛饲料有限公司成立于2015 年元月，厂部位于湖北省最大小龙虾养殖基地监利市。是一家致力于研发、生产及销售各种水产膨化饲料的高新技术企业，公司占地面积30 亩，总投资额2600 万元。公司以档案为载体，把工作总结或研究成果记录下来，已经成为现代社会档案管理的常态。然而，对于饲料企业的档案管理的研究，除了从档案管理的重要性和作用分析方面开展，还要从提升饲料企业发展对档案管理工作的路径进行分析。因此，作为饲料企业，档案管理工作对企业发展的研究提供了重要的佐证基础，更进一步在企业文化传承发扬过程中发挥了链接作用。

1 饲料企业档案管理的重要性

1.1 档案管理对企业发展的重要性档案管理是饲料企业生产、科研过程中的重要组成部分，具有基础性、技术性、专业性和可参考性等特点。档案管理对饲料企业发展的重要性表现在以下几个方面。首先，档案是饲料企业在饲料配方、原料加工工艺、重大项目等技术活动的详细记录，如生产技术研究专利、加工工艺流程、可行性研究报告、开发论证报告、包装图纸图表、设备说明书等内容；其次，档案是饲料企业进行组织和经营的重要依据，为各类职能部门的经营活动提供了依据。如仪器设备管理要做到科学、有序、有效的管理，必须要有一套完整的仪器设备管理制度。对饲料企业来说，档案是一种独特的、珍贵的知识资源。档案管理水平直接影响档案价值实现程度（郭福仙，2001）。做好科技档案管理既能有效整合企业的创造资源和创新资源，又能极大推动企业基础设施建设，进而达到企业的现代化大生产目标，不断提高饲料企业的综合效益。

企业档案管理是企业文化的重要组成部分，企业文化是企业的灵魂，是企业的精神之源。依靠档案的真实性、完整性来记载某些事实，能使企业文化得以延续。档案可以记录企业发展历史，服务于企业文化，能持续提高企业精神，服务于员工，宣传先进人物。

档案服务改革对档案基础性工作产生了深远的影响。档案服务改革使档案接收、保管、整理、编目等一系列档案管理工作得以规范化。档案服务改革极大地推动了档案事业的发展，为档案理论研究起到积极的助推作用。档案管理是一项保密性工作，为保证档案资料的质量和安全性，必须对档案管理实行集中管理，对各环节的档案工作进行严格控制，包括文件印刷、工作人员培训、文件整理及验收工作，制定一个标准（毕伟，2006）。只有把档案工作标准化才能为今后的档案工作打下坚实的基础。

1.2 档案管理对档案工作提升的重要性 2022年12 月《企业档案管理办法》是由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的，该办法是根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提供经济效益服务制定的。利用多种措施推进各部门档案管理工作，努力营造“工作留痕进档案，严管档案谋发展”的良好工作环境。首先，强化思想引领，提高工作站位。企业成立档案管理部门，召开档案管理会议，传达相关文件精神，务必把档案管理工作落到实处，有序推进档案管理工作。其次，全面落实责任，实现精细化管理。各部门要配备专门的人员负责部门档案管理工作，并认真收集各部门的资料，对各部门的档案进行集中、统一管理；档案室由专人负责，各科室配备档案管理专用的柜子，统一归类编号，便于档案查询；定期检查档案馆所存档案，保证其完整、不丢失。第四，推行电子化管理，提升工作效能。对各个部门的档案进行扫描，形成电子文档，并将其存档，对相关人员可在资料库中直接检索所需的历史档案，极大提高了查找效率，提供了便利，真正做到了数字化管理（刘惠梅，2020）。致力档案管理，压实责任，做实工作，真正实现“工作有留痕，档案有人管，查找有效率”的档案管理良好局面，对提升档案管理工作的开展具有积极意义。

1.3 档案管理现代化对社会主义市场经济的重要性从社会主义市场经济发展趋势看，档案管理要向现代化转型（陈慧瑛，2020）。特别是档案管理单位要面对社会、经济发展对档案工作提出新要求，积极制定和出台与之相匹配的应对策略，使档案工作实现全新的发展。从档案管理传统模式看，档案资源的开发利用与现代社会大众的需求存在较大差距，因此，档案部门要充分利用现代信息技术，使档案工作在新时代更好地发挥其功能，更好地为企业服务。

2 饲料企业档案管理对企业发展的作用

2.1 保存企业发展的档案信息从某种程度上说，档案管理是一个企业发展历程中不可缺少的部分，能保存不同历史时期的各种资料，以增加资料的利用价值，保证企业内部工作的正常开展。同时，企业管理人员可以通过各种文件和数据及时了解市场动态，并制定出适合企业发展的战略。完成对企业的二次深度挖掘，形成企业文化、企业精神，同时还可以提升企业的资源利用率，为企业的长远发展注入更多的创新因素，激发企业的创新能力。同时还强化了企业与各部门之间的关系，最大程度地发挥各部门的功能，使企业管理者可以更好地掌控各种数据和信息，有利于管理者作出科学的决策和精准的预判，从而为企业创造更多的价值。

档案是人类各项实践活动的原始记录，是珍贵历史文化遗产的重要组成部分，是社会文明进步的阶梯（贾慧娟，2009）。随着社会的发展，企业信息已成为一种不可替代的重要数据资源。饲料企业从创立、股权变更、上市融资，每一份合同、投标都是珍贵的。饲料企业要充分运用有关法规、规章制度等信息，培养优秀的档案管理人员，这样才能真正体现出档案管理的优点。

