浅析工程档案管理对促进建设工程质量的作用

张焕萍

摘 要：在我国当前的建设领域中，工程档案管理是一个非常重要的组成部分，能有效加强对建筑工程质量的控制和监督，也可以更好地为建设工程项目提供保障。本文针对工程档案管理工作的重要性以及作用展开阐述，通过分析目前存在于各单位及部门当中所存在的问题，提出相关解决措施与建议来提升其应用效率，从而保证在当前阶段能够提高建设工程项目的综合效益，为促进我国经济的快速发展奠定坚实基础，具有一定实际意义和参考价值。

关键词：工程；档案管理；建设

随着社会经济的不断进步，我国建筑工程数量在逐年增长，建筑业也进入新时期。但是，由于国内工程施工技术水平、管理手段等方面还存在不足之处，加强对建设工程质量管理工作非常重要。本文通过分析工程档案管理的重要性，并结合建筑工程建设中遇到的问题，提出有效的解决措施，从而促进我国建设工程质量得到提高。

一、工程档案管理的理论基础

1.建设工程档案管理的含义

建设工程档案管理是指建设单位依据国家有关法律法规，在工程质量监督管理部门的统一领导下，对建筑工程项目进行全面和系统的收集整理和保管。其主要工作内容包括：（1）建筑工程项目施工阶段中所涉及的相关材料以及设备设施等资源。（2）建筑施工现场当中所有与之相联系或相互影响而形成的各种文件资料、图纸及技术规范。建筑工程档案管理的意义在于：（1）对工程项目施工阶段中所涉及的所有信息资料进行整理、收集和保管。（2）在建设工程实施过程当中，有关文件材料以及技术规范等都要及时地予以妥善处理。

2.工程档案管理的特征

工程档案管理是对建设工程项目进行信息的收集与整理，并将这些资料运用于项目的建设过程，为后续工作提供参考依据。在实际操作时应注意以下几点：第一，工程档案管理内容复杂多变且种类繁多，其中涉及的项目类型众多，在进行文件的收集与整理时应做好分类管理。第二，工程档案材料具有一定数量和质量要求。不同种类以及规格，对其性质有着不同程度的要求，从而使得工程建设过程中所需要使用到的资源也不相同。

3.工程档案的内涵

工程档案管理的内涵是指对建设工程项目中所涉及的所有资料进行记录，并通过整理、分类，形成文件。工程档案具有以下特点：（1）内容广泛。包括了建筑施工单位和其他相关部门以及有关人员之间在建设过程当中产生的一切活动。（2）数量丰富性与真实性相结合。（3）信息量大且复杂多样等特征。建设工程项目中所涉及的所有资料都有其自身存在意义，其中包含大量不一样或者是特定属性。

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理和验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像和图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。

建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和城建部门的共同要求。达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。

如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作，建立工程档案工作的目的是更好地完成现实与历史的重任。

4.建设工程档案的管理方式与范围

建设工程档案管理的方式主要是指对工程项目中所涉及的内容进行记录，并形成文件资料。在施工现场完成相关工作时就可以利用电子计算机来实现资料共享，也能将其与其他信息数据相结合。通过建立专门机构或部门对整个项目的建设过程和情况进行全面了解后，确定档案管理的对象及范围、人员等基本要求以及具体操作方式。档案管理工作的内容一般包括工程施工过程中的资料整理、材料运输与保管、竣工验收等方面。

二、建设工程质量管理的现状

1.建设工程质量管理的基本情况

（1）建设工程项目在建设过程中涉及了很多方面，其中包括设计与施工两个部分。首先，是对设计方案进行选择，根据不同方案来确定具体的实施方案。其次，是要将技术交底工作做好并落实到位。最后，监理单位和质监部门等相关人员要认真、负责地完成好各项工程任务及质量管理工作的监督、检查以及验收工作，从而确保项目能够顺利完工并且符合合同要求，为业主提供高质量的工程产品。

