基于内控视角下的高职院校合同管理问题研究

李霞

摘要：随着我国经济的快速发展和教育体制的不断完善，高职教育得到了越来越多的关注和重视，高职院校合同管理的规范化、制度化、科学化将成为高职教育管理的重要内容和方向。高职院校合同管理的主要目的是保障校方和教职员工的权益，规范双方的行为，减少或避免学校在合同执行过程中的纠纷，促进高职院校事业的持续健康发展。本文结合我国目前高职院校合同管理普遍存在的问题，在规范内部控制建设，加强对合同的监管，以及合同管理制度方面给出意见和建议，以保障高职院校的健康可持续发展。

关键词：内部控制；合同管理；高职院校

一、引言

我国市场经济飞速发展，高职院校无论是办学方式与规模、人才培养模式等方面都日渐复杂，随之而来的合同数量和种类也越来越多，牵涉面很广，合同金额也越来越大，潜在的风险日益加大，所以规范高职院校合同的管理越发重要。财政部早在2012年就印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号），其中对合同管理进行了细致的规范。高职校合同管理是高职校内部控制的重要组成部分，高职院校应重视合同管理工作，加强对合同的监管，规范学校运营，以此来保障学生权益和提高财务管理水平，为学校的健康稳定发展提供保障。

二、高职院校加强合同管理的重要意义

合同管理是指组织或公司在签署、执行和终止合同期间管理合同的过程。它包括对合同的创建、执行和监督，以确保所有合同都符合法律要求、风险最小化，并实现合同的最大效益。合同管理主要包括合同的招投标、谈判、签订、执行、验收，合同模板的提供，以及合同的归档等全过程。内控系统的目的是确保学校工作的合法性、合理性和有效性，以保障学校的长期可持续发展。而规范的合同管理能够明确合同双方的权利与义务，减少或避免学校在合同执行过程中的纠纷，有效保障学校利益。所以说合同管理是学校运营的关键组成部分，也是学校内控体系的重要组成部分。

首先，加强合同管理可以帮助学校提高内控效率。高校签订的合同众多，涉及到的内容也很复杂，合同管理研究可以帮助学校通过建立合同管理制度，规范合同管理流程，确保各个环节有序、严谨。通过探索合同管理的最佳实践，从而节省时间和人力成本；还可以通过探索合同信息化管理的方式和方法，加强合同信息化建设，从而提高合同管理的效率和准确性，降低学校管理成本。

其次，合同管理研究可以帮助提高学校的经济效益。通过规范合同管理制度，帮助学校建立供应商评估和选择机制，从而优化采购流程，提高采购效率，同时减少采购成本。通过对合同的规范管理和执行，可以避免因合同违约或漏洞导致的额外费用和损失，帮助学校合理规划资源配置，避免资源浪费和重复投入，从而确保学校、教师、学生等各方权益得到保障。合同管理还可以帮助高校与合作伙伴建立互信和良好的合作关系，增强合作伙伴对高校的信任和合作意愿。

第三，合同管理可以防止法律纠纷、规避风险。高校与合作伙伴签订合同是为了达成共同的目标，合同管理可以确保双方理解和遵守合同条款，防止合同纠纷和法律诉讼的发生。高校与合作伙伴签订的合同涉及到高校的声誉和利益，如招生、科研、校企合作等，合同管理可以从法律层面确保高校利益和声誉不受到侵害。

三、高职院校合同管理存在的问题

（一）缺乏行之有效的合同管理制度

合同管理是一个全合同管理，从合同的洽谈拟定，到合同的审批、签定、执行、完结归档，需要一个有据可依的流程化指导和监控。没有一个行之有效的合同管理制度，缺乏统一的流程和标准，没有规范的审批程序，可能导致合同的签订过程存在漏洞、合同条款不清晰、不完整、未经过法律审查等问题，权责不明确。从而出现管理盲区和管理漏洞，导致学校的合同管理混乱，增加商业风险。

（二）缺乏完善的合同管理信息系统

由于缺乏合同管理信息系统，高校合同档案管理混乱，存放不规范、资料不全面，合同执行信息不能及时有效查询，学校就无法及时了解合同履行可能存在的风险情况，难以有效进行风险管控和防范。数据不准确，难以保证合同管理的效率。同时也导致数据统计分析功能缺失，缺乏对合同数据进行统计分析的功能，难以评估合同管理的效果。同时由于缺乏合同管理系统，一旦遇到问题，学校可能需要耗费大量的人力物力去处理，导致工作效率很低。

