人才服务中心做好人事档案管理的研究

杜艳华

摘 要：人才服务中心做好人事档案管理的重要性，不仅体现在其是用人单位选贤任能的重要依据，也是实现人力资源优化配置的重要保障。但是，个别人才服务中心在人事档案管理工作中存在不当之处，包括对人事档案管理的资源投入相对有限，且管理形式较为刻板，工作成效也有所不足。这些问题都会不同程度制约人事档案管理工作提质增效。因此，新时期人才服务中心做好人事档案管理需要提高认识水平并不断完善制度建设，充分利用信息技术降低管理成本，提升工作效能。同时，还需要畅通信息反馈渠道，密切沟通交流，保持弹性优化。

关键词：人才服务中心；人事档案；管理

人才服务中心的人事档案主要来自社会求职者与高校毕业生，这些档案往往具有数量众多且流动频繁的主要特点。同时，人事档案不仅记载着求职者社会关系、受教育程度和学历水平等基础性资料，也反映着一个人的工作能力、职场经验及技术等级。不少用人单位通过人事档案了解和掌握目标人才“德能勤绩”等主要信息。在城乡人口加速自由流动的时代背景下，人才服务中心人事档案管理所处的环境日益复杂，承担的任务愈发繁重。无论是从影响人力资源有序流动的微观视角，还是从建设人才强国的宏观角度审视，新时期，人才服务中心需要做好人事档案管理，要基于更加系统和规范的管理实践，推动人事档案管理转型升级、提质增效。

一、人才服务中心做好人事档案管理的重要性

1.用人单位选贤任能的重要依据

人事档案是记录人才基本社会关系、受教育情况、工作经历及职业技能等主要信息的重要载体。求职者利用人事档案展示自身能力水平，用人单位则依靠人事档案选择符合条件的目标人才。特别是对具有公共性质的企事业单位而言，人事档案可以对目标人才的德、能、勤、绩进行较为全面、立体的展示，从而为用人单位选贤任能提供翔实且客观的依据。

由此可见，人才服务中心做好人事档案管理将为用人单位提供更加准确和可靠的信息参照，不仅有助于求职者尽快找到心仪的工作岗位，也有利于用人单位减少盲目招聘或随意招工的风险隐患。更重要的是，在国家机关招考公务员时，人事档案是严格背景调查不可或缺的关键环节之一。人事档案管理将在很大程度上影响公务员招考的可靠性和有效性，这也是人才服务中心强化人事档案管理的重要意义。

2.促进人力资源优化配置

随着全社会范围内彻底解除人员自由流动的限制，城乡之间、地区之间人员流动不仅愈发频繁，且数量持续增长。各类人员流动的目的不仅在于满足对美好生活的向往，也是为了向社会展现自身的才干与能力。不过，相较于专业机构在信息获取方面的巨大优势，个人的求职活动不仅受到更多因素的限制，也存在更大程度的盲目性和随意性。

与此同时，用人单位则需要在海量求职人群中挑选符合本单位要求的目标人才。然而，仅仅依靠用人单位自身力量选择人才不仅耗时费力，且人力资源经理的从业经历、工作经验、情绪心态等因素具有一定局限性。特别是在完全依靠人力资源经理主观判断的模式下，“看走眼”的风险隐患始终存在。

因此，求职者、用人单位格外需要人才服务中心发挥专业机构的专业性。借助机构的资质、资源及技术，人才服务中心能够以更少成本、更快速度和更高效率寻找目标人才并促进人岗匹配。在此过程中，人事档案发挥了至关重要的桥梁纽带作用。

换言之，基于人事档案记录信息的完整性、准确性和可靠性，人才服务中心可以理性、客观、全面地做出判断。经过人才服务中心的考察与筛选，求职者与用人单位面对面时往往更加心中有数，不仅能够在更大程度上节省双方的时间成本和随机成本，也有助于创造人尽其才、才尽其用的良好局面。这也是新形势下人才服务中心做好人事档案管理极其突出的意义和价值之一。

二、人才服务中心人事档案管理的常见问题

1.资源投入相对有限

作为连接人才需求双方的中间环节，人才服务中心具有至关重要的公共事务服务属性。各地人才服务中心大多具有事业单位的本质属性，且基本依靠行政性拨款开展日常管理与服务工作。因此，不少人才服务中心经常需要在不同任务、项目之间统筹权衡，以使有限的资金用于最紧要、最重要的工作事項。相较之下，档案管理处于较为后端环节，且多数情况下不存在特别事项或特殊任务，这种工作状态常常造成投入人事档案管理的资金或资源相对较少。尤其一些较偏远、欠发达或不发达地区的人才服务中心时常受限于资金不足的困境，进而在投入人事档案管理层面的资源更加捉襟见肘。

