医院综合档案数字化建设的应用

孙宏

摘 要：在医院传统档案管理过程中，主要以管理纸质档案为主，档案查询的复杂程度比较高，医院综合档案管理效果不理想。在信息技术高速发展的新时代背景下，对医院综合档案管理工作提出了更高要求。因此，在开展医院综合档案管理工作时，应该积极利用信息化手段，结合实际情况开展医院综合档案的数字化建设，提高医院档案管理的科学性与有效性，进而推动医院的长远发展。

关键词：医院综合档案；数字化建设；应用

通常情况下，医院的综合档案管理主要包括病案档案、人事信息档案、图像档案、会计信息档案等，医院内的档案资料不仅能够精确记录医院的历史信息，确保临床治疗工作有序开展，还能帮助负责人全面掌握医院运行过程中的各项数据和信息，为后续决策提供参考，对医院的运行与发展起着不可代替的作用。积极利用信息技术开展医院综合档案数字化建设，能够有效解除纸质档案的限制，做好信息备份，确保档案信息的完整性与准确性。

一、医院开展综合档案数字化建设的现实意义

所谓的医院综合档案数字化建设，就是将传统的管理模式转变为文档一体化的管理模式，有效解除传统档案管理模式的限制，更全面地对医院档案信息进行控制。从实际情况来看，医院开展综合档案数字化建设的意义主要表现为以下几方面。

1.為医院管理者的后续决策提供参考

一般情况下，医院综合档案中包括医院科研、治疗方案等信息，由于医院档案资料具有较高的使用价值，必须加强对档案信息的保护，开展医院综合档案的数字化建设，能够系统地整理与归纳各类档案，为医院管理者的后续决策提供有效参考。同时，实施医院综合档案数字化建设，还能够总结临床治疗的相关经验以及医院运行经验，为医院科室人员查找档案资料提供便利，以免出现医疗事故与决策失误的现象。

2.实现医院档案信息的集中控制与管理

医院在实际运行与发展过程中，会积累大量的档案信息，随着医疗卫生体制改革，医院内部的档案数量显著提升，档案管理的难度随之增大，直接增加了档案管理人员的工作压力，对医院综合档案管理工作造成不利影响。从实际情况来看，由于医院档案包括的内容比较多，且某些大型医院已经在各地增设了分院区，导致医院档案处于分散管理的状态。开展医院综合档案数字化建设工作，能够有效解决人力资源以及区域之间的局限性，将传统的分散型档案管理方式转变为集中档案管理，并结合档案特点建立专门的数字化管理模式，不仅能够显著提升医院档案管理的质量和效率，还能帮助医院管理者全面掌握各分院区的实际运行状况，加强对分院区的管理与控制。

3.全面提升医院档案管理水平

对医院来说，要想全面开展综合档案数字化建设，应该从技术、员工、设备和方法多方面入手，不仅要积极引入数字化建设所需的计算机设备，还应该利用先进的信息技术建立完善的档案信息管理系统，为数字化综合档案管理模式的顺利实施奠定坚实的基础。与此同时，在进行医院综合档案数字化建设过程中，医院还应该结合实际需求合理配置档案管理人才，完善档案管理流程，实现医院内部档案信息的共享，从根本上提升医院档案管理的水平。

4.有效提高医院档案的利用率

如今，在我国医院综合档案管理过程中，一般会利用磁带、录音带和光盘等形式来完成对声像档案的保存，但受储存方式的限制，此类档案的实际应用比较局限，导致档案信息的利用率不高。一方面，读取磁带的设备类型比较多，无法实现对声像档案的全面分析，不能切实满足医院综合档案数字化建设的需求。另一方面，随着科学技术的不断发展，一部分档案管理设备设施已经被淘汰，医院要想保证声像档案资料的完整性，就必须投入大量的资金维修与养护资料读取设备设施，造成不必要的资金浪费，对医院的可持续发展造成不利影响。开展医院综合档案数字化管理，能够借助模数转换的方式对医院声像档案进行收集，优化声像档案的读取方式，全面提升医院档案信息的利用率，推动医院的稳定运营与发展。除此之外，利用数字化综合档案管理方式，还能够减少档案管理人员的工作量，提高档案信息查询的准确性与高效性。

二、医院综合档案的特点概述

1.医院综合档案具有载体性的特点

在传统档案管理模式下，医院的档案信息一般都使用纸张进行保存，查阅档案资料时直接翻阅纸质档案即可。但由于医院档案信息量逐渐加大，再加上档案需要记录图像与声音信息，会用到磁盘或光盘为载体，对医院档案信息进行记录。在此情况下，要想查阅医院档案信息，就必须利用相关设备设施对光盘解码。通常来讲，纸质档案与数字化档案是医院综合档案管理中较为重要的载体，能够满足医院档案信息记录的需求，导致医院综合档案具有载体性的特点。