（2）在整个项目建设过程中，要严格按照合同规定进行，并根据实际情况对质量管理体系进行完善和优化。首先，是施工阶段。对于设计图纸与技术文件等相关内容都应该做好相应的审查工作。其次，就是竣工验收及交付使用前要对各项资料以及数据加以审核确认后才能够正式交付使用。最后，是在整个项目建设过程中必须认真遵守国家有关规定要求，确保工程项目的质量得到保障并能够顺利竣工。在整个项目建设过程中，要按照合同规定的要求来实施，确保工程质量符合国家相关法律法规和技术标准要求。在整个项目交付使用前，要对相关资料以及数据进行严格审核，确保其符合合同要求，从而为业主提供高质量的工程产品，在项目建设过程中要严格按照合同规定的要求来进行质量管理。

2.建设工程质量管理存在的问题

在实际的工程建设中，有很多单位都会出现质量管理问题，其主要原因是没有建立起相应的文件管理系统，相关人员缺乏对项目进行系统有效地组织和规划，还有就是施工企业对于档案管理工作不重视。由于我国当前大多数建筑工程都是由政府机构来主导完成，项目的实施工作以及竣工驗收后才开始开展工作，导致工程建设过程中发生各种安全隐患和质量问题无法及时解决等情况。再有就是在施工现场管理上，没有建立起相应的文件管理系统，导致施工现场管理存在很多问题，无法及时发现并解决问题，造成了严重的安全事故。

在建筑行业投入使用的机械设备的质量尤为重要。在这种高危行业中，机械设备的老化不仅影响工作效益和降低工程质量，更会威胁到人的生命和财产安全。但是，有的施工企业为了减少开支，会购买一些老化或者二手设备，这些行为都会成为未来威胁生命和财产的隐患，建筑设备设施的老化也直接影响工程的顺利进行。

制度是一个企业的指导方针，同样在施工企业中管理制度也一样重要。施工现场管理制度的不完善将会使施工效率低下从而直接影响施工质量，为后来的安全埋下隐患。一些施工人员会对所从事的工作产生懈怠情绪，在施工过程中容易造成偷工减料现象。

3.建设工程质量管理的实施过程

在建设工程项目实施过程中，要注意以下几点：首先，做好工程质量管理的前期工作。必须明确建设单位和监理方各自所承担的责任。其次，是要建立健全相关制度。最后，就是对施工现场进行有效监督检查，保证其符合设计图纸要求并按照规范标准执行。另外，还需要制定相应的奖惩措施来加强工作人员之间相互交流与合作意识，这样才能确保建设工程项目的质量。在实施工程档案管理的过程中，可以通过对施工现场进行全面系统化和信息化处理，将相关文件及时归档、整理以及存档等工作完成后，才可开展项目建设活动。并且，还要建立健全完善的信息反馈机制，保证其能有效落实到建筑工程项目的各环节当中，使整个管理工作顺利展开。在实施工程档案管理的过程中，要根据实际情况来制定相应的制度，做好相关资料整理以及数据统计工作。

三、工程档案管理对建设工程质量影响的原因分析

1.政策支持

我国的工程建设项目一般都是由政府主导，而在实际工作中，由于缺乏相关政策支持和法律法规保障等，造成了很多建筑工程项目的质量管理受到影响。因此，要想更好地促进建设工程档案管理工作健康发展，就必须加强对其相应规章制度、规范性文件以及技术标准进行完善。同时，还要积极处理工程施工过程中所产生的各类纠纷及争议，建设项目施工合同签订前双方应该充分沟通交流，及时协调处理好各方之间存在的各种矛盾，保证工程建设项目合同的顺利签订，从而促进建设工程质量管理体系有效完善。

2.制度保障

在工程建设过程中，要对管理制度进行不断完善，从而保证项目质量。首先，合同签订前需要制定相關文件来约束和规范各方面工作。其次，施工现场的管理人员应该严格按照要求完成相应任务，及时有效地记录好各项材料信息并做好监督检查工作，以确保施工进度能够满足业主的需求。另外，还要建立健全责任制、奖惩机制等措施来提高工作人员在工程建设中应承担的责任，从而保证项目质量达到标准。建筑工程档案管理制度是一种重要形式，可以有效促进各参与单位对相关工作进行监督。在项目建设过程中，要建立健全档案管理制度，严格要求各项工程资料能够及时归档、整理和存档等。对于施工企业而言，需要加大内部控制力度并做好相应管理工作。首先，要完善施工现场质量检查制度与奖惩机制，提高工作人员的自我约束能力以及专业技能水平，从而有效保障建筑工程项目的顺利完成。其次，要加大对施工单位内部的监督力度，从而提高工程质量，还需要强化项目部与相关部门之间相互协调合作的能力。

