我国公共卫生事件档案管理与利用存在的问题及对策

陈光杰

［摘 要］在公共卫生事件发生至终结的过程中，会形成大量来源广泛、内容丰富、载体多样的文献。随着信息技术的广泛应用，公共卫生事件档案管理已经发生了很大变化，由原来的纸质公共卫生事件档案管理逐渐转变为信息化的电子档案管理，专业人员能够快速完成档案信息处理工作，不仅提高了公共卫生事件档案管理工作的效率和质量，还减轻了工作人员的工作量与工作压力。本文通过对公共卫生事件档案的界定，对其价值表达进行阐述，并根据目前的实际状况，对公共卫生事件档案类型和特征进行分析，并对其优化和利用进行探究，旨在优化公共卫生事件档案管理与利用工作。

［关键词］公共卫生事件档案；管理与利用；存在问题；对策

［中图分类号］G27文献标志码：A

随着全球经济一体化、开放程度的提高，公共卫生问题愈加受到重视。在发生公共卫生事件后及时记录档案并加以有效管理，搜集全过程的资料，能够为后续的防控和治疗工作提供依据。因此，必须加强对公共卫生事件档案的管理与利用，以推动我国社会的健康发展。

1 公共卫生事件档案管理与利用的特点

1.1 檔案内容多样化

公共卫生事件档案是指在公共卫生突发事件发生至终结期间所形成的各类信息，通常包括突发公共卫生事件的应急处置方案、现场防控方案、诊疗方案、医疗器械使用方案等一系列应急处理材料，还包括报刊、图片、视频等多媒体资料。各种不同的载体、形式的档案资料能较好地反映出特定时期突发公共卫生事件的政府应对、善后处置、民众意识的行为。

1.2 文件的非程序性

通常来说，文件的采集和管理都要遵循标准，每一个步骤都要遵循一定的程序，但当突发公共卫生事件时，档案管理员和其他有关部门的工作人员还没有做好充分的心理准备，如果继续按照原来的方法和程序来进行收集和管理，是无法达到要求的［1］。所以，在突发公共卫生突发事件时，档案管理部门要结合现实状况，积极探索新的档案采集方式。

1.3 档案归类的专业性

由于公共卫生突发事件的特殊性，需要将应急处理方案、现场控制措施、宣传教育资料等按不同的类别进行归类，区别对待。因此，必须对各种突发公共卫生事件的档案进行规范化的管理，以保证其在突发事件发生时能够起到重要的作用，以减少其危害。

1.4 档案的保密性

公共卫生事件是影响社会和谐稳定的重要因素，所以，档案必须有选择地进行，并予以保密。尤其是某些突发事件中所涉及的专业技术、某些极端情况下的应对措施等，更是要严格保密。因此，在使用公共卫生档案时，要对使用制度、使用范围等进行严格的管理。

2 公共卫生事件档案管理与利用的意义

2.1 为医疗科研提供参考

公共卫生事件档案在医疗科研中起着举足轻重的作用。查阅以往的公共卫生事件档案，可以更好地分析其发生的原因和进程，为医疗科研工作提供借鉴。有助于相应的诊断和疫苗的研发，从而提高医疗防控水平。

2.2 为医疗事故的决策提供基础

在突发公共卫生事件时，可以根据以往类似事件所搜集的档案信息，对其发展趋势及潜在危害进行预测，以便为医疗机构和相关机构的应急决策提供参考，并将其风险与社会危害降至最低。消息不对称，也会影响到相关部门的紧急情况。

2.3 为进行教育活动提供信息

各部门、各团体都会以文字、图片、视频等方式对突发公共卫生事件进行记录、保存，真实性高，能够客观地反映出在公共卫生事件中的全过程。因此，在公众对健康的关注日益增加的今天，有关部门可以将所搜集到的文献进行适当的整理，并利用其以引导公众正确地采取相应的预防措施，以增强公众对突发公共卫生事件的预防意识和应急能力。由于大多数人在公共卫生问题上都会产生一种恐慌情绪，而一般人又没有足够的过有关公共卫生事件的知识，对整个事件的发生和处理方法也不了解，所以在日常工作中，要加强对公众健康事件的记录，使用公共卫生档案的方式来制作教育宣传短片，并使之成为社会大众了解传染疾病相关知识的途径［2］。

