浅议档案管理现代化现状与优化对策

董恩政

摘 要：在新的社会发展形势下，档案管理工作正朝着信息化、数字化的方向迈进，并不断融合新方法和新手段。互联网、计算机技术、大数据技术等新兴科技改变了档案管理的工作模式，大幅度提升了档案管理工作的效率，促进了档案资料的应用。然而，当前的档案管理现代化建设还存在一些问题，无法满足新形势下社会对档案管理工作的要求，需要从思想认知、技术、设备设施、人才等方面进行改善，促进档案管理工作走向现代化。文章立足于新的社会发展背景，阐述了档案管理现代化的基本要求，对档案管理信息系统的基本结构进行研究，从问题出发，提出了优化策略。

关键词：档案资料；现代化管理；优化对策

当今社会，国家高度重视档案工作对各项事业建设的重要作用，修订完善了《档案法》，档案管理工作正朝着规范化、数字化的方向发展。当前，我国档案资料中的数据信息呈爆炸式增长，档案管理的难度越来越高，这就要求档案管理部门引入新型的管理理念和管理手段，全面提高档案资料查找、记录、整理的效率，使整个流程朝着一体化方向发展，提高档案管理水平。通过采取现代化的档案管理模式，档案管理部门能够与其他部门实现信息资源高效共享，全面改善档案工作的开展情况，对档案资料的价值进行深度挖掘，因此，对现代化的档案管理工作进行研究非常有必要。

一、档案管理现代化的基本要求

1.引入信息化管理手段

现代化的档案管理是相对于传统管理模式而言的，信息化管理手段是档案管理现代化的基本要求，工作人员需要在档案管理方面引入现代信息技术，积极搭建信息化档案管理平台，完善档案资源建设，为档案管理工作奠定坚实基础。例如，在档案资料收集中，档案室对相关资料的接收可以通过光盘、软盘等来完成，如果档案管理部门和其他部门可以共享档案数据，且单位内部实现计算机联网，就可以通过互联网完成档案资料接收，全面提高档案管理的信息化程度。总之，档案管理部门需要在档案管理手段上进行改进，优化硬件设施和软件，强化信息共享，促进档案资料的应用。

2.制定标准化管理要求

在以往的档案管理工作中，有关部门忽略了档案管理制度的重要性，导致档案管理工作比较混乱，主要体现在档案资料收集不全面、档案分类保管不清晰等方面。在新形势下，档案管理工作的标准必须更加清晰、明确，管理人员需要在档案管理标准的制定方面与时俱进，引入新思想，让档案收集、整理、鉴定、保管等工作依照全新的标准开展，全面优化管理效果。在具体操作中，领导者需要制定规范化的档案管理标准，不但要对档案管理人员进行管理，还要对信息化平台的使用、存储设备等进行管理，提高档案管理流程的规范化水平。例如，在档案资料存储上，工作人员需要了解档案存储制度，运用磁带、光盘、软盘等工具科学保管不同的档案资料。此外，管理者还需要对电子档案的专用库房制定管理制度，配置除尘、防尘、防高度磁场的设施，对内部的温度和湿度进行控制，避免电子档案损坏。

3.应用自动化管理模式

在信息技术的支持下，档案管理工作的自动化程度越来越高，很多需要人工处理的事务都可以通过信息科技实现自动化处理，不但提高了档案收集和整理效率，还能增强档案资料的应用效果。例如，在档案资料整理中，计算机可以自动完成案卷质量检查、全宗内单份文件分类、排列，大幅度提高档案管理的自动化程度，降低工作人员的负担。另外，在档案编目与检索方面，电子档案可以任意进行分类和排列，可以大大简化编目工作，工作人员可以利用计算机设备考录每份文件的著录条目，自动形成数据库，方便后期的档案检索。

二、档案管理信息化系统的结构

为推动档案管理工作的现代化发展，管理部门需要充分利用现代信息技术和新型的硬件、软件设备，构建信息化管理平台，将存储管理、查询管理、安全管理结合起来，方便各类档案资料的收集、整理、检阅，提高档案应用效果。为融合现代信息技术，推动档案管理方式走向智能化、数字化，技术人员需要积极开发档案管理系统，并对系统进行不断优化和更新，做好前期准备工作。

1.档案存储管理系统

档案存储管理系统能够为档案资料提供集中存储平台，简化管理操作，提高档案存储效率。档案存储管理系统的功能包括文档信息收集、档案移交、档案借阅等，工作人员可以利用该系统对档案资料进行自动编码、自动分配以及自动归档，全面提高档案存储工作的自动化水平。档案存储管理系统拥有庞大的存储空间，能够收集海量信息，对不同的档案进行分类，突破传统的档案存储方式，为工作人员带来更多便利。此外，依靠存储管理系统，檔案管理人员可以第一时间发现档案资料中的问题，快速纠正错误，最大程度避免工作失误。

