机关事业单位档案管理电子化建设探析

简远征

摘 要：档案管理是我国机关事业单位的主要工作内容之一，其具体管理方法与水平不仅影响机关事业单位内部的管理质量，更能影响国家的利益。传统档案管理工作具有一定的局限性，在科学技术水平发展迅猛的今天，如何创新机关事业单位档案管理工作的开展方式，实现电子化管理，提高工作效率，成为相关工作人员关注的重点。本文旨在就机关事业单位档案管理工作的电子化建设展开讨论，为实践提供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；电子化建设

新时代，计算机技术已普遍应用于各机关事业单位的日常工作中，做好机关事业单位档案管理工作的电子化建设能够有效提高具体工作的效率与质量，有利于充分发挥自身职能。信息化时代给这项工作带来机遇和挑战，需要机关事业单位档案管理人员以发展的眼光看待问题，顺应时代发展趋势，在开展相关工作时不断调整管理策略、完善管理方法和优化管理效果，依托电脑等设备设施和电子化技术手段实现档案管理工作的电子化建设，不断提高机关事业单位档案管理工作的效率与质量。

一、机关事业单位开展档案管理工作电子化建设的意义

1.遵循国家发展要求

信息化时代，合理利用信息技术和相关设备设施能够有效提高工作效率与质量，减少出现工作失误的概率，也有助于在实际应用中提高我国信息技术水平。因此，我国重视信息技术的研发工作与实际应用，对机关事业单位档案管理工作的电子化建设也制订了相关规定，提出了一定的要求。档案管理工作的改革亦是我国机关事业单位深化改革工作的内容之一。因此，相关工作人员合理利用信息技术与电子设备设施推动档案管理电子化建设，不仅提高了机关事业单位相关工作的开展效率与质量，也是遵循国家发展要求的必要举措。

2.提高档案管理工作的科学性

传统的档案管理工作是依托纸质档案开展的，由具体相关工作人员在纸质文件上记录信息，之后将纸质文件统一整理和保存。机关事业单位的文书档案中往往包含大量极具价值的信息，档案管理人员依据不同需求将具体信息提炼出来，并整理后能够作为极具参考和研究价值的重要资料，为相关工作提供参考。传统的档案管理模式效率较低，需要档案管理人员手动在档案室内翻找纸质资料，而纸质资料因其自身特性亦容易出现笔迹褪色等情况，在这一过程中管理人员有可能因为诸多因素出现工作失误，导致整个档案管理与使用流程烦琐且难度较大。

做好文书档案管理电子化建设后，档案管理人员就可以通过电脑在数据库中方便、快捷地检索出需要的具体信息，不容易出现工作失误。电子信息技术也能够自动整理相关档案资料，再结合机关事业单位的具体情况和发展需求开展分析，利用大数据分析系统为相关工作人员提供较为科学的建议，以此帮助相关人员做出科学与合理的分析与决策。

工作人员也可以通过开展大数据分析工作，以此判断某一具体操作和指令是否恰当，进而提高档案管理人员工作的科学性以及合理性，提高其工作效率与质量。

3.提高档案管理工作的便利性

传统机关事业单位的档案管理工作较为复杂，具有流程烦琐、难度较大以及内容繁多等特点。传统的档案管理模式是依托纸质档案开展的，一般情况下机关事业单位的文书档案资料都具有总量较大和覆盖面较广等特点，导致档案管理人员需要在大量的纸质档案文件中寻找某一份具体的档案文件，将是较为烦琐和困难的工作过程，而且容易出现失误。档案管理人员不仅需要做好日常的档案管理工作，还要负责档案管理相关业务联动工作，而依托纸质档案开展的传统档案管理模式难以做到档案资料的及时查找与共享。因此，相关业务联动工作的开展往往缺乏效率。

做好机关事业单位档案管理电子化建设就能自动生成电子档案目录，工作人员可以利用检索功能快速实现对具体档案资料的检索与阅览。依托信息技术也能够实现各项相关工作、各个环节之间的有效衔接，档案管理人员通过计算机就能够与其他部门的工作人员实现实时沟通交流，做好档案信息的传递工作，以此提高档案管理相关工作的便利性和效率。

