基层档案管理现代化实现路径探究

文/连云港市第二人民医院 李繇

新时期，现代技术在社会各行业中的运用呈现出广泛性与普遍性，助推社会和谐与稳步发展。在基层档案管理工作中，现代技术的合理运用可以将档案管理各环节工作质效进一步提升，对基层档案管理所使用的传统方式进行补充与创新，实现档案潜在应用价值的挖掘与运用，让基层档案管理走入现代化与智能化。

一、实现基层档案管理现代化的重要意义

（一）保证档案完整。在基层档案管理工作现代化发展前提下，基层单位可以借助信息技术与先进理念将传统纸质档案往数字档案方向转换，弥补纸质档案不能长期安全保存的不足，使得重要资料不再轻易丢失。在现代化档案管理工作中，数字档案会以图片、文字或者视频等方式存储，从而确保档案信息的保存安全与完整。

（二）提升管理效率。基层档案管理工作内容复杂、烦琐，传统的管理方式暴露出耗时与耗力的问题，导致管理效果未能有效增强。现代化管理方式与基层档案管理工作的有效结合可以将各类档案做到及时整合与科学分类，实现档案管理效率全面增强。

（三）满足发展需要。在基层档案管理中融入现代化管理理念，使用各种高科技元素，是对档案管理的一种创新。在基层档案管理中，档案管理人员积极使用现代化管理方式去完成繁杂的档案管理工作，即使面对超大信息量也可以从容应用。现代档案管理还融入超小使用空间相关理念，助推精细化管理，依托现代管理模式促使基层档案管理工作适应时代发展需求确保基层档案管理能够持续健康发展。

二、基层档案管理现代化管理中存在的问题

（一）档案利用率不高。在基层档案管理中，档案资料涵盖诸多重要信息，其应用价值极高。但部分基层档案管理工作人员未能对档案信息所具有的潜在价值进行充分挖掘与运用，只是简单地保存与查阅。部分基层档案管理者也未能带着开发意识对档案资源进行合理使用，暴露出档案利用率不高的突出问题。

（二）查询检索效率低。部分基层单位在档案管理工作开展过程中未能积极使用信息技术与配套设备，多是依赖人工方式，使得档案查询率降低。而且档案资料也未能在安全的前提下共享，影响各类档案潜在利用价值的发挥。部分单位虽已积极完成信息化建设，但过多使用检索工具，未能将现代化技术合理运用，存在检索与查询整体效率低的问题。

（三）管理制度不健全。由于基层档案管理工作较为烦琐，管理难度较大，必须在健全的制度下保证各环节管理工作的有序与高效开展。目前，部分基层档案管理制度与时代发展需求不契合，导致档案管理工作部分环节缺少制度支持。因此，基层档案管理工作行为得不到有效规范，阻碍管理工作规范化发展，影响了现代化转型速度与效果。

三、基层档案管理现代化的实现措施

（一）更新管理理念，提升管理水平。新时期，基层档案管理人员必须从思想上进行转变，夯实档案管理现代化发展的基础。但部分基层档案管理人员未能带着先进理念去创新与优化档案管理工作，使得部分档案管理环节存在一些问题，影响到现代化档案管理水平进一步提升。为此，只有基层档案管理人员及时转变观念，积极开展新时期下现代化管理工作改革，融入创新意识与科技元素，才能助推基层档案管理工作持续发展。基层档案管理者应从以下几个环节入手，实现管理理念全面更新，确保整体管理水平迈上新高。

第一，管理人员应结合日常管理工作开展需要，对基层档案管理工作开展价值有全新认识。管理人员要将基层档案管理工作现代化发展与各阶段的发展战略目标相结合，确保档案管理工作在有力支持下加快现代化发展脚步。

第二，管理人员必须带着前瞻性眼光与“互联网+”思维，依托开放管理理念对现有管理模式进行大力创新，积极运用现代信息技术，将技术优势与档案管理工作有效结合。

第三，加大宣传力度，使得基层档案管理层与每位员工均能对档案管理现代化发展目标与内容有全方位了解。管理人员要从自身思想与行为开始转变，积极了解互联网技术与多媒体等相关知识，形成现代化发展意识，有意识地做好档案信息检索系统优化，助推现代化管理水平持续提升。

第四，用全新理念完成档案体系编制，划分多个档案类型，完成档案内容分类，重点做好表格、文字与图像等信息的管理及人员与访客的查阅和检索管理。在信息技术与基层档案管理的融合中，加强信息技术优势，降低管理成本，对管理水平全面提升有重要意义。

（二）加大制度建设，助推管理转型。基层档案管理工作与现代化技术的结合需要完善与健全的规章制度，使得档案管理工作所具有的执行性与规范性增强。为此，基层档案管理人员必须加大制度建设的整体力度，确保制度能够对管理人员进行严格约束，同时也会对员工行为进行有效约束，保证制度制定与落实具有合理性与可行性。

第一，要结合基层档案管理工作特点与具体管理需要，制订与档案部门转型发展相符合的制度，保证制度具有极强实用性，保证管理人员与工作人员能够正确理解制度内容并严格按照各项规定完成档案管理各环节的工作，将管理制度的规范作用与指导作用充分发挥。例如，根据具体需要建立规范化档案管理制度、职工档案借阅与登记制度、档案材料转入与转出制度等。

