高校财务报销工作中存在的问题及对策研究

商永刚,何 凤

(1.湖南财政经济学院 湖南省经济地理研究所,湖南 长沙 410205;2.湖南财政经济学院 财务处,湖南 长沙 410205)

一、我国高校财务报销的现状

(一)经济业务总量大

随着国家经济的快速发展,社会影响力不断增强,国家对教学经费的投入逐年增加,2021年的全国教育经费投入为57873.67亿元,比上年增长9.13%。高校肩负人才培养重要责任,随着办学规模不断扩大,其经济业务活动也越来越复杂。高校的经济业务由以培养人才到承担越来越多的社会科研任务、对外提供技术服务、科技咨询等业务。还有兴办校办企业及其他对外投资业务、接受社会各类捐赠以及为扩大学校规模进行的各级各类贷款等。以上所有经济业务均使高校的经济业务总量大为增加。

(二)经费收支类别广

随着高校经济业务总量的扩大,经费收支类别广泛。从经费收入来源看,有公共财政拨款、教育事业收入、上级补助收入、科学研究项目收入(包括横向和纵向)、技术服务收入、附属单位上缴收入、国有资源有偿使用收入, 捐赠收入、经营收入等;从经费支出类别上看,2019年实施新政府会计制度后,高校的经费支出有教学科研业务支出、行政后勤保障支出、经营支出等;按照其经济事项内容又可以细分为办公费支出、会议费支出、差旅费支出、培训费支出、材料采购支出、资产设备购置支出、工程服务采购支出、水电物业保障支出等[1]。

有的需要政府招标采购、有的需要竞价采购,购置资产设备需要入固定资产程序等。总体来说,支出相当庞杂。

(三)签字审批手续多

高校是党委书记领导下的校长管理制度,实行的是“统一领导、集中管理”的财务管理体制。根据经费类别和性质的不同,财务实行“分类管理、分级授权、逐级审批、逐级负责”的审批管理制度。

以湖南省某所高校为例,按照其财务管理规定,财务审批分为经费所属部门、项目或业务归口管理部门、财务处、分管或者联系校领导、分管财务校领导、校长六个级次。报销一笔业务要经过学院院长、分管财务的院长、财务处处长签字;经费额度超过20000元时,还需分管部门/业务校领导签字;金额更大时则需分管财务校长和校长的审批。如果是购买资料图书、办公用品、原材料、各种设备,还需要同时填制入库单、出库单,经办人、验收人及所在单位部门的领导签字审核,如遇相关校领导或部门领导因公外出,报账人员不得不再三再四地寻找这些领导进行签字审批,通常要跑上多次才能完成审批手续,将报销单据送达财务核报。总体来说,高校的签批手续多、繁、杂。

(四)报销时间周期长

高校业务量越大,经费来源结构越复杂,经费支出种类也就越多,这种情况导致财务工作业务量大幅增加,直接体现在会计人员工作量显著增加[2]。若不及时增加财务人员,会使得报账人员大量时间在排队审核,等到审核自己的凭证时候,报销的凭证不符合要求,需要退回修改,从而影响财务报销工作效率。有些业务审批流程很复杂,在报销的过程中,某一个环节上出现审批不到位或者票据不齐全的问题,整个报销工作的周期都会被拉长,这样不仅会延误时间,更重要的是导致财务报销工作的效率低下,影响财务报账服务的质量。因此,信息化建设不完善的情况下,业务的增加和日趋复杂,一方面增加了会计人员的审核时间,另一方面也增加了报账人员的时间成本,造成报销时间周期长。

二、高校财务报销中存在的问题

(一)报账扎堆现象严重、财务审核业务量大

一方面,高校教师倾向于利用寒暑假期参加各类培训、会议以及出差和调研,相关费用本可以在开学后进行报销,但实际情况是开学后学校忙于各种教学教研工作,往往是要等到项目需要结题时或学期结束时才来进行财务报销;因年底国库的财政资金面临被财政部门收回的压力,各部门的日常经费也会集中在这段时间报销,种种原因均会导致年底报销业务量激增。而年底也是财务部门清理账务、办理决算工作最繁忙的时候,因此,报销大厅出现拥挤的情况就不难想象了。

另一方面,高校财务人员常常短缺。据调查,有三分之二的高校其财务人员未满员,在遵循岗位不相容的前提下,多数财务人员身兼多个岗位工作。造成这种现象涉及专业性过强、单位编制紧张等诸多原因,各个高校在建设发展的过程中,容易忽视行政人才队伍的补充,习惯性地将重心放在教师队伍建设上。而随着高校规模的扩大,其经费日益增长,多数财务人员长期处于超负荷、高强度的工作状态,在财务人员较为紧张或短缺的情况下,集中报销带来急剧增加的工作量,会大大增加财务人员的工作压力,从而影响整个财务工作的效率和效果。除正常处理财务报销业务外,财务人员还需对来自教师的各种咨询和质疑做出合理解答[3]。

