“互联网+”背景下，事业单位档案信息化应用措施探析

李亚楠

摘 要：档案信息化有利于保存档案资料，方便查阅，减少翻阅资料带来的人为磨损和破坏。因此，研究“互联网+”背景下，事业单位档案信息化方面的应用措施很有必要。文章分析了当前事业单位档案管理中存在的主要问题，研究了“互联网+”在档案管理中的优势，提出搭建档案信息化平台、深度挖掘档案大数据规律、落实档案保密工作等措施，利用互联网解决档案信息化问题。希望能够为档案信息化工作提供思路和借鉴。

关键词：档案信息化；信息技术；“互联网+”；事业单位

引言

事业单位的档案室存储着大量的初始数据。这些数据是员工工作结果的具体化，涵盖了许多有价值的内容。由于技术环境和其他因素的限制，许多项目文件都是手写稿，而实物资料以及地质图等其他材料阅读起来十分不便，其材料特性十分容易损坏。档案信息不仅能将初始文件实现电子化，也能减少阅读时造成的人为磨损和毁坏。因此，加强档案信息工作是有必要的。在这一过程中，档案信息化平台建设、海量数据分析和保密性都可以在工作中应用信息化技术手段，利用互联网技术促进事业单位的发展，让事业单位的档案信息化建设更加便捷，带来更多的效益。

一、当前事业单位档案资料管理存在的主要问题

1.档案资料分散

不同类型的事业单位的档案资料在正式提交之前都会进行单独管理，因此，管理周期长是档案资料管理方面的重大问题，导致档案交付周期不同，要经过复杂的审批程序和严格的查阅规则才能进行查阅。事业单位档案管理模式的创新和发展水平普遍不高，一般使用传统的收集模式。由于档案室存储着许多事业单位的重要信息，保证档案资料的安全性和可靠性非常重要。为实现档案管理的信息化，需要将档案资料与事业单位的日常运作和管理需求相结合，以促进事业单位的发展。因此，档案资料模式的创新发展需要综合考虑安全性和可靠性等因素。

2.对档案原件保护度不高

目前，大多数档案都是以纸质形式进行利用。查阅或打印都可能损坏原始文件，长期借用或延迟文件归档，很容易造成文件丢失。此外，檔案备份不足，也将对事业单位档案的完整性造成影响。

3.档案数据再利用程度不高

档案记录着事业单位的发展史，每份报告都是技术人员研究和努力的结果。相对于大数据技术和云计算技术的应用，一些单位的熟练程度不高，导致在提取、收集、归纳和信息资源的分类方面效率低下，存档资源的系统分类困难，档案数据库的建设速度也缓慢。因此，提高单位的总体管理水平，必须充分利用数据分析工具和先进的技术手段，对档案资料进行安全可靠的管理。如果不能将完整的信息集成到技术人员的工作中，那么，信息化转型势必受阻。同时，信息资源压缩技术的滞后，致使档案存储成本过高，特别是批量数据资源的存储需求很难通过硬盘来满足，长期存储的目的很难通过有限的成本来实现。此外，因为检索技术应用不够熟练，档案管理人员的检索能力需要进一步提高。事业单位数字档案的编辑已经滞后，仍然存在大量纸质档案的编辑和使用习惯，这不仅增加了编辑成本，而且保存时间也较短，必须在事业单位档案管理工作中尽快应用数字化技术，实现数字档案的编辑和管理。

4.对档案信息化工作重视程度不高

一是档案信息化工作需要长期投入大量的人力、物力和财力。一方面，为实现系统的功能和安全使用要求，必须购买相应软件和设备设施。另一方面，应在职业教育和培训方面投入资金，以培养专业的档案管理人员。然而，由于缺乏资金支持或各部门的重视程度较低，导致档案信息化建设被推迟。某些事业单位对档案的信息化建设、纸质档案的数字扫描和整理、电子材料的记录都没有给予足够的重视，无法建立合适的档案数据库，更谈不上建立档案数据库的后期建设维护。由于种种原因，事业单位档案管理数字化转型的过程缓慢，纸质文档的数字化转型被迫推迟，也无法实现使用微缩相机或高速扫描设备等处理纸质档案的设想。在一些事业单位中，文件转换器或软件使用率不高，很难在纸质文件转换和电子文件格式化操作之间产生连接。二是缺乏人力资源。在过去几年里，为建设档案库，事业单位不断扩大档案收集范围，从而大大增加档案的数量。然而，在这个发展的过程中，很多单位也堆积了大量的纸质档案，增加了对档案进行数字化扫描的压力。

二、“互联网+”在档案资料中的优势

1.压缩档案存储成本

传统的档案存储工作主要依靠人工方法，从存储、整理到归档的工作过程中需要大量人力和物力的支持，导致工作效率低、质量差、人为的潜在错误以及纠错困难等问题。每年由于纸质档案不断增加，就需要频繁购置存储空间，而在档案借用过程中，纸质档案也容易被损坏，增加保存和管理所需的高昂成本。采用信息化手段和档案信息管理平台系统来处理档案，可以有效提高档案分类的效率，适应当前的发展需求，也有助于技术分析并缩短查找档案所需的时间，降低存档管理成本。

2.提取档案数据的二次价值

近年来，档案管理服务不断完善，如“全网通办”和“最多跑一次腿”活动，服务的改进归功于数据共享的实现。为促进事业单位档案资源的开发利用，档案信息交换平台的建设也在不断努力，使用VPN终端可以将信息上传至统一平台，让每个部门都可以共享，事业单位工作人员可以使用内部账户和带有配置授权的密码，获取所需的信息。

