试论信息化时代医院档案管理工作的创新

秦占霞 董婉婷

摘 要：随着人们物质生活水平的提高，对于医疗服务也有更高要求，医疗管理以及诊疗过程都形成直接性医院档案管理数据，其保存的相关文字、图表、影像等有利于医院的可持续性发展，但是，传统的医院档案管理模式已经不能满足当前社会发展的需求，尤其是互联网技术的快速发展更给医院档案管理创新提供了重要渠道。本文以信息化时代医院档案管理创新的必然性作为切入点进行分析，结合目前医院档案管理工作所面临的障碍和困境，探讨信息化时代医院档案管理工作的创新举措。

关键词：信息化时代；医院档案管理；工作创新

在信息时代背景下，医院档案管理也朝着数字化方向发展，数字化管理可以有效节约医院的物理空间。同时，在信息传递、信息分享、信息检索等环节更具优势。面对时代的发展变革，医院档案管理应紧跟新技术形式，探索新技术应用路径，注重数字化档案管理的升级，让信息化档案管理事业可以更好地服务于医疗体系，只有深入分析信息时代医院档案管理创新的必要性，才能结合当前档案管理过程中的问题进行路径创新。

一、信息时代医院档案管理创新的必然性

1.数字化发展成为社会发展的必然趋势

随着我国经济高速发展，广大民众对于医疗服务也有更高的要求，很多医院每天都要接待大量的患者，医院的运营也会产生海量的数据，传统的医院档案管理模式大部分依靠人工操作，存在效率低下、信息不透明等缺点。信息技术的出现改变人们的生产、生活方式，医院可以依托网络技术对数据进行收集、整理、分析、共享，对于档案管理具有深远影响。据估计，未来医院的档案管理工作所面临的数据更加庞杂，为有效提升自身的运转效率，使用数字化技术已经成为未来社会发展的必然趋势，医院也需要紧跟时代脚步，在加快数字档案建设的同时，为智慧型医院的建设做好坚实基础。

2.传统的医院档案管理模式无法满足医院现代化发展的要求

目前，医院正朝着多元化综合诊疗服务模式转变，有助于提升医院自身的服务质量和服务效率。但是，综合医疗体系所包含的部门也更多，档案数据的产生大多集中在医务人员和患者两方面，加上各类医疗设备等，使得传统档案管理模式无法满足医院现代化发展要求。传统的医院档案管理方式效率低下，需要依靠人工进行数据整合，在长期的单一性劳作下，档案管理人员很容易产生疲劳，造成数据丢失和记录错误，如此一来就会降低后期的档案价值。档案管理的创新需要考虑现代化社会的高速运转性，构建信息框架不仅能够对数据进行归类和纠偏，在后期调用时也更加便捷，是提升医院整体运转效率的重要手段。

3.创新档案管理模式关系到医院服务质量

从以往的社会发展经验来看，技术与人才是医疗事业主要的两大推动力，医院档案管理工作内容较为繁杂，采用信息技术不仅能够优化人才资源配置，也能将以往的诊疗数据进行整合，为后期的医疗服务提供丰富经验，使其呈现数据化发展趋势，促进档案管理工作的质量提升，进一步作用于医疗服务事业。例如，利用大数据和云计算技术可以将医院的海量数据进行整合，并在云端进行数据分析，不仅有效避免人为因素的错误，还能实现信息统筹管理，对于提升医疗服务质量具有深远的影响。

二、信息化时代医院档案管理工作创新所面临的困境

1.对于数字化医院档案管理认知不足

计算机及互联网技术改变着人们的生产生活以及学习方式，但是，在人们的传统印象中相关技术仅仅是对纸质档案的电子化转换以及录入存储，可是在信息化时代的数字技术应用已经远远不止于此。目前，很多医院仍采用传统的档案管理方式，包括文字管理、数据化转换等初级阶段，其实，在电子化档案管理过程中可以将人事、财务、行政、诊疗、反馈等多个环节进行融合。一方面，部分人员思想未能转换过来，另一方面，数据化档案管理创新模式还需要培养专业化人才。因此，医院档案管理创新工作仍处于起步阶段。

2.医院档案管理人员素质有待提升

我国走过了社会高速发展的40年，前期的经济增长速率较高，也让很多人产生惯性思维，认为医院档案管理工作更擅长利用传统模式进行推进，对于现代化数字技术认知不足，因此，也不具有现代管理经验，尤其缺乏互联网以及大数据方面的知识。医院档案管理人员普遍年龄偏大，对于大数据以及网络技术如何运用并不熟悉，而对于传统档案管理更加轻车熟路，所以，在思想认识上也不愿意主动改变。另外，医院档案管理信息化工作创新，需要进行宏观性的框架设计，由各个部门进行协同合作，医院缺少相关技术人员，因此，在管理创新方面仍不足。

