内控下的高校工资管理信息化建设研究

徐璐

一、前言

工资涉及每位教职工的切身利益，其重要性不言而喻，工资的及时正确发放关系到教师队伍的稳定。近年来，高校工资管理系统的功能已经逐步完善，高校其他相关部门的信息管理系统也逐渐建立起来。工资管理系统与高校其他部门系统的紧密联系能为工资数据传输、发放、查询等功能的实现提供有力支撑。各信息系统的版本也在不断地更新迭代，应当力求提高效率并降低风险，因此，提高内控水平越来越引起管理层的重视。

二、当前工资管理流程的不足之处

（一）高校工资管理信息化系统建设不完整

目前，每月工资数据变动由各部门通过纸质版材料提交至财务部门，并由财务人员在工资管理系统中对数据进行手动修改。即各部门先将工资变动材料从电子版变为纸质版，财务人员再从纸质版变成电子版以计算工资数据。如此一来降低了工作效率，且存在一定操作失误可能性[1]。

（二）过程控制方面的内控水平不足

基于网络的工资管理信息系统中存在一定的系统风险，可能造成工资数据传输、计算及查询等功能的突发故障，以及工资数据保管所面临的不安全风险[2]。另外，单一服务器若面临系统故障或影响整个工资管理系统数据的稳定性。

（三）人员控制内控水平需要加强

操作员在计算工资数据时可能存在数据处理计算失误甚至有意舞弊的风险。复核人员在复核过程中往往仅站在自己的工作角度复核工资数据，存在复核角度单一，缺乏多角度全方位的宏观管理意识。

（四）高校工资管理相关制度建设缺失

目前，高校普遍缺乏完善的相关制度建设，导致工资管理过程中存在漏洞。尤其当操作员熟悉整个操作流程以后，容易利用工资管理漏洞违规舞弊。另外，岗前员工风险意识培训工作薄弱将降低人员的风险管理水平。

三、工资管理问题的解决方案

（一） 过程控制

1.重建工资管理流程框架

针对当前高校工资管理信息系统存在与其它信息系统交联不充分的问题，本文研究工资管理与其它部门业务的关联关系，提出工资管理信息系统建设流程框架。工资数据传输不再依靠纸质材料，而是通过系统之间传输，提升工资管理工作效率和准确性。如图1所示，在新的工作流程框架下，工资管理系统与人事管理系统、后勤代扣系统、税务平台系统等建立了紧密链接。职工个人基本信息，包括姓名、银行卡号、身份证号等由职工通过个人基本信息系统填写，自动同步至工资管理系统，不再由操作员手动录入，降低错误率。职称职务及其他津补贴若有变动则通过人事管理系统端口操作，数据将同步至工资管理系统，工资标准即随之更新。社保信息变动由人事处按照社保扣款个人部分将数据同步至工资管理系统，其他扣款信息如物业卫生费、房租等通过后勤扣款系统上传并同步至工资管理系统。工资管理岗分析各部门的传输数据，针对有误信息进行反馈及再传输，信息无误则生成工资发放数据及相关报表，复核完成后进行工资一键发放、工资查询、上缴个税等业务。

2.控制系统网络风险

过程控制的对象不应当忽视针对网络环境下的系统安全性问题。通过加强工资管理系统与其相关联系统的网络维护，能够提高各系统使用的稳定性。第一，数据流程、数据安全需要维护加强，如明确系统管理员、操作员和教职工个人的操作权限和安全级别。明确定义每一用户对数据访问的范围和内容，做到使用数据与开放数据相匹配。第二，系统应当建立日志审计制度，对用户身份、操作事件、系统参数等敏感信息进行实时监视和记录，每一个用户进入系统的时间，操作具体内容，均可从日志中查询。日志数据导出后，可以根据关键字筛选不同的操作流程相应的内容明细。第三，为避免单一服务器发生故障时影响整个系统，应当采取多系统共享数据模式，保证数据的连续性和稳定性。

（二）人员控制

1.建立职责分离制度

建立职责分离制度，即不同的责任由不同岗位的人来履行，人员之间相互制约。工资岗操作人员和稽核人员应当职责分离，操作权限仅存在于操作人员名下。稽核人员拥有查询、导出数据权限即可。工资管理中岗位与职责的科学合理布置方法，以及人员之间建立的制约关系，能够降低操作方面的内控风险。此外，建立多人复核机制，实现对工资数据变动及计算的必要查验。同时主张将管理思维运用到工资审核流程中，增加工资变动对高校人员成本的预算考量，加强人员成本管理的内控水平。

2.建立定期轮岗制度

工资管理人员应当实行定期轮换岗位，减少工作中舞弊的可能性。工资管理岗对于工资管理流程的熟悉度是把双刃剑，熟悉度越高，工作效率越高，思考问题越严谨，但是对于流程中的漏洞也会有所察觉，如此一来将存在舞弊的可能性。定期换岗既可以及时避免工作中的舞弊行为，又有利于发现工资管理工作中新的风险点。另外，定期轮岗制度下不同的操作员又能以新的视角审视工作，可以为岗位工作带来新思路、新方法，提高工作效率，完善工作流程。但是，因为工资管理工作具有很强的历史连贯特性，某些遗留问题只有经办人才清楚，新上手的操作员对历史遗留问题的理解和把握容易存在误解和偏差。同时，工资管理岗的业务复杂性也容易导致新上岗工资管理员面临业务上手慢的问题。应当研究工资管理岗位历史连贯性、业务复杂性与轮岗制度之间矛盾的具体解决措施，降低轮岗制工作模式下工资管理岗位的上手难度。例如，对于工作中的特殊事项，应当重视岗位工作日志记录工作，详细说明该事项的发生时间、发生原因以及当时的解决方案，以便新的操作员或者其他需要查询的人员使用。此外，新上崗的操作员应当及时建立工作框架，理清工作内容，熟悉工作思路，把握工作重难点，以便加快接岗后的上手速度。

