探析城建纸质档案和电子档案的并行管理

顾宗全

摘 要：在信息化全面覆蓋的时代背景下，城建纸质档案和电子档案之间相互否定的特征已经逐渐弱化，进而转换为两者的融合发展与并行管理，此类管理方式能够最大程度上发挥纸质档案和电子档案各自的优势，提高档案资源管理与整合的效率。基于此，从城建纸质档案与电子档案并行管理的必要性、纸质档案和电子档案的特征、城建纸质档案与电子档案并行管理的策略三方面展开论述，旨在为档案管理部门提供理论指导。

关键词：城建；纸质档案；电子档案；并行管理

城建纸质档案主要是以纸张为载体，记录城市建设各类有效信息的档案形式；电子档案主要是以计算机为载体，输入城建相关的复杂信息，方便信息管理者查阅和保存的档案形式。当前，我国处于数字化和信息化发展时代，纸质档案和电子档案的管理方式也需要紧跟时代发展的潮流，创新管理方式，提高纸质档案与电子档案之间的互补，推动两者协调发展，为城市建设提供有效的信息支持。

一、城建纸质档案与电子档案并行管理的必要性

在信息化高速发展的新形势下，我国的城建行业已经步入了全新的发展阶段，传统的档案管理方式也需要改革与创新，在信息技术的帮助下，电子档案的应用越来越广泛。虽然电子档案管理比传统的纸质档案管理方式更方便、快捷，但纸质档案本身具备的特征是电子档案无法替代的。对两者进行对比分析，可以看出，纸质档案是真实存在的物品，能够准确记载历史信息和重要信息，在历史信息方面比电子档案的信服力更高，利用纸质档案能够帮助城建部门构建完整的历史信息体系；而电子档案能够提高检索和查询效率，有效减少档案管理人员的工作压力，还能对电子档案进行加密处理，保证档案信息的完整性和私密性。所以，在城建档案管理工作的开展过程中，必须准确分析两类档案管理形式的特征和缺陷，根据城建管理的实际情况及时调整档案管理方式，推进纸质档案和电子档案两者并行管理，融合两者的优势，推动城建行业稳定发展。

二、纸质档案和电子档案的特征概述

1.纸质档案的特征

纸质档案管理模式的特征主要有以下三点：第一，纸质档案具有直观性。纸质档案所记录的信息一般只有文字和图片信息，不确定的信息内容不会被记录，信息的准确性与直观性较强，且不需要利用计算机或其他工具，随时随地可以阅读。第二，纸质档案具有真实性与还原性。纸质档案一般是某时间段特定事件的实时记录，当记录生成后，内容和数据一般无法更改，从根本上保证信息的真实性与有效性，这也是纸质档案得以沿用的根本原因。第三，纸质档案具有权威性。城建纸质档案的建立需要相关机构进行鉴定和审核，在纸质档案中会包含单位公章和负责人签名，其他人员无法作假，所以，一般的权威性文件都是纸质档案的形式。

2.电子档案的特征

电子档案管理模式的特征可以概括为以下四点：第一，电子档案具有方便性。电子档案是经过计算机进行信息输入与处理之后储存的，管理人员在查询信息时只需要输入关键字符就能够随时查阅到所需的数据信息，简化传统的查询步骤，提高信息检阅的效率。第二，电子档案具有多样性。电子档案存储的载体是多种多样的，如光盘、U盘等，与纸质档案单一载体不同，其档案的容量更大，体积不大，电子档案能够节省档案存储空间，有效改善纸质档案存储空间不足的问题。第三，电子档案具有效率性。电子档案与纸质档案最大的不同就是处理方式的不同，纸质档案一般是利用人工进行收集与处理，而电子档案则是运用计算机直接处理档案信息，减少人工分类与存档两个工作环节，大大提高档案管理的效率。第四，电子档案具有稳定性。纸质档案在管理过程中，受环境的影响比较大，可能会出现损坏、受潮和蛀虫等现象，电子档案以电子数据为载体完美解决纸质档案的缺陷，提高档案信息的稳定性。

