浅析电网企业电子会计档案的数据采集

吴建琳 王治国 范陵静 程华龙

［摘 要］会计档案是企业生产经营活动结果的直接反映，记录着企业各项活动产生的各种经营数据，是企业的核心信息资源与重要资产，还是企业决策分析以及价值输出的重要依据。在数字化时代，原有以纸质为载体的会计档案管理模式已不能适应新形势，电子化成为会计档案管理的必然趋势。电网企业作为关系国民经济命脈和国家能源安全的国有骨干企业，用户规模大、业务条线多、管理要求高，将传统海量会计档案电子化，对推进企业数字化转型具有重大意义。对会计档案电子化而言，数据采集工作十分重要。基于此，文章对电网企业电子会计档案的数据采集工作进行研究，以供参考。

［关键词］电网企业；电子会计档案；数据采集

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.020

［中图分类号］F426；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）12-0062-03

0     引 言

随着云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术的发展与普及，人类社会迎来了继农业经济、工业经济之后的数字经济时代。党中央、国务院对加快数字中国建设作出了一系列重要部署，大力推进经济数字化转型。在此背景下，企业财务管理同样面临着数字化转型的迫切需求［1］。电子会计档案凭借使用方便、存储便捷的优势，成为大型企业开展财务数字化转型工作的首选。而如何实现会计资料的全面采集，以及确保采集过程和采集结果满足电子会计档案管理要求，是当前企业面临的重要问题。近年来，电网企业深入开展财务集约化管理和精益化管理，大力推动财务信息化管理，并在电子会计档案数据采集上获得了良好的效果。

1     研究背景

数字化成为“十四五”时期我国经济实现高质量发展的关键，企业的数字化转型升级成为提升企业运营效率、支持管理层进行重大决策的重要选择。当今社会，数据已经成为重要的生产要素。人们逐渐认识到数据对于企业管理能力、决策能力提升的重要性。电子化存储海量财务数据，智能改进财务数据链路，深度挖掘、广泛应用财务数据，“让档案说话、用数据发言”，对于推进企业数字化转型具有重大意义。

随着企业信息化建设和提质增效工作的深入推进，大量经济业务逐渐实现数据在线流转、信息自动集成，但信息记录的载体如原始凭证、记账凭证、账簿、报表等会计资料仍需纸质打印、保管，归档步骤烦琐，保管占用空间大，维护成本高［2］。电子会计档案是会计档案在我国经济社会快速发展，以及信息技术得到广泛应用背景下的产物，是会计档案在载体形式、管理方式等方面适应外部环境变化的产物。开展电子会计档案管理，实现会计资料收集、整理、保管、移交、鉴定和销毁全流程线上化规范管理是降碳减耗、激发企业内生发展动能、提升企业发展质效的必然选择。

2020年，《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）中明确要求，单位以电子会计凭证的纸质打印件为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。现实中，电子票据纸质打印件易窜改、易复制、难察觉，仅将电子票据的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证存在合规风险。全面开展电子会计档案管理，是落实法定管理要求的迫切

需要。

2     电网企业电子会计档案数据采集要求及困难

2.1   电子会计档案数据采集要求

企业电子会计档案的数据采集就是利用信息技术手段将企业内外部会计资料数据采集到电子档案系统中。

根据国家档案局发布的《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）中的要求，采集的范围主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等电子会计资料及其元数据。电子会计档案数据采集必须满足以下要求［3］：一是接收的电子会计档案数据经查验合法、真实；二是电子会计档案数据在传输、存储时安全、可靠，对电子会计档案数据的任何窜改行为能够及时发现；三是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据。

《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）和

《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T 95—2022）中对采集完成的电子会计凭证存储与加密还作出要求：应依据会计凭证号等标识，在存储介质中逐级建立文件夹，分门别类且有序地存储电子会计凭证；应使用软件存储介质和电子会计凭证存储介质相分离的专用本地存储模块，或云存储模块存储电子会计凭证，避免数据丢失或者数据隐私泄露；财务管理系统应提供自检功能，能及时发现存储空间不足或系统故障等可能影响电子会计凭证存储的问题，会计核算管理系统应支持本单位电子会计凭证本地化存储和集中核算的单位电子会计凭证集中存储功能，并通过数据同步保持数据一致性。提供电子会计凭证存储功能的模块应具备数据存储介质备份功能，提升数据存储安全可靠性。财务管理系统可加密存储电子会计凭证，加密存储时应使用国产密码加密技术，采用符合国家密码主管部门认可的加密模块。