2.档案查询管理系统

在现代化的档案资料管理中，档案查询管理至关重要，只有从技术层面构建档案查询管理系统，为档案利用奠定坚实基础，提高查询速度和准确性，才能充分利用档案，发挥档案资料的价值。基于档案查询系统，管理人员可以结合具体的工作需求快速调阅档案资料，实现快速查询。在具体操作中，工作人员需要利用计算机平台登录档案查询管理系统，然后进入要查询的档案库，输入检索条件，选择查询方式，通过题名、文号、时间等进行检索，最终浏览或下载档案资料。

3.档案安全管理系统

档案安全管理系统在整个信息管理平台中处于重要地位，该系统能够提高档案资料的安全性，对档案资料管理平台进行实时监控，及时发现问题并发出警报。在档案管理现代化的进程中，很多资料都通过互联网进行传输，加大了档案管理工作的不安全因素，一旦档案管理部门内部的计算机、网络受到病毒或者黑客的攻击，就容易造成重要档案资料泄露。因此，档案管理部门需要高度重视档案资料的安全管理工作，通过维护档案安全管理系统、设置安全管理员等方法，对档案数据进行监督。为避免黑客或病毒攻击，档案管理人员还需要运用防火墙技术、身份认证技术等，对档案资料进行防护。

三、档案管理现代化的现状分析

1.缺乏现代化的档案管理意识

当前，我国基层单位在档案管理方面缺乏现代化的思想认知，依然采用传统的档案管理理念和管理方法，将档案管理与资料总结、记录等同起来，忽视了档案的应用，难以充分发挥档案资料的价值，这种思想会阻碍档案管理的现代化发展。此外，部分档案管理部门不能真正理解“现代化管理”的内涵，认为档案管理现代化就是使用计算机、光盘等进行档案资料存储、整理，忽视了信息技术在档案鉴定、保管、编目、检索等方面的应用。思想对行动具有重要的指导作用，如果不能从根本上解放思想，就无法真正打破落后的档案管理模式，信息技术只能以辅助工具的形式存在，“互联网+”的理念也难以融合到档案管理体系中。

2.档案管理的设备和技术落后

先进技术和设备在档案管理现代化建设中至关重要。当前，一些基层单位尚未配置智能化、信息化的档案管理设备，计算机的数量不足，其他方面的基础条件太差，存在工作不规范、不标准的问题，直接影响档案管理工作的现代化发展，甚至还会阻碍档案事业的健康运转。在档案管理工作现代化发展中，管理部门不但要完善相关设备，还要对管理技术进行优化，搭建完善的信息化管理平台，如果资金、设备、技术存在不足，就只能纸上谈兵，无法将档案管理现代化建设付诸实践。

3.档案管理的标准化程度不足

在档案管理工作现代化发展中，标准化、规范化的管理要求至关重要，只有制定明确的档案管理标准，完善规章制度，才能为档案管理工作的现代化发展奠定坚实基础，合理划分管理责任，解决以往档案管理中的问题。当前，很多基层的档案管理部门尚未制定管理标准和管理规范，在档案管理工作中还存在很多问题，主要体现在资料存储不合理、分工不明确、档案调用过于随意等方面，这些问题会给其他工作带来不利影响，甚至还会造成一定的经济损失。在档案管理的实践工作中，管理制度模糊、部门责任不清晰、管理方式混乱等都会阻碍档案管理工作的现代化建设，需要进行调整和改善。

4.缺乏档案管理的现代化人才

档案管理工作的现代化发展对人才的要求较高，管理人员不但要掌握基本的档案管理知识和业务技能，还需要具备高超的信息素养，在工作中科学应用各类软件，对档案信息资料实施安全防护。当前，很多负责档案管理的工作人员缺乏信息化意识和信息技术操作能力，对计算机以及档案管理软件不够熟悉，抗风险的意识较差，工作效率较低，容易产生工作失误。在人员培养方面，很多档案管理工作者没有经过系统化的培训，只简单接受了档案收集、整理方面的培训，理论知识和实践能力有所欠缺，在工作中经常出现专业性错误，阻碍了档案管理工作的现代化发展。

