新时期，信息资源共享下的基层档案管理探析

赵新美

摘 要：档案资料管理工作是基层单位管理工作内容中极为重要的部分，在新时期信息资源共享下的基层档案管理工作，要突破传统纸质版档案管理工作的束缚，重视信息化技术手段在档案管理工作中的应用，不断提升档案信息的安全性和完整性，为基层单位管理工作的开展提供基础数据支撑。目前，随着信息技术手段的不断深化发展，在一定程度上为基层档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战，基层档案管理人员应认识到对档案管理工作进行创新优化的重要性，从思想、管理机制和工作内容上寻求新的发展路径。基于此，文中针对新时期信息资源共享背景下的基层档案管理工作创新策略进行简要论述，旨在为相关行业人员提供经验借鉴和帮助，助力基层档案管理工作的有序开展。

关键词：基层档案管理；信息化；档案信息；管理模式；优化策略

随着现代化的信息技术手段在各个领域的渗透应用，极大促进了社会经济的发展，在基层档案数据管理工作中强化信息化技术手段的应用，能够行之有效地提升基层档案数据管理工作的质量。传统形式的纸质版档案管理除了极容易受到意外损坏外，在查阅和检索过程中需要的人力较多，使得档案管理工作的效率较低，不能契合信息化时代发展的需求。因此，基层档案管理工作要对信息化技术手段的应用引起重视，对现有管理理念进行优化创新，积极引入先进的信息技术手段和设备设施，使基层档案管理工作能够高效开展。

一、档案信息资源管理和共享概念

信息資源管理和共享理论指的是以文档管理实践为基础，经过信息管理领域的专家学者长期摸索实践所形成的，基层信息资源管理是由个体、社会组织、行业区域以及国家层面所组成。开展信息资源管理工作的核心在于社会组织层面上的信息资源数据管理，其主要目的在于为社会组织提供服务，以及保障社会组织的发展生存，基本上规模较大的社会组织都设置了专门的信息资源管理机构，使得信息资源管理的目标较为明确。

信息资源管理本身是开展管理活动的一种模式，同样也是信息资源管理的手段和技巧，并非信息资源管理的主要对象。集约化的管理理念使得档案资源管理和档案管理工作存在较大的差异，集约化管理指的是管理手段和管理对象的集约化应用，管理对象的集约化指的是基层档案管理工作中的人员、设备设施、资源等利用的集约化，管理方式和管理手段的集约化是多种信息管理手段的综合。开展信息资源共享从其结构上可以分为以下几个方面：一是基层档案数据信息需求人员——充分利用基层档案数据信息资源；二是档案信息的传播机构——开展协作交互；三是基层档案数据信息——有序化的应用开发。在信息资源共享的三个要素中，信息资源都是其中不可或缺的重要基础，作为基础性的信息资源，必须要经过统一性的划分和分工，才能够形成独属于信息传播机构的特点，为用户提供契合实际需求的数据信息资源。因此，基层档案管理工作中开展信息资源管理的最终目标在于对档案数据信息的交互共享。

二、基层档案管理信息化建设的重要性及创新优化意义

传统形式上的档案管理工作以纸质版档案管理为主，纸质版档案在外部环境，如温度、虫鼠灾害、灰尘以及水火意外事故的影响下极容易出现一定程度上损坏。同时，纸质版档案储存所需的空间范围较大，在后续的维护保养过程中需要持续不断地投入资金，大量的纸质版档案数据信息还给查阅工作形成了阻碍。在信息技术手段不断深化发展的过程中，电子化、信息化的技术手段得到了广泛应用，包括光盘刻录技术、电脑文字扫描技术、微缩处理技术等。先进的技术手段在基层档案管理中的应用使得档案管理存储量得到了显著提升，且信息化档案数据信息占用的空间较小，能够进行较长时间的储存，使得档案数据信息的利用效率得到了显著提升。电子政务及办公自动化得到了广泛性发展，社会各领域对档案数据信息化的需求在不断增大，这就需要基层单位加强档案管理信息化建设，真正意义上满足新时期信息资源共享背景下对档案管理工作的开展需求。

1.信息化时代发展的现实需求

创新发展一直是促进人类社会和文明发展的驱动力，创新发展程度同样也代表了社会文明是否具备长期发展的状态。积极创新发展可以在一定程度上辅助人们更好地认识世界并改造世界，最终为人们的工作、生活提供便利。在档案管理事业的发展历程中，传统形式上的档案管理理念已经不能契合现代化档案管理的实际需求，只有通过不断的技术创新才能够真正意义上提升基层档案管理的工作质量和效率，才能够有效推动基层档案管理事业有序发展。

