基于大数据的事业单位办公室文书档案管理分析

张志刚

摘 要：在社会发展及国家经济建设中，事业单位起到重要的服务作用。在事业单位行政管理中，办公室文书档案管理是一项重要内容，该项工作主要负责记录、分类以及保存文书档案，确保文书档案的真实性与完整性，充分体现单位发展轨迹和历程。同时，也为单位发展提供重要的参考资料，更好地服务于事业单位发展。文章概述了事业单位办公室文书档案管理的重要性，分析了大数据对事业单位办公室文书档案管理的作用，以及事业单位办公室文书档案管理现状问题，并探讨了大数据时代事业单位办公室文书档案管理创新对策。

关键词：大数据；事业单位；文书档案管理；问题；对策

当今社会进入了大数据时代，应用大数据技术使人们的工作及生活得到极大的便利。办公室文书档案作为事业单位重要的信息资料，必须要妥善储存和保管。然而，当前事业单位办公室文书档案管理工作尚存在着诸多问题，如不重视文书档案管理、管理基础设施不完善和信息化建设进程缓慢等，严重影响办公室文书档案管理工作效率和质量，不利于事业单位的发展。因此，将大数据技术应用于事业单位办公室文书档案管理，是发展的大势所趋。

一、事业单位办公室文书档案管理的重要性

事业单位办公室文书档案，指的是在行政管理活动中，通过文书的形式保存会议记录、决定指示、报告、通知以及批复等重要信息资料，并分类管理，使得事业单位办公室文书档案管理工作具有条理化，进而为事业单位发展提供更好的服务。在事业单位发展中，办公室文书档案管理工作意义重大。

1.促进事业单位档案建设

在事业单位档案管理中，办公室文书档案管理是重要内容。加强办公室文书档案管理，有助于保证档案资料的完整性，提高其利用价值。在开展办公室文书档案管理时，要完整做好事业单位行政活动的记录、分类、整理以及保存等工作，为后期查阅和利用提供方便。此外，要确保文书档案资料的完整性，并鉴定和比较档案，突出其价值，促进事业单位档案建设。

2.促进档案信息资源开发

办公室文书档案管理的主要目的是能够更好地查阅和利用档案。但未经整理的办公室文书档案是零散的，不利于日后查找利用，无法真实和准确地反映事业单位发展及成长，影响档案价值发挥。通过加强办公室文书档案系统化管理，对其分类和编目后再储存，保证办公室文书档案的完整性及有序性，突出各文档的联系，为后期档案信息资源开发和利用奠定有力的基础。

3.促进事业单位健康发展

办公室文书档案管理和事业单位发展密切相关，通过妥善管理办公室文书档案，在保证文书档案完整的同时，搭建文档检索系统，满足档案检索利用需求。不仅如此，通过加强办公室文书档案管理，提高事业单位档案管理工作效率和质量，更好地服务于事业单位，有助于促进事业单位健康持续发展。

二、大数据对事业单位办公室文书档案管理的作用

1.提高文書档案归档效率

办公室文书档案资料大多是以纸质形式保存，不仅管理工作量大和效率低，而且极易出现丢失和破损等问题。大数据时代，利用计算机信息技术和大数据技术管理办公室文书档案，将纸质档案转变为电子档案并存储，再配合使用云计算技术，可实现对办公室文书档案的自动化归档，和传统管理模式相比较而言，事业单位办公室电子文书档案归档及管理效率显著提高。

2.提高文书档案检索便利性

事业单位办公室文书档案具备较高的利用价值。然而，传统纸质文书档案在查询利用时，需要耗费大量时间和精力，而且长期反复翻阅极易出现破损现象，影响办公室文书档案的完整及利用价值。在大数据背景下，通过加强办公室文书档案信息化建设，借助文书档案检索系统即可一键查询相应日期和内容的文书档案，整个过程非常方便快捷。不仅如此，在查询需要的文书档案后，可将其在线传输、下载和打印，提高事业单位办公室文书档案的利用价值。

3.节省文书档案存储空间

传统办公室文书档案经过日积月累的记录和保存，需要占用较大的空间存储，而且，随着档案材料不断积累，必须进一步扩大存储空间。大数据时代，利用计算机网络数据库系统、移动硬盘和云盘，即可实现对办公室文书档案的快速存储，并且存储量巨大，极大地节约了办公室文书档案存储空间，为事业单位档案管理工作规模化发展奠定基础。

