信息时代大学生档案管理创新与发展研究

王学红

摘 要：信息化时代，为推动各行业信息化发展提供了有力的技术手段，传统档案管理工作也开始引入和应用各种信息化手段，大幅提高了管理效率和水平。作为高校基础工作的重要组成部分，大学生档案管理工作包括档案收集、整理以及归档储存等，还要充分发挥档案信息的利用价值。为了使大学生档案管理工作适应新时期信息社会和知识经济时代的发展要求，就必须勇于打破传统思维定式和管理模式。人才交流中心在大学生档案管理工作中，应树立与时俱进的发展理念，积极引入信息化管理手段，持续提高档案管理水平，高效服务于大学生就业创业。本文围绕信息时代大学生档案管理创新与发展展开探究。

关键词：信息时代；人才交流中心；大学生档案管理；创新发展

大学生档案管理工作是各地人才交流中心工作的核心部分，在做好档案收集、整理以及归档等工作的同时，要充分发挥档案资源的价值，主动为大学生就业提供高质量服务。传统的档案管理工作大都以纸质管理为主，在这种管理模式下，档案资料的查询利用手续及流程较为繁杂，抑制了档案资源价值的发挥，给大学生带来很多不便。同时，人工档案管理模式也容易出现一些误差，给档案资源的利用带来诸多不便。对此，人才交流中心要主动适应社会主义市场经济体制的需要，跟随信息化时代的发展步伐，从思维观念到管理实践，积极利用现代化档案管理手段，切实提高档案管理的信息化水平，推动档案资源数字化建设和档案管理手段多元创新，拓宽档案资源利用渠道，为大学生提供更加高效、便捷的档案服务。

一、信息时代大学生档案管理工作概述

大学生档案是对大学生在校生活以及社会活动中的主要经历、道德品行和家庭背景等个人情况的全面记录，是大学生就业时的凭證，也是用人单位挑选人才的重要依据。地方人才交流中心是沟通企业与大学生之间的桥梁，其服务重心在于推动大学生就业，承担着大学生档案存放管理的重要职责。人才交流中心所存放的大学生档案，全面记录了大学生的成长经历和基本信息，是最真实、可靠的依据和凭证，具有较强的法律效力。因此，开展好人才交流中心档案管理工作至关重要。新时期人才交流中心的档案管理工作愈发复杂，而信息管理水平滞后已成为阻碍档案管理工作发展的重要因素。在人才服务中心的大学生档案管理工作中，包含了大量的信息资源，采用传统的人工纸质管理手段，信息采集效率低下，且易出现诸多问题。

信息化背景下人才交流中心的档案管理工作呈现以下几个方面的特点：第一，规范化。信息时代虽然为创新档案管理工作手段提供了诸多先进技术，但与此同时也增大了档案管理的风险。针对档案管理工作的内容与性质，规范档案管理工作流程及内容，建立完善的法律法规至关重要。第二，便捷化。将信息技术应用到档案管理工作中，传统的纸质实物档案被电子档案所替代，这也成为各行业领域档案管理信息化建设的突出标志，为档案管理工作提供了极大便利。第三，高效率。传统的人工纸质档案管理模式在处理庞大的档案资料时，效率比较低，而数字化和电子化的档案管理工作则体现了高效率的特点，档案资料的收集、归档和查找等工作开展更为高效，服务于大学生的水平也明显提高。

二、信息时代推动大学生档案管理工作创新的必要性

1.传统档案管理模式难以为继

近年来，高校毕业生人数不断增多，人才交流中心存放的大学生档案也不断增加，给档案材料的集中管理工作增加了难度，且大学生在档案资源的查找和利用等方面具有越来越个性化、多样化的需求，传统档案管理模式的弊端不断显现。从传统人才档案管理工作来看，所接收的大学生档案都是纸质的，管理工作虽然借助了计算机设备，但仍然需要依靠人工整理分类、系统录入以及入库存档等，这样的工作模式效率低下，增加了档案管理工作的人工成本。同时，大量纸质档案的存放也增加了档案遗失等的风险，传统档案管理模式已难以适应当下档案信息化管理的需求。随着大学生流动性的增强，在传统的档案管理模式下，很容易存在“人档分离”的情况，而对于人才交流中心而言，开展纸质档案异地管理无疑会花费大量的时间以及人力，既造成了成本的增加和资源的浪费，同时，也影响了工作效率。虽然推动人才交流中心档案管理信息化是国家的重要部署，但真正提高基层人才交流中心信息化管理水平，还有很长的一段路要走。目前，很多基层人才交流中心的档案管理信息化还停留在查询和搜索等简单功能层面，尚未建立起完善的档案资源管理信息化平台，档案资源实时更新和共享功能等有待优化。对此，人才交流中心在档案管理方面要积极改变传统滞后的思维方式和管理模式，把握信息时代带来的技术契机，认清档案管理工作当下面临的巨大挑战，推动思维和技术革新，促进档案管理水平有效提高。