正是在这种较为局促的状态下，一些人才服务中心人事档案管理长久以来因陋就简，在勉强维持基本工作模式的境况下举步维艰，不仅造成人事档案管理机制与模式相对陈旧落后，也是阻碍管理工作转型升级、提质增效的重要原因。

2.形式相对刻板，成效有所不足

在较长时期难以得到充足资金和资源投入的状态下，部分基层人才服务中心在人事档案管理工作中逐渐形成了较为刻板和单一的工作形式。比如，完全依靠人工作业处理越来越多的人事档案，有限的工作人员与持续增加的档案数量逐渐产生尖锐矛盾等。一方面，多数基层人才服务中心可用于档案管理的工作人员数量本就相对匮乏，这会持续增加档案管理员的工作负担，最终超出管理人员工作负荷。另一方面，人手不足导致的后果不仅是办事效率每况愈下，且人为疏忽造成的档案缺失、损坏乃至遗失的问题始终无法彻底解决。久而久之，一些基层人才服务中心在人事档案管理工作领域会形成低质低效的不良状态。

近年来，随着信息化管理成为各行各业管理优化创新的主要发展趋势，越来越多的基层人才服务中心逐步加快信息化转型与改造。然而，有限的投入同样制约着人事档案管理信息化发展，这一问题不仅体现在硬件设备设施更新换代层面，也表现在自主开发软件能力不足、系统兼容性差及数据更新缺乏时效性等多个领域。总之，受到主客观因素综合影响，在推进人事档案管理转型升级过程中，个别基层人才服务中心仍有较多困难和较大障碍。

三、人才服务中心做好人事档案管理的主要策略

1.提高认识水平，完善制度建设

与发布岗位信息和为求职者寻找人岗匹配的职位等窗口服务不同，人事档案管理处于人才服务中心相对末端的工作环节。一些选择非公单位或自由职业的求职者往往并不关注档案问题。加之社会人员流动日益频繁，部分人事档案发送较为仓促且缺少足够详尽的备档管理，在各种主客观因素叠加之下，人才服务中心遭遇人事档案弃档的情况與日俱增。久而久之，个别人才服务中心对于人事档案管理的关注度有所降低，管理品质和效率每况愈下的问题渐成常态。

由此可见，做好人事档案管理固然需要利用多种技术手段，但与时俱进的思想观念却是最终决定管理有效性的先决条件。因此，人才服务中心推动人事档案管理提质增效需要提高认识水平。只有切实改变得过且过等错误观念，人事档案管理才能基于科学管理理念逐步提高管理的系统性与规范化。在此基础上，要通过完善制度促进人事档案管理不断实现标准化、精细化和精准化。

比如，完善档案抽检制度。在传统模式下，人才服务中心人事档案管理相对缺乏严密的质量跟踪监测机制，也就是对人事档案提交、保管、传送等相对缺乏监管，这会在很大程度上导致人事档案管理各环节潜藏风险隐患。一旦形成积弊，人事档案管理会产生难以估量的工作盲区与空白，将直接阻碍人才服务中心履职尽责。

完善档案抽检制度的具体内容应包括适当增加抽检频率或数量，如将每年抽检一次改为半年或按季度检查，有需要的情况下也可以每月抽检一次。抽检人事档案管理不仅需要检查档案的完整性，也要检查提交、保管和传递档案等步骤与环节记录的全面性。

又如，结合本地实际完善闭环管理机制。尽管不同地区人才服务中心在人事档案管理制度设计方面存在一定差异，但从求职者提交工作申请到最终被录用，人事档案最终应当落地为用人单位。因此，从人才服务中心收到档案直至用人单位落实保管责任，人事档案才算完成一次闭环管理，这也是人事档案管理部门落实职责使命的全部过程。不同地区人才服务中心应结合本地实际进一步细化人事档案管理各项机制，要尽快完善承上启下、环环相扣的链式制度体系，最终实现点到点、端到端的闭环管理，这也是人才服务中心人事档案管理防止人为疏忽导致各种错误问题的重要措施。

2.充分利用信息技术降低管理成本，提升工作效能

在信息时代大背景下，信息化已经成为各行各业加快管理升级的根本前提与最强抓手，只有尽快将纸质档案实现全面数字化，人事档案管理才能从根本上杜绝人工作业低质低效的不良现象。不仅如此，在信息技术支持下，人才服务中心人事档案管理能够最大限度地降低管理成本并提升工作效能。这是由于信息化管理模式能够将绝大部分简单、机械、重复性劳动迁移至平台，由平台预设程序实现自动化管理，使有限的工作人员可将大部分时间和精力用于监督、检测系统运行状态。

一方面，原有纸质档案尽快实现数字化转换。即要将传统模式下用纸质载体记录的人事档案全部转换为信息化模式。无论是通过数字文档转换还是利用扫描技术，无纸化将是人事档案管理的未来趋势与根本要求。

