新形势下如何提升国企文秘工作者的效率

文/黑龙江大学 魏鹏

党的二十大报告指出：“深化国资国企改革，加快国有经济布局优化和结构调整，推动国有资本和国有企业做大做强，提升企业的核心竞争力。”近些年，针对国有企业文秘人员的研究内容可以分为两种，即工作技能分析和职业素养分析。例如国家能源集团针对企业文秘的工作特点和技能水平的措施建议，中铁集团对文秘人员政治品质、责任担当等职业素养方面的研究等。本文针对新形势下国有企业内部文秘人员的效用提升，如何确保企业文秘工作者提供科学性、系统性的方案，以及促使企业内部整体性的统一展开进一步的探索。以下论述基于国企文秘工作者现阶段的工作能力和发展前景，对新兴现代科学管理作出进一步考察。

一、新形势下国企文秘人员工作能力存在的不足

在国有企业的工作活动过程中，文秘人员主要起到承上启下的作用，是连接领导与基础员工的纽带。文秘工作者作为企业的参谋人员，如果不能够及时准确理解领导意图，就会使得企业内部运转困难，进而引发问题。随着科技进步和社会经济的高速发展，社会分工日益精细，国有企业文秘人员的缺陷也不断显露出来。

（一）认知学习能力欠缺。在经济快速发展的时代下，文秘人员不仅要掌握基本的理论知识，还需要不断提高认知学习能力。很多国有企业在招聘文秘人员时，只是追求员工学历，缺少考察人际交往的能力和完善入职后的定期培训相应的课程。随着企业既定目标的变动，文秘人员的工作形式会不断发生变化，文秘人员对于变革的规定和组织发展走向没有进行系统性的学习，从而形成固化思维，对国家政策方针和形势变化不敏感，缺乏对信息的捕捉，错失良机。同时，随着时代思想的变革，越来越多的文秘工作者只关心于自己手头的工作，专项负责对接任务完成后与相关部门缺乏沟通联系，导致企业部门活动难以开展，从而使得企业市场推进困难甚至逆向发展。

（二）工作目的不明确。国有企业文秘工作者按照职位的分工不同，从事不同的岗位活动，更加需要明确岗位的工作目的。例如行政管理类的文秘人员在工作中需要走访调查，了解企业员工的思想和利益诉求，多角度搜集员工意愿等。对于此类文秘人员来说需要探究行政管理的力度、深度和广度，并且从事于整个企业行政管理。没有形成良好的制度体系会导致文秘人员工作质量的降低，反馈缺乏连贯性，从而导致工作上出现纰漏。

（三）缺乏层级机构意识。企业组织内部管理层层相扣，文秘工作者出现越级操作的现象不能及时处理，极有可能破坏组织结构，对整个企业造成巨大损失。国有企业文秘人员的等级制度包含企业基础文书、专职文秘、高级行政助理等。随着社会发展各领域人员的分工逐渐细化，以往的管理工作被分派给多人执行后，效率得到明显的提升，但是在实际工作过程中出现越级汇报或者领导任意变更工作任务和目标的情况，可能使得组织整体在运转过程中难以实施，缺乏连贯性，甚至产生组织内部人员的冲突。

二、文秘人员需掌握的基本素质要求

在针对国内行业研究学者对文秘人员素质要求的基础上，本文侧重于在认知与理论的基础、实践与道德的追求、鉴别与法律的提升三个方面对国企文秘人员应当掌握的基本素质要求展开论述。

（一）认知与理论的基础。在认知方面，国有企业文秘人员通常被要求在保证企业日常管理中要对信息保持高度敏感性。信息技术飞速发展，使得互联网的使用在企业管理活动中越发广泛，国有企业为保持发展活力，实行实体与互联网双线运营的管理策略。文秘人员应时刻关注面临的企业状况和市场变革，目的是获取信息，争取最佳企业目标效果，积极思考企业的战略布局，优化内部措施以此促进企业发展；在理论方面，国有企业的文秘人员必须具备相应的理论知识基础和信息技术，对市场大环境有较为广泛的认知，在企业的发展路径中能够提炼出系统化、智能化、数字化的发展策略，为企业领导层提供前沿的信息，提升企业的市场竞争力。除此之外，文秘人员仍需不断加强理论学习，才能更好地提升工作效率，促进整体发展。

（二）实践与道德的追求。国有企业文秘人员在工作过程中的实际操作，是对企业掌握的信息进行数字化处理、数据管理以及模块兼并等。正所谓“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，优秀的文秘人员不但可以为企业领导者提供大量的企业发展情报，还可以在日常工作中对企业的良好形象进行宣传和与新媒体平台进行洽谈合作；国有企业文秘人员在与领导和基层工作者联系中常常扮演“中间人”的角色，合格的文秘人员通过在双方之间传递准确及时的信息，促使企业组织内部成员把握发展规划的实施。信息的准确性和时效性不仅是文秘人员工作能力的体现，也代表了企业发展前景的展望和文秘人员的道德基准。

