论智能病案收集柜在病案管理工作中的应用*

殷俊华 ，侯敏，肖树

［1.中南大学湘雅二医院，湖南 长沙 410011；2.医学信息研究湖南省普通高等学校重点实验室（中南大学），湖南 长沙 410013］

由于医疗卫生行业的蓬勃发展，病案信息工作得到了空前的重视。病案管理工作的结构和流程全都是围绕着纸质病案的收集、整理、编码、质控、缩微扫描、归档上架、保管、使用来进行的［1］。病案是医疗活动的真实、具体的记录，是具有法律意义的重要文件。病案对于医疗、教学、科研、司法鉴定、劳动能力鉴定、保险理赔来说更是不可或缺［2］。在病案收集与流转过程中最大的隐患就是纸质病案的安全性和完整性。自《中华人民共和国档案法》颁布实施以来，多层次多级别的档案管理部门和业务部门都采取了许多措施和手段来解决档案工作中收集不全的问题，虽然也取得了一定的成果，但整体而言，病案资料收集不全和责任不明确仍然是整个病案管理工作中存在的最重要的问题［3］。因为缺乏签收机制，一旦纸质病案查找不到，病案工作就会脱节。医生认为已经提交给病案收取专员，是收取专员没有做好病案签收工作；而病案收取专员则会认为是医生未及时提交病案。这就会导致责任互相推诿的情况。那么通过使用智能病案收集柜，就可以彻底解决这个难题。

1 当前病案收集现状

纸质病案的管理模式已经由传统的手工管理转向了信息化管理，这种管理模式不仅提高了对病案管理工作质量和效率的要求，也更加有利于各大医院的健康发展，医院的数字化建设和病案事业的蓬勃发展大大加快了病案工作的数字化建设［4］。纸质病案的重要性是众所周知的，而病案的管理环节复杂，从病案的收集、整理缺项、编码、缩微、归档，每一步都不能有任何错漏。记录下纸质病案在医院内部的交接信息至关重要。那么，回到最基础的第一步，就是病案的收集。现在各个医院的病案收集模式都大同小异，大体分为以下几种：有些医院收集病案是由病案室派出专门的收集人员，推上收集纸质病案的手推车定时定点去各个病区收取纸质病案送回病案室；有些医院收集病案则是由各个病区派出专人或者管床医生直接将纸质病案送往病案室；还有些医院收集病案是由物业公司派出专人去各个病区统一收集好纸质病案，送往病案室。而综上这些流程都有一个普遍共同的问题，那就是没有正规正式的病案交接流程和签收凭证。每天每个病区提交给病案室的纸质病案从几十份到上百份，住院医生没有时间，也不可能等待病案室的签收人员把每一份纸质病案的病案号都登记下来，再进行纸质病案的签收交接。几乎没有哪个医院在这个细微的环节使用了信息化技术手段来保证每一份纸质病案的安全。一旦某一份纸质病案遗失，给医院方和患者方带来的损失都将是不可估量的，而且在院内也无从追责。为了适应大数据时代提高档案管理水平的需求，智能病案收集柜应运而生了。

2 智能病案收集柜方法

2.1 基本思想

目前，传统的纸质病案手工收集方法已经不能够适应医院信息化发展的需要，随着社会的不断发展，医院已经产生了越来越多的需要收集存储的纸质病案［5］。而传统的人工收集存储病案的方式已经非常不便于工作［6］。因此，目前急需一种基于射频技术的无线射频识别（radio frequency identification,RFID）智能病案收集柜（以下简称RFID 智能病案收集柜）来进行纸质病案的智能化收集管理。