三、城建纸质档案与电子档案并行管理的策略

1.创新档案管理模式

在城建档案管理过程中实施纸质档案与电子档案并行管理的工作模式时，必须及时创新与改善档案管理模式。首先，在开展城建档案工作时必须紧跟时代发展的潮流，在选择各类档案管理方式时要充分利用此类档案的显著优势，根据新的管理机制规范工作人员的管理行为。在城建档案管理工作具体的开展过程中，可以将纸质档案作为信息载体，工作人员对纸质档案进行归纳与整理，积极融入先进的电子档案，利用电子档案进行分档，提高档案管理工作的科学性和实效性，促进档案管理工作的长期稳定发展。值得注意的是，城建档案管理过程中还需要关注企业的发展状况以及管理工作重心，及时优化与调整档案管理模式，实现档案管理模式与企业发展的完美融合。当前，纸质档案和电子档案是互相依存、互相补充的关系，在实施两者并行管理过程中，需要发挥各类档案管理形式的优点，利用互补性有效规避档案管理过程中存在的问题与缺陷。在建立档案管理制度时，需要提升管理人员的综合能力，在档案管理工作过程中有据可循，规范档案管理过程的数据收集、存储、审核及检阅等环节，提高管理人员的工作质量和工作效率，帮助管理人员协调纸质档案与电子档案的并行管理过程，有效保障档案管理模式符合时代发展的需求，促进纸质档案与电子档案之间的协调性，并逐步构建完整的档案管理体系，提升城建档案管理工作的落实效果。虽然电子档案的优势比较显著，但在城建档案并行管理的过程中不能弱化纸质档案的管理与实施，这就要求相关部门必须结合实际情况，完善与优化档案管理模式，提高档案信息的真实性与有效性，并延长档案的保存期限。

2.改变传统的档案管理理念

要想提高城建档案纸质档案与电子档案并行管理的实施效果，管理人员必须积极改变传统的档案管理理念，解放思想，促进档案管理的科学性。从实际情况来看，大部分城建档案管理人员都比较年长，他们能够熟练掌握纸质档案管理的方法，利用丰富的经验可以准确归档与处理纸质档案，但对电子档案的管理不够熟悉；对其他新入职人员来说，他们的纸质档案管理经验不足，对电子档案的管理方法更加熟悉，他们能够利用信息化技术实时归纳与整理电子档案。因此，在城建纸质档案与电子档案并行管理的过程中，必须转变档案管理者的工作理念，加强新老员工之间的有效沟通与联系，使其正确认识到电子档案和纸质档案的异同点，并根据具体的特征推动二者的并行管理进度。对城建部门来讲，必须提高对城建档案管理工作者的重视，加强对档案管理人员的培训与管理，不仅要帮助老员工学习先进的计算机技术，还要提高新员工对纸质档案的归纳与整理能力，从整体上提高档案管理人员的专业能力，帮助传统与现代管理方式的有效融合，促使各类档案管理方式发挥应有的价值，提高城建档案管理工作的水平。

3.建立健全档案管理制度

对任何管理工作来讲，管理制度的建立都是工作开展的基础，城建档案管理工作也不例外。城建档案管理制度的实施，能够有效提高管理人员的工作规范性，为档案信息的完整性与准确性提供基础保障。城建档案中的纸质档案与电子档案之间是不可替代的，为了避免两者并行管理过程中产生冲突，管理人员必须针对管理现状制定合理的管理制度，提高纸质档案与电子档案并行管理的质量。从实际工作过程来看，健全的档案管理制度能够优化档案管理的相关环节，有效发挥管理人员在规划和审批环节的优势特征。为提高档案管理工作的合理性，城建档案管理部门还需要结合企业发展现状及时创新档案管理模式，调整与优化档案管理制度，完善相关福利机制和奖惩机制，提高档案管理者的工作积极性和高效性，从根本上避免档案管理中问题的产生。与此同时，在建立档案管理制度时，还需要提升管理人员的专业素养，增强其责任意识，要求档案管理工作的开展必须按照相关管理制度进行，按照管理制度对工作人员开展培训，确保档案并行管理过程中存储、检索和传输的规范性。此外，在建立管理制度时，还要注重管理人员的综合素养，利用硬性规定促进管理人员充分掌握计算机信息技术，提高电子档案管理的科学性，促进纸质档案与电子档案并行管理模式的实施。

