高校基层教务数字能力建设探索

2023-09-02华中科技大学曹霞熊大柱王芬屠增辉

办公室业务 2023年9期

文/华中科技大学曹霞熊大柱王芬屠增辉

教育数字化，是实现教育现代化和建设教育强国伟大历程中的重要命题，加快推进国家教育数字化战略行动实施，是对此命题做出的积极回应。教育部党组书记、部长怀进鹏在2022年全国教育工作会议等多个场合提出实施教育数字化战略行动，推动实现教育数字化转型。教育数字化转型要求既包括学生和教师的数字化能力建设，也包括教育管理人员的数字化能力建设。教育数字化转型的核心是促进全员、全要素、全业务、全领域和全流程的数字化转型。

高校教育管理指高校管理者通过一定的管理手段，使教学活动达到学校既定的人才培养目标，是维持正常教学秩序的保证。教学管理工作者应增强科学意识，主动利用现有的科学方法、现代化技术手段来提高教学管理的有效性。但是当前高校基层教务人员数字化能力建设存在诸多问题，不利于数字技术与基层教育管理工作融合。

一、高校基层教务在教育数字化建设中存在的问题

（一）已建成信息化系统的功能和使用的问题。随着5G网络、大数据、云计算、人工智能、智能物联网等技术的兴起，不少高校研发了各类信息化管理系统并投入使用，加强了基层教育管理人员数字化能力，但是这些系统普遍存在着需求和设计匹配度不够、系统之间兼容性和扩展性不足，导致数据无法共享等问题。

同时，信息技术的应用形成了全新的教务管理行为和模式。新系统的适应、学习和掌握，在使用过程中层出不穷的问题，给基层教学管理人员带来了挑战，增加了工作负担，从而导致教学管理人员对信息化建设有一定的抗拒。

（二）信息化系统不能全面覆盖的问题。基层的业务需求灵活多变，不可能建立一个超大的系统或者随时开发一个系统满足各类业务需求，因此仍存在大量的数据填报、统计等工作应用传统经验化的手工模式。传统手工模式不仅导致教务管理工作极为繁重，而且数据也不准确，不利于发现数据中的规律，不利于教育管理人员判断教育事业的发展趋势，从而用于指导教学管理工作。同时，缺乏应急数字化能力很难应对管理模式的改变和突发情况。

（三）教务员自身缺乏时间和动力等问题。基层教学管理工作琐碎、强度大，容易出现职业倦怠。基层教务员作为高校行政管理人员中的特殊群体，存在年龄偏大、一般学历层次相对教师偏低、本身学习能力相对较弱、平时工作内容相对较杂、可用于学习的时间相对较少等问题。部分教务人员忙于应对日常的工作和生活，没有完整的时间去接受培训。少部分人主观上认为基层教务管理人员不需要研究、不需要学习，缺乏主动学习意识。

（四）合适的学习资源匮乏问题。传统观念都认为教学活动中核心是教师（高校教务员也被大家称作老师），高校缺乏对教务员队伍的重视和规划，也缺少相应的激励制度和技能培训服务。即使许多高校成立了促进教师职业化、专业化发展的研究咨询与服务机构——教师发展中心，但是鲜有针对教务员能力发展的系统化、常态化、有针对性的培训交流和服务。市面上不仅缺乏合适的培训方式贴近他们的日常工作和生活，也缺乏针对成人教育特点可以充分利用碎片时间学习、实践的资料。

二、促进以自我学习形式适应教育数字化的思路

招纳具有一定信息化和数据处理能力的人才加入基层教务管理队伍中，可以化解高校教务员在教育数字化建设中存在的矛盾，实现教务管理高质量发展。高校可通过鼓励员工自学、予以工资待遇等的适当倾斜、进行职业培训、提供更好的职业上升空间、采取评教激励制度或者扩招人员等多种途径解决。如何使基层教务人员充分发挥积极性和主动性，提升自身的数字化素质，主动适应教育数字化发展，协力参与数字化建设是高校应该重视研究的课题。以下为本文提出的解决该问题的思路。

（一）鼓励基层教务员自我学习。高校应积极鼓励基层教学管理人员结合自身工作和学校改革需求，开展自我学习活动，做好基层教学管理，提高自身数字化素质和业务能力。通过自我学习最终使得基层教务人员能较深层次地掌握常用的数据分析处理工具，同时具备一定的大数据思维意识，从而达到提升高校基层教务的数字化工作能力和素养的目标。

（二）让基层教务员直接参与信息化建设的需求和设计。信息化技术高速发展，大多数教务员是被动地接受和使用学校开发好的信息化系统。如果在信息化系统开发初期邀请更多的教务员参与进来，结合他们提出的建议，从需求到设计，都能以解决他们的工作业务实际问题为导向，从而激发教务员的主动参与和推动信息化建设的积极性，从而进一步提高教务员的数字化能力。

教务员直接参与信息化、数字化建设，有助于基层直接参与解决工作的痛点和难点，有利于高校教务管理信息化建设工作推进和落地，最终助力高校打造一支具备较高数字化素质的教辅团队。