（三）缺乏合同管理的专业人才

专业的合同管理人员对合同从拟定到签章到执行，一方面能够提供设计合理的合同范本，另一方面专业的合同管理人员都能具备足够的风险意识和处理能力。在合同履行过程中能够及时发现合同中存在的风险隐患，并及时采取相应的措施进行风险防范。但是现在很多学校并不具备专业专职的合同管理人員。

1.合同管理不规范

合同管理人员在合同管理的过程中，可能会出现合同文件管理不规范的情况，例如不按照规定进行合同备案、登记和归档，或者合同文本没有按照规范的格式、标准进行编写和管理。

2.合同条款不严谨

合同管理人员在编写合同条款时，可能会出现条款不够严谨的情况，例如存在一些模糊、含糊的用语，或者某些条款的内容不够明确、具体，从而给后续的合同履行带来一定的风险。

3.对合同履行风险的监控不到位

在合同履行的过程中，可能会出现一些违约、失信的情况，例如不能按照合同约定的时间、质量、数量等要求进行履行，或者未能履行约定的保密、保证等义务，合同管理人员不能及时监控、反馈相关问题，没有及时发现合同中存在的风险隐患，或者没有采取相应的措施进行风险防范和控制，错失解决问题的良机，从而导致后续的风险事故发生。

4.合同纠纷处理不当

合同管理人员在合同纠纷处理的过程中，不具备足够的法律知识和风险意识，可能会出现处理不当的情况，或者处理不公、不合理，从而导致合同纠纷无法得到妥善解决，甚至出现诉讼等法律纠纷。

（四）缺乏明确的合同审核流程

合同审核的流程包括从合同的提交到初审、审核人员的组成，到终审，一直到合同的签订，具体流程可能因各个单位情况差异而有所不同，但是合同审核的基本流程可以帮助确保合同审核的有效性和准确性。目前很多学校合同审核流程具有一定的模糊性，导致合同的审核从审核人员不具备独立性、审核记录不完备、审核结果不及时，有可能会遗漏某些必要的步骤，从而导致合同错误或遗漏关键条款，从而影响学校的正常运营和业务发展。

（五）缺乏合同执行跟踪机制

缺乏合同跟踪机制可能会导致组织在执行合同方面出现问题。合同跟踪机制是指组织内部采取的一系列措施，以确保合同得到有效的执行和监督。合同执行跟踪机制不完善，合同签订完毕，没有专人对合同的执行情况进行跟踪，对合同履约的关键指标，比如时间进度、质量要求、完工日期等不能做到实时把控。一旦出现问题，很有可能错过解决问题的最佳时机，导致一些不利的后果。合同跟踪机制没有纳入绩效考核体系，不能对合同执行情况进行监督和评估，也会导致合同管理效率低下。

四、高职院校提升合同管理水平的建议

要想提高高职院校合同管理工作的水平，需要通过建立完善的合同管理制度、强化合同管理人员专业素养、提高合同管理信息系统的效率等措施来解决。

（一）强化合同管理制度建设

高职院校需要认识合同管理的重要性，建立健全合同管理制度，提高合同管理的水平和效率，规范合同签订和执行过程，其中包括合同签订、执行和监督等方面的流程和规定，以及重大合同审核制度。

第一，制定合同管理制度的目标和原则。制度建设需要明确合同管理的目标和原则，例如合同管理的公平性、合法性、规范性等。第二，建立合同管理制度的组织结构和工作流程。确定合同管理的组织结构和工作流程，明确各级管理人员和工作人员的职责和权限。第三，制定合同管理制度的具体规定。对合同管理中的具体事项进行规定，如合同签订的程序、合同条款的规范、履行义务的要求、违约责任的处理等。第四，加强合同管理制度的宣传和培训。加强合同管理制度的宣传和培训，使全体员工了解和遵守合同管理制度。第五，建立合同管理制度的监督和评估机制。建立合同管理制度的监督和评估机制，及时发现和纠正制度中的不足和问题。

