新时期流动人才档案管理问题及对策探析

摘 要：由于我国人才流动越来越频繁，人才的流动大大推动了社会的进步和发展，但是，也给传统的档案管理工作带来新的问题与挑战，流动人才档案管理问题层出不穷，而且呈不断发展的趋势。流动人才档案管理的问题，给干部人事制度改革带来新的问题，如果不能认真研究，妥善解决，将会制约人才资源的挖掘和充分利用，阻碍生产力发展。作为档案管理者，需要认真面对新时期流动人才档案管理存在的问题并积极研究解决，适应新时期社会发展的需要。因此，针对流动人才档案管理的现状进行综合分析，制定一系列对策来解决档案管理常见问题，从而改善流动人才档案的管理现状，有利于提高档案管理的服务质量，实现人才开发。

关键词：新时期；流动人才；档案管理；存在问题；解决对策

在市场经济环境下，传统的人事档案管理制度遇到了一定的阻碍，人才流动给人事档案管理也带来了新的挑战。首先，我国传统的人事档案管理秩序被打乱了；其次，人事档案管理主体发生变化，出现鱼龙混杂的情况；最后，人事档案管理的内容和材料发生变化，不够规范。在人才流动下的人事档案管理主要遵循着整体化管理、社会化管理、法治化管理的原则。国家档案管理部门要针对人才流动问题进行规范，完善流动人才档案管理办法。我国自改革开放以来，人才流动最大的表现就是大量人才从乡村聚集到城市，人才的流动频率明显提高。在市场经济环境中，人才流动带来的档案管理问题需要引起高度重视。为了促进我国人才战略顺利进行，就要针对人才档案管理中存在问题进行研究。

一、流动人才档案管理的特点

加強流动人员以及流动人才档案管理是新时期背景下社会发展的必然要求。分析流动人才的档案管理包括以下几个特点：一是社会性。流动人才档案工作就是为流动人员提供服务的公益性部门，提供服务也是社会公共服务，从此可以看出流动人才档案管理工作具有社会化的特点；二是广泛性。流动人才的不稳定性，导致其单位变化频繁、经历复杂，涉及区域较多，这就要求在档案管理中做好详细的信息收集、保管和鉴定。因此，流动人才档案管理工作具有广泛性的特点。

二、人才流动给档案管理工作带来的问题

目前，我国档案管理制度来源于20世纪中期的计划经济体制，也是新中国成立依据计划经济、干部人事管理等实际情况制定的管理手段。改革开放以来，在市场经济的推动下，城乡经济体制被打破，随着教育、市场、城市化等因素的叠加，人才流动让很多人员从单位人变成了自由人，人事档案对于自由人员的管理价值明显降低。

1.人事档案管理制度被打乱

从《档案法》规定来说，人事档案作为国家档案的一部分，在法律角度方面具有强制性、权威性、客观性的特点，档案是在特定的人事环境中产生，通过对人才身份、学习履历、工作情况、德才表现等调查形成的资料。随着社会发展，我国人事档案依然延续传统的档随人走、非法定事由和法定人员不得调取、查阅个人人事档案等管理要求。近几年来，由于人才流动问题，产生了很多弃档、档案造假等问题，档案管理制度被打乱。

2.人事档案管理主体发生变化

从人才利用方式来说，行政编、事业编、人事代理、劳务派遣、自由从业是人才流动的常见类型，多样化人才利用方式造成我国人事档案管理出现了鱼龙混杂的情况。不同人才在流动中由于档案管理的主体为国家、用人单位、人才服务或劳务派遣机构等，缺乏一个完善、集中的档案管理模式。国家档案局在颁发的文件中提出，具有人事管理权限的主体为党委组织部门、政府人事部门和所属人才服务中心等，不过，实际情况是受到档案体制改革落后、执法检查不严等问题影响，我国人事档案管理较为复杂和混乱，整体的管理格局无法得到保障。

3.人事档案内容、材料丢失问题较多

人才跨区域流动、跨行业流动和跨职业流动都给人事档案管理的规范性造成影响。比如，某人才可能先后在民营企业、国有企业、事业单位、行政机关工作过，那么，档案资料的格式就不够统一、内容不全、重要档案会出现丢失。甚至一些人才的档案管理出现漏洞，档案就会出现造假、材料错装、资料漏装等问题。