3.缺少专业化的数字档案管理平台

互联网技术具有革命性的功能作用，是未来社会改革的重要工具，我国在软件应用领域处于世界领先地位，尤其是大数据和云计算技术，通过自主技术研发已经取得傲人成绩，并在相关创新领域中有较好的实践应用经验，但在传统行业中正处于探索阶段。从技术角度而言，医院档案管理工作进行数据化框架创新并不难，但是，由于医院档案管理工作所包含的内容较为繁杂，不是一蹴而就所能完成的工作任务，而是要根据不同医院的运行情况进行宏观框架制定，在此道路上很多医院进行开创性的探索研究，但还缺乏统一化、专业化的数字档案管理平台。如果任凭所有医院进行自主研发，则可能造成数据对接困难，不利于我国构建统一化大市场的发展需求。医院档案管理工作必须依靠专业化的数据平台进行自我优化与调整，但是，很多计算机程序员并不具备医院的工作经历，往往凭借主观意识设立数据框架，在医院实际使用中并不便捷，因此，构建专业化的数字档案管理平台是打造智能化医院的重要基础，只有将医院工作内容、工作程序与网络技術进行多角度融合，才能促进医院良好发展。

4.数字化档案管理的安全性有待完善

数字化档案管理模式虽然可以极大程度上提高工作效率，降低物理存储量空间，但是，数字化档案的安全性是社会广泛关注的问题，档案信息系统包含的内容很多是隐私性数据，需要防止档案信息系统与一般性的网络环境相混杂。目前，各地医院开发的档案管理系统在使用方面并不规范，很容易由于交叉网络造成系统病毒感染，一方面，要结合软硬件的应用特点进行网络主动安全防范，另一方面，则应加强工作人员的综合素养，针对系统安全漏洞进行客观防范。从目前来看，数字化档案管理的安全性还有待提升，尤其是系统外部可以随意插接U盘等，这很容易带来安全隐患，造成数据丢失或被篡改。

三、信息化时代医院档案管理智能化建设的重要性

1.促进医院科学决策

在人们的传统印象中，数字化档案管理仅仅是对数据本身的储存和调用，但是，通过观察医院日常工作内容可以发现，档案管理与医院的很多决策息息相关，尤其在一些重大政策方面的调整，关系到医院的未来可持续发展。传统的医院决策大多以管理者的以往经验作为判断依据，而智能化的医院档案管理可以为决策者提供更多的数据基础，能够通过多维度进行数据对比分析，给出智能性意见，为管理层的相关决策提供信息支持。

2.提升档案管理效率

智能化是现代医院档案管理工作的必然发展方向，科技的力量也能推动医院档案管理工作进行自我完善，减少传统人工劳动强度并能将复杂的数据进行统一整合以及对比分析。数字化技术虽然能提升档案管理效率，但是，也需要具有一定精密性和智能性的分析系统，要求相关程序开发者深入医院内部进行调研与观察，并由多个医院部门进行配合，给出意见，让网络技术与各部门的实际需求相关联，尤其在各个部门信息交流环节要充分利用数字化技术打通障碍与瓶颈，防止发生信息不对称的问题，以此提高医院档案管理工作的质量。

3.实现信息资源共享

传统医院档案管理工作大多以纸质卷宗形式进行保存，很多医院也在积极探索档案数字化的发展路径，但是，整个过程较为艰难，还需要注重智能化技术的合理运用以及渗透，如此不仅能够有效降低未来医院档案管理成本，还能提高档案管理的工作效率。数字化、智能化技术不仅能够通过数据分析全方位地了解医院的档案管理现状，还能将纸质文本进行扫描利用，对于未来医院可持续发展具有建设性意义。但是，医学的发展需要大量的数据作为支持，以往的医院档案管理仅是内部进行数据流转和经验交流，采用信息化技术可以实现信息资源共享，不仅在不同医院之间进行信息分享，还可以跨国家、跨地区进行资源优化，利用网络技术特点不断丰富数据库资源，根据社会发展形态以及医院实际的运行情况进行信息补充，为未来智能化医院建设提供有效的数据引导。