2.有效解决基层档案管理工作中存在的现实问题

当前阶段的档案管理环境和以往的档案管理环境有着明显的区别，在对传统档案管理环境不断优化的基础上，基层档案管理工作以及档案管理信息化建设获得了优化提升，使得基层档案管理的服务职能也得到了进一步的优化发展，人们对于基层档案管理工作有了更深层次的认知，摆脱了以往档案无用化的错误理念。但值得注意的是，信息技术手段在基层档案中的应用，并不意味着能够彻底消除档案管理工作中存在的问题，同样存在着需要基层档案管理人员亟待解决的难题，如更新基层档案管理理念、深化基层档案服务意识等，真正意义上解决基层档案管理中的现实问题，唯一的途径就是对基层档案管理工作不断创新。

3.推动基层档案管理事业的发展

真正意义上做好基层档案管理工作的前提就是档案管理工作需要和本单位的实际情况相契合，同时，也需要和基层单位的经营管理理念相契合。基层单位要想有效突出其服务质量，就需要对社会发展形势和技术发展态势进行综合考量。因此，为了实现基层档案管理工作有序开展，要从社会发展的角度着手，结合社会实际发展情况，让基层档案管理工作符合社会的发展趋势，真正做到和时代发展脚步同频，为未来基层档案管理工作开展奠定坚实基础。基层档案管理是整个档案管理工作的重要组成部分，也是关系到基层单位信息化和管理水平的重要指标。推动基层档案管理事业的发展，需要紧密结合基层单位的实际情况，充分考虑基层单位的管理理念和服务需求，切实提高基层档案管理工作的水平和质量，进一步满足其信息化和管理的需求。

三、传统基层档案管理工作中存在的不足之处

1.基层档案管理的范围较小

在传统形式上的基层档案管理工作中，档案管理的内容基本以原件为主，以档案原件的收集整理、保管储存环节为其中的重要方面，即便是利用检索工具和档案类目编制工作，也基本上以案卷或者文件袋的方式为主，只能通过检索工具检索到档案数据的皮毛，不能真正接触到档案资料的内在。只有深入档案资料的内部，加强对信息资料单位和数据资料单元的分析，才能够最大限度地提升档案数据信息的利用效率。

2.基层档案服务效率较低

目前，虽然大部分的基层单位已经配置了计算机辅助进行档案信息管理工作，但大部分的计算机只是进行较为简单的操作，鉴于长期发展下产生的数量庞大的基层档案数据信息，信息化、电子化档案数据信息的转化耗时较长，借助计算机等设备设施进行简单的数据检索，也只能浏览到档案资料编制的目录，获得的档案数据信息资料有限，档案资料信息利用的效率较低，使得基层档案的服务职能没有得到有效发挥。

3.基层档案管理人员的信息化素养有待提升

目前，从事基层档案管理工作的人员知识结构较为单一，对于专业的档案管理知识和理论较为熟练，但对于计算机、扫描仪、微缩技术等自动化设备设施和技术手段的掌握程度不高，使得基层档案管理工作的效率较低。除此之外，由于基层单位的特殊性以及社会发展条件的制约，使得部分基层档案管理人员缺乏现代化、信息化的档案管理知识培训，导致整体基层档案管理人员队伍综合素质不高。

4.基层档案管理信息化建设程度不高

虽然部分基层档案管理单位已经引入信息化技术辅助开展档案管理工作，但大部分的设备设施基本用于日常办公处理，对于基层档案数据信息的加工、储存以及创新应用尚处于效率较低的人工处理阶段，基层档案管理的信息化程度较低。部分基层单位对档案信息化建设的重视程度不高，对基层档案管理的经费投入不足，使得基层档案管理的现代化、信息化发展程度不足，极大阻碍了基层档案管理信息化发展进程。

四、新时期信息资源共享下的基层档案管理创新优化策略

1.对基层档案管理工作进行统一规划

在信息化时代背景下，基层档案管理单位在进行档案管理工作信息化系统建设时，要结合本区域实际情况进行科学、统一的规划管理，制定契合本地区域特点的管理方案，要尽可能加强各个部门之间的信息交互和沟通能力，实现部门间档案数据资源的优化共享，促进档案数据信息高效利用，为提升档案管理工作质量提供帮助。与此同时，在对档案管理工作进行统一规划的基础上，加强档案管理信息化建设相关管理制度建设，尽可能提升领导部门对信息化建设的重视程度，在多方配合下为基层档案信息化建设奠定制度基础。