4.人事档案管理内容不规范问题需要关注的要点

（1）人事档案资料。人事资料要审核其是否完整，观察档案内容是否客观且真实，干部信息是否真实、准确；（2）工作履约信息。工作经历材料是否完整且规范；（3）档案资料规范性。档案中是否有错装、混装的情况。（4）三龄两历一身份。对人才的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、职位职称、干部身份等信息进行专项审核。

三、人才流动下的档案管理原则

根据相关机构的统计，我国70后、80后和90后人才从一个单位就业到离职的平均时间分别为4年、3.5年、19个月。95后则是7个月甚至更短就会换工作，人事档案也随着人才流动而出现人档分离、死档等问题，有些档案管理机构的弃档率在30%以上，因此，在人才流动下的档案管理工作要秉承以下几点原则：

1.整体性治理的原则

在人才流动的背景下，人事档案管理机制呈现碎片化、分散化的特点，因此，必须采取整体化治理的手段，在现有人事档案管理体制的基础上，通过统一组织形态、以结果为导向的组织目的等手段解决管理体制分散问题。通过整合管理手段，提高档案收集、管理、保管、服务、移交等服务质量。整体性治理也提倡采用互联网、信息技术等，通过构建信息共享机制来提高人事档案管理水平。

2.社会化管理原则

人事档案社会化管理就是在市场人、自由人、人才流动假设的基础上，为了提高人事档案管理水平、避免人事档案管理不规范、不及时等问题，依赖于社会化机构等制定管理对策。近几年来，我国很多单位都已经采用社会化原则对人事档案的部分业务进行创新管理。比如，公立医院的人事档案管理与当地人才市场档案服务部门、政府档案业务管理部门等合作。在市场经济体制下，人事档案部分内容可以通过第三方外包、产学研协同等手段通过专业服务改善人事档案管理中存在的问题（见表1）。

3.法治化原则

档案管理专业作为公共管理的一部分，具有公共产品与公共服务的管理性质，人事档案管理需要纳入依法行政的范畴中。从整体角度分析，在人才流动下的档案管理创新，其本质就是分析如何依法实施人事档案管理手段，保证人事档案能够更好地适用于经济和社会事业的发展，只有加强法治化建设才能从本质上解决档案管理人员责任意识淡薄等问题。

四、流动人才档案管理存在的问题

1.档案材料的丢失、损坏问题

按照《档案法》要求针对不按规定归档、不按期移交档案等问题给予严厉处罚。档案管理的社会问题也促使高校、企业单位甚至政府部门采用柔性化的用人机制，最快时间内为推动单位发展引入高精尖人才，为流动人才调档工作开启绿色通道，简单来说就是允许人才在原单位不用办理离职手续，也不需要调转人事关系，转变了传统的人事档案管理流程，重新进行个人档案和构建人事关系，但是，这就导致原单位出现了有档无人，现单位有人无档的情况。根据《档案法》的要求，对于档案人员疏忽造成档案丢失、损坏的问题要给予一定的处罚，人事档案对人才来说非常重要，与流动人才的深造、晋升、人事调动等都有密切的关系，流动人才的人事档案一旦出现损坏和丢失，就会给其工作发展造成极大的阻碍。

2.档案信息的造假问题

在《档案法》中对伪造、篡改档案等行为要给予处罚。由于一些单位的档案管理流程不够规范，特别是人事档案重建中档案造假情况比较突出。比如，单位常见的“三龄两历”问题，人才的年龄越填越小，参加工作和入党时间越来越早，学历越来越高。近几年来，学历造假、冒名顶替、简历造假等问题，体现出档案信息造假问题的严重性。档案造假不仅会影响人员与岗位之间的匹配，也影响单位在社会中的形象。

3.档案管理不够完善的问题

在人事档案管理中，保管低端劳动力、高端技能人才档案的劳动市场与人才市场出现交叉的情况，人事代理機构只能完成静态的档案管理，无法开展系统管理。从人事档案的信息化建设进程来分析，对人才生活、履行公职、诚信守法等方面的资料收集不完善，从而很难形成对人才进行有效评估的资料。人事档案与信用档案联系不紧密，人事档案无法给考核部门提供客观的依据，在选拔优秀人才时也就无法奠定良好的基础。