2.信息时代发展的必然趋势

信息化时代的到来给传统的档案管理工作带来了较大的挑战，但同时也为基层人才交流中心等部门积极改革创新档案管理工作带来了前所未有的契机。在信息化时代背景下，切实提高档案管理的信息化水平，既是基层人才交流中心自我革新与发展的必然需求，也是信息化时代的内在要求。和传统的人工纸质档案管理工作模式相比，信息化管理模式能够存储大量的档案信息资源，能够为档案使用者提供规模化的档案信息，大大促进了档案资源信息的交流共享，减轻档案管理工作人员的压力和负担，压缩档案管理工作成本，进一步优化配置档案管理工作中的各种资源。可见，档案管理信息化相较于传统模式优势明显。在信息化时代，信息处理分析工作具有如下特点：一是面临着巨大的数据信息资源；二是数据信息的内容丰富多样，涉及各个领域；三是数据处理速度要求提高，需要完成即时处理和分析。信息化时代要求信息分析处理部门具有更强的信息分析能力和更快的信息处理速度，才能够将最有价值的信息，在最短的时间之内顺利传递给需求对象；四是随着人们价值意识觉醒，越来越多的人意识到数据信息的宝贵性，除了要提高信息资源的利用率以外，保障信息资源的有效性和安全性也至关重要。在档案管理工作中，通过实现信息化转变，运用各种先进智能手段处理档案数据，有利于快速找出有助于社会发展进步的档案信息资源。五是知识经济时代要求更快、更好地构建知识资源体系，而档案管理工作就必须发挥更加积极的作用，对创新传统能源管理模式提出了必然要求。

可见，海量档案信息资源迫切需要创新储存管理方式。信息化时代的到来，推动着档案存储的载体从纸张逐渐转变为音视频、电子文档和图片等数字化载体，基层人才交流中心应该积极引进利用大数据和云计算等先进的信息技术手段，建立更为完善的档案网络管理系统及应用平台，在减轻档案管理工作压力的同时，进一步提高档案资源服务质量。

三、信息时代大学生档案管理创新与发展策略

1.切实转变传统档案管理意识

认识指导实践，要推动人才交流中心创新大学生档案管理工作，需要积极转变传统档案管理意识，提高思想站位。人才交流中心要高度重视大学生档案管理工作，切实提升全员档案信息化管理意识。数字化时代为提高档案信息化管理水平提供了良好的技术环境，加强对各种信息化手段的灵活运用，必须以树立正确的信息化档案管理意识为前提，因此，基层人才交流中心务必要对档案信息化建设引起重视。在开展大学生档案管理工作时，要与时俱进地更新档案管理工作要求，强化全员档案信息化管理意识。此外，还要进一步加大大学生档案信息化建设管理的经费、人力和设备设施等投入，确保信息化档案管理工作高效推进，充分发挥档案信息化管理的优势。基层人才交流中心定期召开档案信息化建设专题会议，研究档案信息化工作推进，优化改善档案信息化管理的环境和条件。

2.依托信息手段加快档案管理电子化速度

智能化和信息化是新时期档案管理工作的变革趋势，基层人才交流中心在大学生档案管理工作实际中，要充分依托信息化技术手段，结合大学生档案管理工作的实际需要，灵活运用先进的技术手段，改变传统档案管理的琐碎化，使档案管理工作更為灵活多样。节约时间成本以及优化效能，最大化地提高资源利用率，切实发挥档案管理工作效力，才能使其更好地服务于大学生多元化、个性化的档案利用需求。为了使大学生档案管理工作更加便捷化，基层人才服务中心在接收大学生档案时，便将其档案信息录入电脑，针对大学生提取档案及时做好细致记录，规范提档流程。此外，地方政府应增加人才交流中心档案信息化建设的经费投入，为提高大学生档案管理的信息化水平奠定坚实基础，从而为大学生提供更加优质便捷的档案服务。

3.构建专业的大学生档案管理信息平台

在信息化时代背景下，高校开展人才交流中心大学生档案工作，必须要充分把握和利用信息技术优势，建设专业的大学生档案管理信息平台，改变传统的档案管理模式。在平台构建过程中，人才交流中心应深化对学生档案信息化建设的认识，只有借助高效的信息化处理手段，才能切实提高档案管理工作水平。要构建专业的大学生档案管理信息平台，仅依靠基层人才交流中心的技术力量是不够的，应当与专业系统开发部门合作，在原本的档案管理平台中增设大学生档案信息化管理模块，并配备专业的电子化档案管理员，专门负责大学生档案信息的录入与运行维护，筛查答案内容的规范性等。大学生档案管理信息平台还应该设置学管系统，对档案管理工作的全过程开展监管，把控档案工作的质量，优化提高档案管理效果。