另一方面，深化与地方政府管理部门合作，从源头开展电子档案填制与报送管理。各地人才服务中心应深化与当地政府管理部门的协同合作，由地方政府牵头，联络本地区各高校、社区及街道，全面推广人事档案电子版本。求职者可从政府网站和人才服务中心公众号等多渠道下载电子档案标准格式，填写后提交至人才服务中心档案管理平台。人才服务中心档案管理中心负责收集、整理并做好存贮保管。一旦求职者得到工作岗位并签订劳动合同，用人单位即刻向人才服务中心发送请求信息，人才服务中心随即向用人单位传送人事档案电子信息。

在越来越多新兴职业层出不穷的状态下，非传统的工作机制与模式在一定程度上弱化了人事档案的关键作用，但在信息化管理大背景下，电子版本的人事档案也能以更为低廉、便捷和安全的方式紧随求职者工作变动而调动。一旦求职者需要向用人单位提出职务申请，电子版本的人事档案便能在最短的时间内送达用人单位，这对求职者本人及用人单位而言都有极其重要的作用与价值。

3.畅通信息反馈渠道，密切沟通交流，保持弹性优化

人事档案伴随求职者职业生涯全周期，即使在很长时期内不曾发挥明确作用，但关键时刻不可或缺。作为人事档案集中管理的专业机构之一，人才服务中心做好人事档案管理，不仅需要遵循本单位内部章程要求，也需要紧跟时代发展步伐。尤其当求职者、用人单位等需要人事档案发挥更多独特作用时，人才服务中心当顺应环境变化客观要求，与时俱进，优化创新。这就需要人才服务中心人事档案管理不断深化与求职者及用人单位的联系，要通过畅通信息反馈渠道始终保持与各方的密切沟通交流。在此基础上，要始终保持对人事档案管理机制与模式弹性优化，从而不断提升人事档案管理的品质与效能。

比如，不断丰富线下与线上沟通交流的形式与内容。一些基层人才服务中心虽然预留了咨询电话和电子邮箱等联系方式，然而，电话频繁占线和邮箱回复滞后等问题较为突出。这些问题不仅严重阻碍人事档案管理优化工作方式方法，也会在很大程度上降低求职者和用人单位的感知体验。在电话和邮箱基础上，尽快开通微信公众号和人才服务中心网站，打造本地人才服务中心App。此外，应实现移动端与固定端同步更新，确保数据信息传输及时、完整和准确，对关键数据与核心内容可实现文字与语音的自由转换，充分利用并不断优化智能客服机器人功能，确保最大限度地满足同一时段大量用户的相同需求等。

应视本地情况实现分级服务。即可结合历史经验按个人、单位的问题或意见分为普通处理、紧急处理和加急处理等若干级别，如错误信息更正和传送时效要求高等特殊请求，可列入紧急或加急处理级别。各级别处理时限可按一定比例缩减，但均需坚持首问负责制。同时，每处理完成一件咨询或申请任务后，应间隔适当时间网络回访或电话回访。其中，列入紧急与加急级别的事项应当主要采用电话回访，并做好电话回访的录音存证。

每隔一段时间，人才服务中心应召集包括档案管理、部门经理、主管领导等在内的机构与人员组成考核评价小组，针对个人与机构的咨询、提问及回复情况等开展分析研判。若发现其中存在人事档案管理机制或模式方面的缺陷或漏洞，应在考评过程中提出整改或完善方案，待考评结束后及时优化处理。

四、结束语

与计划经济模式下人事档案管理一板一眼的严苛不同，市场经济环境中自由择业模式，不仅促使人事档案流动更加频繁，也在很大程度上改变了人们对于人事档案的观念与看法。尤其在越来越多新兴职业层出不穷、自由职业愈发流行的当下，人事档案一定程度上失去了不可或缺的核心地位。然而，在较为传统的行业及一些特殊机构、重要单位里，人事档案依然发挥着选贤任能的根本作用。因此，新时期人才服务中心做好人事档案管理的前提在于端正思想、提高认识，要始终秉承以人为本基本原则，并为有需要的个体与单位最大限度地提供所需要的服务。在此基础上，人事档案管理也需与时俱进，加快自身在信息化发展道路上的全面转型。只有从根本上实现人事档案管理的数字化、网络化，人才服务中心人事档案管理才能彻底超越传统工作模式的陈旧与落后，才能最大限度地帮助有需要的求职者与用人单位实现精准匹配和优化配置。这不仅是新时期人才服务中心切实履行人事档案管理职责使命的根本道路，也是新形势下人才服务中心全心全意为人民服务、加快人事档案管理可持续发展的必由之路。

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（作者单位：巨野县公共就业和人才服务中心）