五、流动人才档案管理的对策

1.人才流动背景下档案的社会化管理

在传统的人事档案管理阶段，人事档案管理机构需要严格做好档案信息的保密。随着社会经济发展，人员社会属性也出现了变化，人才与单位解除劳务合同就回归社会。人事档案的管理要具有社会化属性，改变传统档案管理的封闭式管理模式，从而实现信息共享，更好地适应社会发展，也符合人才流动背景下对档案管理改革提出的要求。第一，构建社会化人事档案管理机构。社会化人事档案管理机构，为社会组织、单位、个人提供人事代理服务，实现对人事档案和信息的整合，从而开展人事档案的社会化管理。社会化人事档案管理机构需要对社会外界进行开放，合法组织、单位和个人都可以通过社会化人事档案管理机构进行档案的查询和应用。在社会主义市场经济环境下，构建社会化人事档案管理机构更加适用于人才流动的现状，通过该机构为档案管理提供专业且规范的服务，解决用人单位的困难。同时，通过人事档案管理机构也能解决就业人员人事档案无人管理的问题。第二，构建全国性人事档案信息网络平台。通过先进计算机技术、储存技术、网络技术构建人事档案信息网络平台，实现对档案的社会化管理，完成档案资源的共享。不同的人事档案管理机构通过网站的形式与社会连接起来，通过平台构建实现对人才资源的一体化管理，提高人事档案管理水平。社会群体通过这一平台能够进行档案资料查询，解决人才流动下人事档案利用困难的问题。

2.人才流动背景下完善档案管理服务

人事档案构建的意义是为了保证人享受法律、法规赋予的社会权利，并不是用于限制人才流动、限制人才就业的手段。因此，传统的人事管理服务要顺应时代变化进行改善，从人才发展角度提高人事档案服务质量。第一，构建人事档案管理服务理念。传统的人事档案管理服务理念不符合市场经济发展需求，人才若是出现流动，那么，保管人事档案就失去了意义。因此，要秉承“以人为本”的理念，促进人事档案管理服务理念的创新，保证人事档案更好地服务于人事管理，为人才价值的体现提供更好的服务。第二，规范人事档案管理服务。人事档案中记录人才的经历、学历、政治面貌、道德品质等，也是人才流动的重要凭证。通过人事档案，流动人才的权益也得到了保障，有更好的发展空间。通过立法来构建流动人才人事档案管理服务模式，促进服务模式各项法律、法规的完善，也能强化人事档案管理人员的职责，为用人单位人事档案管理工作开展提供指导，防止任何组织或个人通过人事档案来限制人才流动。

3.人才流动背景下建立人事档案管理团队

档案管理人员是开展档案管理工作的主体，在人事档案中发挥着重要的作用。档案管理人员的综合素质直接关系档案管理质量，在人才流动的背景下构建档案人才服务团队，致力于提高管理人员的专业素养和专业技能，能够促进档案管理工作效率的提升，对规范档案工作的开展有重要意义。第一，要致力于提高档案管理人员专业素养和工作能力。档案人员要依规依法、恪守自身职责，不可随意涂抹、更改他人的档案信息，避免档案资料发生丢失和损坏。第二，档案人员除了需要用简单精练的语言来总结档案内容，还要具备专业的档案管理知识，要对图书馆学、情报学等有一定了解，从而提高档案管理的质量。

六、结语

社会经济的发展和人员流动导致人事档案管理存在很多问题，在人才流动背景下档案管理规范性受到极大冲击，传统的人事档案管理模式已经无法满足新时期人才流动环境对档案工作的要求。通过合理的档案管理能够为社会提供优质的人事资料，从而加强对流动人才规范化管理。在经济社会大环境下，人事档案管理发展就是秉承“以人为本”的原则，将人作为一种资源进行管理，在人才流动频繁的环境下，人事档案管理要重视人才发展，通过转变传统人事档案管理的不足，保证档案真正为人才发展奠定基础，同时，也能够更加符合国家的人才强国战略需求，在人才流动背景下，也能提高我国的档案管理水平。由此可知，要加强各档案管理部门之间的协调与沟通，调动各部门的积极性，保证档案管理工作更加顺利、有序开展。

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作者简介：杨建伟（1976—），男，汉族，山东嘉祥人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。