4.营造安全稳定的档案管理环境

大学生档案管理工作的重要性不言而喻，除了要保证档案工作服务质量以外，还要切实提高档案管理的安全性。信息时代是一把双刃剑，既为档案管理创新提供了先进技术手段支撑，也带来了很多潜在的危险因素， 人才交流中心在做好档案管理信息化建设的同时，应高度重视档案安全管理，营造安全稳定的大学生档案信息化管理环境。

第一，与大数据平台展开密切交流合作，制定完善的档案信息化管理工作流程，加强档案数据信息化平台建设，制定更为科学、高效的档案创新管理体系。

第二，结合现有网络数据信息平台，进一步促进档案管理者与档案提交者（使用者）之间的沟通交流，明确双方的权利与义务，合理限制信息处理权限，确保档案管理工作开展的标准化与规范化。

第三，高度重视档案信息化平台的安全管理，有效杜绝不法分子入侵。集中人力、财力和物力构建安全的档案信息管理平台，对违法盗窃档案资料等行为要及时提交给有关部门，进行严厉惩处。

第四，人才服务中心应该加强监管控制，对档案信息化建设管理的每一个环节强化监督管理，引进先进安全的信息技术，确保档案管理工作开展的全过程都能够处于安全的运行环境中。加强档案管理人员的责任意识培训，强化档案安全管理职责的落实。

5.加强档案信息化的软硬件设施建设

信息化时代的到来为基层人才交流中心创新发展档案管理服务提供了科学技术、专业人才以及先进的设备设施支持，为了促进大学生档案管理信息化建设，应持续加强档案信息化的软硬件设备设施建设，在人员和配备设备设施建设等方面加大投入。

一是加强专业人才队伍建设。依托现有的资源条件，基层人才交流中心应当制定相应的技能培训课程方案，加强档案工作人员的专业技能培养，提高其综合素质能力，拓宽档案工作人员的知识面，更新其工作观念，在筑牢档案专业知识基础的同时，积极学习现代化档案管理知识和计算机操作技能，为大学生提供高质量的档案服务。除了加强现有人才队伍培训外，还要积极从高校引进档案管理专业人才，壮大档案管理工作队伍。

二是提高基础设备设施配备水平。人才交流中心要结合实际情况制定完善的档案信息化硬件设备设施管理方案，结合现有的技术与经济条件，加强计算机数据库、服务器等硬软件设备设施的优化升级，确保其处于良好的运行状态，保证档案信息数据能够在安全稳定的环境中储存和传输。人才交流中心的档案基础设备设施建设要跟随时代发展步伐，争取财政资金的支持，引入先进设施，辅助档案信息化建设管理。

三是切实加强设备设施管理维护。定期开展档案信息化管理中的硬软件设备设施的检查维护，及时解决系统漏洞问题，为软件运行提供安全环境。同时，还要关注设备设施使用的外部环境安全，下载网络防火墙和防毒软件等，防止不法分子入侵破坏，确保档案材料顺利下载和上传等。

6.优化大学生档案信息化管理流程

随着大学生档案信息管理平台的设计研发，基层人才交流中心还需要结合大学生档案管理工作的开展实际，对原本的档案管理流程展开优化改进，依托信息管理平台，建立更加完善和规范的档案管理流程，确保大学生档案管理工作的实效，使信息化档案平台切实发挥档案管理价值。档案信息化管理流程中要明确档案信息保密要求，依照正式存档流程进行档案的归集，对相关档案工作人员开展保密教育，严禁泄露学生个人隐私。对寄存在人才交流中心的大学毕业生人事档案实现全文存储，在档案信息化管理平台，采用目录分类方式开展高效管理，在目录数据中设置浏览功能和检索入口，便于对档案信息全文检索，提高档案资源查找的便捷性。此外，优化学生档案流转流程，借助信息化管理平台提高学生档案在线流转效率，精简不必要的手续，切实为学生查询、利用及流转档案提供便捷、高效的服务。

四、结语

综上所述，大学生档案管理是基层人才交流中心日常工作的重要组成部分，在信息化及知识经济时代背景下，大学生档案管理工作愈发复杂。人才交流中心应看到传统档案管理模式的诸多弊端，认识到推动档案管理工作信息化建设的必然趋势。切实转变传统档案管理意识，依托先进科学的信息化技术手段，加快档案管理电子化速度，构建专业的大学生档案管理信息平台，营造安全稳定的档案管理环境，加强档案信息化的软硬件设备设施建设，充实档案管理人才队伍，优化大学生档案信息化管理流程等，使各项工作有序推进，助力大学生档案管理工作再上新台阶。

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（作者单位：信阳市平桥区人才交流中心）