2.2 梳理归纳企业发展轨迹首先，饲料企业档案记录了企业的发展历程和饲料企业的盛衰，传承了饲料企业的历史和文化，同时也为企业文化的发展注入了新的思维和内涵。在此基础上，根据企业的发展历程，对饲料企业未来的发展趋势进行有效预测。其次，技术档案是饲料企业进行组织和经营的重要依据，为各类职能部门的经营活动提供了依据。以仪器管理为例，各种仪器设备是饲料生产企业进行产品研发和科技研究的主要手段，建立健全的仪器设备管理体系和管理体系是保证仪器设备科学、有序、高效管理的重要基础工作。对饲料企业来说，技术资料是一种独特的、珍贵的知识资源。做好企业档案管理工作既能有效整合企业资源，又能极大地推动饲料企业的技术研发，达到企业现代化大生产目标，不断提高企业的综合效益。

2.3 满足企业对档案管理的综合需求利用饲料企业档案宣传先进人物，可以激励其他员工忠于职守、无私奉献、敢于担当、勇于创新，增强员工的职业自信心和荣誉感。在饲料企业发展历程中，每年都会涌现出一大批优秀的人才，他们的思想素质、职业道德和专业技术是饲料企业文化的重要组成部分，而饲料企业的人事档案则是对先进个人成长轨迹的一种记载，从人员档案可以看出一个人的成长过程，也可以看出一个企业的文化建设是否成功。因此，为了使企业在未来的竞争中处于有利地位，企业应充分认识到人才的重要性。人才属于一种人力资本，不仅具备劳动力、技术等要素，还具备资本的特征。也就是说，作为一种资本，在价值增值的过程中，它不仅可以带来直接收益，还具有创造出剩余价值的能力，同时还可以通过增值的方式间接影响社会经济发展。因此，有必要在广大员工中进行广泛宣传和宣教，以取得更好的教育效果（李竹雨，2019）。宣传先进事迹可以为广大职工作出表率，增强饲料企业的凝聚力。

3 提升饲料企业发展对档案管理工作的路径

3.1 改善饲料企业企业档案保存条件档案信息化体现的是档案管理在信息时代的一种必然选择，也是我国档案事业“十二五”规划的重要内容之一。在这一进程中，档案的定位与功能一直是档案界争议的热点。尽管电子文件具有快捷、有效的使用优势，但其可靠性和真实性都会受到影响，使得纸质文件的地位一直无法被替代（徐蔚，2015）。

目前，饲料企业已有大量纸质档案，为更好地保护这些档案，于2010 年设立了专门的档案室，以备不时之需；为了改进档案的保存条件，饲料企业投入了大量资金，购置了温度计、湿度计等仪器，和灭火器加湿器、空调等必要的配套设备。为避免在阅读过程中造成文件损坏，还设置了金属书架，并配有梯子等取用工具，以便于查阅。饲料企业有专人负责对档案馆的温度、湿度进行定期检测，并对其进行防虫处理。为了延长这批纸质文件的存档期限，饲料企业从物理角度对1 万多份文件进行了全面保护。

3.2 调整饲料企业企业档案归纳方法科学、合理的分类方式是实现档案信息快速、有效使用的先决条件。饲料企业在档案管理工作中，针对区域内档案种类较为固定、跨度较大的特点提出了以时间为第一类，以类别为第二类的方式进行归档。饲料企业以档案柜为单位，贴上时代标签作为标识，将其归类。在二级目录下，对具体的档案品类进行数据信息归档。除实物储存外，饲料企业还购置了一批电脑设备及软件用于储存资料。

企业应从档案资源建设、管理和利用的全局提高对分类体系功能价值的认识。利用分类法，用户可以很容易地找到自己想要的文件资源，甚至在不了解检索理论和方法的情况下也可以从大类到子类，再到细目，一步一步地进行，找到相关的文件资源。因为分类法的“透明度”很高，所以在分类法中往往能发现一些原本不知情的相关资料。很显然，一个好的分类法应具备“物以类聚”“举一反三”等特点，此方法对档案资源的建设、管理、利用起到举足轻重的作用（杨帆和王强，2020）。

3.3 创新饲料企业企业资料查阅方式通常情况下，档案材料更有价值，也更难保存。但这些文件却不能与查询、研究职能相冲突。因此，在饲料企业档案管理中，必须在文献检索方法上进行创新，寻求二者的平衡。如清华大学档案馆保存了一批珍贵的文献。因为是纸质文件，而且时间太长，很容易在翻阅时损坏。而该档案资料的内容又是在研究中经常被用到的，调阅次数频繁。为了解决这一矛盾，学校档案馆将这些文件进行了一次彩色扫描，将其保存在电脑中供读者翻阅（徐丽萍，2013）。这样做可以保证原始文件的安全，同时也能满足读者的阅读需求。

在档案查询方面，不涉及档案的人员或未被核准者不得查询档案系统。在档案管理工作中，无论是从档案查询到档案建立，都必须在档案工作人员的规范化、信息化的监控下完成，以保证其完整与保密。因此，在档案管理中，安全问题显得尤为重要。在当前实行集中管理的情况下，档案管理工作的安全性大大提高。在建立档案方面实行严格的检查制度。