高校档案管理中的问题及其综合利用策略分析

摘 要：档案管理工作是支撑高校运行发展的关键一环，可以提升高校综合管理水平，并为其开展一系列教育管理工作提供信息支持。但从目前情况来看，一些高校档案管理的规范性和科学性等方面有所欠缺，使其档案信息不具有真实性和可靠性，制约了高校更好的发展。基于此，文章简要阐述提高档案管理工作质量的重要性，并对当前档案管理工作中存在的问题进行分析，以此来提出行之有效的应对措施，以及提升档案信息综合利用效能的策略，为高校档案管理实践提供参考。

关键词：档案管理；存在问题；综合利用；应对策略

信息时代的到来，驱动了高校管理模式发生变革，档案管理工作也是如此，应当紧随社会时代发展脚步，积极实施自我改革与创新，更好地应对此项工作中的问题，进一步推动高校的长效化发展。因此，高校要切实有效地提升档案管理工作效率和质量，借助信息化的技术手段完善档案管理体系，不断提升档案信息综合利用效能，使其真正服務于高校发展。

一、提高档案管理工作质量的重要性

1.简化高校管理流程。在高校发展过程中，将会产生颇多且繁杂的工作任务，需要由大量工作人员解决与处理，在此期间经常会对高校正常运行和管理造成一定阻碍。通过科学开展档案资料的管理工作，不但可以省去不必要的工作流程，也能够有效提升人员工作效率，合理开展高校档案的收集、整理、保管与查阅，有助于高校管理者更好地根据档案信息有序开展各项管理活动，以此来提升高校管理水平。

2.实现高校规范管理。高校档案资料是详细记录和留存其所有发展过程中产生的数据信息，包括建校时期和发展历程等许多内容。通过开展档案管理工作，高校管理者可以将档案信息资料作为决策的重要依据，科学规划高校的未来发展方向，促使高校得到更好的发展。同时，管理者可以结合所查阅的档案信息，分析与总结高校日常管理，有利于帮助高校规范其内部管理，进一步完善内控体系，促进高校长久持续发展。

3.提升高校资源共享。加强高校档案管理工作，推进管理模式变革与创新，可以促进高校档案管理信息化建设进程，从而实现高校档案信息资源的高效利用和互通共享。在此基础上，高校各部门的管理者可以登录共享网络，查询以往发展历程中所记录和留存的档案资料，充分发掘其中助力高校持续发展的关键信息，及时掌握人才市场情况，以此来调整高校人才培养战略，使其成为高校持续发展的推动力。

二、高校档案管理工作中存在的问题

1.档案管理关注度不足。从目前的档案管理工作来看，一些高校并没有对档案管理工作有正确的认知，在日常管理过程中，缺少对其关注程度。虽然也会采取相应管理手段，但在管理模式和方法上较为滞后，难以全面发挥档案信息的价值作用。同时，在实际管理工作中，档案管理工作的岗位均是由校内教师兼任，没有安排专业人员全权负责，使得档案管理过程中人才市场、日常管理等资料收集、整理及分析不及时，导致高校发展与市场需求有所脱节，档案信息利用效率低下。

2.档案管理体系不健全。近年来，高校档案管理工作虽已取得一定成效，但在实际管理中依旧面临诸多难题。由于高校档案管理体制较为滞后，缺乏科学性、规范性的管理流程、方式及内容，导致实际工作中可能会出现档案号码和名称混淆或是纸质档案保管不到位，造成档案遗失、信息模糊等问题，极大程度地降低了档案信息的准确性、可靠性。同时，有些高校档案管理工作未能落实到位，管理工作流于表面形式，使得部分员工在档案分类保管和浏览使用时，没有做到规范化、标准化使用，不利于高校档案管理后续工作的开展。

3.档案管理人员专业素养缺乏。人力资源是高校生存与发展的基础，管理人员专业素质高低决定了档案管理与利用的实际效能。一些高校认为档案管理工作较为简单，放低了人员招聘的要求标准，导致入职的档案管理人员其专业素质难以满足现代高校档案管理工作要求。同时，高校也未对档案管理人员开展专项培训教育，使其对档案工作的管理理念、理论知识、职业技能等掌握不足，加之在日常工作中也没有认真负责落实各项工作，有的人甚至消极怠工、工作态度懒散，降低了档案管理工作的效果。另外，尚未贯彻落实激励机制，难以激发员工的工作积极性，使得档案部门工作环境较为消极，导致档案信息利用率低、档案管理服务水平差。