(二)部分财务规章制度与实际脱节,教育实践活动的多样性和财务报销规范性之间存在矛盾

党的十八大以来,国家出台了一系列新的高校财务政策,特别是关于科研经费管理,在政策落实、经费拨付机制、释放自主权、预算编制、间接费用比例等方面不断地进行优化和完善。从2016年颁布《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)开始,我国进入科研经费管理深化改革时期,此后共出台了13项科研管理政策,由中共中央办公厅、国务院、财政部、科技部等数十个部门联合或者单独颁布。政策在扩大科研项目经费管理自主权,精简合并预算编制科目,下放预算调剂权,推行经费包干制,提高间接费用比例,扩大劳务费开支范围等规定上下功夫,给予项目承担单位和项目负责人最大程度的自主权[4]。这些新制度的出现,对高校来说既是利好也是挑战。新政策颁布的频次过高,导致部分高校刚刚修订完善好相关制度,又有新政策出台的被动情况。同时,还存在国家、省里、高校三个层面政策实施进度不一的现象,导致部分高校实际制定的制度与最新政策有脱节现象,在一定程度上影响财务报销效率。

教学活动的多样性,科研项目的灵活性,则在一定程度上增加了财务报销工作的难度。高校制定的财务报账管理办法是对财务报销工作的具体规定,使得报销工作能够更加规范、有序。而实际的教学、科研活动则较为复杂,例如,部分地理科研项目实施过程中,项目组会有诸多实地考察调研安排,部分在艰苦、边远地区开展的调研活动,通常难以取得正规票据,若仅以手写的“白条”为依据来报账,财务人员将难以判断原始票据取得的合理、合法性,这不仅为报销提出了难题,也让项目组调研事实的发生与财务严谨性之间发生矛盾[5]。

(三)报账系统功能单一、财务管理信息化建设程度低

目前,我国高校财务报销方式主要有:原始手工报销、投递式报销、集中报销、网络报销等四种报销模式[6]。现阶段,仍有很多地方高校采用传统的报销模式,信息化建设水平较低。报销的通常模式是,根据财务文件的规定进行票据整理,将报销单和相关票据逐级提交给有关领导审批,再到财务部门进行现场审核,此种模式显著增加了报账人员来回“跑腿”的现象,某个环节出现问题或者错误,将大大延长报销时间。而对于上线了网上报账预约系统的高校,其他配套功能也不尽完善,如没有上线审批功能,则来回“跑腿”的现象仍不能得到有效缓解[7]。网络报账系统的上线依赖于高校完善的经费管理办法、清晰的财务报销流程,部分高校财务制度的不完善、修订的不及时也是造成网络报账系统迟迟不能上线的原因。

高校财务信息化程度低,也与其他职能部门如人事、学工、科研、资产、后勤等信息系统互为独立、功能单一有关。部门间信息不对称、不共享,信息系统互为孤立,阻碍着信息化平台的建设,相关财务数据无法在第一时间得到传递,财务报销的工作效率也无法得到真正的提高。

(四)报账人员流动大、专业性不高

高校财务报销的经办人流动性较大。对于一些项目经费,部分老师会委托或聘请学生来负责报销,而学生在校学习时间一般是3年左右,等学生摸索熟悉了财务规章制度,又面临毕业的实际情况,而重新选择和培养报账人员又得花上很长一段时间。部分老师选择自己来财务处报销,一般情况下,由于这部分教师不经常参与报账,则对报销规定不甚了解。虽然他们都具有高学历,但是所擅长的领域并不是财经类,缺乏基本的财经知识,这样就导致不能对相关财务票据进行有效的分类和填报,经常在报销票据方面出现错误,同时对财务的报销流程和财务工作存在诸多不理解,给财务管理工作的开展带来一定的影响[8]。而财务审核人员索要原始票据及询问报销事由也会加重报账人员的排斥心理,增加了沟通难度。

三、改善和优化高校财务报销的具体措施

(一)完善财务制度,健全内部控制

近年来,随着社会的快速发展,高校财务管理也面临着诸多挑战,而各项政策的出台正是适应这种变化的改革。高校要结合自身发展实际,及时修订和完善相关财务制度,把握住政策的重点和要点,尝试在允许的范围内,下放权力、优化流程、激励创新、强化监督。通过重点制度的完善和引导,建立规范化的内部控制体系。财务规章制度是会计核算报销的法规依据。国家有新政策出台后,高校原有的制度制定依据就发生了变化,原有的制度也不再适应高校规模发展和经费管理的需求。这就需要财务部门对照国家已出台的新政策新要求,对现行的经费管理制度进行完善,对于经费开支要求不明确、对于无法取得合理票据等特殊情况,都要逐一明确、修订,并依据实际制定具体管理办法,确保财务制度能够符合学校的建设发展,确保报销的每一个审核点有文可依。此外,高校各经费主管部门及财务部门应加强政策宣传推广,通过多种途径解读政策的背景和变化。

