事业单位科研项目经费管理探析

李倩

［摘 要］基于科研经费的特性，科研经费管理在事业单位有很高的应用价值和较大的实践空间。文章在介绍相关政策文件的基础上，结合事业单位科研经费管理现状，对科研项目经费管理改进措施进行探析，并提出从优化组织实施和运行机制、加强科研项目经费核算、抓住结题审计关注点3个方面做好科研经费管理，以期为事业单位提高科研经费管理质量和水平提供参考。

［关键词］事业单位；科研项目经费管理；经费核算；结题审计

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.008

［中图分类号］F810.6；G311［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）12-0025-04

0     引 言

党的十八大以来，党中央、国务院陆续出台了一系列优化科研经费管理的政策文件和改革措施，对科研经费管理进行再“松绑”，以期促进科技事业健康发展。特别是随着国务院办公厅《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》的发布，经费管理改革未来更多的是依靠承担科研项目的事业单位在制度上、管理机制上去支撑落实［1］。

1     事业单位科研项目经费管理现状

1.1   经费管理刚性偏大

科研项目经费实行预算控制，预算是科研人员根据自己以往的经验和判断对整个项目未来执行期内科学实验需求作出的预估，而科研试验探索具有不可预见性，很难对其进行精准预测，且项目的实际到款一般也会晚于项目的预算执行开始期。因此，科研项目的预算调剂时有发生。根据项目管理要求，项目经费预算调剂往往需要履行审批、报备程序后才能执行。

1.2   经费报销流程烦琐

科研项目支出采取的是实报实销的方式，需要遵循单位业务流和财务流的审批控制流程，从合同签订、实物入库、实物出库、发票校验、发票粘贴、报销单提交、签批到最终报销到款，流程手续较为复杂，如发现错误则需要从头返工，花费大量的时间和精力。

1.3   经费核算不够规范

2019年新《政府会计制度》的实施，要求构建“财务会计和预算会计适度分离并相互衔接”的会计核算模式。两种经费核算会计基础不同，对科研经费的确认、计量、记录和报告不同，每个人的职业判断也有较大差异，且缺乏详细、系统的操作指南，使得经费核算没有严格、统一的规范。

1.4   项目结题经费审计难度较大

科研项目实行项目负责人制。项目负责人是科研经费使用的直接责任人，全权决定经费的使用。科研经费管理的专业化程度高，部分单位的管理部门人员由于专业限制，对经费使用的相关性、合规性、必要性的把控能力较弱。为保障科研项目顺利通过审计，需要总结出审计关注的重点，以便采取有针对性的风险管理方法和控制措施。

鉴于科研经费管理的现状，承担科研项目的事业单位如何有效解决科研经费管理中存在的问题，贯彻落实党中央、国务院的决策部署，切实打通政策落地的“最后一公里”，值得认真探讨。

2     事业单位强化科研项目经费管理的策略

2.1   优化组织实施和运行机制

2.1.1   完善内部管理机制

首先，明确内设机构岗位职责，进一步厘清管理职能。一是明确项目管理部门负责项目申请、项目实施、项目预算调整、项目结题；负责科研项目合同管理，依规履行审核、登记、执行管理等工作程序。二是明确资产管理部门负责严格执行政府采购相关规定，负责审核材料采购价格的合理性，审核供货商的资质；负责仪器设备的预算管理、购置、入库、建账、建卡、维护和处置；负责仪器设备的清产核资和定期盘点；负责指导合理配置仪器设备。三是明确财务管理部门负责项目资金管理、项目核算等科研经费的财务管理工作，及时、完整、准确地提供会计信息；负责审核项目预算、完成项目决算、组织财务验收等。最终由各部门全方位地对科研经费进行服务和监管，从组织管理的角度出发，实现科研经费管理效益最大化。