三、强化高校档案管理工作的有效措施分析

1.提高档案管理工作重视程度

为了有效推进高校档案管理工作持续深入开展，实现档案管理工作模式、理念及方法等创新发展，充分发挥档案资料对高校发展的价值作用，就必须要从自身实际情况出发，不断加强档案管理人员及其他部门员工对档案管理工作重要性的认知，确保高校所有教师及员工积极配合开展档案管理工作，更好地满足现代高校发展的多样化需求。第一，应当从高校领导层和管理层着手，牢牢抓紧高校上层思想意识，积极推进中高层管理者思想观念的转变，主动学习与认知档案管理工作，明确其在高校整体管理体系中的核心地位，并要了解当前高校档案管理工作情况以及掌握档案管理信息化建设情况，做到内化于心、外化于行，从上层贯彻落实档案管理工作，逐渐辐射至高校全体教师，以此来为档案管理工作开展奠定良好基础。第二，加强对高校档案管理工作的宣传力度，确保高校教师及员工具备档案管理意识，并积极配合相关实际工作的开展。在此期间，应当联合高校内部多个部门，通过积极交流与沟通，形成对档案管理全面认知的高校内部工作氛围，定期围绕档案管理工作召开主题会议，结合实际工作情况开展档案管理创新，以此来制定短期、中期及长期的档案管理工作规划。第三，基于高校管理信息化建设背景，高校需要加强对大数据、云计算和信息共享等先进信息技术应用的认识，树立科学完善的档案管理信息化理念，并要深刻理解网络信息技术对档案管理工作的积极作用，从而提高档案管理工作的质量和效率。

2.健全高校档案管理工作体系

在知识经济飞速发展的当今社会，高校要根据档案管理工作中所存在的问题，进一步加快建立和完善高校档案管理工作体系。第一，高校要优化档案部门的工作安排，结合档案管理工作实际情况，保留专业的档案管理人员，采取优胜劣汰的方式，确保档案部门员工综合素养较高，并要适当提高高校档案部门员工的薪酬待遇、福利补贴等，使其对高校更加具有归属感，并在实际工作中发挥自身团队意识和责任意识，保障高校档案管理工作有序进行。第二，高校必须将档案管理工作的标准化、规范化放在首要位置，并在此基础上逐渐完善技术与资金建设，以此来确保为后续档案管理工作顺利进行奠定基础。同时，也可以结合现阶段发展领域的标准，完成档案管理信息化的制度与标准计划，将档案管理计划放进高校规章制度中，使其成为高校管理工作中的必要内容。第三，高校要基于档案管理工作特点，构建一套与其密切相关的管理制度，并要进一步明确高校档案管理制度中的具体内容与发展导向。同时，需要贯彻落实规章制度的平等性原则，无论是基层员工还是管理干部都要一视同仁，从而确保档案管理制度的科学性和合理性。

3.提升档案管理人员专业素养

作为影响高校档案管理工作质量的重要因素，高校要高度重视从事档案管理工作的人力资源管理，不断提升档案管理人员的工作能力、专业素养和职业道德等，要从人才招聘、员工培训等多角度出发。一方面，为了持续推进档案管理模式转型升级，促进高校档案管理信息化建设，高校要加强人才招聘环节，积极从社会市场引进档案管理专业型人才。在这一过程中，人力资源部门要确定人才招聘目标，优先聘用具有档案管理专业技能和信息技术应用能力的复合型人才，严格筛选面试人员，从而确保招聘工作的科学性。同时，除了要了解应聘人才的个人能力和工作经历等，还要考核其职业道德素养，确保其能够在具有保密性的档案管理工作中认真履行自身岗位职责。另一方面，高校要充分发挥员工的自身价值，深度挖掘员工内在潜力，做好人才培训教育工作。针对现代化档案管理技术，定期开展培训教育工作，聘请信息技术领域中的专家学者前来高校召开座谈会、交流会，确保培训工作的有效性，并要结合具体培训内容制定相应考核内容，帮助员工进一步巩固培训成果。同时，还要不断完善员工绩效考核机制，为档案管理工作制定相关标准，并将员工薪酬待遇与绩效考核结果相挂钩，以此来调动员工工作的积极性。

四、提升高校档案信息综合利用效能的优化路径

1.丰富档案资料收集方式

在高校档案管理工作中，文件资料收集是工作开展的起点，决定了档案管理后续工作进展情况，并对最终档案管理质量和效率造成影响。因此，高校要制定有关档案收集工作的规范制度，让档案管理人员深入工作环节，并构建部门联动机制，切实提升档案资料信息的准确性，确保此项工作的规范标准。同时，在档案收集中，既要注意到电子档案管理方式的先进性，也要加强对纸质档案管理，实现“纸质+电子”的档案管理方法，做好档案信息编码、注明和分类等，充分发挥两者共同记载的作用，进一步保障高校档案资料的真实性和可靠性。

