流动人员人事档案管理模式的创新路径

文/菏泽市牡丹区人力资源和社会保障局 李国政

社会的飞速发展促进了企业在档案管理方面的改革与升级，传统人事档案管理形式已经不能满足当下社会发展的需要。因此，对企业流动人员的相关档案进行管理模式创新是顺应时代发展的必然要求。流动人员档案管理创新可以给企业正确用人和选人提供基础依据，以此促进企业办事效率的提高，提高企业整体团队的水平与质量。同时，全面推进人事档案制度管理的升级和完善。

一、人事档案的特征

人事档案作为档案资料中的一类，具有以下几个特征：1.现实性。人事档案通常作为企业科学配置人才、确定薪酬待遇的主要依据之一，具有一定的现实服务性，是最重要的特征。2.真实性。档案资料的前提和要求就是真实，人事档案的真实性特征是现实性的基础前提，务必要保证档案的完整性，即个人资料务必要真实，才能为企业进行人事管理提供必要依据。3.动态性。人事档案整体立卷后，内容并不是一成不变，会随着个人工作经历、自身学历等变化而发生改变。因此，人事档案要进行动态管理和完善，对新材料进行补充。4.流动性。人事档案通常会随着当事人的流动而变化，随着其职位升迁、工作调动等情况，档案也会随之调动至新单位实行管理。5.机密性。个人档案包含个人的隐私信息，属于国家机密性资料，任何单位、个人都不能对档案内容进行泄露。

二、流动人员人事档案管理模式创新的措施

（一）完善法律法规，依法归档管档。企业在流动人员人事档案管理手段的创新过程中，基于国家层面而言，首先，要促进立法程序的全面完善，建立健全流动群体档案的相关法规，严格确定流动人员的信息档案所有权为个体本身，任何企业和组织不能对其个人信息进行处理，且企业流动人员个人档案务必要跟随本人流动。其次，要对档案管理工作人员的专业素养进行强化培训，构建特殊化流动人员档案管理体系，加强档案管理人员基于流动档案的管理重视力度，积极采取定期培训的手段来促进档案管理队伍的专业水平进一步提高。最后，档案管理人员务必要立足于相关的法律法规，对流动档案进行依法归档，将法治理念全面贯彻和落实到日常档案管理中。

（二）动态化机制，实现档案追踪与完善。企业要想创新和完善流动人员的档案管理制度，就要将转岗分流作为基础制度进行参考。同时，依托代理制度以及用人制度来对细节内容进行完善。转岗分流主要是将变量原则作为基础依据，而变量通常指个人职业经历的积累和变化，然后基于此实行动态化更新和追踪个人信息，以此对员工的信息内容进行丰富和完善。因此，企业务必要严格遵守变量原则来进行流动人员的档案管理创新工作，基于信息更新来保证档案的时效性和完整性。此外，动态化的档案管理需要依托现代信息技术和科学技术来实现，利用互联网技术对员工岗位进行实时更新，可以有效规范企业创新流动人员档案管理模式的合理性和科学性。同时，对流动人员的个人档案实行动态化管理还需要将其信息通过网络系统进行录入，实现信息变化的自动更新，以此促进信息连续性的提高，确保员工个人档案和信息完整。比如，在人事档案管理系统中做好流动员工A的基础信息整理并归档，员工可以在登录平台后实现信息的自动更新和录入，既能够避免信息中断，又能够方便企业管理。

（三）建立流动档案资源库。企业在创新流动人员档案管理模式的过程中，可以建立相应的流动人员档案信息库。首先，建立档案信息库可以有效防止员工信息发生泄漏，促进流动人员档案管理方式更加科学和规范，有利于流动群体基于企业岗位流通的深入推进。动态化、系统化的流动信息库还可以促进档案管理水平的有效提高。企业流动人员的个人信息变化相对复杂且具有较大的信息量，传统的人工管理记录方式已经不能满足动态化信息要求，而流动档案信息库可以实现多种形式的信息储存，例如通过视频或者图片的方式进行档案记录，使得档案信息更加立体和直观，进一步提高流动人员档案管理的利用率。其次，企业建立流动档案信息库要充分与市场变化趋势相结合，对信息管理体系进行自我创造或者引进，保证管理体系符合企业自身建设和发展的需求，有效改善流动档案出现拖拉或者遏制等情况。最后，企业在引进和创造档案信息管理体系时要将其特征进行系统优化并提取，基于企业内部管理进行适当调整，使企业流动人员档案的数据分配和信息管理符合企业发展目标。比如，企业可以专门建立一个用于管理流动人员的档案资源库，将流动人员档案进行集中管理。在此过程中，员工或者企业可以通过视频、图片等形式来不断完善和更新档案信息，形成一个独立的、系统的资源库，方便员工档案的管理和更新。

信息化流动资源库可以有效促进档案管理工作效率的全面提高，方便企业对人员相关资料进行调用，为企业后续工作顺利开展提供保障。由于信息化的档案资源库主要是立足于信息技术搭建而成的，因此具有强烈的动态性。企业在管理流动人员档案的过程中，就要立足于具体情况综合分析和考量，提高信息收集水平，降低各项因素带来的风险和影响，全面提升档案服务能力和管理质量，以此促进流动人员档案信息实现共享。此外，建立流动档案信息库还可以丰富企业招聘形式和内容，充分发挥信息库共享的最大优势。