（三）鉴别与法律的提升。互联网时代，信息搜集更为便利，收集的信息中往往会夹杂虚假资料，网络安全和信息的有效性理应是文秘人员考察的重点。作为企业的参谋人员，首先要确保内部信息的安全，提防任何不劳而获的信息。法律是约束行为的途径，国有企业的文秘人员要具备基本的法律知识，在进行相关文件撰写时要遵守法律法规，及时接纳新出台的法律政策实现工作价值。

三、提升工作效率途径分析

基于对文秘人员的素质要求，为了避免国有企业与其他竞争者在市场上的对抗中出现不利的局面，文秘人员作为企业的重要支点，要通过提升自身的综合素养来适应时代变革。国有企业文秘工作者能力效率的提升，主要包括学习能力、信息处理能力、文件编写能力以及综合素质能力。借鉴以往工作效率研究领域的思想转变和职业培训，加快企业内部信息的流通，有利于适应市场变化，提高企业的整体工作效率。

（一）理论学习能力。通过理论学习来提升文秘人员的工作效力是重要途径之一。文秘的工作是辅助性的，工作时需要专业知识储备和逻辑思维，因而文秘工作人员要不断提升自身的理论学习，将理论知识熟记于心，才能更好地适应国有企业改革发展的需要。

（二）信息管理能力。信息管理能力主要包含了信息收集和信息处理之间的运用。新时代文秘工作人员的信息采集主要是通过互联网检索，要想收集到能够有助于企业发展、顺应市场需求变化的信息，首先，要寻找与企业信息相关领域的垂直网站以及智能数据库，通过行业类比搜寻信息差异，收集企业所需信息。其次，文秘人员在保存信息时可以采用元数据与数据块技术实现数据信息的集中管控和分布式储存，优秀的数据信息储存可以具有高度容错的性能，对于企业发展来说是至关重要的。文秘人员在信息处理时要针对数据的采纳、市场的行情和企业的战略部署筛选阅读和收集。信息处理要将企业的战略部署和企业制度保持在同一水平线上，确保机密信息的安全。文秘工作者可以通过收集到的数据和资料系统归纳，为领导层提供科学、全面、系统的决策信息。

（三）公文写作能力。新媒体的发展使公文撰写更加便捷，随之而来是对文秘工作者文学写作功底的考察。文秘工作者在公文用词和选词的过程要追求准确、得体，确保信息材料通俗易懂。在日常的信息积累过程中，要切实提炼重点，时刻关注国家的路线、方针、政策，把企业动态发展和市场行情、企业的战略任务和发展走向以文字的形式展现出来。此外，“数”和“据”永远是文秘工作者的重中之重，有理有据才能够体现文章的真实性和可靠性。当代文秘人员在国有企业进行公文撰写过程中要力求文章的“简、准、新”：“简”是确保文章简短明了，用通俗言语即可阐述事理；“准”是指保证文字撰写正确，避免出现错误理解；“新”是指新颖，时代变化促使企业发展，内容应当是总结以往规律、结合实际情况的基础上为企业探索新道路。

（四）综合素质能力。文秘人员的综合素质主要是指思想和言谈举止之间的能力，综合素质的提升往往意味着企业整体效率的提升。主要包含以下几个方面：

1.思想的考察是国企文秘工作者综合素质中的重中之重。文秘人员应学习习近平新时代中国特色社会主义思想以及社会主义市场经济体制的重要思想，实现企业科学发展。国有企业文秘人员要想在工作中能充分发挥参谋作用，研究创新经济治理方式、方法，就需要在工作中透过现象直观本质，为企业的战略发展提供原则性和灵活性的策略方针。

2.国企文秘人员与上级之间交流沟通的重要性。文秘人员要明确自己的工作特点，认识到参谋存在的价值在于协助和改善领导的工作。通过与领导之间的沟通不断提升自我的能力，摒弃盲目的从众心理，独立思考、善于总结才能更好地完成企业任务，提升工作效率。

3.文秘人员要对企业数据资料进行分析、提炼和表出。国有企业的发展更多的是根据国家战略发展方向拟定，系统的方式处理信息更容易保证发展方向的正确性和资料的准确性，使得工作效率最大化，这就要求国有企业文秘人员在工作中要审时度势，增强随机应变的能力。

四、结语

党的二十大以来，在全面建设社会主义现代化背景下，党和国家将以更大的力度、更切实的措施推动国有国企改革。完善中国特色现代企业制度是改革的重要任务，不断优化文秘工作者的工作效率成为国有企业改革的重要部分。国企文秘人员应该在国家改革方向的指引下，不断优化自身能力，克服新形势下工作中的不足，不断提升理论学习能力、信息管理能力、公文写作能力以及综合职业素质，对“数”和“据”保持高度的敏感性，才能提升企业的运行效率，更好地为国有企业战略布局和完成目标举措提供有力保障。