科研电子档案管理的现状及思考

摘要：随着互联网、大数据、人工智能等新兴技术的广泛应用，档案管理模式也在发生重大变革，电子档案单套制管理模式已成为档案管理的重要发展方向。本文梳理了科研电子档案的主要内容，总结了科研电子档案的特点，分析了目前科研电子档案管理的现状，并基于现状提出了提升科研电子档案管理的建议，以期为科研档案管理工作创新提供参考建议。

关键词：科研档案；电子档案；档案管理

引言

党的十八大以来，国家高度重视科学技术发展，致力把我国建设成为世界主要科学中心和创新高地。科研档案是科研活动中形成的各种具有保存价值的记录，不仅是重要的基礎性战略资源，同时也是科研创新发展的重要信息支撑。新修订的《科学技术研究档案管理规定》首次正式提出了科研档案电子单套制归档的相关规定，专门新增了有关电子档案规范管理的多项条款，随着科技创新不断加速，科研电子信息数据急速增长，这对科研电子档案工作也提出了更高的要求。因此，探索提升科研电子文件档案管理的有效措施，对于提升科研档案管理工作的质量，以及优化科技信息的收集、存储、传播、利用及资源共享等过程管理，具有重要意义。

1. 科研电子档案的主要内容

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录[1-2]。科研电子档案是立项论证、实施及过程管理、结题验收、成果管理等各阶段所形成的文字类、图片类、录音录像类等材料，具体包括科研项目申报书、项目经费预算材料、科研任务书、开题报告、中期执行情况报告、项目结项书、验收评审文件等等[3]。

2. 科研电子档案的特点

科研电子档案区别于传统纸质档案，主要表现为电子文件形式载体，在信息化技术设备的支持下，科研电子档案的存储、管理、查阅相对便捷[4]，数据检索也比较准确快速，能够满足多人同时查阅，也不会损耗档案原件信息，这是传统纸质档案利用无法实现的。

但是，由于科研电子档案的文件信息和信息载体在一定程度上是分离的[5]，这也增加了电子档案信息数据的安全风险。电子档案具有数字信息的各种特性，在存档的各个环节都存在被篡改的可能性，在任何一个环节出现数据不完整、不准确等问题，都会使档案的实用价值大大降低。

此外，电子文件归档和电子档案管理主要依靠计算机软硬件、数据库、网络系统等信息技术的支持[6]，运行环境需要安全技术保障电子档案不被病毒和黑客的攻击，一旦出现文件被篡改、删除、丢失、信息泄露等问题，将造成一些不可估量的损失，良好的网络环境和存储设备等外部条件对电子档案管理尤为重要，电子档案的管理相对于传统纸质档案管理也比较复杂。

3. 科研电子档案管理的现状

3.1档案信息化建设规划不清晰，科研电子档案管理水平较低

科研单位普遍存在“重科研、轻管理”的现象，对科研档案管理重要性认识不足，档案信息化建设规划、目的不清晰，也未能充分有效利用档案管理系统、扫描仪等新系统新设备，而且科研过程性材料的收集与归档没有进行足够的细化和梳理，存在文件不齐全、文件损坏、储存不完整、整理不规范、管理权责不清晰等问题，档案生成和归档存在信息孤岛问题，档案保管也比较分散，电子档案的管理和利用整体处于初级阶段。

3.2科研电子档案知识挖掘不够深入，信息资源利用效率普遍较低

目前，大部分科研企事业单位电子档案的管理方式较为简单，对数据资源只进行了简单的归类和存储，而且不少信息资源未被统一管理，甚至科研电子文件、多媒体等信息材料存储不明确，科研电子档案的真实性、完整性无法得到保障。科研档案中潜在的知识价值没有得到重视，大量信息资源尚未被开发利用，没有利用最新的技术进行档案知识深度挖掘，档案信息在利用上无法提供快捷、精准、系统的档案知识服务，科研信息资源利用效率普遍较低。

3.3科研档案管理人员业务能力参差不齐，整体综合素质水平亟须提升

科研企事业单位中的档案管理工作往往处于被边缘化状态，由于组织机构设置和人员编制等原因，档案管理人员大部分为兼职档案员，而且大部分科研档案的收集整理由项目负责部门或技术部门的兼职档案人员负责，档案专业知识水平有限、业务能力也相对薄弱、整体档案队伍不稳定。科研电子档案管理相较于传统的纸质档案而言，具有一定的专业性和技术性，需要具备较强的业务知识和信息系统操作能力，这对科研电子档案管理人员的综合能力提出了更高要求。

