人事档案电子文件归档和电子档案管理研究

何宗哲

摘 要：本文结合人事档案电子文件归档和电子档案管理工作现状，分析存在的主要问题，并从制度建设、人事档案数字化管理系统和试点单位三个方面，构建科技兴档时代人事档案电子文件归档和电子档案管理的新模式。

关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理

根据《干部人事档案工作条例》及有关的人事档案管理文件，人事档案材料分为10类，移交的形式是纸质版档案材料。数字化时代，《干部人事档案数字化技术规范》对人事档案10类材料的扫描有了明确的规定和要求。但随着时代的进步和社会的发展，以及干部人事档案专审全覆盖工作的开展，“三龄两历一身份”的核实认定，出现一些需要电子文件同时佐证的人事档案材料。本文研究的主要是这部分电子文件的归档和管理问题。

一、人事档案电子文件归档和电子档案管理工作现状

1.我国人事档案电子文件归档和电子档案管理基本情况

国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会于2017年发布《电子文件归档与电子档案管理规范》，该规范的适用范围主要是各机关和企事业单位等“在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理”，该规范归档的电子文件门类包括文书、科技、专业、声像、电子邮件、网页和社交媒体。在档案信息化背景下，该标准使各个单位档案数据化管理有理可依、有据可循，并促进我国档案工作向信息化建设纵深发展。

人事档案作为专门档案的一种，一般情况下，人事档案材料的移交均为纸质档案。近年来，随着两次大型人事档案专项审核工作的开展，以及人事档案数字化工作的开展，移交的人事档案材料出现电子文件以及需要电子文件佐证的情况。这些人事档案电子文件如何收和如何管的问题，也开始逐渐凸显。由于人事档案的涉密性较强，并有其特殊性，因此，《电子文件归档与电子档案管理规范》可以作为人事档案电子文件管理的一个参考，但有些内容并不适用于人事档案电子文件的管理。

2017年，国家市场监督管理总局和国家标准化管理委员会发布《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017），从范围、目录建库、档案扫描、数据存储、数据备份和安全管理等12个方面，对干部人事档案数字化工作进行规范要求。该标准的出台，为人事档案数字化工作指明了方向，明确了工作原则和工作要求，对人事档案数据的备份范围和备份方式提出了具体规定。同时，采取有效的安全管理办法，从环境安全、设备安全、访问控制以及安全审计等方面进行严格管理。特别值得注意的是，在资质选择方面，由于人事档案数字化是一个非常大的工程，大部分单位会选择以外包的方式开展此项工作。在这种情况下，该规范明确指出，人事档案数字化工作需选择“具有国家秘密载体印制资质的单位”，而且，“管理系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测”。至此，我国人事档案数字化建设工作得到质的突破。

2.我国人事档案电子文件归档和电子档案管理存在的主要问题

尽管国家已经出台《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）和《电子文件归档与电子档案管理规范》，但都没有规范人事档案电子文件归档和管理的内容。人事档案材料主要移交人事档案材料的形成部门，并且，移交的材料是纸质版的。但是，在工作实际中我们发现，有些材料只能通过档案相对人本人移交，如学历和学位证书复印件等。此外，很多高校都有几个校区，并且校区之间距离较远，在向档案相对人催交学历和学位等复印件时，由于种种原因，档案相对人更希望采用的移交方式是将证件扫描件发给人事档案工作人员。因为学历和学位信息都可以在中国高等教育学生信息网查询，只要核对毕业证书和学位证书上面的编号即可。

因此，人事档案电子文件的移交程序需要同步进行增加和修改。《干部人事档案数字化技术规范》明确了纸质版人事档案10类材料的扫描要求、纠偏方法和存储方式，但缺少对移交的电子文件的约束与规定。人事档案管理的电子文件如何归档与如何管理是时代提出的一个新问题。