四、信息化时代医院档案管理工作的创新思考

1.提升信息化技术在思想认知层面的重要地位

信息化时代医院档案管理工作的创新，不仅仅要从技术方面考虑，还要通过提升信息化技术在思想认知层面的重要地位，促进档案管理工作效能提升。首先，大部分医院已经使用计算机对档案内容进行录入和整理，但是，未能发挥出数字化档案的潜在价值和优势，在网络技术加持下数据可以在患者和医院之间构建起虚拟的沟通桥梁，可以针对患者需求进行数据模拟分析，为医生决策提供更好的数据经验，而且在医院行政管理方面也可以充分发挥数字档案的优势，为医院人事决策以及部门沟通等方面提供数据分享途径。其次，数字化是未来医院发展的必然趋势，因此，医院管理层应注重网络数据相关技术的深入学习，可以定期组织人员对数字化档案管理工作内容进行深入浅出地学习和探讨，在潜移默化中提升影响力，在医疗管理改革方面为未来医院数字化档案管理做好铺垫。最后，网络技术人员虽然能为医院数字化档案管理工作提出可行性方案，但档案工作的改革和创新还要以医院人员内部为主，因此，档案管理部门应组织人员进行学习性讨论，内容包括如何将数字技术与目前工作进行有机融合，既要有效降低人工操作强度，也要注重数据的安全性以及流程的简化性。

2.建立健全医院数字化档案管理制度

虽然数字化档案管理模式并不完全依赖人工进行细节勘验，但是，还需要从未来发展角度考虑，建立健全医院数字化档案管理制度。首先，医院档案管理人员应在宏观角度分析传统档案管理的弊端，并提出数字化技术的应用优势，在完善档案管理过程中，探讨如何将数字化技术与传统档案管理方法进行融合，尽可能地对档案管理进行功能拓展，强调部门与部门之间的紧密联系。其次，在制定档案管理制度方面要注重科学性和合理性。最后，医院数字化档案管理制度并非一成不变，而是在发展中以弹性方式互相借鉴，因此，要加强医院与医院之间、地区与地区之间的借鉴与学习，定期组织线上经验交流，针对服务功能开发模块进行探讨，为医院提供最优化的对应路径。

3.开发和建立标准统一的档案管理平台

医院的档案管理主要包含患者和广大职工两大部分。患者方面，医院每天接待海量人员，面临着巨大的工作压力，同时，因为患者可能在不同医院进行重复检查，因此，开发和建立标准统一的档案管理平台尤为重要，不仅可以让各个医院之间信息交流和对接更具便捷性，也能减少患者的看病成本，通过互联网技术构建档案管理平台，可以对数据进行整合、优化以及传递分享。一方面，医院可派遣档案管理人员，在深入软件开发工作过程中进行学习与观察，探讨建立统一标准化平台需要考虑的内容，集思广益，促进医院所有部门以及不同医院之间的信息对接融洽度；另一方面，医院自身也要考虑档案管理数字化发展的长期路径，应注重复合型人才的培养，既可以从内部选拔青年才干，也可以从各大高校引入技术人才，为平台建设储备人才。

4.借助大数据及云计算技术进行档案管理创新

信息化时代是信息技术日新月异的时代，是信息产生价值的时代，是信息数据的存储、分析、利用手段创新运用的时代。信息化时代的来临极大地改变了人们的生活、学习与工作方式。由于医院档案管理工作涉及医疗业务、行政管理、科研教学等多个方面，需要对海量的档案数据进行有效的收集、整理、存储、共享和利用。而大数据及云计算技术是信息化时代最重要和最有前景的技术之一，其在医院档案管理中有着广泛而深刻的应用。首先，大数据技术可以通过建立海量医疗数据库、网络信息共享、数据实时监测等方式，为国家卫生综合管理信息平台、电子健康档案资源库、国家级卫生监测信息系统、妇幼保健业务信息系统、医院管理平台等提供基本数据源，并提供数据源的存储、更新、挖掘分析、管理等功能。其次，云计算技术可以通过云储存技术实现不同的医疗机构之间病历信息共享，使诊断医生通过双方身份验证，在系统中添加或变更病历信息，并实现多方采用。云计算技术还可以通过云服务技术为医院提供各种专业软件和应用程序，如电子病历系统、远程会诊系统等。例如，北京协和医院的医疗大数据平台，该平台利用云计算技术，对数据进行自动化采集、关联整合、标准化处理以及便捷化检索分析，构建临床大数据知识图谱及推理引擎，为疾病诊断、治疗、预防等提供科学依据和辅助决策。这两种技术是目前的互联网行业发展热点，不仅提高医院档案管理工作效率和质量，而且也为患者提供更便捷和安全的就诊服务。

五、结语

综上所述，在信息时代背景下，数字技术正在逐步改变着社会发展形态，相关医院工作人员应充分意识到现代医院档案管理创新的必然性，同时，也要考虑目前医院档案管理工作创新所面临的困境，结合数字化发展趋势，通过构建智能化档案管理体系，为医院科学决策提供数据支持，提升档案管理效率，并实现信息资源共享。在工作创新方面则应考虑新技术、新理念的渗透与执行，建立健全完善的医院档案管理制度，通过建立和开发档案管理平台促进数据的执行统一化，合理使用信息数据技术，以此促进我国医疗体系的高质量发展。

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（作者单位：1.山东省职业卫生与职业病防治研究院；

2.济宁市第一人民医院）