三、事业单位办公室文书档案管理现状问题

1.对文书档案管理重视不足

当前，部分事业单位在行政管理工作中，忽视办公室文书档案管理的工作，该项工作长期处于边缘化状态，管理观念和管理思维滞后，无法适应大数据时代的要求。同时，受传统观念和思维束缚，领导者和管理者对办公室文书档案管理工作的重要性和必要性缺乏正确的认知，严重阻碍了事业单位办公室文书档案管理信息化建设。此外，办公室文书档案管理人员因缺乏科学的思想指导，导致办公室文书档案的利用价值得不到有效发挥，无法为事业单位的发展提供服务。

2.文书档案管理基础设备设施不完善

事业单位办公室文书档案管理工作的开展，是建立在完善的基础设备设施上。但调查发现，大部分事业单位因没有意识到办公室文书档案管理的价值，导致办公室文书档案管理的机房建设滞后，各项基础设备设施不完善，仅配备基本的计算机和打印机等，缺乏电子平板扫描仪等功能强大的设备设施，无法很好满足低办公室文书档案的电子化管理需求。同时，部分单位搭建的电子文书档案管理系统功能单一，兼容性差，不符合大数据时代的需求。

3.档案管理人员结构有待优化

在事业单位办公室文书档案管理工作中，管理人员发挥着重要作用。尤其在大数据时代，对管理人员的专业能力和综合素质提出了更高的要求。但是，当前事业单位办公室文书档案管理人员的结构存在一定缺陷，管理队伍的专业化不高，综合素质参差不齐，专职的档案管理人员不足或者身兼多职，无法集中精力管理办公室文书档案。同时，单位不重视对办公室文书档案管理人员的定期培训，档案管理人员无法学习和掌握最新的知识和技术，难以适应在大数据时代办公室文书档案管理工作的要求，降低了档案工作的效率和质量。

4.文书档案管理安全问题突出

事业单位办公室文书档案管理工作，是建立在安全的物理环境基础上。然而，当前部分单位办公室文书管理工作却存在突出的安全问题，如档案损坏和丢失等，严重影响文书档案的完整性。同时，部分单位不重视意外灾害的防范工作，如火灾等，再加之计算机设备的管理工作不到位，极易引发机械故障，导致数据丢失，影响办公室文书档案的开发利用。此外，在信息时代，事业单位的信息资料成为不法分子窃取的重要目标，黑客利用漏洞或植入病毒，导致系统崩溃，并破坏和窃取办公室文书档案资料，严重影响事业单位办公室文书档案保密性和安全性。

5.文书档案信息化建设进程缓慢

大数据时代，推动事业单位办公室文书档案管理信息化建设是大势所趋，能够显著提升档案管理工作效率及质量。当前，虽然事业单位逐渐意识到文书档案信息化建设的重要性，但整体建设进程仍非常緩慢，尚处于初级阶段，工作人员仅是利用Word和Excel等录入方式管理文书档案，尚未实现更深层次的应用。事业单位办公室文书档案信息化建设的进程之所以缓慢，很大程度上是因领导不重视或认知错误所导致，其普遍认为办公室文书档案管理工作简单，无需先进的技术和设备设施，因而没有投入相应的人力、物力和财力的支持，对新时期的办公室文书档案管理工作开展产生诸多不便和影响。

四、大数据时代事业单位办公室文书档案管理创新对策

1.与时俱进，提高思想认识

大数据时代，事业单位领导者要与时俱进，提高思想认识、创新思维方式和管理理念，明确办公室文书档案资料的重要价值，充分意识到办公室文书档案管理工作的重要性和必要性，积极推进大数据技术和办公室文书档案的融合，促进事业单位办公室文书档案管理信息化建设。领导者要将办公室文书档案管理的工作提升至战略高度，加大对办公室文书档案管理信息化建设的宣传力度，引导管理人员树立全新的管理意识，促使其积极主动地落实办公室文书档案的管理工作，确保档案的完整性和有效性，更好地服务于事业单位发展。

2.统筹规划，制定信息化建设标准

大数据时代，事业单位办公室文书档案管理信息化建设是必然趋势，为确保达到理想建设与管理效果，事业单位领导者要认真做好统筹规划工作，制定办公室文书档案信息化建设标准及规范，结合新标准和新规范做好对前期文书档案的查漏补缺和整改完善工作。同时，结合档案类型分类管理，如文书档案、实物档案和声像档案等，对各类档案立卷归档，明确保管期限，编制各门类档案目录，为事业单位今后的发展提供支持，促进事业单位办公室文书档案管理工作质效有效提升。

