信息资源共享模式下企业集团档案管理体系构建及其优化策略

2023-09-02紫金矿业集团股份有限公司邱巧艳

办公室业务 2023年9期

文/紫金矿业集团股份有限公司邱巧艳

企业集团是多个企业组成的经济实体，相较于单体企业，企业集团的组织结构更为复杂，业务运行模式更为多样，其行政隶属、利润单元、成员分布等都呈现出多样化的特征。多源头、多渠道、大体量的企业信息资源，在传统的企业集团经营模式下出现了信息资源整合性较弱、信息传递不通畅等问题，进而导致决策层出现“信息迷航”。长期以来，针对单体企业的信息化问题，最有效的应对手段莫过于提高企业的信息化水平，许多企业依靠信息化转型在市场竞争中取得了先机。但从企业集团的信息化建设状况以及对信息资源的开发情况来看，复杂的业务环境与企业架构无疑加大了企业集团的信息化难度。如何高效地实现组织内部的信息高效安全共享，是企业集团经营者要面对的重要问题。

近年来，许多企业集团开始尝试一种新的信息化建设思路，即“信息资源共享”，以解决企业信息资源开发的难题。档案是企业集团内部信息资源的重要组成部分，具有多方面的应用价值。首先，档案信息能够为企业提供决策参考，辅助领导层锚定战略，为企业可能出现的纠纷提供法律依据；其次，档案信息可以辅助中层领导加强业务管理，同时也是企业内部培训、智库构建的知识基础；最后，档案信息记录了企业的发展历史，是企业文化传承、塑造品牌形象和传递社会价值的第一手材料。因此，做好企业集团内部的档案管理，是挖掘档案价值、发挥档案信息作用的应有之义。由此，笔者尝试站在信息资源共享模式建设的角度，探讨企业集团档案管理系统的构建思路及优化策略。

一、信息资源共享模式下的企业集团档案管理

（一）企业集团视角下的信息资源共享。信息资源共享，即借助信息技术手段，将分散的信息资源进行整合、共享，实现信息的互联互通。在企业集团的视角下，信息资源共享指的是不同子公司、分支机构、部门之间在信息系统、技术、数据、知识、经验等方面进行的信息共享和交流，其优势主要体现在以下几个方面：可以实现高效的信息管理，在不同的部门之间共享技术成果；可以整合企业的财务数据与行政资源，减少财务、人事、销售等部门人员的冗余工作，提升数据质量；不同子公司之间共享经营数据和管理经验，可以避免基层管理因分散效应导致的同类错误不断重复的现象；业务信息与业务流程共享，可以使企业形成有序的业务链，提高业务协同效率。应用信息资源共享模式，能够有效避免企业信息化过程中的重复性建设，将核心业务与非核心但可标准化的业务加以甄别，并抽离出后者以减轻企业集团架构底层岗位的业务负担，使组织更加扁平化。

（二）企业集团档案管理的差异化与松散化。随着经营业务的调整和行业规定的变化，不同类型的公司，其主要档案的范畴和类型存在较大差异。以笔者工作的紫金矿业集团为例，集团所属的各地、各类企业上百家，经营业务和行业特点不同，档案类型也会有差异。如贸易企业的档案多为销售合同、进出口合同、票据等；矿山类企业的档案包括勘探记录、开采记录、矿产储备、地质调查、环保监测等；冶炼加工企业则以原料进货档案、加工生产档案、质量检测档案、工人人事档案为主。这些不同类型的档案被保管在各公司的档案室或相关部门，使企业集团的档案管理整体上呈松散化与差异化的特征，容易形成多个“信息孤岛”，不符合信息资源共享的思路。