二、科技兴档时代人事档案电子文件归档和电子档案管理新模式

1.将移交的电子文件融入人事档案制度建设

（1）立足档案工作重点，以制度为抓手，构建人事档案数字化转型发展新格局

2023年2月16日，在国家档案局局长馆长会议上，明确了当前和今后一段时间全国档案的工作重点，积极推进科技兴档工程。同时，加快档案工作的数字化转型也被提上日程。会议指出，全国将形成“东部引领、中部崛起、西部跨越”的档案数字化转型发展的新格局。可以预见，档案的智慧管理、智慧利用和智慧发展成为档案今后工作开展的主旋律。人事档案作为档案的重要组成部分，如何与时俱进地做好这些新增人事档案电子文件的归档和管理工作，是目前迫切要解决的问题。从人事档案基层工作人员的视角来看，要使电子文件管理工作得以顺利开展，最核心与关键的是国家能在顶层设计上制定有关的工作标准和工作要求，这是开展一切人事档案工作的根本和保障。因此，结合当前全国档案工作重点，以制度为抓手，将移交的人事档案电子文件的归档和管理工作纳入国家层面的人事档案制度建设，自上而下地构建人事档案数字化转型发展新格局，成效会更显著，工作也更容易开展。在国家制度的保障下，各单位有针对性地开展单位的人事档案电子文件归档和管理工作，可以达到事半功倍的效果。

（2）人事档案制度建设与实践工作相结合

2018年，中央组织部在全国施行《干部人事档案工作条例》，并在第二十三条中首次提出了“干部人事数字档案”的概念。同时，对扫描的数字档案要求保证其真实性、完整性、可用性和安全性。数字档案是纸质档案的完整再现，二者要保持一致。

《条例》提及了移交的纸质人事档案材料的数字扫描和存档，但没有涉及人事档案個人移交的电子文件，如在人事档案专审全覆盖工作中，有部分档案相对人由于缺少以前单位的劳动合同和解除劳动关系材料，而原单位已经不存在，或者时间久远，材料无法找寻。碰到这样的情况，我们可以通过当地社保机构查询当年缴纳的社保情况，判断档案相对人在原单位的工作时间。目前，很多省份的社保缴纳情况已经联网，档案相对人只需登录相关网站即可查询，网页打印出来的材料也有社保局的公章。因此，很多档案相对人申请提交打印件，并附上网络查询网址给人事档案工作人员进行核实。这种情况就类似于在学信网查询学历、学位证书的真实性。特别是涉及异地查询社保的情况，如果在网络就能查询，便可省下很多人力和时间。诸如此类的材料和电子文件，建议将移交的电子文件要求和移交的注意事项融入《干部人事档案工作条例》，使该类工作的开展有章可循。档案相对人移交的电子文件，人事档案工作人员在核实该电子文件的真实、有效性后，可按照《干部人事档案数字化技术规范》中对数字档案的要求进行规范调整、保存。因此，将移交的电子文件融入人事档案制度建设是非常有必要的。

2.移交的人事档案电子文件归入档案数字化管理系统进行统一管理

（1）优化档案数字化管理系统业务板块

由于一些单位所管理的人事档案卷数较多，如果开展干部人事档案数字化工作，一般情况下会选择采用外包的形式。在人事档案数字化建设过程中，每一卷人事档案都要进行扫描，形成新的图像信息，而这些图像信息则需要经过一定的程序进行安全的信息存储。根据《干部人事档案数字化技术规范》的要求，数字档案必须存储在具有加密技术的管理系统，确保存储数据的安全。结合人事数字档案系统本身的优点及移交的人事档案电子文件的特点，可以调整数字档案管理系统的业务模块，增加人事档案电子文件接收、利用等业务板块（具体见图1），使人事档案管理系统得到优化，电子文件各项管理工作得以有序开展。

（2）在人事档案电子文件移交过程中引入电子签名技术

根据《中华人民共和国电子签名法》第十四条规定，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。因此，在人事档案电子文件移交的过程中，除了要对其真实性核实外，还要运用电子信息技术手段，引用电子签名技术，让移交人进行电子签名，确保责任落实到位，保证所送交的电子文件是真实可信的。同时，还要在纸质版《人事档案材料移交登记簿》上填好移交的材料内容。移交手续办完后，人事档案工作人員整理好人事档案电子文件，并将其保存至人事档案管理系统中个人对应文件夹，存储于“档案接收”里的“电子文件”中。

通过电子签名技术进行移交的电子文件，提升工作人员人事档案材料移交的责任意识，从源头上杜绝虚假档案材料进入人事档案。同时，使用电子签名技术，也提升了人事档案材料移交的工作效率，避免发生工作断层现象。