3 当前我国公共卫生事件档案管理与利用中存在的问题

3.1 档案的搜集与保存意识薄弱

通常情况下，在突发公共卫生事件发生后，各单位都会将大量的资源投入预防、治疗、应急等工作中，而忽略了对公众健康事件的记录和保存。这会导致公共卫生事件的第一手数据流失，造成后续无法完整还原事故发生的原因，无法在以后处理类似的公共卫生事件时借鉴以往的经验。特别是在公共卫生突发事件的应急机制不健全的情况下，更是如此。一方面是因为公众健康事件的档案搜集工作涉及的领域比较广泛；另一方面，有关部门对档案的收集和管理工作也不够重视，导致了基层的档案管理人员意识淡薄。

3.2 缺少专职的档案管理人员

目前，我国还没有建立专职的公共卫生事件档案管理机构，现有的相关工作人员素质也普遍不高。但是，从以上的研究结果来看，我国的公共卫生事件档案管理工作是一项专业性很强的工作，它不但要求工作人员对档案的搜集和管理有一定的了解，而且还要求具备一定的专业知识。比如，大多数的公共卫生档案除了包含有关政策、法规、应急处理方案等常规信息，还包含了疫情防控、流行病学调查、医疗救治等一系列的专业信息。为了便于日后的核查，必须对其进行分类编码、存档［3］。

3.3 档案数据范围分布广，档案管理工作难度较高

公共卫生事件具有突发、波及范围广、持续时间长等特点，因此档案资料所涵盖的范围很广，分布较散，不仅涉及不同地区，还涉及不同部门，需要各地区、各部门共同努力，确保档案资料的完整性。但实际操作起来却很困难。一方面，我国尚未建立起一个统一的公共卫生档案管理机构。在全国范围内，一旦出现突发公共卫生事件，难以及时搜集各种档案，并妥善保管，以便日后进一步调查和分析。另一方面是因为缺乏相关的工作经验，导致一些基层干部缺乏大局观，主观上认为只需要搜集到一些重要的信息即可。事实上，在突发公共卫生问题的时候，哪怕是一件微不足道的小事也可能带来巨大的影响。

3.4 档案管理的信息化程度较低

现今，信息化技术在档案管理中的地位日益凸显，若能正确运用资讯科技，不仅能提高工作效率，事半功倍，也能提升档案资料的管理与利用。但是，目前我国在公共卫生事件档案的管理与利用方面，仍然沿用以往的传统的档案管理模式，信息化程度较低，对提高我国公共卫生事件档案的管理水平有很大的影响。这一方面是因为档案管理的信息化建设还不够完善，另一方面是因为许多从事公共卫生事件的档案管理工作人员对此并不了解。

4 我国公共卫生事件档案管理与利用的优化措施

4.1 建立公共卫生事件档案管理应急机制

为确保档案管理工作的有序进行，有关单位要建立和完善档案管理和突发事件处理制度，以便在突发公共卫生事件中，及时、高效地进行各种文件的收集和整理。首先，要明确相关部门的工作责任，专人负责收集、整理和管理，明确归档的范畴和方法，确保各类档案资料按相关规定收集和管理。其次，要建立专门的档案管理体系。因为公共卫生事件档案具有内容多样性、专业性和保密性等特点，需要对其进行分类归档，并建立相应的数据库，以方便日后利用。此外，要做好完善的搜集与管理工作，既要确保档案的完整，又要客观地反映事件的发生、发展及后续的处置；某些文件要严守秘密，以免为非法人士所用，危害社会稳定。

4.2 加强档案管理人员的综合素质

公共卫生事件档案相对特殊，因此对档案管理人员既要掌握专业的档案管理知识，又要掌握与之相适应的医学专业技术。要对公共卫生事件档案进行有效的管理与利用，就需要加强档案管理人员的专业素质，建设高素质、专业化的档案管理队伍。首先，要建立专职的公共卫生档案管理团队，制订相关的应急方案，明确各部门职责和协调机制。其次，要定期组织档案管理人员进行应急演练，以增强档案管理人员对突发公共卫生事件的有效管理意识和应对措施。另外，要加强对档案管理员的培训和继续教育，因为每一次突发公共卫生事件，都会出现许多意想不到的情况，而且，不同时期的档案管理标准和要求也各不相同。为此，必须加强档案管理人员的针对性学习和训练，以全面提升其整体素质［4］。

