PDCA理论在医院基建档案管理中的应用研究

文/首都医科大学附属北京妇产医院 王亚琦

医院基建档案是医院建设的重要资料，医院在基本建设和改造过程中应重视基建档案的管理工作，收集整理项目提出、施工、竣工、交付全过程中具有保存价值的文件材料。医院基建档案属于科技档案，是医院后期管理、维护、扩建、产权办理和解决纠纷的重要历史依据，需要科学、高效的收集、管理方法。为了提高医院基建档案管理工作质量，针对目前医院基建档案管理中存在的问题，将PDCA理论应用到医院基建档案管理工作实践中，融入基建档案管理制度的制定、工作内容的发展更新、管理手段的不断优化等，可以推进医院基建档案管理工作的信息化发展和改革。

一、PDCA理论

（一）PDCA理论内容。PDCA理论最初是由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特博士提出的，由戴明宣传普及。PDCA理论是一种全面质量管理的思想基础和方法依据，内容包括Plan（计划）、Do（执行）、Check（核查）、Act（处理）四个步骤的循环。此外，PDCA的现代观点发展为Planning（目标、实施计划、收支预算）、Design（设计方案和布局）、4C（检查、沟通、清理、控制）、2A（执行，对总结检查结果进行处理；按照目标要求行事，改善、提高等）。PDCA理论的四个阶段具有循环性和发展性，在工作实践中要求明确管理目标和思路并制订相应的管理计划，做好周密的工作部署。PDCA理论的核心就是永无境止的改善，在管理工作的每个细节上应用转动PDCA理论，能够不断提高工作质量和工作效率，为实现更好的管理目标不断循环和完善。

（二）PDCA理论应用优势。PDCA理论指导全面质量管理活动的过程，即质量管理计划的制订、组织、实现过程，该理论不仅在生产企业质量管理中运行效果显著，还适用于其他行业的各种循序渐进的管理工作。PDCA理论的四个阶段是周而复始的循环运行，管理模式和工作程序对提高管理工作效率具有积极作用。PDCA质量环中周密的计划、可行的管理措施、明确的管理目标、专业的工作人员、清晰的完成时间以及高效的管理程序，可以促进工作目标的有效落实，为提升工作质量奠定扎实的基础。

PDCA理论应用具有整体性、阶梯式、重总结的特点。可将医院基建档案管理视为PDCA大质量环，基建部门、档案管理部门和工作人员为一个个小质量环，共同组成一个管理整体，不断优化基建档案管理工作。充分的事前准备、周密的计划是提升工作质量的关键，在每个质量环中计划到位，在管理工作中根据管理目标和计划统筹管理解决问题，阶梯式提升管理质量，实现工作目标。重视医院基建档案管理工作结果的总结，保留成功的工作经验，不断完善管理程序，优化管理方法。落实检查、评估机制，在新的循环里应用成功的工作经验，通过行动及时处理、解决遗留问题，不断改进工作质量。

二、医院基建档案管理中存在的问题

（一）对医院基建档案管理的重要性认识不足。在科学技术不断革新的新时代，医院基建档案管理的传统工作模式已跟不上时代发展的要求。虽然我国医疗机构大都注重医疗事业的发展，但是医院各种资源多数倾向于临床方面，对医院的基建档案管理工作不够重视，管理理念相对滞后。个别医院认为基建档案没有经济价值，对其管理工作投入不足，造成医院基建档案管理工作缺少资金支持、信息化建设水平较低、管理制度杂乱无序。医院管理层和工作人员对医院基建档案管理工作的重要性缺乏认识，一些管理层和工作人员将医院基建档案管理工作当作辅助管理内容，不了解PDCA理论在基建档案信息化管理中的优势，关于医院基建档案管理的工作理念传统守旧，信息化管理所需的硬件配置不足，造成档案利用率较低，无法发挥和体现基建档案的价值和作用。

（二）提高医院基建档案管理工作人员专业素养。医院基建档案管理工作长期被忽视，造成基建档案管理工作人员培训资金不足，影响了工作人员专业水平的提升。自身专业素养不够的工作人员在工作中缺少质量环管理意识和信息化理念，难以保质保量地落实医院基建档案管理工作，例如在基建档案收集后，没有及时进行信息化管理，造成医院基建档案管理工作出现遗漏、损毁等问题；由于医院投入资金过少，基建档案管理所需的扫描仪、打印机等设备配置不全，工作人员数量不足，但是基建档案管理内容多而冗杂，难以落实工作计划，也无法保证工作质量。此外，部分工作人员还缺乏责任心和工作热情，造成管理工作效率低下，无法发挥医院基建档案的价值。

（三）医院基建档案管理机制不完善。医院基建档案管理工作的相关机制不健全，缺少完善的管理机制、考核机制、培训机制等，在管理工作中普遍存在工作目标不清、责任不明的问题。管理制度的不完善，不利于医院基建档案管理部门和其他部门的沟通，容易导致工作中出现档案流失问题，影响基建档案信息的完整性，更降低了医院基建档案管理工作效率，影响到医院其他管理工作。因此，完善医院基建档案管理机制十分必要。

三、PDCA理论在医院基建档案管理中的应用

（一）计划（P阶段）。将PDCA理论引入医院基建档案管理中的计划阶段，成立医院基建档案管理小组，安排专人负责基建档案文件资料的收集管理，结合医院具体发展要求，制订年度、季度的基建档案工作计划。组织基建档案管理相关的部门和工作人员学习、了解工作计划，指导相关管理层和工作人员改变工作观念，重视基建档案管理的重要性，认识PDCA理论在医院管理工作上的应用优势。在计划中明确需要落实的管理目标、管理措施、管理过程、完成时间等。编制计划应包含时间、地点、原因、目的、负责人、管理方法等，重点关注计划指定的可行性。此外，还应确定相关工作人员数量、分工和岗位责任，规范医院基建档案管理工作的档案收集方法、范围和归档要求等。

