疫情常态化下高校档案云服务模式及策略研究

摘 要：疫情常态化防控为高校档案服务模式带来了机遇与挑战。高校档案云服务模式能够推进高校档案数字化转型，深化以人为本的服务理念，拓宽校史文化的传播渠道。云服务模式通常分为基础设施层、平台层和软件层三个层，需要配备与之相应的硬件设施、数据平台以及面向用户的终端软件。高校应在资金保障、技术支持、人员配备、制度建设等方面加大投入力度，实现疫情常态化下更加高效、便捷、人性化的档案服务。

关键词：常态化疫情防控；高校档案；云服务

高校自2019年新冠肺炎疫情发生以来，在教学和管理等工作模式上都发生了显著变化。对于高校档案部门来说，疫情带来的机遇与挑战也促使档案工作者对工作方式、服务模式进行深入思考。云服务模式能够最大限度地满足疫情常态化下利用者的需求，为档案利用者和工作者带来便利。

一、疫情常态化下高校档案服务面临的机遇与挑战

1.信息技术进步与应用为高校档案服务带來发展机遇

新冠肺炎疫情期间，对疫情的监测、追踪以及人们生活方式的改变促进了信息技术的进步与广泛应用。在新冠肺炎疫情预测、密切接触者追踪方面，大数据分析技术产生至关重要的作用，大大提升了疫情防控和复工复产的效率。同时，疫情催生和加速了网络直播、短视频平台的飞速发展。大数据分析技术、网络信息技术、云计算、区块链等信息技术的进步与广泛应用为高校建设数字档案馆、智慧档案馆以及构建云服务模式提供了实现的可能，带来了发展机遇。

2.疫情常态化下为高校档案服务带来巨大挑战

突如其来的新冠肺炎疫情，为高校档案部门传统的服务和管理模式带来巨大挑战，无接触式服务成为新型和主流的服务方式。高校封控管理期间，档案部门普遍暂停档案利用业务，采用电子邮件等远程办理方式，师生利用档案查询受空间和时间限制，难以满足多样化利用需求，大大增加了时间成本，档案部门的服务效率降低。由于利用者不能到现场利用档案，其身份认证存在潜在风险。此外，档案编研和宣传工作形式亦需加强创新，传统的档案展览等方式效果受限，档案编研和校史文化宣传工作遭遇瓶颈。

二、构建高校档案云服务模式的重要意义

1.整合档案资源，推进高校档案数字化转型

高校档案种类繁多，不仅包括反映学校管理工作的党群和行政类档案，还包括学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等档案。高校档案部门向利用者提供云服务，前提是整合馆藏档案资源，建立馆藏档案数据库，使数字资源可以在云端存储和利用。新冠肺炎疫情的常态化，不仅使高校档案部门加快对存量档案数字化、增量档案电子化的步伐，而且通过馆藏档案信息化促进档案服务的提档升级，推进高校档案数字化转型。

2.优化利用模式，深化以人为本的服务理念

云服务的最大优势是借助互联网，可根据不同的需求进行配置和扩展，大大减少了人力成本，服务方式更加灵活、便捷。疫情常态化下，高校采取措施减少校外人员流动，但师生校友的查档需求并不会因此减少。高校档案部门构建云服务模式，师生校友通过互联网提交查档用档需求，获得信息服务，能够打破时空限制，让信息多跑路、师生少跑腿，最大限度地满足师生校友的个性化查档需求，从而使互联网查档逐渐代替现场查档，成为主流的档案查询利用方式。

3.创新编研理念，拓宽校史文化传播渠道

云服务模式使档案编研和校史文化传播获得新的生命。新冠肺炎疫情发生以来，图书和文博领域利用新媒体平台开展了众多文化和内容传播的新形式、新实践，如故宫博物院抖音直播系列、国家典籍博物馆云展览、中国人民大学博物馆云展览等。运用新媒体技术，基于本校档案资源开展云直播、云展览，创作富有正能量、传播力的短视频，推动档案资源在移动端的传播，能够增强档案资源的育人效果，提高校史文化传播效率。

三、高校档案云服务模式的构建

云服务是依托互联网提供计算、存储和按需提供服务的形式。云服务可以将软硬件、资料等放到网络上，在任何时间、地点，使用不同的IT设备互相连接，实现数据存取、运算等目的。当前，常见的云服务有公共云（Public Cloud）与私有云（Private Cloud）。两种云的运作方式一样，区别在于公共云的建设成本较低但信息安全性对云服务商的依赖性较强，而私有云信息安全性和保密性更强但建设成本高。对此，有业内人士提出建设混合云模式，即高校可以按照档案管理的安全性要求将涉密敏感的档案信息保存在本地的私有云平台上，用于校园范围内共享和管理。而对于可公开信息则存储在公有云平台，实现对外界的信息共享，如此进行更为高效的业务处理，从而能够有效降低综合部署成本。云服务模式通常分为三层，即基础设施层、平台层和软件层，每层都有自己专属的信息类型，提供特定的信息功能。