2.构建档案数字管理系统

信息时代的到来，高校要提高档案管理信息化建设。一方面，需要加强档案管理系统信息化建设力度，推进办公系统与档案管理工作的有效连接，进一步健全檔案信息共享机制，不断提升档案管理信息化水平。在此期间，高校要确保纸质档案与电子档案信息内容一致，提高档案文件资料的真实可靠性，也要做好档案文件的留存工作，避免出现两者中一方档案信息丢失问题。另一方面，应当采用专人专岗制度落实档案管理信息化，利用计算机系统功能完成档案管理中各项流程，如收集、整理、分类和归档等，并要做好相关软件和系统等更新和维护，确保档案数字管理系统平稳运行。

3.创新档案资源共享检索

想要提高档案信息综合利用效能，促进档案管理信息化、现代化发展，就必须要实现档案资源成果共享。第一，需要将档案资源共享需求作为出发点，以高校各个部门工作需求为基础，全方位创建部门联合目录，进一步加强部门彼此之间的关联性，使其可以更加详细地了解档案资源情况，以此来形成完善的档案信息共享体系。第二，高校可以积极推广现代信息技术应用，充分发挥数据共享技术应用优势，促进各部门之间档案信息内容互通互融，确保档案信息综合利用效能得以有效提升。第三，高校要利用局域网为档案部门构建网页，进一步强化网上信息检索页面，便于部门员工及时查阅和利用，并聘请专业技术人员不断完善和维护页面，更好地满足高校档案管理需求。

4.强化电子档案信息安全

基于互联网时代背景，信息技术的发展与应用为人们日常生活及工作提供便利的同时，也带来了不可控的安全风险因素。在高校开展档案管理信息化建设中，也会面临各种网络风险问题，所以，要在此过程中增强档案信息安全保护工作。第一，高校要实时监控和管理机房运行情况，定期检查和维修各部门的计算机硬件设备，避免出现设备设施、线路等老化问题，及时排除硬件故障问题，从而保障档案信息安全。第二，针对网络安全问题，高校要积极引进先进的计算机网络安全技术，如利用防火墙技术拦截入侵病毒和黑客攻击；利用杀毒软件清理木马、病毒和插件等；利用数据加密技术保障档案文件传输过程中数据信息不被泄露等。同时，档案管理人员也要增强信息安全防护意识，只有做好档案信息安全保障工作，才能确保档案管理信息化建设进展顺利，有效提升档案信息的利用效率。

5.善用区块链技术，增强高校档案平台的先进性

（1）使用“时间戳”，防止高校档案出现内容被篡改、学历造假、研究造假等问题。在高校档案管理中，展现“时间戳”技术的积极作用。引入数字签名技术，有效识别文档创作的人员。时间戳技术，能够校准档案生成时间，防止档案日期乱写、造假等问题。数字摘要技术能够有效整合档案的主题思想，降低内容造假的可能性。使用哈希算法，精准排查文件造假问题。（2）引入“免信任”技术，增加高校档案权限的层次性。针对从事高校档案管理的各类群体，分别设计角色，给予不同的权限设计，创建智能身份验证机制。区块链技术本身含有充足的数据存储空间，借助多个节点、差异性存储地址，有效存储各类档案信息。为此，需要多个用户，共同管理档案数据库。管理期间，依照设定的管理规则，从增删改查各方面，开展档案数据管理。借助区块链技术，可添加机器信任，引入公证证书，发放“免信任”特权，创建智能型的验证机制。此系统能够有效判断登入系统人员的身份，以访问者日志形式，记录访问者的头像、昵称、ID等各类信息。（3）突出系统的“分布式”特点。借助区块链技术，能够增强高校档案各模块的独立性。利用分布式账本，能够增强档案系统的错误兼容能力，赋予档案系统更便捷、更智能的运维机制，保证各类档案内容的安全性。在系统受到不明攻击时，仅有部分档案程序受到干扰，其他模块相对安全。管理者可创建区块链账本，以管理日志形式，全程记录档案资料的存储、调取、流通等信息，形成档案追溯机制，便于验证档案内容。某校在管理一项科研成果的各项档案资料时，需由负责人整理档案文件，经过管理者审核，多方成员投票，综合给出区块链存储此项科研档案的决策。

五、结论

综上所述，档案管理在高校综合管理工作中是极为重要的。因此，高校要提高对档案管理的重视程度，及时发现此项工作中存在的问题，并采取行之有效的措施解决，通过加强宣传推广、健全管理体系和提升员工素养等措施，促进档案管理工作质量得以提升。同时，也要注重档案管理信息化建设，不断丰富档案信息收集，构建数字档案系统，强化电子档案安全管理，以此来有效促进档案信息综合利用效能得以提升，从而保障高校发展的可持续性。

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作者简介：曹青（1969—），女，汉族，山东烟台人，本科；副研究馆员，研究方向：档案管理相关研究。