医院基建档案在收集、管理过程中，容易发生文件材料不完整、归档不及时等问题。对此，医院可集体讨论完善基建档案管理方法，分析人员管理混乱的原因，制定有效措施予以解决。针对医院基建档案的工作人员管理混乱、专业素养不够的问题，明确问题存在的主因和次因，主因是医院没有认识到基建档案管理工作的重要性，次要因素包括管理层、工作人员、资金投入、设备配置等。解决问题的有效方法总结如下：成立专门的医院基建档案管理小组，由院领导监督医院基建档案管理工作，可提高医院对基建档案重视程度，确保责任落实到位；加强基建档案管理工作重要性的宣传力度，加强员工专业技能培训，提高管理层和工作人员的专业素养；加大资金投入，加强配套设施信息化建设，有利于基建档案管理质量的提升。

（二）执行（D阶段）。根据上一阶段制订的计划和医院基建档案信息，将计划付诸行动，由医院基建办和档案管理部门制定医院基建档案管理流程，组织专业人员落实工作，确保医院基建档案管理工作高效有序地开展。科学的管理机制是医院管理层核心能力和组织执行能力的体现，可以有效提升工作效率。在执行的阶段通过规范的制度统筹管理医院基建档案工作全过程，不断完善工作方法，拓宽基建档案的收集范围。将医院基建档案的收集范围由过去建设综合类项目改为单项基建工程项目，医院基建档案归档不仅包含原来的基建总体规划、设计总平面图、隐蔽工程等，还可以增加建筑许可证、建筑执照等文件资料的收集，更有利于全面保存医院建设项目的历史记录。

为提高医院基建档案工作质量，在工作中采用电子扫描、图片处理等手段完善管理方法，可显著提高基建档案信息的正确性。基建档案材料收集后应及时制成电子档，不仅方便审核、检查、验证工作，还可以避免资料缺失、信息填写不规范等问题。在医院基建档案管理中安排一人在扫描档案信息的同时检验目录编辑，有利于及时发现目录编辑问题，对错误信息及时做出反馈、修改，可明显提高工作效率，保证基建档案信息的准确性。在基建档案图像处理的同时，可以及时解决图片遗漏、偏斜、失真等问题，保证图片清晰度，建立高效的图片处理机制。针对遗留问题，安排专门工作人员负责，并在问题解决后对管理措施做出相应的改进，通过循环总结、保留成功的工作经验，在新的循环中不断优化、改进工作经验最终解决问题。

（三）核查（C阶段）。在C阶段确认医院基建档案管理工作是否达到目标，检查计划的执行效果和工作落实情况，开展定期、不定期的抽查工作，保证工作目标的实现。检查、评估工作效果，验证计划、工作对策的可行性，总结医院基建档案管理工作经验，对比已完成工作和预期计划目标，及时优化、调整管理方法。保留可行性工作经验，以便下一个循环借鉴、应用。

在检查阶段发现基建档案管理容易发生文件收集不规范、信息缺失等情况时，应做好详细记录，结合成功的工作经验分析问题原因，找到解决措施，及时改进、优化管理方法。当基建档案材料不全、没有及时入档且信息错误时，分析是否因工作人员态度或专业能力不足造成，督促工作人员及时改正或者组织专业技能培训。检查、审核医院基建档案管理工作的硬件、培训、制度等方面，确认计划实施情况。汇总检查阶段发现的问题，总结工作经验，保留有效对策，不断提高和改善工作质量，为绩效考核工作提供依据，监督工作人员实施、落实工作计划，加强基建档案管理效果评价。对比计划和考核结果，确认工作完成情况，为优化管理方法提供参考。对比传统工作模式，可以发现PDCA理论的应用使得工作效率比过去提升了10%以上，实现了预期计划和工作目标，医院基建档案信息容易缺失的问题也得到了改善。

（四）处理（A阶段）。在医院基建档案管理工作的A阶段，重点总结检查阶段的成功工作经验，并组织各部门联合会议，在下一循环中保留和推广。在如期完成计划、目标的前提下，总结医院基建档案管理工作中的成功经验；针对不能实现的目标和遗留问题，分析目标可行性和执行过程中存在疑问、隐患的环节，确定落实、整改时间，力求在新的循环周期内解决（见表1）。根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》合理调整计划和目标。根据总结的工作经验，联系相关部门，整体把控基建档案管理工作，优化工作程序，合理配置医院资源，保证人力资源配置、工作量、工作进度保持一致。

表1 PDCA 理论目标分析表

PDCA理论的具体实践有利于不断提升工作质量，优化基建档案管理方法，完善管理制度，解决医院基建档案管理工作现阶段存在的问题，实现医院基建档案管理工作的高效执行。

四、结语

PDCA理论应用在医院基建档案管理中，可以有效解决工作中存在的问题，并根据问题成因制订有针对性的管理计划。周密的管理计划需要完善相应的管理制度，才能更好地促进医院基建档案管理工作的规范化和信息化。检查管理计划的落实，可以对基建档案管理工作效果进行科学评价，进而完善管理经验，优化管理制度并不断改进管理流程，从而推动医院基建档案管理工作水平的提高。