3.经济效益

在项目建设的各个环节中，工程档案管理发挥着重要作用，其主要体现在以下几个方面：第一，有利于提高项目的质量。通过对资料进行收集、整理和分类处理等工作来实现对相关信息的记录与共享。另外，还能够将施工过程中所出现的问题及时反馈并解决。第二，促进企业经济效益提升。随着社会不断进步发展以及建筑业市场竞争日益激烈，工程项目建设中必须重视档案管理工作在其中发挥的作用，这样才能保证项目的顺利实施及质量管理到位。第三，促进企业的经济效益提高，通过对相关资料进行收集、整理，能够实现对工程档案信息的有效管理，从而为项目建设提供有力保障。

四、国外工程档案管理对建设工程质量的作用及经验借鉴

1.完善法规

在我国，建筑工程建设管理部门应该制定一套完善的规章制度，并严格按照相关法律法规来对施工进行监管。只有建立健全有效的管理机制才能保证工程档案管理工作顺利开展。同时，还需要加强对于项目资料的收集、整理工作，要做到及时记录和保存好各种材料信息以及各类文件资料等，还要做好材料设备保管与使用情况调查工作等，这些都直接影响项目质量问题的解决程度。所以，在实际操作过程中，必须严格按照规章制度来进行施工建设，还要做好各种材料设备的管理与保管工作，要加强档案资料管理工作，及时发现施工过程中出现的不规范行为，并加以改正。

2.健全制度

健全的制度是保证质量管理体系正常运转、有效开展工程建设、提高项目效益的关键。因此，必须建立和完善与之相适应并能起到一定作用的规章制度。在实际操作过程中，要根据具体情况制定切实可行、具有针对性强且行之有效的文件以及相关工作措施等方面内容来作为规范执行程序。同时，也应注意加大对档案工作人员的管理力度以保证其责任心得到落实，从而更好地为工程建设提供可靠有力的保障。此外，要加强对相关文件的保管工作，以确保档案管理能够发挥其应有作用。

3.建立有效的监督反馈机制

在项目建设过程中，要及时对质量管理体系进行调整和完善，保证项目的顺利实施。首先，建立有效的监督反馈机制。通过工程档案管理系统对施工现场出现的问题、隐患做出全面反应并制定相应解决对策。其次，加强监督机制与考核制度相结合来提高工作效率及质量水平，在项目竣工验收阶段做好工程回访记录并定期汇总整理相关数据资料，为后期开展工作提供参考依据和基础信息支持。最后，要严格执行监理合同等有关规定，确保项目的顺利实施。

4.实施电子化工作

信息化的建设是时代发展进步必不可少的重要环节，也将成为工程项目管理中一项十分关键性工作，在进行信息收集、处理以及传递等方面都要实现电子化。档案管理工作不仅仅需要利用计算机网络技术来完成其基本功能和作用。同时，还要对相关人员加大培训力度与教育水平，提高工作效率，这样才能保证在实际操作过程中有效应用现代化信息技术来开展各项活动。在进行电子化工作的过程中，也要对相关工作人员加强教育，提高其操作能力，这样才能保证档案管理工作顺利开展。在信息化的建设过程中还要做好网络安全防护措施和技术保障，档案管理人员要加强对电子化技术与相关资料进行管理，并将其作为一种有效手段来开展管理工作。

五、结束语

在建设工程项目管理中，建设单位的管理人员应明确工程档案管理工作，并积极配合相关部门进行有效处理。建设项目的管理者要以施工现场为核心开展工作，对施工过程、质量控制等方面都有详细了解和把握。同时，还要掌握各阶段的技术资料。最后，还必须熟悉与合同有关文件及其规范性要求相关内容以及其他专业知识，以便在今后的项目管理中能更好地利用这些信息来指导工程管理工作顺利进行。

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（作者单位：青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心）