2.2   电子会计档案数据采集存在的困难

一是系统集成度有待提升。企业会计核算系统多利用内部网络，与银行系统、国家税务系统之间存在“信息孤岛”现象，信息共享实现难度大，不利于企业外部数据的采集。二是业务流程线上化程度低。受企业内部业务管理现状的影响，业务实施过程多为线下流转，证明业务真实性、合规性的原始凭证多为纸质资料，电子化会计档案数据采集面临“无源可采”的情况。三是影像化采集效果不佳。当前，业务凭据电子化应用偏向于影像存储和读取功能的简单应用，即利用影像插件扫描功能，实现会计凭证与影像单据的存储。受设备功能影响，影像化采集存在影像像素不高、上传效率不高，以及无法迅速提炼审批要素等问题，导致采集效果不佳。

3     电网企业电子会计档案数据采集的主要做法

3.1   畅通内外部原始凭证采集通道

原始凭证包括发票、财政票据、银行回单等来自企业外部的票证，以及合同、采购订单、入库单、开工报告、费用报销单、业务审批单等企业内部凭据。电网企业通过外部票证电子化交互、内部业务无纸化办理两个手段，畅通原始凭证采集通道。

外部票证是在经济业务完成时，从发生经济业务往来的单位或个人直接取得的原始凭证，主要有发票、财政票据、客票、行程单、银行回单等。针对电子发票，电网企业打通“总对总”税企直连通道，从国家税务总局电子底账库获取全量增值税发票结构化信息，自动匹配、验证、聚合版式文件与结构化数据，并推送到企业数据资源池，实现直连获取。针对财政电子票据、电子客票和电子行程单等票据，电网企业开发出博思票据池、国网商旅云、档案管理中心、税务发票池之间的接口，对已有的移动报账系统进行功能性改造，开发电子票夹的功能，从博思票据池获取、存储财政电子票据版式文件和结构化数据，并存入企业内部数据资源池，并将票据信息同步至税务发票池。针对银行电子回单，电网企业打通内部财务部门与工商银行直连采集渠道，获取授权银行账户的日交易明细信息，以及银行回单、银行电子对账单等版式文件，并通过银企对账方式建立银行回单与记账凭证的关联关系［4］，与版式文件一同推送到企业数据资源池用于归档。

内部凭据即自制原始凭证，是企业内部经办业务的部门或个人（包括财会部门本身）在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供企业内部使用的原始凭证。电网企业一方面基于多年财务信息化建设成果，对数套财务、业务系统进行功能改造，畅通业务系统与电子会计档案系统的数据流转链路，实现合同、物资出入库单、到货验收单、工程开竣工报告、业务审批单、付款申请单等原始凭证在线流转；另一方面，针对目前业务源系统没有版式文件的单据，电网企业通过优化设计原始凭证格式、固化业务链路审批流程，应用电子签章（名）技术，实现计提表、结算单等单据自动转版，版式文件与结构化数据自动转存到企业数据资源池。

3.2   丰富离线单据影像化采集方式

对于来源于外部的纸质业务单据，以及暂时无法通过系统流转进行电子采集的内部单据，电网企业可通过应用信息技术，实现离线信息影像化采集的合规性和可用性。

一方面，开展现有财务系统功能优化，开发电子文件上传服务功能，在业务发起或其他业务处理环节上传本地已经存在的OFD（版式文档国家标准）、PDF（可携带文件格式）、图像文件（jpg、tif等）、电子邮件等电子文件。利用扫描终端（扫描仪、高拍仪、手机等）将纸质材料批量扫描成电子文件，通过系统集成服务方式和光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）技术对扫描的纸质材料进行校验。对上传或扫描生成的电子文件进行统一归类、统一命名、添加明水印与暗水印等标准化处理后存储至数据资源池，并建立电子文件与对应业务载体之间的关联关系［5］。另一方面，升级现有的财务结算机器人，推动集中采购物资、收付款“省级集中”、暂估收货等典型业务的会计核算自动化工作，以“流水作业”方式提高影像采集效率。