4.进一步保证档案管理工作的安全性

机关事业单位本质上是由国家机关或其他组织利用国有资产举办的社会服务组织，其内部部分文书档案是涉密资料，而机关事业单位档案管理工作的核心要点便是保证内部档案信息的安全。传统档案管理模式本身具有一定的安全漏洞，如纸质档案资料难以长期保存，时间的流逝和环境温湿度的变化都容易导致纸张出现发黄、笔迹褪色等现象，导致档案内容模糊难以辨认，影响后续相关工作的顺利开展。同时，纸质档案巨大的数量也导致管理工作变得更加复杂和困难，以上因素都会导致档案管理工作的安全性不足。

做好机关事业单位档案管理工作电子化建设就能将文书档案以电子信息的形式存储于云端或单位数据库内，依托电子信息技术设置电子密码就能实现单位内部文书档案的安全保存。

二、机关事业单位档案管理工作电子化建设现状

1.缺乏完善的制度体系

传统的档案管理工作制度体系已经不适用于当前烦琐以及复杂的档案管理工作，无法满足机关事业单位档案管理相关工作的开展需求。目前，我国部分机关事业单位内部仍然缺乏关于档案管理工作电子化建設的制度体系，导致档案管理相关工作人员因缺乏完善的制度体系指导，而对自身职责没有清晰的认知，出现因工作失误导致管理事故却又互相推诿责任的现象，这是机关事业单位领导对档案管理工作电子化建设的重视程度不足，或自身缺乏制度体系设计能力所导致的。具体来讲，就是部分机关事业单位领导既缺乏针对档案管理工作电子化建设的清晰思路，也没有设置实际工作目标与具体规划部署的能力，导致档案管理人员各行其是，根据自身工作习惯决定划分职责，开展档案管理工作。

2.对电子化建设的重视程度不足

我国部分机关事业单位仍然保持传统的档案管理模式，对档案管理工作电子化建设的重视程度不足，导致档案管理工作电子化建设发展缓慢甚至停滞。部分事业单位领导对电子化建设缺乏清晰的理解与认知，导致机关事业单位档案管理工作无法顺利实现电子化建设，限制了机关事业单位管理水平的提升和档案管理工作的顺利开展。

3.电子化建设效果不佳

相较于发达国家信息技术在我国档案管理领域实际应用较晚，相关信息技术尚未实现全面普及，且建设进度较为缓慢，部分事业单位档案管理部门没有自己的线上办公平台，仍使用普通办公软件开展档案管理相关工作。也有部分机关事业单位因资金不足等问题尚未配备足够的电子化设备设施，也没有足够的数字化硬件和软件支撑其完成电子化建设，加之我国专业人才的培养速度相对较慢，以上问题都导致了机关事业单位档案管理工作电子化建设进度缓慢。

互联网本身具有开放性和虚拟性等特征，依托互联网开展的档案管理工作自然也存在着一定的风险。目前，部分机关事业单位对电子档案开展的安全管理工作仍然存在漏洞，这种情况下，若机关事业单位内部数据库遭到黑客的入侵，相关工作人员可能缺乏及时有效的应对手段，导致内部文书档案资料出现丢失和损坏等情况。

三、机关事业单位开展电子化档案管理工作的具体措施

1.完善档案管理相关制度体系

完善的制度体系是机关事业单位档案管理人员开展相关工作的依据，也是保证档案管理工作效率与质量的重要基石。因此，机关事业单位领导和具体工作人员需要重视档案管理工作的电子化建设，以发展的眼光看待该问题，扩宽视野，吸收先进的管理理念与优秀经验，并以此作为参考完善本单位档案管理工作电子化建设相关制度体系。单位领导需要做好顶层设计工作，遵循国家相关要求，结合单位自身的具体情况和发展需求制定科学、合理的规章制度，规章制度内容要完全覆盖档案管理工作的整个流程，以此充分发挥制度体系的规范性职能。同时，规章制度需要包含每个相关工作人员的具体职责与工作内容，以此实现针对单位档案管理工作电子化建设的科学化管理，发挥规章制度的作用，为相关工作人员提供明确的工作指导和具体要求。

规章制度中也要明晰相关领导与具体工作人员的职责和权利，做好科学、合理的奖惩机制，以此实现对员工具体工作行为的监督和引导，促进工作人员提高自身工作水平和工作积极性。规章制度中也要体现对电子档案安全性的重视，相关工作人员需要不断提高自身安全管理能力与技术水平，不断完善电子资料的安全管理机制，可以通过做好加密管理工作或设置安全密钥来保证电子档案资料的安全。

