内部控制视角下环保企业合同管理分析

许宇蘋 龙岩水发环境发展有限公司

引言

环保企业内部管理工作较为繁杂，各类合作项目的启动以及合作关系的构建都需要以签订合同的方式确认，环保企业合同是企业经济活动的法律见证，对提升企业内部控制水平具有重要影响。与此同时，环保企业合同具有一定的规范性作用，会对合同签订双方的权责拥有一定的约束力，如若合同双方违反合同条款，则需要担负相应的法律责任。本文对内部控制视角下环保企业合同管理进行了介绍，以供参阅。

一、环保企业内部控制体系下合同管理概述

（一）合同管理含义

合同管理主要包括合同内容的洽谈、草拟、签订、生效直至失效等全过程，各环节都涉及相应的管理工作，需要环保企业引起重视，注重合同管理水平的提升。合同签订生效日起，合同签订的内容不会改变，但是合同双方在履行合同的过程中可能会出现动态变化的现象，影响双方合同义务的履行，需要双方及时协商，依据实际合作情况适当对合同的内容进行调整或者是补充条款等。合同有效期内如若一方违反合同规定，则另一方有权单方面终止合约，要求合作方给予一定赔偿。经济的发展使得各环保企业之间的项目合作日渐频繁，合同管理属于一个新的管理职能，现如今应用十分广泛。

（二）合同管理目标

合同管理的目标主要分为三类：（1）运营目标，环保企业部分项目的运营需要签订合同，以此确保环保企业项目的运营能够受法律保护，有助于环保企业运营目标的实现。合同内容需要依据环保企业实际经营状况以及项目合作需求等进行拟定，合同内容的拟定需要合法、合理以及可行性等。（2）合规目标，环保企业合同的制定与签订需要严格按照国家相关法律法规进行，在遵照环保企业管理机制的基础上，注重合同制定与签订流程的规范性，认真执行合同的审批工作，有助于确保合同签订的法律效力。（3）财务目标，签订合同可为双方的财务资金提供保障，不仅有助于项目启动资金的合理管控，还有助于环保企业财务运营风险的降低。

（三）合同管理流程

合同的管理流程主要分为两方面，一方面是合同的签订，其主要包括：（1）合同拟定前的谈判与准备，该流程需要合同签订双方多次洽谈，明确双方权责，确保双方的合法权益能够获得满足。（2）合同文本的拟定，该环节需要合同拟定人员将双方洽谈的各类事项以文字表达的形式进行总结与详细编制，确保合同内容的全面性、合法性以及详细性等。另一方面是合同的履行，合同签订之后，合同签订双方有义务按照合同内容认真履行自身职责，该流程需要双方对合同职责的履行进行实时跟踪与监督，有助于确保合同的正常履行，保障合同双方的合法权益。

二、内部控制视角下环保企业实施合同管理的必要性

在当前社会背景下，环保企业所面临的发展压力和竞争压力逐渐提升，环保企业需要从自身建设的角度出发，提升企业建设的质量和水平。而合同作为环保企业在建设和发展中的关键内容，环保企业应当提升对合同管理的建设。就当前我国环保企业的发展而言，提升对环保企业合同管理的必要性主要体现在以下几个层面：第一，降低环保企业的运营风险的需求。市场经济的发展为环保企业的发展带来了更多的影响因素，这些影响因素不仅体现在合同双方各项事务的协调上，还体现在一些客观因素的影响上，环保企业在合同管理时只有充分地考虑到经济业务开展过程中可能存在的因素，才能在最大程度上降低企业个性经济业务的风险，从而实现企业运营风险的降低；第二，提升环保企业的建设水平的需求。合同是环保企业实现长久发展的重要基础，环保企业可以借助合同管理水平的提升促进企业内部各项基础制度建设水平的提升，逐渐实现企业整体建设水平的提升；第三，提升环保企业经济效益的需求。在当前社会背景下，各行各业内部的竞争压力逐渐提升，为提升企业的竞争力，环保企业需要在各项经济活动中获取更大的经济效益。而合同是环保企业经济效益的主要依据，环保企业需要借助合同管理实现对各种经济业务中各种活动的规范和约束，降低经济成本的投入，实现经济效益的增加。