3.加大经费投入，完善基础设备设施

大数据时代，事业单位办公室文书档案管理及信息化建设工作开展均需要大量的经费。为满足文书档案信息化建设需求，事业单位应加大经费投入力度，合理安排经费使用。一方面，要增加先进技术引入经费投入。积极借鉴和吸纳国内外先进技术，并结合单位实际需求适时引入，推动办公室文书档案管理改革。另一方面，要增加基础设备设施建设经费投入。充分结合办公室文书档案管理需求，灵活配置各类设备设施，如扫描仪、摄像机、打印机和复印机等，提升事业单位办公室文书档案管理的工作效率及质量。

4.完善电子系统，做好管理运行

事业单位办公室文书档案管理工作具有较强的专业性和复杂性，为加快推进文书档案信息化建设进程，要重视对电子档案系统的设计与搭建，利用该系统及时汇总事业单位各部门电子文件，并按照文件类别和部门类别对文件进行自动化分类存储，构建电子档案资料库，为后期文书档案查询和利用提供便利和帮助。利用电子档案管理系统，工作人员可实时上传、录入和整理文书档案，并设置目录和检索功能，快速查询和利用相关文书档案资料，提高事业单位办公室文书档案管理效率和利用价值，提高办公室档案服务水平。

5.完善管理制度，提高管理效能

在大数据时代，为了提高事业单位办公室文书档案管理的工作效能，要积极健全完善管理制度，发挥制度的约束和规范作用，为办公室文书档案管理工作的标准化开展奠定有力的基础。事业单位应积极结合《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关规定以及单位实际情况，制定规范化、标准化以及现代化的办公室文书档案管理制度，健全机关档案“三合一”制度，明确办公室文书档案管理办法，落实档案人员岗位责任制，完善档案安全保管突发事件的应急预案及文书档案保密机制，规范文件收集、整理和归档程序，有效保障办公室文书档案的安全性和完整性，提高其利用价值，提高事业单位办公室文书档案的精细化管理水平。

6.加强人员培养，打造专业的档案管理队伍

在办公室文书档案管理工作中，管理人员发挥着重要作用，为了满足新时期办公室文书档案管理对管理人员的高标准及要求，事业单位要加强对管理人员的培养，组建一支专业化和复合型的档案管理队伍。首先，要重视对优秀人才的招聘，结合实际工作需求制订招聘计划，严把入职门槛，认真做好对应聘人员的考核工作，确保其具备较高的专业水平及素质，为管理队伍注入新鲜血液，实现对管理队伍年龄、学历和职称结构的优化。其次，要做好档案管理人员的培训工作，制定科学的培训制度，通过线上+线下培训相结合的方式，创新培训方法，增强培训效果，帮助档案管理人员掌握大数据时代办公室文书档案的电子化和数字化管理技能，提高业务能力、专业知识以及综合素质。此外，在培训后要做好考核工作，将考核结果、职称评定和薪资福利待遇等挂钩，提高档案管理人员工作积极性和主动性。

7.加强安全防护，保障文书档案安全

信息和网络时代，虽然为事业单位办公室文书档案管理工作提供了巨大的便利，但也面临着严峻的安全问题。所以，事业单位在办公室文书档案管理及信息化建设时，要增强安全防护意识，做好对重要文书档案的自动备份工作，确保能够及时恢复重要信息。与此同时，要重视对各项技术的应用，如防火墙技术、密码技术以及身份验证技术等，并设置相应的访问权限，阻止陌生人员访问和侵入计算机系统，保障文书档案的安全性。此外，要定期做好系统监测工作，及时发现系统漏洞并自动化升级和修复，防止文书档案被泄露。还要定期查杀木马病毒，可以安装电脑管家和360安全卫士等软件，及时发现并消除病毒，避免发生被攻击和篡改办公室文书档案资料，确保大数据时代事业单位办公室文书档案安全和完整。

五、结语

综上所述，办公室文书档案管理是事业单位行政管理及档案管理的重要内容。针对该项工作中所存在的诸多问题，要高度重视并深入分析问题的根本原因，加强大数据技术和办公室文书档案管理的融合应用，发挥大数据技术的价值和优势，推动事业单位办公室文书档案信息化建设，提高事业单位办公室文书档案信息化、现代化管理水平以及档案管理工作效能，促进事业单位良好发展。

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（作者单位：山东省单县机关事务服务中心）