数字化校园背景下，高校档案管理策略探究

毕大鹏

摘 要：高校档案管理工作的有效落实可以为高校教育工作的顺利开展提供基础和保障，也可以为各项教育活动的落实提供科学依据，而数字化校园背景下高校档案管理工作需要与时俱进，朝着数字化、现代化发展。文章主要讨论了数字化校园背景下高校档案管理优化的必要性，分析了高校档案管理的现存问题，阐述了数字化校园背景下高校档案管理路径，旨在为高校档案管理工作优化提供更多参考与帮助。

关键词：高校教育；档案管理；数字化校园；信息技术

数字信息化时代，大数据技术和人工智能等技术逐渐渗透并应用于人们生产生活的各个方面，为人们提供了更多便捷，高校档案管理也需要紧跟时代发展需要，合理应用现代化技术提高档案管理工作效率和质量，为高校教育质量提升提供更多助力。

一、高校档案管理优化的必要性

主体、客体和媒介是实践活动的三大要素，科学选择媒介可以提高实践活动的效率和质量，在高校档案管理中有效应用信息技术、数字技术以及电脑设备可以起到延伸体力和脑力的作用，为档案管理工作效率和质量的提升提供更多助力。教育改革背景下高校学生不断增加，在高校教育中所产生的信息数据数量也越来越多，档案管理工作人员的工作压力也越来越大，合理应用信息技术和大数据技术等现代化技术是高校档案管理发展的必然趋势，也是高效处理各项档案信息的重要手段。

其次，传统档案管理方法存在一定局限性。一方面，纸质档案保存、管理和应用依赖于独立空间，且要求档案管理空间整洁干净，否则极易出现档案丢失，这就意味着落实档案管理工作需要消耗较大成本，例如纸质档案的材料成本和占地空间的存储成本；另外一方面，传统档案管理方法在信息提取上难度较高，且会受工作时间限制，档案信息数据的利用率偏低，无法推动档案信息的价值转换。优化档案管理模式，应用信息技术可以较好地控制档案管理成本，避免档案丢失，提高档案利用率。

最后，高校档案管理有别于企事业单位档案管理，高校档案管理除了涉及人力资源档案外，还会涉及文献资料数据、实验项目成果等多种档案信息。档案信息内容多且杂，加之新增档案信息较多，档案数据调取需求较大，推进档案管理的信息化建设和现代化建设，既可以利用信息技术完成数据信息的快速归类处理、整合以及录入，又可以保障信息的更新频率，让相应教育工作人员及时通过网络平台收集自己想要了解的信息，为教育工作开展以及科研工作落实提供更多数据参考。

二、高校档案管理的现存问题

1.档案标准化问题

数字校园背景下高校档案管理工作落实可使用的机械设备较多，这为档案的录入、整合、分析、提取效率提高提供了良好的客观环境和物质基础，而在数据录入扫描过程中想要将纸质档案中的信息数据快速变为电子档案，则需要明确档案标准。例如档案信息的格式、重点内容的突出显示方法等等，只有确定了档案标准才能更好地发挥先进技术设备的优势，实现档案信息的自动化录入、存储以及分类。但是现阶段大多数高校并没有确定档案标准格式，加大档案管理工作人员的工作量，同时，在档案管理开展过程中会很容易出现因为格式问题导致档案信息丢失或遗漏情况，为后续档案信息的价值转化、应用以及存储分类管理带来诸多不便，既影响档案管理的工作效率和工作质量，也无法保证档案信息数据的准确性和真实性。

2.档案信息安全问题

数字校园背景下信息技术、大数据技术、网络技术等已经逐渐渗透并应用于校园档案管理，这些信息技术的应用为档案收集、整合、分析、处理以及调取提供了更多便捷和帮助，有效解决了传统档案管理中紙质档案易丢失易损坏的问题，但也带来了新信息安全风险，例如病毒攻击、系统崩溃、信息被窃取等等。高校档案中涉及很多个人身份信息以及最新科研数据，如果无法保证信息安全会造成巨大影响和损失。当前，高校系统安全问题仍需要进一步加强，如何在满足高校各部门工作人员信息提取需求的基础上，通过系统优化和技术优化来保证信息安全是现阶段高校档案管理工作优化过程中必须考虑的一个重点问题。