2.逐步增强基层档案管理的资金扶持力度

推进基层档案管理工作的信息化程度，需要相关单位加大对档案管理工作的扶持力度。首先，要加强引入先进技术手段，为建设更为顺畅的基层档案信息化管理奠定基础，行之有效地提升基层档案管理的先进性。基层单位要为档案管理工作配置专业的信息化设备设施，及時对老旧的技术和设备设施进行更新迭代，还需要积极引入和开发先进的档案管理软件，借助现代化的技术手段和设备设施实现基层档案管理工作的电子化、信息化、智能化，确保基层档案数据信息能够得到最大限度地利用，发挥出基层档案数据信息的重要价值。除此之外，基层档案管理工作还需要配置较为专业的信息化管理人员，确保档案管理相关人员能够熟练应用信息化技术手段，为基层档案管理工作的信息化发展提供优质服务。

3.建立健全信息化档案管理制度体系

规章制度体系是各项事业发展的基础性保障，在信息化时代，基层档案管理工作的信息化建设发展需要相对科学、完善的信息制度体系，使得档案管理信息化建设能够按照相关标准要求来进行，尽可能在工作中降低人为原因导致的管理风险。信息化时代背景下的档案管理信息化建设极容易受到网络和计算机技术风险的影响，在对档案信息进行管理的过程中发生安全隐患，因此，在应用档案管理信息化系统时要注意信息技术平台的规范性和安全性，避免在档案管理工作中出现信息丢失和信息破损现象，以此来有效提升档案管理的安全性。

4.强化基层档案信息化建设安全管理意识

建立基层档案管理信息化系统需要强化档案数据库的安全防护意识，这就在一定程度上要求基层档案管理人员对安全防护工作引起重视，认真开展系统管理维护相关工作，通过在系统中设置身份认证等相关方法来提升基层档案管理的安全性和有效性。在基层档案管理人员应用信息化管理系统时明确各个管理人员的权限，确保每个管理人员能够在自己的权限范围内开展工作。除此之外，在应用电子档案的过程中，要强化信息系统的防毒能力和防侵入能力，积极应用先进的杀毒软件和防火墙来抵御未知风险。同时，及时对电子化档案信息进行备份，对于保密级别的档案信息需要进行加密处理，最大程度地保障档案信息的安全性，为各部门、单位间的档案信息数据共享奠定基础。

5.加大信息化专业人才的培养力度

基层档案管理工作需要紧密结合基层单位的实际情况和管理需求，注重实用性和针对性，充分利用现代技术手段和管理方法，提高档案管理工作的效率和质量。同时，要加强对基层档案管理工作人员的培训和管理，增强其业务素质和服务意识，为基层单位提供优质的档案管理服务。首先，基层档案管理单位要加大对专业人才的培养力度，使相关人员能够明确信息化档案管理工作的操作规范和流程，熟悉档案管理信息化工作的操作技巧，及时收集并解决档案信息化管理过程中出现的问题；其次，基层档案管理单位要对员工的培养工作引起重视，有效提升基层档案管理单位员工的专业素养和思想道德标准，为档案信息化管理系统的建设提供帮助；最后，强化员工的信息化素养，还能够及时定位档案信息管理系统出现的问题，规避系统故障因素造成的纠纷，提升服务客户规范化操作档案管理信息系统的指导能力，降低档案信息化管理系统的故障产生概率，提升基层档案信息化管理的水平。

五、结束语

综上所述，在新时期信息资源共享背景下，基层档案管理工作要强化信息化系统建设，对基层档案管理工作具有极为重要的意义，能够行之有效地提升基层档案管理工作的科学化和规范化，使基层档案管理工作的各个环节能够高质量开展。因此，基层档案管理工作相关管理人员和各级领导要加强对基层档案管理信息化建设、信息资源共享方面的重视程度，积极扶持基层档案管理信息化建设，在完善基层档案管理信息化规章制度的基础上，加强对专业信息化档案管理人员的培养，采用先进的档案管理技术手段和设备设施，最大程度地提升基层档案管理工作质量和成效。

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（作者单位：滨州市沾化区下洼镇财经综合服务中心）