3.开展岗前业务技能与风险意识培训

工资管理计算及复核流程应当有条理有章法，遵循特定的操作流程可以在很大程度上避免操作及复核中的失误，提高工资管理内控水平。同时，人员风险意识培训工作应当加强，上岗前的培训有助于提高工作中的风险管理水平[4]。业务技能培训是否完善与操作员上手顺利程度息息相关，同时，风险意识培训能提高操作员的守法意识。只有当操作员能够顺利开展工作，并且守法守规不断提高工资管理的内控水平，工资管理操作员才能做到上岗时心中有数、心中有法。高校应从相关制度的建立及完善入手，利用信息化建设加强内控的执行力度，并构建良好的监督体系，进一步提高内部管理水平，为高校发展提供有效保障。

4.完善岗位操作规范标准制度

开展业务技能与风险意识培训的前提是拥有完善的岗位职责操作规范标准制度，只有规范化的管理才能促进前期培训业务顺利进行。工资管理应当首先明确各岗位工作中的要点难点，熟悉相关政策法规文件，提高人员依法依规办事的工作意识。例如，操作岗流程制度化，稽核岗方法多样化，方能在一定程度上避免操作失误和稽核漏洞。操作岗在工资管理系统中直接变动工资数据的同时，还可以建立每月工资变动数据明细表，将各单位提供的工资变动数据逐条列示并作为底稿使用。在平行的操作模式下，工资管理系统的操作变动将与作为底稿的工资变动数据明细表严格对应，本月工资发放数据即为在上月工资发放数据基础之上进行变动处理的结果。如此一来本月工资数据的核查分两条线走：工资管理系统数据与工资底稿计算结果。只有当两种方法计算结果相一致时，本月工资计算操作才能保证准确发放。在对工资数据变动底稿进行稽核时，应当使用工资明细复核法和抽样复核法，既要仔细查验工资变动底稿中每一项工资数据的变动是否准确无误，又要抽样查验个别教职工工资数据的最终发放数是否正确，个税计算是否无误，代扣数据是否合理。稽核人员应当具备一定的管理意识，不仅审核操作员的合法合规性，在稽核工资变动数据底稿时，也要思考工资数据变动背后的隐藏信息，对于各单位提供的不合规信息应当具有敏锐的觉察意识，及时发现不合理的变动信息。此外，工资稽核可以由多人审核，如预算管理岗也可以参与。工资作为高校的人员成本重要组成部分，应当与本单位的预算管理相结合，控制人员成本，强化管理理念。

5.定期核对工资数据

财务部门应当定期与各单位核对发放人数及标准。如每年核对一次不同标准的国家工资和绩效工资的发放人数与发放金额，各项津贴的发放人数与发放金额，以及医疗保险、养老保险等社保数据，各类代扣款项的数据。因为高校的工资数据计算方法是先将上一月工资数据复制到本月，再对本月工资变动信息进行处理，最终计算得出本月的发放数据。若在数据传递或计算过程中出现失误，那么本月的工资发放数据将会出现问题。如果没有被及时发现，错误的工资数据就会被复制到下一月。因此，若长期不核对各工资项目的发放标准和人数，累计的错误发放数据将会越来越大，最终造成重大的工作失误和巨大的负面影响。只有定期与各单位核对各工资项目的发放数据以及代扣款项的数据，才能有效遏制错误的工资标准长年累月地發放下去，避免重大的工作失误 [5]。

6.重视工资数据分析

在新的工资管理流程框架下，工资管理应当由核算功能向管理功能转变，数据分析应当得到重视加强。高校的工资数据分析工作，应当结合该校的工资成本数据，教职工期望等因素，最终为构建学校合理的工资管理评价体系服务。例如，如果工资发放人数变化合理，说明学校教职工的入职率、离职率处于正常状态。如果每月国家工资与绩效工资的账务支出均有足额经费，说明工资的年初预算安排相对合理。如果人员成本，包括取得成本、开发成本、使用成本、保障成本以及离职成本的人均水平与工资涨幅程度大致相同，说明学校在选人、用人、留人方面没有太大的问题。只有通过建立完善的工资管理评价体系，才能进一步发挥工资的奖惩作用，完善工资成本管理，优化绩效考核体系，从而有助于高校人才队伍建设，推进高校稳定发展。

四、结语

本文研究高校应当如何提高工资管理内部控制水平，完善工资管理流程，以保障工资管理工作高效进行，降低工作内控风险。重点在于研究如何建立全面的工资管理流程框架，重视工资管理中的授权与批准，维护工资数据的准确性和完整性，建立规范化的操作和稽核工作制度，以及重视工资数据的分析评价等内容。工资管理系统应当与相关各部门信息系统结合起来，以提高基础信息数据传输、工资发放数据核算与工资数据查询统计等模块的工作效率。同时，高校工资管理信息化建设，需要把过程控制与人员控制两种方法结合起来，共同提高内部控制水平，降低工作风险，保障工资管理工作安全高效地运行。

引用

[1]杨紫淳.高校工资管理的内部控制[J].财会学习. 2020（6）：217-219.

[2]颜蕾.高校工资管理系统建设的思考[J].工作研究.2021（1）：120-121.

[3]周明亮.高校财务信息化建设及安全管控对策分析[J].高等农业教育，2016（6）：56-58.

[4]褚珊，汤雯雯.财务信息化背景下高校工资管理岗位内部控制的探析[J].财会学习，2018（9）：8-9.

[5]张蕾.高校工资管理中的财务内部控制[J].成都大学学报（社会科学版），2012（02）：117-120.

作者单位：西安理工大学