3.技术更新换代问题

大数据技术、网络技术以及信息技术等现代化技术的引入无疑为高校档案管理工作的优化提供了新方向和新思路，为高校档案管理工作开展提供了便携和保障，但在技术更新换代的过程中客观物质基础也需要及时做出调整，例如，系统的优化和完善，需要最新的硬件设备。然而从现阶段来看，技术更新换代问题并没有完全得到解决，缺乏客观物质基础的支撑，也缺乏规章制度的保障，导致高校档案管理信息化建设、现代化建设缺乏良好的客观物质基础，影响了先进技术作用的有效发挥。

三、优化数字化校园背景下高校档案管理的路径

1.完善数据库

做好数据库建设是高校档案管理工作现代化建设、信息化建设的重要基础，也是档案信息保存、调用和分析的重要载体，在数据库建设过程中应当注意以下几点问题。

首先，数据库需要自动完成档案信息分类。上文中已有提及，高校档案管理工作落实所涉及的档案信息多且杂，例如，教学、科研、学生个人身份信息、教师职工信息、教学管理信息和招生文件等等，做好信息数据的自动分类可以为档案管理和档案利用提供更多便捷，在确保录入口径一致的基础上通过格式调整，为档案信息的自动化分类提供更多助力和保障。

其次，在数据库建设过程中需要确定档案撤销标准。尽管网络数据库的容量相对较大，但是高校档案信息会随着时间的推移变得越来越多，因此，明确档案信息的撤销标准至关重要，可以保证数据库中信息的有效性，为信息调取、查阅、使用提供更多便捷。同时，通过信息分类明确不同信息记录的主要内容，确定不同类别档案的撤销标准，例如，学生的个人档案信息可以以高校教育周期为撤销标准，每隔四年或三年自动撤销。

最后，在数据库建设过程中需要对接后台系统以及相应的信息录入设备，例如扫描仪等。后台系统对接的目的是更好地完成档案信息资料的审核校对工作，及时发现档案资料中存在的数据信息问题，而信息录入设备的对接则是更好地完成纸质档案向电子材料的转化，提高信息同步、信息备份、信息查阅以及档案存储录入能力。

2.完善在线服务模式

高校档案管理数字化建设的最终目的是更好的提高服务能力，为高校的教育发展提供更多助力和保障。在分析高校档案管理如何优化服务模式时需要从两个角度出发：一方面，需要面向档案工作者，另一方面，需要面向用户。

首先，档案资料收集是档案管理的重中之重，也是首要基础。档案管理工作人员需要利用信息平台与用户加强交流，一方面，收集完整的档案信息，另一方面，通过沟通和交流让用户了解不同类型档案的格式标准以及档案的录入口径，为用户提供更多指导和帮助，避免因为用户提交档案信息格式不对或录入口径不对出现档案信息数据失真情况。

其次，需要优化网络平台系统模块。结合高校档案管理的主要工作内容以及各部门用户的实际需要优化模块功能，高校教育工作者可以通过登录平台的方式收集、了解自己想要掌握的信息，平台会自动发送档案，为用户的档案提取利用提供更多便捷。

最后，在平台建设过程中可以设置沟通交流板块，一方面，面向档案工作者，让档案管理工作人员明确档案管理工作规章制度以及注意事项；另一方面，面向用户，在鼓励用户利用档案的同时了解用户需求，优化调整服务功能、模块功能。

3.完善质量管理体系

将信息技术、大数据技术等现代化技术应用于高校档案管理全过程，从前期信息档案分类处理、中期储存完善以及后期利用等多个角度入手做出优化和调整。从前期分类处理来看，高校档案类型相对较多，可以从载体、内容等多个角度分类。以载体分类为例，可以将高校档案划分为纸质档案、视频档案以及音频档案等类别，在此基础上结合不同档案内容进一步细分，例如教务档案、教学档案和学生档案等等，做好档案分类是档案利用的前提。

从储存和完善角度分析，需要做好檔案信息审核。在储存过程中明确档案要件，例如，档案信息内容、标题、目录等等，目的是更快更好地了解档案内容，提高档案利用效率，在该过程中还可以结合实际需求做好档案合并或档案无用信息剔除，进一步节约在档案浏览和档案利用上所消耗的时间。

从档案利用角度分析，一般情况下，档案利用可以分为两种方法：通过数据检索的方式精确题目，搜索相关档案；从类别出发，收集历史数据。无论是哪一种方法，都需要在保障档案内容翔实和精准的基础上尽可能简化内容，同时，在档案利用过程中需要充分发挥互联网技术优势，满足跨地区使用需求，利用数据转换软件更好地解决档案利用率偏低问题。