在这个制度系统中，需要明确各类合同的签订的责任部门、归口管理部门和协作部门，根据合同金额所属等级而确认的审批权限，在合同签订过程中涉及到的相关部门和责任人的职责等等，需要有明确的规定和细则。制度建设不是一蹴而就的，需要有一个不断完善的过程，才能提高合同管理的效率和质量；同时建议设立专业的法规部门和专业法律顾问对合同的法律条款进行把控。通过以上步骤，建立健全合同管理制度，提高高职院校合同管理的规范化程度，确保合同管理的公平性和合法性，促进高职院校的稳定发展。

（二）提高合同管理的信息化水平

信息化可以提高合同管理的效率，减少人工操作的时间和成本，使合同管理更加快速和精准。提升高职院校合同管理的信息化水平，还可以实现合同管理与其他业务的无缝连接。

第一，建立合同管理信息化体系。高职院校可以建立合同管理信息化体系，包括合同管理软件、管理流程、数据存储、安全措施等，以实现合同信息化、流程化、规范化。第二，加强管理流程的优化。高职院校可以通过合同管理流程的优化，减少人工干预和管理环节，提高合同管理的效率和准确性。同时增加流程监管和追溯，强化合同管理的规范性和安全性。第三，提高信息技术应用水平。高职院校可以提高师生的信息技术应用水平，包括办公软件的使用、数据分析和处理技能的提升等，以便更好地应用信息技术来管理合同。第四，建立合作机制。高职院校可以与相关企业、机构建立合作机制，共享信息技术和管理经验，促进高职院校合同管理信息化水平的提升。当然，学校还需要注意网络安全等方面的措施，以应对潜在的信息安全风险。

（三）设立专职的合同管理部门或人员

高职院校应该开展合同管理人员的专业培训和教育，以提高他们的素质。合同管理部门需要提供标准的合同模板，明确合同的具体条款、条件和要求，以确保相关签约员工对合同条款有正确的理解。同时，合同管理部门协助签约人员设定衡量合同履约的关键指标，如时间表、质量要求、交付日期等，实施一套有效的监督和控制机制，以确保合同履约过程中的问题得到及时解决。再者，合同管理人员需要定期更新履约指标的完成情况，并对偏差进行跟踪和分析，向有关人员报告合同履约的进展情况，确保相关责任人都能够及时了解履约情况。如果出现问题，及时汇报以便采取措施，解决纠纷，避免延误给学校带来其他不利影响。合同管理人员要对合同进行动态监管，保持阶段性针对性检查，注意合同的履约情况，保持沟通，排除隐患，如有重大风险隐患，及时向上层领导汇报并进行高层集体决策研究对策，排除风险。

（四）完善合同跟踪和监督机制

高职院校应该建立有效的合同管理监督机制，通过实施合同执行跟踪机制，可以有效地监督和管理合同履约过程，确保各方按照合同约定的条件和要求履行义务，避免履约风险和争议。

第一，确定合同跟踪和监督责任人。建立合同跟踪和监督责任人的制度，明确每个责任人的职责和权限，确保每份合同都有相应的责任人进行跟踪和监督。第二，建立合同跟踪和监督流程。制定明确的合同跟踪和监督流程，包括合同的存档、查阅、更新、审核等环节，确保合同管理的全过程可控、可监督。第三，在信息系统建设中设立合同跟踪和监督模块，建立合同跟踪和监督的信息系统，通过信息化手段实现合同管理的全流程可视化和可追溯化，方便对合同执行情况的监督和跟踪。第四，定期开展合同执行情况的检查。定期对合同执行情况进行检查，发现问题及时纠正，确保合同的执行符合相关法律法规和合同约定。第五，引入绩效考核机制。将合同执行情况作为重要的考核指标，引入相应的绩效考核机制，鼓励责任人积极跟踪和监督合同的执行情况，确保合同的有效执行。

五、結束语

总的来说，中国高职院校合同管理已经取得了显著的进展，但仍有待进一步完善。学校应该继续加强合同管理制度建设，并不断提高合同管理水平。如果企业没有科学的合同管理机制，那么合同签订后，学校就可能承担一些风险，甚至导致一些严重的后果，致使学校遭受不必要的风险和损失。高校合同管理的重要性体现在维护法律合规、保护高校利益和声誉、提高管理效率、改善合作伙伴关系等方面。高校建立完善的合同管理机制，加强合同管理和监督，强化合同全生命周期管理工作，真正做到未雨绸缪，防患于未然。

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