3. 提升科研电子档案管理的建议

3.1 建立健全制度体系，优化科研电子档案管理

树立科研电子档案管理全过程规范化意识，建立健全科研电子档案管理机制，明确科研电子档案在收集、审核、归档、利用、存储等各个环节的管理标准，确定相关环节每个岗位的职责，加强电子档案管理人员培训，提升档案管理人员专业技能和业务素养，规范化科研电子文件收集、归档、存储等。

3.1.1 健全科研电子档案管理体系

提升现代化档案管理理念，对科研电子档案进行集中、统一管理，制定科研电子档案管理制度体系，明确电子档案收集对象、时限、存储方式、存储周期及相关工作职责等，确保科研电子档案采集的全面性和及时性、整理的规范化和精细化、存储的完整性和可靠性，形成分类清晰、编号准确、归档规范、存储完整的精细化、规范化科研电子档案管理体系。

3.1.2 加强对科研电子档案管理培训

科研电子档案具有一定的专业性和机密性，这不仅要求管理人员具备一定的专业知识，掌握系统使用方法和技巧，同时还要了解信息安全和保密的相关规定，因此，需要有针对性地提升档案管理人员业务技能，通过建立档案管理人员的培训机制，定期进行基础知识和专业技能的培训，加强岗位间知识和技术交流，注重优化管理和创新管理，提高综合业务服务能力。

3.2持续推进信息化建设，强化信息设备技术水平

持续加大对科研电子档案信息系统的投入力度，完善信息系统的运行和使用环境，加强科研电子档案在收集、存储、传输等过程的安全性和稳定性，深度挖掘科研电子档案信息资源，应用新技术积极开发和利用科研档案的应用价值。

3.2.1 夯实科研电子档案基础设施

加大电子档案信息化建设设备和技术投入，通过集成化实现不同部门之间的协同管理，提高科研电子档案信息提取效率，持续优化完善电子档案信息采集、存储、利用的软硬件技术，避免电子信息被损毁或丢失，降低电子档案存储设备和存储空间的成本，确保电子资源数据持续有效与可读。

3.2.2 加强科研电子档案信息安全

科研电子档案信息的采集、存储、利用等各个环节都需要软硬件设备支持，在电子档案单套制管理的趋势下，电子档案的管理对运行环境提出了更高要求。在科研电子档案管理过程中，运用安全防护技术加强信息安全防护、数据存储安全，采取权限设置、数字加密、电子签名、安全认证等技术手段，做好日常信息管理和维护工作，确保科研电子档案信息安全和可溯。

3.2.3 注重科研电子档案开发与利用

运用“互联网+”、大数据等新兴技术和方法，通过智能化的数据分析和信息整合，深度挖掘和整合科研档案信息资源，提升科研档案的归纳、分析、筛选以及研究等工作效率，加强档案利用的广度、深度，充分发挥科研档案的作用，为科研工作提供更精准、更高效、更全面的信息服务。

结语

信息化、数字化为档案管理工作创新带来了新契机，科研档案工作创新也被新时代赋予了重要使命，有效对接“互联网+”、数字经济、智慧发展新理念、新技术，建立健全科研档案和信息化制度体系，强化信息设备技术，持续推进信息化建设，优化科研档案管理，深度挖掘利用科研档案信息资源，为科研创新提供更好的服务和有价值信息。

参考文献：

[1]杨天骄，王海迅，钱冬梅.科研院所做好新时代科研档案管理工作刍议[J].机电兵船档案， 2022，（2）：46-48.

[2]何思源，张静.科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究[J].中國档案，2023， （1）：62-63.

[3]杨辉.高校科研电子档案的管理方法探究[J].现代商贸工业，2019，40（17）：57.

[4]郉丽芹.科研单位电子档案管理与档案数字化建设研究[J].办公室业务，2018， （7）：102.

[5]龚水英.单套制电子档案管理风险及安全措施探究[J].兰台内外，2023，（12）： 32-34.

[6]章文.电子档案在智慧医院建设中存在的问题和对策研究[J].档案记忆，2023，（4）：58-60.

作者简介：梁志霞，博士研究生，研究方向：档案管理、企业管理、区域经济。