（三）信息资源共享模式下企业集团档案管理的多种需求。基于档案信息在企业集团经营管理中的重要信息作用，在信息资源共享模式下，为了打破“信息孤岛”，就需要整合档案信息资源。从不同类型企业的档案信息整合需求来看，具体可以梳理为以下几种类型：1.跨单位协同。企业集团涉及多个子公司或关联公司，其档案管理需要实现信息资源共享、跨单位协同管理，确保集团内部的档案管理得以整合和优化。2.数字档案开放存储。信息化技术对企业集团档案管理提出了数字化转型的要求，要求实现实体档案数字化、系统化、智能化管理。数字化转型可以提高档案信息处理效率，缩减档案管理的时间和成本。开放的档案信息存储必须满足所有企业的在线读取需求，同时还要求企业购置能够存储海量数字档案的设备。3.跨地域管理。企业集团的档案管理需要实现跨地域管理和数据共享，确保各地档案数据的一致性、可靠性和安全性。4.统一规范。为实现集团内部的档案管理协调和一致性，企业集团需要制定档案管理的统一发布标准和规范，确保集团内部各个单位在档案管理方面的操作符合要求。5.安全保密。企业集团档案管理需要考虑信息安全和保密的问题，保障企业集团的商业机密和知识产权等信息不被泄露，确保档案信息的安全性和机密性。

二、信息共享模式下企业集团档案信息管理体系构建的思路

目前，企业集团的档案信息资源以纸质档案和数字档案为主，根据载体不同和档案的需求不同，采取的信息资源整合方式也不同。一些企业会对纸质档案和数字档案分别管理，上年限的纸质档案堆放在档案仓库，数字档案存入硬盘备份。从档案载体的保存条件上看，所有纸质档案都有寿命和期限，长期累积的档案会占用越来越多的空间，而且其中的重要信息只有扫描并上传为数字信息才能得到长期保存。从信息共享的效率上看，纸质档案的传播效率较低，集团各成员与企业间的档案信息传递，往往要通过扫描上传、在线发送的方式，实质上也是转化为数字档案的形式。近年来，在企业集团信息化建设中，从双档案类型过渡到全数字档案是可见的趋势。因此，档案信息资源的整合应以数字档案资源为主，对现有的分散的档案馆加以改造，实现信息化的档案信息资源整合。具体而言，企业集团依托信息共享模式构建档案管理体系，有中心化和分布式两种思路。

（一）中心化的大型档案管理平台。在中心化模式下，由公司集团在内部统一建设一个大型档案管理平台，以实现对档案资源的集中管理和信息的整合。这种模式需要进行全面的前期规划，包括向第三方技术供应商定制研发方案和采购软硬件设备，并由平台档案部门制定档案信息整合、共享的统一标准和流程，从而在制度上达成全集团一致。各分属单位将纸质档案按期扫描并数字化，根据数字档案的信息属性和规范，统一移交到档案管理平台上，形成一个数字档案信息资源池，由公司集团档案部门掌握该档案池信息的使用授权、统一发布和服务推送。这种模式的优点是：公司集团只需投资一次档案管理平台项目，除了平台维护和功能迭代以外，无须重复追加投资和额外建设，从而使档案信息资源管理的成本低廉且可控。同时，中心化的管理方式只需配备一套档案管理业务小组，节省了各公司在保管档案方面的人力、财力支出，完全可以抵消大型平台运行维护的成本。此外，信息资源池以统一的标准存储各分公司的信息资源，使数据更容易被筛选、查找和传输。当然，中心化的档案管理平台建设也存在一些缺陷，以安全风险为主，例如，一旦档案数据系统被恶意攻击，很有可能造成整个集团的档案业务暂时瘫痪；档案系统每天要处理大量的数据上传和迁移，无形中增加了信息风险；海量的档案要求极大容量的存储空间用来存储数据及备份，即使不依赖本地存储，接入第三方云端存储，也是一笔不菲的开支；档案传输要求集团内网保持稳定，但各公司的网络建设并没有完全统一的标准，难以全面满足档案传输的时效性需求。