三、“互联网+”在档案信息化建设中的应用措施

1.搭建档案信息化平台

首先，需要一个数据交换平台，满足多个层次中所有单位的保密要求，并结合多层数据收集机制来执行动态的数据采集。随着当前互联网技术的快速发展，数字存储已经成为信息资源管理的必然趋势。事业单位需要改进硬件设备设施和软件组合的配套工作，以满足数字存储的需求。同时，根据时间调整措施的基本原则，不断扩大档案队伍，解决档案工作者人数不足和工作量过大的结构性矛盾。因此，所有事业单位都应以大局意识为工作导向，加快档案管理信息化建设流程，深入开发档案资源。事业单位可以组织人员负责扫描文件，继续促进档案信息的专业化，确保扫描的档案质量，并实现精细化管理的目标，确保数据的真实性、清晰性和完整性。其次，明确制定实施目标，成立数字化管理小组和数字化指导小组，对于档案管理工作进行充分研究。区分档案信息归档的不同任务，参与系统建设，确保档案信息建设能够长期发展。事业单位应尊重科学部署的基本原则，并对此做出充分回应。处理档案资源时，需要应用多种信息技术来确保数据质量和资源数量相辅相成。另外，事业单位需要改革电子文档分类，明确数据库建设层级，积极丰富数据库功能。对音频、视频档案和其他类型的电子文档进行筛选，提高数据服务的质量。最后，档案信息化管理分为两个阶段，一是对档案进行分类，使用高分辨率相机等设备，采用数字扫描技术和自动读取技术创建电子档案。在这个过程中，需要注意解决语义冲突问题，可以使用数据技术来实现。二是利用信息技术创建数据库并实现档案信息化。例如，将纸质载体档案转化为数字档案，利用技术建立一个数据中心，更新档案数据库，并建立各种数据库来收集、导入和整理信息，为提高数据收集效率、创建和识别数字档案提供服务。以事业单位的档案资料为例，如图1所示。

档案信息化将按照上级部门的指导方针进行，所有完成的数据将上传到统一的云平台，如图2所示。

2.深度挖掘档案大数据规律

目前，事业单位档案管理中对现有资料的开发没有给予足够的重视，对可利用数据的价值认知也不清晰。在当前的管理模式中，只是进行简单数据收集，而对档案进行整理、归纳和利用较少。档案室中存放档案的特点是规模大、多样性，有些数据甚至还有重复现象。“信息孤岛”现象严重，导致高效的数据处理和融合挖掘出现新的问题。事業单位想要深入探索存档数据规则，实现对数据的重复使用，应对当前存储的数据进行分类研究。档案数字化后，技术人员以网络浏览的形式共享数据、分析数据，并对档案管理工作提供支持。事实上，对存档数据的价值进行搜索的过程并不简单，MapRednce等处理模型能起到很好的参考作用。因此，有必要设置扫描和存档控制器。事业单位可以从两个方面着手对财务等其他数据进行分析和利用。首先，处理不同来源的档案，使用身份证号码和统一的社会信用代码作为唯一的身份标识。这样，各个部门在连接和共享信息（如服务往来信息）时，不需要收集相同的数据，就可以降低管理成本。其次，可以通过可视化展示制定员工成长路线图，为员工考核提供数据支持。同时，可以绘制现有资金的流程图，为单位的预算、供应、年终薪酬以及风险管理提供参考。

3.落实档案保密工作

档案管理和保密工作密不可分，两者相互渗透。在安全方面，事业单位需要着重考虑制度和技术，对档案的保密安全负起责任。在制度建设和管理方面，必须从三个方面开展工作。首先，简化管理制度，形成编制制度，明确有关部门的责任，建立具体负责人和活动管理制度。为有效应用其他类型的档案数据进行整理和收集工作，建立标准化的数据收集格式，并为数据交换和使用奠定基础。同时，完善安全保密应急机制，能够对紧急情况做出科学反应，有效预防和及时监测，制定风险应急计划，包括网络安全和数据损坏的检测等活动。其次，成立档案保密领导机构，在数据使用过程中，全面负责工作。第一，为确保数据安全，可以进行云存储，并上传到政务云统一平台。对数据集中治理，通过档案操作系统的权限和安全等级划分，进行统一的信息系统保护和平台评估，不仅可以降低分散管理的安全风险，还可以提高工作的有效性。第二，购买正版软件和设备设施，使用浪潮政务云平台，避免软件和设备设施方面的外部风险，安装病毒软件，并定期检测系统安全，进行病毒查杀，可以实现不同技术层面的人员保密工作，防止人员操作泄密风险。第三，使用档案分类管理方法，配备适当的安全防控级别，及时申报符合要求的信息，利用保密观App、中国法律宣传和答题小程序等工具，扩大档案信息管理的范围。第四，利用技术检测定期进行安全检查，并使用保密计算机核实网络记录。第五，鼓励保密人员学习和宣传保密法以及法律法规常识等，确保事业单位档案的安全性。

4.提高对档案资料的重视程度

电子档案的使用虽然大大提高了事业单位的工作效率和质量，但仍需要增强对电子档案风险防控的意识。为此，档案管理人员在利用信息技术时，应逐步提高对档案资料的认识，并提升信息化水平。在工作中，按照统一的档案管理标准，加强对电子档案的管理，还需要做好相应的管理和维护工作，加快从纸质档案向电子档案的转变。同时，与技术人员密切配合，定期完善和维护电子档案管理系统。

四、结束语

互联网时代，事业单位需要改变发展理念，对以数据收集为任务的技术人员，要培养其实现数据重复使用的能力，提升其使用分析工具的技术能力。目前，数据挖掘的技术难题在被不断突破，为了档案数据的附加值，事业单位应积极开展档案管理工作，促进档案管理信息化平台上的信息交流，强调数据收集方法简化的重要性，加强档案管理的保密性，助力事业单位的良好发展。

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（作者单位：驻马店市中心血站）