第二，落实制度，规范档案管理程序，特别是重视档案交接环节的程度规定。管理人员根据规范与健全的制度做好档案全面清理工作，保证账务相符，确保借出档案归还及时。在档案交接过程中，工作人员要结合相应制度将未进行整理的档案资料分门别类并安全存放，整体完成的档案应汇编成案，完成排序与归档。在严格规定下完成档案交接，运用信息化技术与理念将庞大复杂的材料快速整合。

第三，不断健全基层档案管理制度，将档案操作全过程中存在的各种风险有效规避，积极完成安全操作规范制度优化，确保档案处理过程无漏洞。在具体管理中注意档案存储格式规范，使用统一的处理软件完成档案信息的收集与存储。

第四，基于建章立制加快现代化实现速度。制度制定与落实要根据基层档案管理工作标准完成，保证档案管理工作的标准化与规范化。在各项制度落实过程中，要加大信息技术的应用力度，减少以往的重复作业，让制度不再处于辅助位置，而是推动现代化档案管理实现更高突破。

（三）走出技术桎梏，实现智能操作。为了实现基层档案管理现代化发展，管理人员必须从多角度入手，对现代技术做到合理引进，走出传统管理技术的桎梏，完成档案管理硬件的同步更新与优化。在该过程中，管理人员要注意分析基层档案管理工作开展的特点与未来发展趋势，完成软件升级与系统优化。具体应明确如下方面：

第一，考虑档案资源利用率提升，完成基层档案分类工作优化，运用信息技术完成关键词搜索，根据关键词寻找相关档案资料，实现基层档案信息检索等相关功能的增强。为将检索工具过于烦琐的问题有效解决，相关管理人员应对检索工具进行全面统一，让检索过程简化，提高检索整体效率。

第二，重视技术升级与软件更新。基层档案信息的不断增加，类型也呈现出丰富性，需要依托信息技术完成档案的录入与分类。在此形势下，管理人员需要结合现代化技术，对计算机当中的档案编目体系及时完善，通过硬软件设备及时更新，有效扩大档案存储空间。

第三，重视部门沟通，运用信息技术完成珍贵档案处理。各部门需要加大信息交流力度，让档案资源能够快速共享。管理人员考虑到文件意外损毁、恶意篡改与保存不当等多种风险，为保证珍贵档案处理过程的安全，积极运用信息技术以减少工作隐患与风险。例如，完成防火墙构建，使用电子密钥，只有拥有访问权限与密钥的工作人员才有资格处理珍贵档案。

第四，依托现代管理技术，实现电子档案微缩。在具体的档案管理中，融入微缩、数码摄影等先进技术，不仅能保留具有年代感的纸质档案，也能够以电子方式存储档案，节约存储空间，让管理操作智能化。例如，数字化档案管理系统涵盖档案收集、鉴定、整理、保存、检索、编研、利用与统计等部分，以流程为主要驱动，搭载组织、流程、建模和权限等多个引擎，实现个性化与智能化的数字档案管理。

（四）培养精尖人才，打造专业团队。基层档案管理现代化的实现需求对工作人员提出新要求，不仅需要其具有突出工作能力，还应带着先进理念，同时不可缺少的是职业素养与专业素质，能够明确自身在各项工作中的职责。为此，管理层需要重视对精尖档案管理人才的培养，打造专业的档案管理团队。

第一，管理人员要从自身入手，借助业余时间完成知识层面拓展，阅读相关书籍并借助线上方式掌握最先进的管理技术，了解先进管理理念，借鉴基层的优秀档案管理经验，寻找现代化元素融入传统基层档案管理工作的切入点。

第二，相关管理人员应积极开展多元培训活动，涵盖专业知识与理论、先进理念、专业技术、管理技巧、技术应用和创新等多个内容；同步开展教育工作，其中包括专业素养和道德规范等不同内容，提升培训质量。基层档案管理人员应积极参与培训与教育活动，对工作不足及时弥补，带着先进理念对工作大胆创新。相关管理人员还要加强对法律法规内容的学习，培养工作人员现代管理技能，例如，通过线上和线下方式完成培训，或是通过集体与个人等方式完成培训与学习，满足不同员工成长需要。

第三，重视奖惩机制的优化，持续完善工作竞争机制。在科学奖惩方式下，有突出贡献的基层档案管理人员将获得物质与精神奖励，激励更多工作人员不断进取，传递爱岗敬业精神。在工作竞争机制的落实下，基层档案管理人员会积极学习先进理念，熟练运用信息技术，掌握软件操作的实际方法与流程，让现代化技术与元素融入档案管理各环节。

四、结语

现代科技飞速发展，管理技术得到不断优化，助推基层档案管理工作的创新发展，实现档案管理现代化与智能化，确保与时代发展相契合。基层档案管理者必须带着前瞻性思维与先进理念，积极运用先进技术与设备，加大现代化管理制度建设，为智能与现代化转型夯实基础。管理者应做好技术优化与人才培养，走出传统技术桎梏，依托专业团队的支持实现基层档案管理现代化水平的进一步提升。