其次，强化科研项目预算柔性管理。下放预算调剂权限，赋予项目负责人根据科研工作进展适时分配、调整科研经费的权力。科研项目实施过程中，项目设备经费预算调剂权下放给承担科研项目的事业单位，其他经费预算调剂权全部由承担科研项目的事业单位下放给项目负责人，单位审批通过后，依据各项目主管部门的具体要求，报项目主管部门备案、审批［2］。

再次，积极推进项目经费“包干制”工作，探索符合科研创新活动规律的科研经费管理机制。结合单位实际，简化科研项目经费预算编制，如科研项目经费不再分为直接费用和间接费用，无须再编制经费预算。同时，建立并不断完善经费使用的“负面清单”，通过“简化过程控制+严肃违规处理”的模式，保证包干经费合规、高效使用，充分赋予科研团队更大的人财物支配权及技术路线决策权。在充分放权的基础上，促进放管结合，明确权责边界，推进信息公开，接受监督

检查。

2.1.2   减轻科研人员事務性负担

其一，落实科研财务助理制度。科研财务助理由项目组配置，对科研项目经费全过程进行管理，做好科研项目管理和科研经费管理，从而让科研人员能够专注于科学研究。一个项目组会有几个项目同时进行，科研经费助理要根据不同项目科学实验进程区分每个项目的消耗成本，并正确归集使用经费，为科研人员在预算编制、经费报销、项目决算、项目审计等方面提供专业化服务，协助科研项目负责人把好科研经费管

理关［3］。

其二，加强信息化建设。制定报销业务线上审批制度，让科研人员少“跑腿”，提高审批效率；上线“智能公务之家”“银企互联”等智能内控管理系统，以信息化手段逐步解决报销流程烦琐问题，减少线下工作量；积极应用凭证投递柜系统，切实解决交单排队和多园区办公报销的问题，提升科研人员的体验感和获得感。

其三，改进科研仪器、设备、耗材采购管理模式。采取更灵活的采购方式，简化采购流程，缩短采购周期，对确需采用特事特办、随到随办方式的采购作出明确规定，实施“绿色通道”采购，确保“放而不乱”，为本单位开展科研工作给予必要的硬件支撑。

2.2   加强科研经费核算管理

会计核算是科研经费管理的重要内容之一。执行新《政府会计制度》后，事业单位科研项目结题验收以预算会计核算信息为主、财务会计核算信息为辅。由于事业单位项目经费核算的特殊性，目前对预付账款、固定资产折旧和内部业务的会计核算在实操层面存在不同的理解和账务处理方式。基于政府会计制度核算规则和项目管理的需求，本文提出几点建议，以供参考。

2.2.1   强化预付账款会计核算管理

对于项目预付款业务，在支付款项时进行平行记账，结束核销时，财务会计记账，除退款、补款外，预算会计不记账。实操中发现，科研人员经常误认为该笔支出已执行完毕，后期常常会遗忘发票冲账业务，等到项目审计时才发现这笔支付未附发票，不能计入科研成本。建议在事业支出下设置“待处理”明细科目，区分预付款业务和正常报销支出，提醒、督促科研人员及时销账。

2.2.2   做好固定资产折旧分摊

科研项目固定资产折旧按照“科研项目执行期和折旧年限孰短的原则”分摊。固定资产折旧年限与项目执行期通常不一致，科研项目立项期有1年、2年、3年等，而《政府会计准则第3号——固定资产》应用指南中指出固定资产折旧年限一般不低于5年。对于科研项目形成的固定资产，预算会计按项目购置成本全额计入成本，财务会计按分摊的折旧计入成本。在项目执行期结束、项目结题后，若折旧年限大于项目执行期，会导致科研项目已结题验收，但固定资产尚未提足折旧的问题，造成财务会计折旧成本无法完全计入科研项目成本中，出现科研项目固定资产成本在财务会计和预算会计两种口径下不一致的问题。笔者认为，科研项目形成的固定资产专用性较强，是为科研项目专门购置的资产，项目预算中的固定资产预算是固定资产的全额购置成本，应按科研项目研究期限和折旧年限孰短的原则分摊固定资产折旧。科研项目形成固定资产的折旧可全部计入科研项目的成本，在预算会计和财务会计两种口径下，科研项目的固定资产成本是一致的，这样既符合项目预算，也符合收支配比原则。