目前,财政部会同教育部发布《高等学校财务制度》(财教〔2022〕128号),重点强调坚持和加强党对高校的全面领导,明确提出全面实施绩效管理、如实反映依法举借债务等要求,新增加高等学校实行成本核算、科技成果转化收入全部留归本单位等多项规定。《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)、《国家社会科学基金项目资金管理办法》(财教〔2021〕237号)等的发布,则是在进一步深化科研经费管理改革,通过下放自主权、简化项目流程、探索经费“包干制”模式等措施充分释放科技创新活力,创造以人为本的科研管理环境。这些政策都是高校经费管理的重点方面。高校要在政策的指导下,制定切实可行的管理办法和规定,特别像“包干制”项目的经费管理,野外考察、数据采集等情况下无法取得有效票据的支出管理,需要制定出详尽的实施细则,否则很难保证财务报销工作的规范性和有效性。

(二)优化财务管理机制,完善报销工作流程

1.优化财务岗位设置

有效提高财务工作管理水平,首先要做到财务部门机构设置合理,财务管理岗位设置有序。根据高校经济业务的特点,按照经济业务事项发生的频次高低排序,灵活设置流程岗位,通常可设置“工资薪酬劳务支出报销岗”“教学事务报销岗”“学生事务报销岗”“基建维修项目报销岗”“科研经费报销岗”“后勤保障支出报销岗”“综合业务报销岗”等,师生根据手头的业务内容选择到相应的会计报销窗口进行报销,而会计人员也按照业务熟练程度分配到对应的会计岗位,做到人岗匹配,工作效率可得到极大提升。

2.优化报销工作流程

优化报销流程,简化审批程序,进一步提升财务报销工作效率和效果。落实经费管理“放管服”改革,特别是在加强科研经费管理方面,要简化不必要的审批程序,提高教师审批自主权,增强科研人员获得感。而对于报销工作的具体流程,要定期进行梳理,要合理进行分类,精简繁琐的程序、开展流程再造。在此基础上,可制作报销流程图表,以案例汇编手册或报销行为指南等形式编印手册发放至报账人员手中,也可借助微信公众号等网络平台进行宣传,提高业务报销流程的普及度和知悉率。

3.合理安排报账时间

财务报销时间的分配不均匀是造成报销拥挤、排长队的主要原因。针对期末、年终报账数量急剧增加的现象,财务部门可通过报账时间的合理分配来避免,如给每个部门和学院设置固定的报销时间,同时也留出部分时间来处理部门内务和一些报销疑难问题,合理有效的分配报销工作量,可以在很大程度上解决报销时间分配不合理的问题。

为预防固定报销时间后带来的被动局面,财务部门应加强工作的柔性管理。加强与各相关院校的联系和沟通,对于部分报销业务,如借款催收、基建修缮、科研经费等,可有目的地督促和引导各学院部门提前来进行报销,错开日常经费报销业务过于集中的时间段。定期反馈预算执行进度,对于预算执行进度较为缓慢的项目,要求责任部门进行落实,尽快制订行之有效的计划。多种方式双管齐下,可以有效地引导各单位进行分散报销,可极大地缓解年底工作压力,也能为做细做实财务工作奠定基础。

4.适当提高审批权限

良好的制度运行机制是解决高校财务报销困难的重要前提。审批权限的设置既要保障资金的支付安全,又不能过于影响资金支付的效率。比如湖南某高校规定,报账金额超过 20000 元的,报销时需增加两轮审批,金额再稍大一些的,还需分管财务校长以及校长的签字和审批,过多的审批环节会在一定程度上给报账人员、财务人员的工作带来困扰。实际上,随着经济的快速发展、学校规模的扩大,现在学校的经济业务绝大部分都是以万元来计算,因此,学校需探索资金审批的边界,在不违背资金安全的前提下适当地提高审批权限,不仅能给报账人员提供必要的便利,同时也对提高财务的报销工作效率有积极的作用。

(三)构建“互联网+”财务综合系统、加强财务信息化建设

改进和优化传统的报销模式,显著提高财务报销速度,构建“互联网+”财务信息化平台,是高校改善和解决财务报销难题的有效途径。2007年,教育部财政部下发的《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》(教财〔2007〕1号)文件,要求高校大力推进财务信息化建设,创新财务管理手段,充分利用现代信息技术[9],建立财务信息基础数据库,实现统一核算和实时监控,提高财务管理水平和会计信息质量。2016 年7月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,指出项目承担单位要运用信息化手段建立健全内部科研、财务、负责人共享的财务信息平台,以此缓解报销困难的问题。少数高校已实现全网络办公,这种办公方式不仅可以提高财务报销效率,给广大师生提供优质的服务,也可以促使财务人员及时发现问题并给予快速的解决。