四、提高档案管理现代化水平的有效策略

1.解放思想，树立现代化管理意识

在新形势下，基层档案管理部门必须要解放思想、实事求是，树立现代化、信息化的档案管理意识，让“互联网+”融合到档案管理工作的各个流程中，实现全流程的现代化建设。在以往，部分档案管理部门的领导者忽略了现代信息技术对档案管理的辅助作用，在思想认知上没有充分认识到档案管理信息化发展的重要意义，满足于档案不丢不损的状态，造成档案管理工作严重落后，不利于新型工作方式的推进。面对传统档案管理中的不足，领导人员需要审视新情况，转变思想观念，建立档案管理新模式和新方法，在传承基础上进行发展，一方面，要保留传统工作中的有利思想和宝贵经验，另一方面，还要更新工作方法和工作模式，从宏观角度规划档案管理现代化建设。总之，基层单位需要打破传统认知，创新思维模式，对档案管理工作的模式进行创新，从不同的管理环节出发，加强档案管理工作的现代化建设。

2.加大投入，优化管理技术和设备

为提高档案管理的现代化水平，档案管理部门需要对信息技术进行革新，引入先进设备，提高档案管理效果。首先，管理人员需要按照档案管理工作的实际需求购入计算机、U盘、智能密集柜等设备，完善现代化管理的库房，这是做好档案管理工作的基础。其次，管理人员还需要构建完善的“智慧数字档案馆系统”，搭建档案管理现代化平台，通过智慧平台做好档案资料的收集、存储、整理、查询、调用等工作，改进档案管理的工作方式，提高工作效率。最后，管理人员还需要加大技术投入，从技术上重点突破档案信息保护难题，全面做好档案资料防护，避免重要数据丢失。为达到这一目标，技术人员需要致力于新型防火墙技术的开发，应用不同类型的病毒查杀软件，对重要的档案资料信息进行加密，从技术层面进行全面优化，确保各项档案保护措施的落实。总而言之，档案管理工作的信息化发展离不开新技术和新设备的支持，管理人员需要加大资金、设备、技术的投入，既要提高档案管理工作效率，又要做好档案数据防护，提高档案管理成效。

3.思维革新，制定现代化管理标准

为更好地发挥现代化管理模式在档案管理中的作用，提高档案资料管理水平，档案管理部门需要做好总体规划，坚持走标准化道路，着眼于当下存在的档案资源重复开发、档案管理标准不统一等问题，从制度方面进行调整，全面提高档案管理工作的现代化水平。当前，我国已经制定了《档案著录规则》，档案管理单位可以在此基础上制定档案管理信息化平台的操作规则、档案安全防护规章制度等，结合新的档案管理系统制定相关要求，提高档案整理效率，规范档案资料的使用。在实践中，领导人员可以结合档案管理现代化工作的具体要求制定相关制度，规定不同部门分工，完善档案管理流程，为档案资料的收集、整理、调用等工作提供指导。作为档案管理部门的领导，需要提高对档案管理工作的重视力度，制定完善的档案管理机制，迎合现代化的档案管理趋势，构建富有实效性的档案管理系统。

4.培育人才，打造高标准人才队伍

人才是档案管理现代化发展的基础，只有高度重视人才培训，提高人才的档案管理能力和信息技术水平，才能更好地发挥现代信息技术在档案管理工作中的作用，推动二者有机融合。为此，基层档案管理部门需要对档案管理人员开展系统化培训。在培训工作中，可以聘用专业的档案管理专家，通过理论知识讲授、现场培训教学、实操训练等方法对基层工作人员进行培训和考核，确保工作人员的理论知识达标。另外，档案管理单位还需要在培训中强化档案人员的风险防范意识和信息安全意识，通过案例讲授、经验交流等方法提高其維护档案信息安全的能力，避免档案管理人员在实践工作中出现专业性错误。此外，培训工作还需要重点抓住工作人员的信息技术，聘用专业的信息技术教师，从“互联网+”的理念出发，开发线上信息技术课程，还可以开展线下比赛，全面提高档案管理人员的信息素养，确保档案管理工作正常运转。总之，有关部门需要做好档案管理人才的培训工作，不断提高人才的综合素质，促进人才全面发展。

五、结束语

在新时代背景下，我国的档案管理工作还存在较多弊端，主要体现在档案管理意识落后、信息技术应用水平不足、制度和标准欠缺、人才匮乏等方面，这些问题都会阻碍档案管理现代化的发展，不利于档案价值的发挥。档案管理现代化是新形势下档案管理部门的工作重点，作为基层的档案管理机构，必须从思想意识、工作思维、技术设备、人才队伍等方面入手，推动档案管理工作的现代化发展。

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（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）