4.3 建立健全档案分类管理制度

要提高公共卫生事件档案管理水平，必须建立健全档案管理机制，规范相应的工作流程，制定合理的规章制度。首先，管理人员要根据实际情况建立完善的电子档案管理制度，落实到实际工作中，管理人员要严格遵守，一旦发现有违规行为，要严惩，以树立电子档案管理制度的威严，使之真正发挥作用。其次，要加强各部门之间的协调与配合，共同解决错综复杂的工作，有效地解决电子档案管理中出现的问题，从而不断提高公共卫生事件档案管理水平［5］。

在公共卫生事件档案的搜集、处理中，要做到宁缺毋滥，以确保档案的真实性、完整性，并且要对不同的文件载体进行分类管理，以便于今后的调查。比如，对一般的实物档案、影像档案等，按照常规档案的管理要求，进行编号、存档，而病历档案要严格管理。不仅要对病人的基本资料进行细致搜集，还要对病人的病情发展和扩散进行全面的调查。在保障病人的个人隐私和关键技术数据的同时，也要保证社会的和谐与稳定。因此，必须建立公共卫生事件的分类和编码，并依据不同的性质、造成的影响、应急响应级别和决策，建立传染病、卫生环境、食品安全和卫生类别等，从而形成一个丰富、规范、有序的公共卫生事件档案。另外，要建立公共卫生事件档案的管理标准，对各类突发事件的档案进行规范，包括：应急预案、应急预案、各相关部门协调材料、实时病情监测数据、治疗技术方案和实施指南、事件处理现场的视频和新闻等。

4.4 加快档案管理信息化进程

网络技术和信息技术的不断发展，为档案的管理与利用提供了便利。应从以下两个方面来加强对公共卫生事件的档案管理工作：一是要加强电子、数字公共卫生事件档案的建设，以便各部门、各地区可以在这个数据库中进行数据的更新与共享，从而使得有关公共卫生的档案资料更加完整，便于日后的查询与使用；二是可以通过微信公众号发布公共卫生事件的预防与对策等信息，让公众能够根据自身需要获得相应的信息，从而增强民众对突发公共卫生事件的预防意识和应急能力，减少突发公共卫生事件造成的危害［6］。

此外，由于影响档案安全的因素较多，管理人员应加强档案安全管理，确保档案安全完整。首先，在电子档案管理方面，软硬件设施要及时更新，落后的档案设施存在较大的安全漏洞，因此应合理选择软件，优先采用稳定、安全的软件，从一定程度上保障档案的安全。其次，管理人员要有较强的安全意识，在操作过程中严格遵守操作规程，不去点击不明链接、图片等，防止病毒侵入电脑；平时要做好安全防护措施，定期查杀病毒，不泄露电脑密码，保证整个系统的安全。最后，档案使用者要做好安全防护措施，避免使用过程中出现安全隐患；软件开发人员和维护人员，必须严格保密，确保电子档案安全。

5 结语

一般来说，公共卫生事件的影响范围广、危害大，加强对相关档案的有效管理与利用，对于政府有关部门进行应急决策、医学研究、教育等方面都有着十分重要的作用。但是，由于各种因素的制约，当前的公共卫生档案管理工作还存在着档案管理人员不足、档案资料面广且分散、难以归档及档案管理信息化水平不高的问题。要提高档案管理与利用的质量，就需要从以下几个方面入手：建立档案管理应急机制，提高档案管理队伍的综合素质，构建档案分类管理系统，加速档案管理的信息化進程。随着社会和经济的发展，各种制度特别是档案的管理与利用机制的不断健全，我国公共卫生事件档案工作将会有更大提升。

参考文献

［1］于明. 加强疾控机构突发公共卫生事件档案管理的探讨［J］. 山东档案， 2020（3）：71-72.

［2］史素杰. 新形势下突发公共卫生事件医疗机构卫生档案管理的新态势［J］. 中国卫生产业， 2021， 18（9）：31-33.

［3］刘国华. 我国公共卫生事件档案的管理与利用［J］. 兰台内外， 2020（19）：13-15.

［4］巫彩云，曹丙贵. 高效便捷的公共卫生事件档案工作机制构建探讨［J］. 产业与科技论坛，2022，21（3）：283-284.

［5］于子钤. 突发公共卫生事件处置中档案工作存在的问题与对策［J］. 中国公共卫生管理， 2014（3）：374.

［6］李萍. 浅谈突发公共卫生事件档案的收集与利用［J］. 档案与建设， 2016（8）：90-91.