3.3   全面开展记账凭证、会计账簿、财务报表中的数据采集

记账凭证的采集分两个部分：一是记账凭证的版式文件，其版式文件可在凭证记账完成后由财务信息系统按照固定格式实现自动转换；二是原始凭证和记账凭证版式文件的关联关系，只有建立了关联关系，其才能在凭证归档时满足归档条件。对于来自移动报账等系统获取的外部电子文件，通过电子报销单关联记账凭证，将原始凭证与其报销单一同归档；来自物资仓储等内部信息系统产生的电子数据，通过信息系统之间的对接关联直接建立与记账凭证的对应关系；资金业务凭证通过银企对账环节建立电子回单和其记账凭证的自动关联关系。财务报表和会计账簿的数据来源于财务信息系统，可根据会计档案管理的需要对这些数据进行组配，按照固定格式由系统进行转版，经过真实性、有效性和一致性鉴定审核，以电子的形式定时提供给电子会计档案系统。

3.4   应用电子签章（名）技术

首先，应用数据证书颁发、加密算法等技术的底层架构，建设电子签章管理平台，支持企业、个人数字证书全生命周期管理，包括证书申领、上传、更新、吊销、停用、启用等维护功能。其次，打通财务信息系统与电子签章管理平台的数据接口，为接入电子签章（名）服务的各应用系统提供统一的接入管理服务，实现财务信息系统间电子签名签章“一次申请，同源共享”。明确签名印章制作、使用权限分配等关键使用节点，记录电子签章启用、使用等全生命周期日志，构建数字化用印台账，展示用印信息列表，记录印章管理和使用的所有痕迹，保证印章使用有权有痕；建立电子印章一体化管理体系，让印章使用全程可控，确保数字化转型安全。最后，搭建以权威数字身份证书为核心，以短信验证码等意愿认证方式为辅助的安全支撑体系，为“企业用户”以及“个人用户”提供可信数字身份证明，以保证签署符合签署人真实意愿；在關键业务环节通过服务接口、数据集成等形式实现签章服务调用，确保对审批人员审核处理、加签加盖，形成合法有效的审批记录，与后续交易单据同步存储归档。

3.5   完善电子会计档案管理制度

完善的电子会计档案管理制度能为各项工作落实提供保障。建立健全电子会计档案管理制度，制定电子会计文件归档标准、电子会计档案整理规范等一系列管理制度，为电子会计档案数据采集提供制度支撑。①梳理资产、负债、权益、收入、成本五大类全量经济业务，明确业务所需的原始凭证、审核要点、采集渠道和采集方式，针对典型业务编写各项工作手册，确保采集的数据完整、规范；②制定电子化（影像化）原始凭证数量计量标准、自动编码命名规则、存储及展示排序标准，为电子凭证传递、调阅、统计、排序、归档提供依据，促进相关业务规范有序开展，确保源端数据真实可用。

4     结束语

在企业财务数字化转型、会计档案电子化管理需求愈来愈紧迫的背景下，电网企业在打通数据采集链路、拓展数据采集方式，以及采集过程中应用电子签章技术等方面作出了有效的探索，对内在数据资产储备、拓展数据应用范围以及降低档案管理成本等方面初见成效，对外在促生产、为上下游企业提供优质服务方面效果显著，为下一步电子会计档案单轨运行、电子会计档案数据全息应用奠定了坚实的基础。

主要参考文献

［1］苏剑.数字化时代下电子会计档案管理研究：以ZJ集团为例［J］.国际商务财会，2020（7）：47-50.

［2］桂波，宋若鹏，俞雯静，等.电网企业电子会计凭证档案单套制管理探索［J］.中国档案，2021（11）：62-63.

［3］杨柳.基于文件连续体理论的企业电子会计档案管理研究：以A公司为例［D］.太原：山西财经大学，2021：42-43.

［4］尹卫军.基于财务共享模式的会计电子档案数据管理：基本框架与实现路径［J］.山西档案，2019（5）：168-173.

［5］杨柳.企业电子会计档案管理困境的解决方案［J］.商场现代化，2020（16）：159-161.