（二）分布式的多元档案管理体系。分布式体系是基于档案数字化标准的一种创新信息共享模式，其特征为分别建设、多地部署、分别存储和统一发布，以实现档案信息的整合和共享。这种模式下，企业集团会制定一套适用于集团内部的统一的档案信息流通标准，根据这套标准，各企业单位结合业务实际自行布设档案管理系统。这些系统在空间上多地分布，但在信息的共享流通上没有阻碍。相应的，各企业必须自行负责中心的日常维护。分布式体系的建设思路不是维持原有的松散档案管理状态，而是需要企业集团关注跨单位的档案管理，提供一个统一的管理平台，为档案管理人员与提交录入人员做好身份管理和登录鉴权，并提供必要的技术支持。分布式建设很好地避免了中心化思路的一些缺陷：各地分布存储，在线档案业务受攻击整体瘫痪的概率较小；中心化下所有档案都要上传，是“必须迁移”，而分布式的档案则“按需迁移”，降低了信息泄露的风险，对网络环境的要求也没有那么严苛。各单位按业务需求自由布设档案系统，可以加入更多的业务定制内容，例如主业务为矿井开采的公司，可以将监测矿井的自动化系统接入档案管理系统，自动导入和归档实时监测数据；而负责矿石加工的企业，则可以将仓储管理系统与档案系统结合起来，实时追踪记录材料、产品的仓储数据及其在各环节的去向。当然，分布式模式也存在着一些缺点。比如，档案管理建设不统一，各企业为了建设分布式系统，要额外负担和支出建设、管理成本；由于档案信息由各企业自行负责存储和管理，档案信息管理容易出现重复、冗余、利用效率不佳或操作不规范等情况。

三、基于中心化与分布式档案管理体系的优化策略

中心化与分布式两种档案管理体系的构建思路各有其适用场景。以笔者工作的紫金矿业集团为例，根据其组织构成来看，各子企业业务特色鲜明，销售企业和矿井开采企业在业务上几乎没有重叠之处。因此，笔者认为采用一定程度的分布式档案系统建设，让不同类型的企业自由定制系统功能是更理想的方式。而不同子企业间业务重叠性较强且资金充足的企业集团，如主营风投、信托、保险等经济类业务金融企业集团，就可以采取中心化的思路。这两种信息共享模式还可以在数字档案管理方面进行如下优化。

（一）采用多重安全机制，做好风险防范。中心化和分布式各自具有一定的风险。中心化架构可能存在单点故障和安全问题，而分布式架构则可能存在数据不一致和协同性差等问题。因此，需要采取相应的措施来减少风险。例如，在中心化的档案平台中可以启用多级存储、冗余机制、内网网闸和主动防御等，提高档案管理的安全系数；在分布式信息管理系统中，可以采用一致性算法、区块链加密和数据同步机制，保证数据的一致性和工作的协同性。

（二）与移动应用、云服务结合，使档案信息访问过程轻量化。采用中心化模式的集团可以定制专属的App，实现集团内部员工的远程便捷访问和无障碍信息获取；选用分布式模式的企业集团，可以为集团各企业统一招标第三方云服务供应商，尝试子公司在接入云服务的基础上开发不同的档案管理App，或由集团统一定制门户App，各子公司的档案管理者在通过访问控制和身份验证后接入各自企业的档案云服务。

（三）引入智能化技术，着力挖掘档案信息价值。无论采取何种模式去构建信息管理体系，实际上都是为了提高档案信息的利用效率，归根到底还要看档案本身所包含的信息价值。因此，集团可以为档案管理业务接入人工智能、大数据分析等技术，如以采用OCR技术自动识别档案文件中的文本和图像信息，采用自然语言处理技术自动提取档案数据中的关键信息，或采用机器学习技术自动分类和整理档案数据等。智能化技术还可以帮助企业预警潜在的经营风险和信息风险，使档案管理的决策参与更具质量。