2.医院综合档案具有时效性的特点

将数字化技术与信息技术应用于医院档案综合管理中，就要求档案管理人员必须具备熟练掌握计算机技术以及数据库技术，能够及时查找与搜索查阅人所需要的档案资料，并能够结合实际需求完成远程监督管理，加强对医院档案信息的保护。与此同时，将传统的纸质档案转变为电子档案，能够最大程度上节约归档时间，提升了医院档案信息的时效性。

3.医院综合档案具有共享性的特点

在医院综合档案信息管理过程中，由于某些档案是以磁带或硬盘为载体的，所以，利用共享光盘或磁带的形式就能实现档案信息共享。与此同时，在医院综合档案数字化建设过程中，医院员工利用网络技术与医院信息系统，就能精确查找到所需的档案信息，避免对档案信息的修改与损害，确保医院档案信息的完整性与真实性。

三、医院档案管理数字化建设过程中存在的问题

1.档案管理人员的专业能力不强

从实际情况来看，大多数医院管理者将医疗水平与经济效益视为工作重心，往往忽视了医院综合档案管理工作，导致医院档案管理人员的专业水平良莠不齐。一方面，医院没有针对档案管理人员制定相关考核机制与奖惩机制，使档案管理团队的综合能力不强，甚至存在自由散漫的不良工作风气，对医院综合档案管理造成不利影响。另一方面，医院没有结合时代发展趋势引进计算机技术人才，技术人才的缺乏阻碍了医院综合档案数字化建设的步伐，限制了医院综合档案管理水平的提升。

2.医院缺乏健全的档案管理制度

在医院综合档案管理不断发展过程中，要优化与完善檔案管理的相关制度。但从实际情况来看，部分医院对档案管理工作的重视程度较低，没有建立健全档案管理制度与责任制度，对档案管理人员的约束力不足，管理工作没有依据，造成医院档案管理工作杂乱无章的情况，对医院的长远发展造成不良影响。另外，一部分医院虽然已经制定了档案管理制度，但在医院综合档案数字化建设的进程中，传统的档案管理制度已经无法满足新时代的档案管理工作，而管理人员没有结合实际需求优化与升级档案管理制度，导致档案管理过程中出现一系列问题。

3.档案管理的安全技术水平偏低

由于医院管理人员对综合档案数字化建设的认知不全面，在实际建设过程中没有积极创新安全管理技术，造成安全技术水平低的情况，无法全面满足档案管理的要求，难以保证医院档案信息的完整性。与此同时，安全技术水平对档案数字化建设具有直接影响，医院内部档案管理的安全技术水平不足，也会限制医院综合档案数字化建设的进程和效果。

4.信息管理系统的建设不完善

从价值方面来讲，医院综合档案数字化建设并不只是为了实现档案信息的采集与保存，最重要的目的是发挥档案资源的作用。要想充分发挥档案数字化建设的优势，医院内部应该建立完善的信息系统，以供管理者全面掌握医院的运行状况，为科室人员查阅档案资料提供便利。但从实际情况来看，由于医院缺乏高素质技术人员，再加上档案管理科室与其他科室的连接不密切，导致医院内部信息管理系统不够完善，无法为各科室提供优质的档案查询服务，影响了医院档案资源价值的发挥。

四、医院综合档案室数字化建设的优化策略

1.全面提升档案管理人员的综合能力

由于医院综合档案涉及范围比较广，档案信息量大，医院档案信息的重要性较高，要求档案管理人员必须具备过硬的专业技能和职业素养，确保医院档案的安全。与此同时，在开展医院综合档案数字化建设工作之后，对档案管理人员提出了更高的要求。因此，为确保医院综合档案的安全，医院应该加强对档案管理人员的重视。首先，医院应该广纳贤才，积极开展人才招聘，引进一批专业人才与计算机技术人才，不仅能够提高医院档案管理的质量，还能推动档案数字化建设的进程。其次，医院应该结合实际情况定期举办培训活动，帮助档案管理人员学习先进的管理技能与经验，并实行考核机制，从整体上提升档案管理队伍的综合能力。