三、环保企业内部管控合同管理中存在的主要风险

（一）合同管理制度不健全

合同管理制度应包括合同管理机构及其职责分工、法人授权和委托方式、合同履行和合同纠纷处理、合同管理人员培训等内容。然而，在环保企业的合同管理过程中，合同管理体系要么缺乏内容，要么制度化，无法有效实施。具体表现为管理职责不明确、变更协议数量不断增加、监督机制不健全等。

（二）合同条款约定不明晰

在进行环保企业合同的签订中，部分环保企业常出现拟定的合同条款存在约定不明晰的情况，主要包含：付款方式不明晰，产品质量具体型号、质量要求不明晰等合同内容，从而促使环保企业合同在履行过程中常常因为约定不明晰的原因而造成的法律纠纷事件频发。如，合同中没有进行开具发票的约定，造成生产方可能不能对付费方提供增值税发票。通常情况下，在环保企业合同约定中未清晰标明向付费方开具发票主要有以下几点因素：其一，付费方在合同外口头向卖家承诺不需要发票，在商品价格上给予一定的优惠；其二，部分业务人员素质低下，通过和采购方串通不开取发票的不入账方式，私自赚取差额；其三，部分环保企业所经营的项目和出售的商品内容不符合经营范围，不能进行发票的规范化开具。由于在环保企业合同中对于开具发票规定内容的不明晰，在后期合作中，造成环保企业增值税进项税抵扣无法实现，在一定程度上增加了环保企业采购成本，从而引发后期双方的合同纠纷。如果在环保企业合同价款项目中，明确约定并明晰地标明含税价或者不含税价内容，在合同合作的后续执行中，合同环保企业双方就可以完全避免因由哪一方负责承担税费而产生的合同纠纷，实现企业之间的良好合作关系的形成，促进环保企业的良好发展。

（三）合同跟踪监督不到位

合同签订完成后，环保企业必须做好合同执行情况的持续追踪和监督，针对在合同执行监控过程中发现的异常情况，如对方没有按时交货，所交付货品的型号、质量不合规，货品运输中受损等违约行为或者存在合同违约的可能性情况，需要及时汇报给相关部门负责人，然后由相关负责人严格依照合同约定，及时采取针对性措施并加以纠正。如果环保企业在进行合同执过程中，未认真履行合同的跟踪、监督责任，那么一旦出现合同风险，将会导致合同履行受到限制，不利于环保企业双方合作的良好开展，甚至引发法律纠纷。

（四）合同归档部门不明

针对环保企业所签订的合同，应该由环保企业设置专门的部门和合同管理人员进行归档管理。然而，部分环保企业的合同管理中并没有设置专门的合同归档管理部门，对签订完成的合同未进行登记、归档，且没有限制合同等级，任何一个环保企业员工都可以接触到环保企业合同，很容易发生环保企业合同商业机密泄露问题，增大了环保企业合同风险，不利于环保企业的经营发展。此外，环保企业如果没有做好对合同资料的及时登记和有效管理，尤其是针对签订合同数量多的环保企业而言，会很容易出现合同被遗漏或者丢失等情况。而合同作为解决法律诉讼的重要证据，合同的丢失或遗漏会对环保企业造成直接性的经济损失。

四、内部控制视角下环保企业完善合同管理的具体措施

（一）加强内部控制管理意识

有效落实合同管理。环保企业内部控制中，合同管理至关重要。环保企业管理人员会过于注重环保企业的各种经营效益，但是对于内部控制的认识却不够全面，基层员工又忽略了其重要作用。因此，我们必须深刻意识到合同管理在环保企业运营管理中的作用，通过加强对内部管理者和工作人员的在职业素质、内控管理方面的宣传教育，增强环保企业每位员工的合同管理意识，从而为合同管理在全业务、全流程的贯彻执行打下坚实的基础。

（二）健全相关的管理制度

健全保障机制，优化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同管理风险，推动合同规范管理。比如可建立和完善《合同管理制度》《印章管理制度》《分级授权管理制度》《合同履行情况评估制度》《合同管理考核与责任追究制度》。环保企业要对合同做好归口管理工作，明确和落实人员责任。环保企业可以每年年末开展合同履行情况并对具体情况进行综合分析，及时发现并解决合同履行过程存在的问题；如果发现合同订立以及履行中存在违法违规情况，要对相关人员责任严格追究并处罚。