4.营造档案管理工作的竞争意識

在纸质档案与电子档案并行管理的过程中，需要营造良好的竞争意识，激发管理人员的工作主动性与积极性，促进档案管理工作的良性发展。通过对传统档案管理模式的调查分析，可以看出，以往在档案管理工作中由于缺乏竞争意识，导致档案管理工作在城建部门内的存在感较弱，档案管理人员的工作积极性不高，不利于提高管理人员的专业能力和综合素质，对档案管理工作水平的提高造成阻碍，降低城建部门档案管理的质量。因此，现阶段，城建档案管理工作要想提高自身的重要程度，转变领导层对档案管理工作的认识，就必须营造竞争意识，提高工作人员的专业素养，进一步提高管理者对档案管理的重视，充分发挥档案管理的实际价值，为企业的持续发展贡献出有效的数据支持。与此同时，企业提高对档案管理的重视，能够及时发现企业生产与经营过程中所存在的缺陷和潜在风险，并提出合理的解决措施。此外，城建档案管理部门营造良好的竞争氛围，能够促使管理人员积极主动地提高自身的综合素质，摒弃消极情绪，改善工作形式化。管理人员必须根据企业的发展现状，制定详细的管理制度，并提高管理制度的落实力度，利用竞争意识避免管理模式与实际管理方式不符合的现象。要想全面提升档案管理人员的竞争意识，城建部门还需要健全相关的管理制度，按照档案管理部门人员的需求，完善相关考核标准，为提高档案管理人员的工作质量和服务水平奠定良好的基础。档案管理部门，要采取客观的考核制度，多方面、多角度地分析档案管理人员的专业能力，保证考核制度的全面性与公平性。由于电子档案所涉及的内容比较复杂，利用的技术较宽泛，要想全面提高工作人员的竞争能力，就必须不断提高档案管理者的专业能力和技术水平，利用硬性要求促使他们不断巩固专业知识，并主动学习先进的计算机技术，提高自身的综合素质，为城建档案管理部门营造良好的竞争意识提供保障。

5.提高档案管理人员的综合能力

目前，城建档案管理部人员普遍存在工作理念落后且工作模式科学性不足的问题，在开展档案管理工作时，一般都沿用传统的档案管理模式，没有熟练掌握电子档案的管理技巧，且纸质档案与电子档案并行管理模式的落实效果不好，从而导致城建档案整体的管理水平偏低。对城建档案管理部门来说，若想全面提高档案管理的科学性与有效性，必须提高对工作人员培训工作的重视，健全部门招聘机制、培训考核机制和奖惩机制等，引入高质量人才，提高现有员工的专业能力和思想意识，解除传统档案管理模式的限制，转变工作人员的档案管理理念，促进纸质档案与电子档案的完美融合。对档案管理人员来说，必须树立与时俱进的思想意识，紧跟时代发展的潮流，提升自身的专业素养和对计算机等电子设备的操作水平，在精准管理纸质档案的基础上，提高对电子档案管理的技术，进而提高纸质档案和电子档案并行管理的实施效果。值得肯定的是，无论是传统的城建纸质档案，还是新时代的城建电子档案，都需要依靠人工来完成各类档案的管理工作，在档案管理的工作过程中，从事档案管理工作人员的管理理念、工作模式以及综合能力对档案管理的质量影响很大，如果工作人员的管理能力不足，就会造成档案管理工作的科学性与有效性降低。

因此，城建部门在开展档案管理工作之前，要对管理人员的专业能力进行考核，确保管理人员的管理理念与学习意识较强，档案管理工作者通过测试之后，才能实际开展城建档案管理工作，若管理人员通不过测试，部门需要加强对其培训与引导，增强其创新意识与思想觉悟。在企业对档案管理人员进行培训时，要帮助员工学习更先进的档案管理理念、档案管理模式和档案处理方法等，对不同层次的管理人员分别建立合理的培训机制，从整体上实现档案管理人员综合能力持续提高的目的。在开展培训工作时，还要选择适合员工发展的培训方式，转变传统的培训方式，利用互联网技术建立网上培训平台，为档案管理人员的学习提供便捷，并在培训结束后及时考核，当发现培训效果不理想时，要提高监管力度，设置考核标准，进一步提升培训管理的落实效果，为档案管理人员综合能力的提高提供保障。

四、结语

综上所述，对城建档案来说，纸质档案与电子档案分别发挥着不可替代的优势和作用，为了提高城建档案管理水平，实现纸质档案与电子档案之间的互补，档案管理部门必须创新档案管理模式，改变传统的档案管理理念，建立健全档案管理制度，营造档案管理工作的竞争意识，提高档案管理人员的综合能力，从整体上促进城建纸质档案与电子档案的并行管理，进一步提高城建档案管理的工作质量。

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（作者单位：临沂市城乡规划编制研究中心）