2.2.3   科学推进内部业务的账务处理

事业单位内部独立核算单位是在事业单位内部实行独立经济核算的机构，其承担的单位内部测试化验加工任务一般按内部价格进行结算。但单位内部提供测试服务，并没有发生单位资金的流出流入，按制度规定对此类业务仅需进行财务会计核算，不用处理预算会计。笔者认为，科研项目预算中有此测试费预算，实际发生的内部测试业务也是科研项目的研究内容，只不过测试双方是同一个单位，单位资金没有流入流出而已。若预算会计不做处理，发生的测试费无法在对应的预算会计科研项目中体现，不符合会计的实质重于形式的原则。建议内部业务采用平行记账的方式，统一预算会计口径，增加科研项目的科研支出和内部测试平台事业预算收入。同时，内部核算单位需要提供收费的依据和标准，包括测试的内容、单价、测试的时间等，以此作为账务处理的依据。

2.3   抓住项目经费结题审计关注点

科研项目经费结题审计主要关注承担科研项目的事业单位科研经费管理制度执行、项目资金拨付及到位、预算执行和经费开支合规性等方面。

2.3.1   强化经费管理制度执行

关注承担科研项目的事业单位是否在国家相关管理制度框架内，结合本单位实际，制定科研课题相关管理制度，并在经费管理、课题核算等方面严格执行制度规定。强化课题资金独立建账、单独核算、专款专用，从而清晰地反映课题专项资金使用情况，保证凭证单证齐全、证据链清楚，能够准确反映经济事项。

2.3.2   关注项目资金拨付及到位情况

关注项目资金到位金额是否与任务书、预算书一致；为项目参与单位拨付资金时是否按预算拨付，是否存在截留挤占科研经费的现象；涉及项目合作方变更或经费总额不变而各合作方经费变动的，科学衡量其是否报经项目主管部门审批后实施。

2.3.3   强化预算执行

重点关注预算调整手续是否完备。例如，项目负责人要根据研究工作实施进展情况，科学提出预算调整方案（除设备费外），或者在研究方向不变、不降低申报指标的前提下调整研究方案和技术路线，由承担科研项目的事业单位负责审批，并报项目主管部门备案。设备费确需调增的，由项目负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，由本单位按照审批权限实施审批，并依据各项目主管部门要求办理。

2.3.4   提高经费开支合规性

设备费不能列支电脑、打印机等通用办公设备；材料费不能列支硒鼓、墨盒、打印纸等日常办公用品，支出内容要与项目研究内容匹配；测试化验加工费关注被委托方资质和经营范围，避免产生被委托方超范围经营的风险，密切關注关联交易风险；注意燃动费分摊依据是否合理，不能列支日常办公的水、电、气、暖等消耗费用；会议差旅费、国际合作与交流费不能列支不合理的市内交通费，不能超标准列支，会议费支出应满足预算、报批、通知、议程、参会人员签到五要素；劳务费不能列支在职人员津贴和补贴、科研人员绩效，不能以现金形式发放；专家咨询费不能支付给参与项目实施及管理的人员，不能超标准列支，不能以现金形式发放，专家咨询费支出应满足姓名、工作单位、身份证号、咨询内容、咨询时间和本人签字等要素。科研项目收支确认中支撑材料合同是审计的重点，主要关注合同订立需要履行单位的审批程序，适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例的采购活动，要严格执行政府采购程序，签订政府采购合同；保证合同内容清晰明确，付款方式明确、合同验收内容完整，且实际履行了合同条款。