高校可运用“互联网+”平台,梳理和优化各项规章制度,对财务报销相关的各部门审批、监督和管理职能进行整合,实现财务预算管理系统、财务预约报账系统、会计核算信息录入系统、人员经费发放系统、网上审批办公系统等多个模块的集成,形成一个以财务为中心的全方位综合管理系统,以此促进高校内部控制的规范化、有效化和可视化。信息化建设应以业财融合为基础,将各职能部门的监督审签职能与财务综合管理系统实现对接,将预算管理、合同管理、采购管理、资产登记、财务监督等相关业务一体化,实现网上预约、网上审批和网上报销及网上核算等功能化,构建以财务为中心的信息共享系统,将科研立项、预算控制、审批、会计核算、出纳结算全流程打通,最终实现“信息多跑路,师生少跑腿”的信息化管理目标。开展全面的自动化、安全化的支付方式,积极建立网络支付平台。加强收费管理,整合银行代扣、自助机缴费、微信、支付宝缴费等多种方式推进缴费的便利性,使得结算业务摆脱地点约束、人工核算压力,全方位提高结算效率;加强支出管理,打通银行与财务一体化系统的对接渠道,实现报账款项的一键支付,提高财务管理效率[10]。

(四)强化财务培训,加强会计队伍建设

1.推进财务助理制度,提升报账人员业务水平

根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)文件规定,学校应结合自身情况,建立完善的科研财务助理制度,设立科研财务助理岗位,将科研人员从票据、表格、报销等具体事务中解脱出来,大部分高校已经推行了科研财务助理制度,为切实减轻科研人员负担,营造良好的科研环境起到极大的作用。高校可借鉴该管理思路,将财务助理制度推广至全校的经费报账中,建立一支稳定的财务助理队伍,宣传财务政策、法律法规以及专业知识,搭建起财务与各部门的沟通桥梁,解决师生不了解、不理解财务规章制度的难题。推行财务助理,还可促使部门间业务、服务相互衔接,打通信息壁垒、消除信息不对称,提高部门间信息沟通效率。

财务部门定期组织财务助理进行相关的培训和学习,制订报销规定培训年度计划,将原始凭据的整理要求、单位领导的审批权限、经费使用范围以及财务报销的具体细则等业务办理的具体流程作为培训的主要内容,全面提高报账人员的财务意识和相关技能;财务部门还需开展会计规章制度宣讲,可编印财务报账手册发放给相关部门学习,抑或建立财务微信公众号推送报账指南,定期举办宣讲答疑活动,让师生有更多机会了解财务报销规定,与会计人员构建互信,营造“人人懂财务、人人会报销” 的良好氛围,形成报销人和会计人员双赢局面。

2.加强财务队伍建设,提升专业服务水平

随着高校办学规模的扩大,财务管理的专业性和技术性日趋复杂,对会计人员应具备的职业技能要求也越来越高。建立一支高质量的财务队伍,为保障学校的建设发展提供有力支撑,要从多方面入手。第一是要加强会计人员日常业务培训,掌握熟悉财经法规、财务政策和规章制度。只有掌握熟悉相关政策、相关规章制度,才能更好地做好会计这项工作。第二是要加强内部轮岗学习,加强高校间、校企间会计人员交流学习,提升财务人员视野、夯实业务能力,全方位提高业务水平,鼓励会计人员参加专业技术资格考试,不断提高财务人员的思想政治素质和业务能力水平。第三是要重视和加强学校财务管理后备干部的选拔和培养工作,重视财会队伍建设,把财会岗位作为重要的专业技术岗位,把财会队伍建设纳入学校人才队伍建设的整体规划,有计划、分步骤地配备高层次、高素质人员,着力改善财会队伍结构,提高财会队伍的整体水平。

四、结语

综上所述,高校面临财务报销工作中的诸多难题,其影响因素也是多方面的。高校要结合建设发展和管理需求,寻求优化的方案,解决报销工作中的问题。本文立足于工作实际,充分强调以人为本的观念,以制度建设为引导,优化财务管理机制,优化报销工作流程,加强财务队伍建设,发挥会计人员的主观能动性,不断提升为师生服务的水平。同时还要积极运用“互联网+”信息共享平台,最大限度地实现“信息多跑路,师生少跑腿”目标,进而从根本上解决高校财务报销效率问题避免报账人员反复奔走于财务当中,提高财务的工作效率,以此来促进高校实现长期稳定的发展。