（3）扩建档案数字化管理系统功能

人事档案管理系统功能强大，综合了人事档案安全存储、保密、数据提取、数据分析、数据采集、档案信息利用等多方面的功能。随着人事档案数字化工作的开展，对系统的要求会愈加全面、专业、具体化，对其安全性能要求也更高。对于新增加的人事电子文件，要扩建人事档案数字化管理系统功能，强化对移交电子文件的管理。首先，在利用方面，因为有些人事档案材料要结合电子文件内容综合研究，需要在审批程序里增加查阅电子文件内容。其次，在数据分析一栏，可加入对电子文件的研究，如有些电子文件涉及社保缴纳年限、工龄计算等，有些涉及奖励和荣誉类等，通过对这些电子文件的分析，了解当前一些职能部门的管理要求和管理方向，有助于今后档案材料的收集和整理。最后，在数据备份方面，要加强对电子文件的安全管理，除了对数字档案要进行备份外，新存储的电子文件也要进行同步备份，可采用离线形式存储于涉密硬盘、光盘中。通过对人事档案数字化管理系统功能扩建，使移交的人事档案电子文件得到有效的存储和保管、利用，并最终服务于组织工作的开展，服务于单位的发展。

3.依托制度和系统，在部分单位开展试点工作

（1）全过程、全方位对人事档案电子文件进行管理

目前，由于人事档案归档的是纸质档案，人事档案电子文件是信息化时代各行业逐渐出现的用以佐证纸质档案的材料。我们可以依托修改的人事档案电子文件和电子档案管理制度，以及人事档案数字化管理系统，先在部分有人事档案管理权限的单位开展试点工作。试点单位从人事档案电子文件的收集、整理系统着手，严格对标数字档案扫描的标准，从图像的色彩模式、图像分辨率、图像处理和优化等方面对人事档案电子文件实行严格的系统管理。同时，对电子文件的管理、利用进行全过程跟踪、研究，对每个阶段出现的问题进行及时记录和调整。

（2）以人事档案电子文件安全为着力点，对其实行风险防控管理

人事档案电子文件安全管理问题，要结合风险防控要求，对每一个风险点进行排查，做好每日电子追踪记录，及时发现电子档案风险源并进行有效干预，从源头杜绝人事档案电子文件安全事故的发生，确保人事档案数字化管理系统安全、电子文件信息安全。成立数字档案和电子文件安全信息工作小组，对重大风险源要及时开会讨论，研究解决的对策。试点单位从人力、物力、财力等方面给予人事档案数字化管理的支持，使人事档案电子文件各项工作得以有序开展。

（3）强化监管，促使人事档案电子文件工作规范化运转

在开展试点过程中，纪律检查部门要介入监管，从人事档案电子文件业务工作的开展，到人事档案数字化系统的管理，要保证电子文件管理的整个流程合法、合规，符合人事档案数字化管理规定，符合国家对档案工作的安全要求，切实维护人事档案工作权威，使电子文件各项管理工作规范化、科学化和有序化。

（4）重视队伍建设，培养专业化档案团队

科技兴档时代，需要一支高素质与专业化的人事档案管理团队。人事档案电子文件作为新生事物，有其特殊性，更需要专业化的人事档案工作人员对其进行科学管理。在《干部人事档案数字化技术规范》中，对系统进行管理的主要有“三员”：系统管理员、安全保密管理员和安全审计员。这三位员工的职责是分开的与独立的，每个人都有其工作任务，互相监督，形成人事档案电子文件工作管理的闭环机制，使人事档案电子文件管理工作得到有效落实，电子文件存储、利用工作得以有效开展，构建人事档案电子文件良性循环的工作状态。这种工作状态从选人、用人角度考虑则是对人事档案工作人员新的工作要求和能力要求。人事档案员不仅要有过硬的档案管理知识，还要有较强的计算机操作水平，能系统地掌握人事档案扫描、存储要求，并能对档案图像进行合理的纠偏处理。此外，人事档案数字化工作是一项大工程，需要档案员要有较强的组织、沟通能力，获取单位对这项工作的支持，需要较强的学习能力去应对数字化过程中碰到的难题，需要较强的心理素质去平衡、化解档案工作中的“疑难杂症”。

人事档案管理员除了完成每年90个课时的专业学习外，还可以通过中国知网、万方等网站学习人事档案最前沿的知识，丰富自身的档案知识储备，提高工作创新力和实际操作能力，不断深化人事档案电子文件归档和电子档案管理工作。

参考文献：

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[2]林 静，刘 璐.云南政务服务网电子文件归档试点工作综述 [J].中国档案，2022（10）：72-73.

[3]祝 敏.电子文件归档安全问题与保护对策探究[J].黑龙江档案，2022（01）：90-92.

[4]孙轶群.电子文件归档和电子档案管理研究[J].黑龙江档案，2022（05）：92-94.

（作者单位：广西交通职业技术学院）