科学和完备的制度体系能够在机关事业单位内部构建模范化和标准化的档案管理工作流程，以此引导相关工作人员重视电子化建设的落实与推进。在规章制度中也要体现对单位不同部门、不同岗位工作人员间协同合作的重视，促进具体工作人员间的协同合作，引导工作人员团结合作，共同做好档案管理电子化建设工作，强化其责任意识，避免出现因工作失误而导致工作人员互相推诿的恶劣现象。

2.深入推进档案管理电子化建设

机关事业单位领导与相关工作人员需要加强对档案管理工作电子化建设的重视程度，加大人力资源和物力资源的投入力度，完善相关制度政策，以此推进电子化建设的落实。机关事业单位领导需要结合本单位档案管理工作的实际情况和未来发展需求，配备相应数量的高性能计算机和其他专业硬件设施，确保满足本单位档案管理工作电子化建设的需求。与硬件设备设施相对应的便是软件，机关事业单位需要重视档案管理工作平台与信息库的建设工作，档案管理人员可以借助信息共享技术做好信息库与单位内部管理平台的数据对接工作。机关事业单位档案管理人员需要重视电子档案的时效性与准确性，借助信息技术实现电子档案系统和内部管理系统的信息互通，保证单位电子档案资料的准确性、时效性，便于各部门工作人员协同开展工作。

机关事业单位领导需要督促档案管理人员着手构建电子化档案管理系统，保证单位档案管理工作的顺利开展。具体来讲，就是档案管理人员需要利用电子信息技术搭建机关事业单位内部的管理系统，将单位档案以电子信息的形式保存于数据库中，并上传至管理系统，让各部门的工作人员都能登录档案管理系统检索、浏览需要的档案资料，充分体现档案资料的使用价值，有利于实现档案资料在单位内各部门间的流通，简化档案管理联动工作的具体流程，为档案管理相关工作创造更好的环境，也能为后续电子档案信息的追踪工作提供依据。

机关事业单位领导也可以指派具体工作人员搭建对外开放的门户网站，把可公开的档案、工作流程、工作成果等信息上传至门户网站，供广大人民群众查阅浏览，这样，不仅符合国家“政务公开”的政策原则，也能在一定程度上提高本单位在群众心中的公信力。同时，档案管理人员可以通过门户网站与民众直接沟通，广泛吸收各方的意见和建议，有助于完善其工作流程，提高档案管理工作水平。

机关事业单位可以通过开展学习交流会的形式加强对档案管理人员的安全教育，帮助其认识安全管理的重要性，形成安全管理意识，并切实提高自身工作水平。单位领导需要针对档案管理人员的具体行为做好监督工作，尽量避免出现因人为操作失误而引发的电子信息安全事故，档案管理人员也需要提前设置好应急预案，以防万一。

3.重视档案管理队伍建设工作

机关事业单位可以结合自身实际情况和档案管理工作发展需求，扩充人员招聘数量，改善傳统招聘模式中重视求职人员学历和工作履历的情况，将更多的招聘条件放在其信息技术专业知识储备与实践操作水平、思想道德修养和工作态度上，对于优秀人才可适当放宽对其学历和工作履历的要求。同时，机关事业单位应当重视档案管理工作人员的培养与考核工作，可以定期针对档案管理相关人员开展现代信息技术方面的培训与考核，提高其专业知识素养与实际工作水平，考核中成绩不佳的工作人员应予以适当的惩罚，以此充分调动其自我完善意识，提高其工作水平与主观能动性，有利于充分发挥档案管理人员的自身职能，推进机关事业单位档案管理工作的电子化建设。

四、结束语

综上所述，在新时代背景下，机关事业单位充分运用信息技术实现档案管理工作的电子化建设，能够有效提高档案管理工作的效率与水平，保证单位档案资料的安全性，这也是顺应时代发展趋势的必由之路和实现机关事业单位可持续发展的必要措施，为机关事业单位领导和具体工作人员指明了方向，赋予其新的使命，也为其提出了更高的要求。机关事业单位档案管理人员需要充分认识到电子化建设的重要性，利用现代技术手段提高自身工作水平和工作效率，为机关事业单位的可持续发展贡献自己的力量。

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（作者单位：福建省龙岩市永定区委区政府总值班室）