2.建立健全档案管理制度

对医院综合档案管理来说，档案管理制度是开展档案管理工作的重要依据，也是确保医院档案信息安全的制度保障。由于传统的档案管理制度已经无法满足新时代的要求，医院应该结合数字化建设的需求建立健全档案管理制度，优化档案管理流程，规范档案管理工作内容，从根本上提高医院内部综合档案管理质量。一方面，在制定档案管理制度的过程中，医院管理者还应该根据档案数字化建设的需求完善技术规定，贯彻落实责任制度，明确档案管理部门人员的工作内容与具体职权，提高档案管理制度的完整性和有效性。另一方面，为实现档案信息共享，还应该结合实际情况制定完善的信息共享机制，逐渐推动医院档案管理数字化建设的进程，提升医院综合档案管理的效果。同时，在档案管理的实际工作过程中，应该积极利用档案管理制度对医院档案数字化信息进行监督与管理，确保数字化建设过程中医院档案信息的完整性与真实性，确保医院的稳定发展。

3.积极创新与升级档案管理安全技术

在医院综合档案管理数字化建设过程中，要想保证档案资源的安全，就必须创新与升级档案管理安全技术。在信息技术不断发展的新形势下，医院在开展档案管理数字化建设时，应该积极利用先进的大数据技术和安全防护技术等，使用安全防护软件对医院档案进行加密，以免出现信息被篡改或丢失的情况。同时，医院管理人员应该加强对技术研究方面的投入，提高档案管理安全技术的有效性与全面性，在保障档案安全的同时，提升档案数字化建设效果，为医院综合档案信息化管理提供保障。除此之外，在科技日新月异的新时代，计算机等硬件设备设施不断升级，医院还应该及时更新与升级计算机硬件设备设施，为全面实现医院综合档案数字化管理提供良好的硬件支持。

4.加强档案管理信息系统的建设

医院在进行综合档案数字化建设的过程中，除了要实现对现阶段档案信息的保存，还需要做好档案资源开发，利用信息技术建立完整的档案管理信息系统，加强档案管理部门与医院科室之间的联系。在档案信息系统建设过程中，应该将医院的科研成就、历史文化与病历信息保存在信息系统中，技术人员将各类档案信息归纳整理，建立档案数据库，为档案资料查询提供便利。值得注意的是，由于医院的大多数医务人员只专注于医疗工作，对档案管理信息系统的认知不全面，因此，档案管理人员应该为科室人员提供帮助，帮助他们全面了解档案信息系统的功能，充分发挥档案信息系统的作用，为后续医疗工作的开展提供资料参考，进一步提升医院的医疗水平与服务质量。

5.树立数字化档案管理意识

医院综合档案数字化建设的目的就是提升档案信息的利用率，在医院综合档案的管理过程中，档案管理人员应该树立数字化档案管理理念，不断优化档案管理模式。由于医院档案采集具有动态性的特点，医院的档案资源也会不断变化，档案管理人员应该利用数字化管理模式开展医院档案管理工作。与此同时，医院管理人员也应该加强对档案数字化建设的关注，引导医院科室积极配合档案数字化建设工作，增强档案管理部门与各科室部门之间的联系，全面提升医院综合档案管理的效率和质量。

6.加强档案查询与共享

加强档案查询和共享，是医院档案数字化建设的一个重要目标。首先，建立档案查询和共享平台。医院应该建立一个集中的档案查询和共享平台，以方便医务人员的查询和共享。该平台应该具备简便、易用的用户界面和高效的查询功能，支持多种查询方式，如关键词查询、病历号查询等。同时，平台还应该具备可靠的权限管理功能，确保档案查询和共享的安全性。其次，提高档案数字化质量。数字化建设应该服务于档案查询和共享。为了确保数字化档案的质量，医院应该建立完善的数据标准和规范，并制定数字化质量管理流程和标准。同时，医院还应该采用高效的数字化设备和技术，确保数字化档案的准确性和完整性。再次，建立档案共享机制。档案共享应该建立在信息安全和隐私保护的前提下。医院应该建立健全档案共享机制和管理制度，规范档案共享的流程和管理。同时，医院还应该明确档案共享的范围和条件，确保档案共享的合法性和合规性。最后，加强医务人员培训。医务人员是档案查询和共享的主要使用者，他们的数字化素养和操作能力直接关系到数字化档案的使用效果和效率。医院应该加强医务人员的数字化素养培训，提高他们的信息技术水平和操作能力，使其能够更好地使用数字化档案平台。

五、结语

综上所述，医院开展综合档案数字化建设不仅能够提升医院档案管理水平，提高医院档案的利用率，还能为管理人员的决策提供依据，对医院的发展起着不可代替的作用。但由于档案数字化建设对工作人员与安全技术的要求比较高，建设过程中仍然存在一部分问题与缺陷，医院管理者应该加强对档案管理数字化建设的重视，建立完善的档案管理制度，提升档案管理人员的综合能力，进一步推动医院档案管理的可持续发展。

参考文献：

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（作者单位：潍坊市中医院）