（三）高校创建利于教务员自我学习的环境。美国成人教育理论家马尔科姆·诺尔斯（Malcolm.S.Knowles）指出，成年人的学习特点是以解决当前具体问题为最终目的，带着困惑去学习特定知识来优化自己的技能，并且通过行动来解决自身的困境，而不是单纯意义上的信息积累。成人高等教育的学者也发现“问题解决”的教学模式能够帮助学生获得实用的知识，还可以促进学生探究能力、合作能力、问题解决等综合能力的发展，提高成人教学质量。如果自我学习的内容能够着眼于解决真实的工作难题，就能够提升成人学习的动机，同时已有经验与新知识、新经验的有机结合，使成人的学习更加深刻，学习活动效率会更高。另外，如果能采用一种利用员工的碎片时间的学习方式，使得学员短时间内能找到相应的学习内容，使成人学习者保持学习热情和积极性，实现随时随地学习。

综上所述，高校在鼓励基层教务员学习的时候如果能结合自己的办学特长，以解决工作实际问题为导向，营造良好的学习氛围和提供相应的学习资料，就能很好地激发教务员自我学习动机，得到一定的效果。

三、以“解决问题”为导向的提升数字化能力的方案

要想使基层教务员充分发挥积极性和主动性，提升自身的数字化素质，顺应高校数字化建设，本文提出的解决方法为：由所在高校的本科生院牵头组织团队，深入教务基层，调研信息化建设需求的同时，打造一套合适的数据分析处理学习资料，如课件、模板和手册，并且开放共享，方便基层人员时时学习和应用。具体的思路和举措如下。

（一）成立有效的团队，确保项目高质量进行。由所在高校本科生院牵头，打造一个覆盖面较广的优质团队。从管理、教学和技术三个层面提供支持保障，成员涉及高校本科生院教学管理人员、学校各院系基层教务员、计算机学科教师及负责教务信息化研发维护人员。团队将深入本科生院和院系调研，如开展大规模院系调研存在一定困难，可以挑选部分文科和理工科代表院系调研。

（二）以实际问题为导向，逐步科学地推进研究工作。团队将总结常见的教学管理业务数据处理问题，如排课及课表排版、教师工作量统计、考试安排、学生成绩单处理等方面中出现的数据处理、统计和分析等问题。专业技术研发人员可以从信息化专业和应用的角度，去了解现有教务及其他相关信息系统的功能与不足，分析问题是否具有代表性，判断是否需要通过系统升级或者研发解决。由专业教师制定相关培养目标，凝练代表性案例的解决方案，用于制作学习课件。

实地调研可以让基层人员的需求得到切实的关注和反映，可以很好地促使其提高学习的积极性。调研不仅有助于团队了解此次课件建设所需要解决的“实际问题”，也能学习到优秀的问题处理经验和思路，同时获取相关信息化建设的真实需求。

（三）贯彻数据标准化思想，建立数据共享思维。团队应通过整理比照基层工作中的数据字段和已有业务系统中的数据字段，无论是调研过程还是设计课件时，都应强化“数据标准”和“数据共享”概念。比如提及课程名称，中文一模一样，由于开课单位不同，其课程代码不一致就是不同的课程，还要注意口语化、不规范字段的使用问题等。规范化和标准化数据可提高基层报表的数据质量，实现反复使用。通过数据处理的实操，培养数据思维意识，在减轻基层日常数据采集和填报工作负担的同时，也能某种程度上应对突发的数字统计分析需求的挑战，进而全面提升基层人员获取数据、分析数据、运用数据的能力。

（四）全自主设计思路，确保数据处理模板典型。团队应根据基层教务的工作实际，遴选合适的数据分析学习工具，选择具备用户友好型，具有简单易用界面和完备功能的软件，以帮助教务员快速上手和使用，比如Excel，Power Query等。

团队应始终秉承帮基层教务员解决日常真实工作中面临的痛点难点问题的信念，模板化相关自动化数据处理方法，并在后期进一步优化模板，确保模板提供的设计和实现思路合理，案例处理方式具备一定的典型性，便于基层人员接受此模板并提高学习热情，实现终身学习。最终实现广大基层教务员能够增强主动学习数字化知识的动力，努力拓宽自身数字化知识的广度，夯实运用数字化工具、方法处置业务问题的能力，增强数字化思维处理日常工作的意识。

（五）真实学员主导测试、验收课件，一线优秀教师严把质量关，全部课件开放共享。团队应总结相关数据处理模板的设计思路与此次教学目标和知识点，用于开展课件制作。根据教学目标以及基层教务人员的实际基础，按教学规律，循序渐进地制作课件进行教学。项目拟邀请基层教务人员代表主导课件的测试和验收，按真实学员的意见和建议去完善课件并匹配学习手册。然后由一线优秀教师审核把关质量，确保符合基层教务人员自我学习的要求。最终将形成的相关数字化成果开放共享，比如移交高校的教师教学发展中心，让更多基层教务人员参与学习，提高其数据处理能力并增强数据思维意识，进而提高数字化管理能力，从而更有效地推广数字化工具和技术。