除了需要科学利用信息技术加强档案管理完善质量管理体系外，还需要完善规章制度，发挥规章制度的约束、引导和规范作用，保障档案管理工作落实的规范性与科学性，提高档案管理效率，具体需要从以下几点着手做出优化和调整。

首先，在规章制度建设和完善方面，应立足数字化档案管理需求，精简工作流程，明确工作标准，为提高档案管理工作效率、发挥信息技术作用提供良好基础和保障。其次，优化考核机制，加强对工作人员信息操作能力的考核，科学制定考核标准和考核流程，结合数字化档案管理工作特点调整考核形式，保证考核工作落实的针对性、科学性，更好地提高相关工作人员的综合素养，以此为中心，进一步完善质量管理体系，保障档案管理工作切实落实到位。

4.完善信息系统

系统软件是有效发挥信息技术作用的重要基石。现阶段导致高校档案管理工作落实质量和效率偏低的重要原因是信息系统建设不够完善，无法充分发挥信息技术、数字技术优势，因此，需要加强系统开发。

首先，信息系统开发需要对接高校档案管理需求，例如分类管理需求、档案提取需求、档案收集需求等，需要保障信息系统建立的针对性与科学性，结合档案管理实际需要完善模块功能，调节系统运作模式，为档案管理工作的开展提供更多助力和便捷。

其次，在信息系统开发和优化过程中需要注意可持续发展性，时代在不断发展变化，高校对档案管理提出的要求和标准以及档案管理工作在实践落实过程中遇到的问题也在不断变化，因此，在信息系统开发过程中需要预留发展空间，可以通过持续优化、丰富功能的方式满足档案管理的实际需要。

最后，需要重视信息技术应用下可能存在的信息被泄露风险、丢失风险等相应风险。高校档案管理中可供借鉴和采用的信息安全保障手段较多，例如，在系统建设中应用防火墙，而较为科学且有效的技术方法则是开设系统权限，结合不同部门、不同工作人员的实践工作需求以及工作需要确定信息档案的开放权限，可以在档案管理网站平台设置教师系统和学生系统，然后根据学校的组织结构做出进一步细化、分化和精化，学校工作人员在登录系统过程中需要输入个人身份信息，系统会自动识别工作人员的档案调取权限，自动记录工作人员的档案调取信息，例如，档案调取的时间、档案调取的内容等，进一步保障档案信息安全，避免信息被泄露问题，同时，也可以让各部门工作人员在实践工作中有更多的信息参考和数据支撑，保障各项工作落实的质量和效率。

除了需要从以上几点出发加强软件系统建设外，高校还需要配备专业的计算机操作人员，定期落实系统维护工作，检查计算机外部和内部运行环境，及时发现系统漏洞并做出有效整改，也可以通过安全扫描系统来发现操作系统中存在的欠缺和不足，保障系统运行稳定安全。

5.加强档案共享与开发

高校档案管理工作落实的最终目的是更好地发挥档案信息的数据价值，进而为各项工作的开展提供更多数据支持和信息支撑，而档案管理信息化建设和现代化建设的根本目的是提高档案数据的共享能力和交互能力，灵活利用档案资源解决档案调取难、档案利用效率低等问题，因此，需要思考如何加强档案的共享与开发。

高校在系统建设过程中应当连接网络系统，对接网络平台，发挥信息技术数据交互优势和作用，在此基础上落实数据信息的初步分类，除了上文提及的需要结合数据信息的内容划分类别外，还需要确定哪些档案属于公开档案，哪些档案属于保密档案。公开档案需要利用信息平台及时做好信息公示，而保密档案则需要通过权限设置精准对接使用者。

除此之外，高校可以将档案信息平台和学校网络平台相连接，除了对接本校以外，还可以对接其他学校，旨在为教师提供交流合作平台，教师可以从不同学校的数据库中收集资料，同时，也可以补充本校档案数据库，进一步提高档案的共享能力和使用效率。

四、结束语

数字校园为高校档案管理的信息化建设和现代化建设提供了良好基础，但是现阶段高校档案管理工作在实际落实过程中仍旧存在档案标准问题、信息安全问题以及技术更新问题，需要结合高校实际情况从完善数据库、完善在线服务模式、优化信息系统、打造质量管理体系、加强档案共享与开发等多个角度来共同优化调整，更好地发挥信息技术、大数据技术、网络技术等现代化技术的优势作用，提高档案管理的质量和效率，保障档案信息安全，为高校教育质量的提高提供更多助力。

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（作者单位：南阳医学高等专科学校 ）