许多医院病案室都不在住院大楼内，纸质病案的收集交接一般都要花费庞大的人力、物力和时间成本。一种方式是由病案室派出专门的病案收集人员去每个病区收集纸质病案；另一种方式是病区派出专人将纸质病案送往病案室。不管上述哪种方式，都需要人工交接纸质病案。那么如果在医院的住院部大楼内统一安放智能病案收集柜，就可以节省病案室收集人员来回收取纸质病案的时间，或省去病区医生将纸质病案从住院大楼送往病案室的时间。智能病案收集柜，其头尾两端均安放摄像头一枚。病案室收集人员、病区管床医生或病区固定投送病案人员均配备专属密码，打开柜门后，一一读取每份出院病案首页侧面的射频信息，读取一本出院病案放入柜中一本，直至本病区出院病案放置完毕，关闭柜门。智能柜保存每个病区来投送纸质病案的账号以及每次投放的所有纸质病案ID 号，以备查询核对。这样就可以明确的知道什么时间什么人放入了哪些纸质病案。笔者设计的智能病案收集柜如图1。

图1 智能病案收集柜外形图

2.2 原理

智能病案收集柜是一个基于物联网，能够将纸质病案进行识别、暂存、监控和管理的设备。与服务器共同构成智能病案收集柜系统。服务器可以对本系统的每一个智能病案收集柜（分别安放在内科楼、外科楼等指定地点）终端进行统一管理。其管理的信息包括：智能病案收集柜安放的具体位置、纸质病案首页的射频信息、投送病案者的用户信息，并对这些信息进行分析处理。病区管床医生或病区固定投送病案人员将纸质病案送至指定地点后，按照图1 所示只需输入密码，弹开柜门，将纸质病案存入智能病案收集柜，系统便为该用户发送一条信息，提示他当前存入的纸质病案数量。而病案室的接收人员则在每天的约定时间统一收取所有柜中的纸质病案。病区管床医生或病区固定投送病案人员可以不受时间约束，随时存放纸质病案，明确存放数量。这样做，不仅节省了医生和病案收集人员的时间，同时更是保证了纸质病案的安全，也明晰了每一份纸质病案的具体所在位置。

为解决上述功能问题，笔者提出了一种基于无线射频识别技术的智能病案收集柜，如图1。包括柜体、柜门、密码输入屏、读射频标签的读码器、监控头。有分隔板将柜体的内部空间分割成了许多小空间用以存放不同病区、不同医疗组的纸质病案。

如图2 所示，每一份纸质病案的侧面应夹着一个带有无线射频识别标签的夹子。柜体顶部固定连接有射频天线，柜体中央有可以读射频标签的读码器。其上部有显示屏，与射频天线和读码器相连接。

图2 纸质病案入柜流程

智能一体化系统是指将设备机柜、配线柜、配电柜、UPS、蓄电池组、防雷、空调等基础设施进行整合，为信息、通信设备提供满足《数据中心设计规范》（GB 50174-2017）等标准规定运行环境的机柜系统［7］。而在本文中需要用到的智能病案收集柜因为安装在室内，则不需要考虑移动电源、防雷、空调等基础配备，因此成本更低，也更容易实现。

3 智能病案收集柜的意义

启用智能病案收集柜的意义重大，合理使用能避免出现责任的推诿，保证纸质病案的安全性和完整性。病案室收集人员经与病区商量，发布一个约定好的收集时间。病区管床医生或病区固定投送病案人员能不受时间约束投放纸质病案（只需要在约定时间之前投送即可），病案室的接收人员在每天的约定时间统一收取所有柜中的纸质病案。这样做，可以随时存放纸质病案，明确存放数量。这样做，不仅节省了医生和病案收集人员的时间，同时更是保证了纸质病案的安全，也明晰了每一份纸质病案的具体所在位置。

4 展望

随着病案管理工作的不断发展，为了改善传统病案管理工作中的弊端，医院以及软件公司或合作或独创出了各种与病案管理工作相关的网络服务及微信公众号服务新模式来顺应各方对病案资料的需求［8］。但是由于纸质病案所记录的原始信息不易篡改，真实性更强；纸质适宜长期存储；纸质病案对各类设备和技术的依赖性弱，因此纸质病案这个原始凭证一定会长期存在下去［9］，非常有必要保护好纸质病案，随着时间的推移，智能病案收集柜将会长期存在和使用。