（三）成立专项部门

合同的管理工作较为专业，且合同管理涉及拟定、签订以及后期归档等多项管理内容，需要环保企业成立专项部门，聘请专业人士完成合同管理工作。一方面，做好合同的安全工作。合同签订的内容受法律保护且具有一定的安全性，如若合同内容泄露或者是出现合同丢弃等问题，则可能会对签订双方造成不良影响。因此，合同的安全工作至关重要，管理人员需要认真对待合同的登记、归档以及保存等工作。另一方面，建立健全合同管理机制，规范合同管理流程。合同一旦签订，便立刻具有法律效应，相关管理人员应该按照管理流程以及相关管理机制做好合同的管理工作，有助于提高合同管理的整体水平。

（四）加强审批管理

在合同签订之前，合作双方需要对合同内部的各项条款及约定进行明确，加强合同的审批与管理工作。首先，确保合同拟定内容合法、全面且详细，合同中必须包括合作双方权利义务以及相关责任等内容，并清晰列出争议解决条款，确保合同内容符合合作双方经济利益。其次，将合作双方的权利与义务以文字的形式在合同内进行明确标注，禁止出现口头协议或者是合同以外的私下合作等，有助于合同签订日起法律纠纷的减少。最后，加强合同的审批与管理，合同签订之前合作双方需要对合同各条款进行审批，待环保企业相关人员认真研究与分析之后，才可签订合同。

（五）合同履行监控环节

合同的签订只是合作的开始，后期合同的履行阶段至关重要，合作双方应该重视并认真履行合同相关内容，在确保自身合法权益的基础上，认真履行自身义务，确保合作有效推进，有助于合同签订价值的充分发挥。在合同履行阶段，合同的管理需要环保企业管理人员加强对合同管理的重视，从环保企业自身经营的实际情况以及社会经济发展的角度分析，管理人员需要做好内部控制管理工作的同时，加强对合同的管理。与此同时，合同签订完成之后，需要成立专项管理小组，对合同的执行进行监督，并指派人员专门负责环保企业各类合同的管理工作，有助于合同管理水平的提升。

（六）科学处理纠纷

合同在签订之后的履行阶段，难免会因为各种因素而出现法律或者经济纠纷，如若此类合同纠纷处理不及时或者不合理，既有可能造成合作双方出现经济损失，又有可能会破坏合作环保企业之间的和谐关系，不利于合作项目的正常运行。如若合同纠纷上升到法律层面，合同双方律师的聘请、庭下调节、诉讼以及仲裁等环节，既需要消耗大量的人力及财力等资源，又浪费了诸多宝贵时间，对于合作双方环保企业而言均是一种损失。为此，科学处理合同纠纷至关重要，其有助于降低合作双方的经济利益损失。合同结算是合同纠纷发生的常见原因，环保企业应该注重合同核算的合理性以及规范性。

（七）强化合同法制观念

合同的签订并不是单纯地依据双方的需求进行制定，其需要在法律所规定的范围内进行制定，需要借助法律的力量实现合同的科学化、规范化及合法化建设。为此，在环保企业内部控制体系下为实现合同的有效管理，相关工作人员应当加强合同的法制观念，提升自身的法制素养，确保环保企业管理中所涉及的合同都能够合规合法，降低合同中的法律风险，为环保企业的稳定和长久发展提供必要的保障。

（八）保证合同形式规范性

对于环保企业内部而言，合同实现规范化制定不仅可以方便相关工作人员对合同的管理，还能够在一定程度上降低合同制定过程中存在的各种风险，实现对各种风险的有效规避。所以在环保企业内部控制合同管理中，环保企业应当加强对合同形式规范性的建设，让相关工作人员基于环保企业所规定的合同形式进行合同的制定，必要时，环保企业也可以针对环保企业内部各项经济业务的需求，创建出不同的合同形式模板，为相关工作人员提供参考，从而实现环保企业合同形式的规范性。

结语

当前，环保企业内部控制体系下合同的管理具有降低环保企业运营风险、提高环保企业建设与管理水平以及促进环保企业经济效益增长等作用，合同管理人员在管理合同时应该注重合同签约以及监管风险的防控，需要强化管理人员的管理理念、规范管理行为，并对客户的信用度进行详细调查，有助于为合同管理质量的提升提供保障。而在环保企业内部控制体系下的合同管理，需要管理人员优先完善管理机制、创建专项部门，加强合同的审批、变更以及内部控制等管理，并科学处理好各类合同纠纷等。