（四）完善档案交接程序。流动人员个人档案进行交接的过程必须立足于法律法规，严格按照交接程序进行。其中，流动人员档案交接主要包括移交工作、排序归档、整理借据以及信息检测几个方面。信息检测的目的是要保证流动人员的各项信息合法性和真实性。整理借据包括两个内容：一是借据注释工作；二是按照借用方向和时间对借据进行整合分类，为后续排序归档奠定基础。档案移交工作务必要注明负责人。要想完善流动人员的基础档案功能，就要对其进行重新调整和定位，及时完善和补充员工个人档案信息。比如，企业在对流动人员档案进行交接过程中，需要在资源库中录入移交具体事项、借用的时间、员工工作业绩以及其他档案信息，并进行实时追踪，确保每一个档案交接程序均符合相关要求。

（五）树立流动档案管理信息化理念。当前，随着海量资源和信息的不断增加，人事档案的管理内容越来越复杂。因此，对于企业的管理要求应不断提高。要想提升企业在流动人口档案管理中的工作效率，就要摒弃传统的人工管理形式，注重流动人口档案管理工作的重要性。首先，企业要基于自身发展情况，构建符合自身发展的信息化流动档案平台，并积极推广和应用，保证该平台在符合自身发展需求的同时具备一定的处理信息的能力，减少支出成本，以此保证流动人口档案管理模式的创新达到预期效果。其次，要淘汰部分陈旧的设施设备，设置流动档案管理岗，合理提高管理人员的薪酬福利，进一步激发管理人员的热情和积极性，从而更好地创新流动档案管理模式。最后，企业还要树立信息化档案管理理念，对流动人口的档案进行定期检查，确保员工档案的真实性和完整性。在进行流动人口档案管理模式创新的过程中，企业要进一步提升员工的管理水平和思维能力，提高管理人员对于流动档案工作的认识。总之，流动人员的档案管理创新存在一定的服务性，涉及较多复杂的内容，如果员工缺乏信息化档案管理意识，会在一定程度上阻碍管理模式创新发展，流动档案的价值同样会受到巨大的影响。因此，企业要积极调整管理模式和内容，树立正确的档案信息化管理理念和意识，以此实现自身经济效益和社会效益的统一。

（六）创新人事档案分类。人事档案的管理和分类制度自建立以来没有太大变化，通常分为普通档案、学生档案以及干部档案，缺乏变革与创新。此前因为人员整体流动性不高，所以企业在人事档案方面的利用率也不高。然而就现阶段社会发展而言，人员的流动性越来越高，各企业和单位也越来越重视人事档案的管理和创新。传统的档案分类和管理模式已经不能满足流动人员的档案需求，从根本上限制了流动人员档案的利用和开发。基于此，企业要进一步对人事档案进行细化分类，将流动人员的档案分为后勤、行政以及管理等类别，便于流动人员档案管理的同时，还可以充分发挥档案管理模式的创新作用，从而实现精细化管理。

（七）建立统一的信息标准。建立信息标准并进行统筹规划是企业提高流动人员档案管理效率的重要举措。企业在创新人事档案管理模式的过程中，要积极利用信息技术手段，优化流动人员档案管理制度，全面提高档案管理的水平和效率。现阶段，我国各个地区的档案管理信息标准有着一定的差异。基于此，在模式创新的过程中可以对这些差异进行转换和统一。比如，企业可以根据自身情况制定相应的信息统一标准与统一格式，完善电子档案管理防护，利用防火墙、加密技术等保证流动档案的安全，达到统筹规划的作用。同时，加强和其他企业或者部门的信息联动，充分发挥信息共享的优势，实现流动档案的价值应用和升华。此外，流动档案信息化模式能够促使企业在进行档案的增删、调阅、转入以及转出工作时更加便捷。不仅可以对流动人员的档案管理模式进行创新，还能够有效促进企业在人力资源管理方面的可持续发展，是企业推动后续工作并实现经济效益的重要保障和措施。

（八）整合信息化系统管理功能。我国快速发展信息技术的同时，也进一步加快了档案管理数字化的进程。因此，有关部门更要加大力度整合创新数字化的信息管理软件，立足于企业的具体发展情况，积极探索符合企业需求的人事管理系统，保证流动人员的人事档案实现信息化管理。同时，要引入先进的档案管理设施设备，加速实现流动档案的信息系统建设，充分发挥电子档案的积极作用，促进社会企业流动人员档案实现信息化共享。比如，日常档案管理中需要对档案进行归档、鉴别、收集等一系列工作，这时企业就可以充分利用信息化系统，将烦琐的工作流程进行整合，并且，系统精确的运算功能、较高的工作质量，可以对流动人员人事档案进行长期保存。总之，信息化系统除了能够有效提升档案管理的整体工作效率以外，还可以在一定程度上降低物力和人力的投入。除此之外，流动人员的档案要确保隐私安全，有关部门要对上传的数据、数据库进行加密，利用信息化系统将各个环节完成整合并统一设置权限，促进流动人员人事档案创新建设。

三、结语

基于目前的社会发展背景下，以往的人事档案管理模式和制度已经不能满足现实需要。因此，推进档案管理模式改革与创新是必然趋势。提高企业对于流动人员的档案管理水平和效率，除了要遵守相关法律法规以外，还要注重档案制度的完善以及各企业之间的交流与沟通，以此全面促进流动人员档案资料的整理和收集，加快实现流动档案信息共享。