3     事业单位科研项目经费管理的保障措施

3.1   加强制度建设

根据发布的科研项目经费管理制度及改革政策要求，修订完善和细化事业单位科研经费项目管理相关内容，并注重与其他制度办法的有效衔接，使经费管理有法可依、落地有据。进一步探索简化科研项目经费管理流程的途径，努力打造有利于科研人员潜心研究的环境［4］。

3.2   定期清理往来款

定期清理往来款，保障科研项目收支的及时体现。事业单位科研项目资金来源较多，项目数量大，其中还有参与外单位联合申报的项目。科研项目一般由项目负责人自主申报，项目管理部门并不能完全掌握项目是否可以立项成功。同时，科研人员工作繁忙，会出现项目到款后，业务管理部门与科研人员信息错位，无法立即开设项目账号的情况，只能暂挂往来款，容易影响科学实验进展。因此，事业单位要定期清理往来款，促进科研收入暂挂账及时认领、及时入账，确保项目尽快启动；科研项目支出暂挂款及时销账，确保支出凭据完整。

3.3   加强信息化管理

一方面，建立一体化科研经费管理平台，把预算管理、流程控制和经费核算整合到一起，建立业务系统和财务系统线上协同平台。首先，科研部门要建立科研项目数据库，将项目名称、项目编号、项目执行期、项目负责人、拨款单位、年度到款计划等重要管理信息及时录入系统。科研项目经费到款后，由系统自动关联匹配科研系统，提醒科研人员及时认领到款经费。其次，将项目经费预算录入系统。科研人员应在预算额度内使用经费，由系统对经费使用报销进行监控，内嵌经费支出标准，合理控制支出。科研人员、管理部门通过系统可以随时查看项目执行信息，强化数据共享、统一维护，实现各环节之间衔接控制和业务协同。另一方面，上线合同管理信息化平台。对合同实行在线审批，在线管理。合同基本信息与其他业务流信息共享、互相牵制，依托信息技术对合同执行、实时信息数据进行集成，多环节设置风险预警，筑起经费风险“防

火墙”［5］。

3.4   加大宣传培训力度

課题组配备相对固定的科研经费助理，财务部门每年定期组织或邀请专家开展专题培训会，解读并宣传最新经费管理政策，解答科研资金使用的常见问题，提出项目经费合理合规使用方法，以促进科研财务助理对经费管理政策的理解和运用。

3.5   积极推进信息公开

科研经费管理改革的目的是干好科研工作。在不涉及国家秘密，不危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定的前提下，事业单位要在内部公开公示科研项目经费相关信息，积极接受广大科研人员监督，推动科研资金使用公开化、透明化，切实保障科研经费规范有效使用。

4     总结与展望

通过以上分析，笔者认为只有符合科研活动客观规律的科研经费管理才能实现科研资源的优质配置，促进科研工作顺利开展。未来在这个领域有很多问题需要进一步深入研究：第一，构建科学、合理的科研项目综合绩效评价体系和绩效管理机制；第二，推动科研经费会计核算信息化建设，系统识别业务，设定账务处理规则；第三，完善科研经费结题审计、检查操作指南。随着国家对科研人才和科研机构的重视程度不断提高，国家对研究型事业单位经费的投入也会越来越大。因此，科研经费的管理与制度应顺应数字化和智能化时代改革发展的需要，实现不断创新与推进。

主要参考文献

［1］张爱民，郭长水.中央财政科研经费管理政策变化态势、差异分析及思考：国办发〔2021〕32号文创新变化解读［J］.新会计，2022（1）：20-27.

［2］赵冬琦.政府会计制度对科研事业单位项目经费核算的影响与建议：以K研究院为例［J］.国际商务财会，2021（18）：59-62.

［3］张慧.基于财务审计的科研项目经费管理研究［J］.当代经济，2017（6）：128-129.

［4］伦宗健.政府会计制度下高校固定资产折旧问题探讨［J］.教育财会研究，2020（4）：43-48.

［5］王悦.科研事业单位科研项目经费管理问题探究［J］.质量与市场，2022（7）：181-183.