1.基础设施层

基础设施层主要提供基础设施，包括物理设施设备、计算机节点、可扩展的虚拟化服务。具体来说，一般应具有符合标准的机房，政务内网、政务外网、单位内部局域网等网络信息点，以及专业服务器、存储和备份设备、终端计算机及其他辅助设备等。基础设施层是平台层和软件层的基础，主要为高校档案云服务的实现提供所需的物理设施支持。基础设施层的功能主要包括将高校档案管理服务中的网络资源、存储资源和服务器资源等基础设施作为一种服务资源向外发布，对存储在服务器中的数据进行备份，对设备、网络等运作情况及故障信息进行实时采集、记录和修复。

2.平台层

平台层主要提供软件平台资源，如操作系统、软件开发环境，各类数据存储环境等。平台层是连接基础设施层和软件层的中间层，主要实现高校数字档案资源的集中统一存储。平台层的功能主要包括将高校内部所有的数字档案资源汇集在云端，统一存储、集成服务，平台层存储的数字档案资源，除数字化的纸质档案及电子文件外，还应包括对数字档案的数据化处理信息以及元数据信息。建设高校数字档案资源库和元数据仓储库，基于平台服务所提供的服务接口，直接在该平台上进行开发或部署应用。为实现平台层的功能，高校档案部门应从利用者需求出发，梳理、整合馆藏数字档案资源，分众细化设置相应的模块，提供不同的接入口。疫情常态化下，高校档案云服务面向的利用需求主要包括教学档案查询利用、学生人事档案查询利用、了解校史文化等需求，因此，高校档案部门应重点建立教学档案数据库、学生人事档案数据库及校史编研成果资源库。

（1）教学档案数据库。毕业生是查询利用教学档案最大的群体，主要因求职、升学、晋升、出国、落户等原因需查询本人的录取、毕业、学位、就业派遣、成绩等信息，以及申请学历学位认证等。此外，还有少部分在校生因考试、就业等原因查询教学档案的录取信息。高校档案部门应重点对新生录取名册、毕业名册、授学位名册、派遣名册、成绩单等教学档案进行数字化及数据化，建立教学档案数据库，实现通过检索关键字段调取毕业生相关教学档案。还可根据毕业生的个性化需求，建设英文成绩单及学历学位信息数据库。

（2）学生人事档案数据库。在校生和毕业生是查询利用学生人事档案的两大群体，主要因就业政审、升学、考试等原因查询人事档案信息或进行人事档案转递。高校档案部门应对学生人事档案的状态进行记录和跟踪，如档案是否在库、档案转递时间、档案转递进度等，方便学生进行自助查询，了解本人档案转递状况等。

（3）校史编研成果资源库。高校可将数字与人文相结合，積极推进数字人文技术，档案经过数字化、数据化，采用数据分析和数据挖掘技术，建构不同主题的应用模型，对模型中的数据做进一步整合及叙事化、故事化处理，最终开发出主题新颖、师生感兴趣的校史编研成果，并建立起文字、图表、声像、实物等资源丰富的校史编研成果资源库，为开展校史文化传播工作夯实基础。

3.软件层

软件层是指通过对馆藏档案数字资源进行整合，以服务的形式向用户发布各种应用，终端用户可以通过计算机、智能手机、平板电脑等进入服务网站或应用。软件层是提供服务的核心层，直接面向利用者，主要实现档案服务功能和文化服务功能。

（1）档案服务功能，主要向利用者提供各类档案的个性化查询利用服务，包括自助查询和人工查询两种服务方式。使用自助查询利用服务，利用者通过终端身份认证，提交查档需求，能够自助直接获得带有电子签章的档案复制件、档案证明，或者所需查询的其他信息。例如，教学档案中的中英文成绩单、学历学位证明、高考成绩、派遣证明等，以及学生人事档案的存档证明、档案转递情况等，均可以通过软件后台的数据库直接获得。人工查询利用服务，主要针对的是无法直接查询或者办理的事项，利用者提交查档申请后，档案部门通过数据库查找相关档案，为利用者开具带有电子签章的档案复制件或者档案证明。例如，毕业证书和学位证书、出生日期、姓名等信息与身份证信息不一致情况的处理，由档案部门查阅相关教学档案，并与申请人的信息核对，从而提供相关教学档案的复制件。因政审等原因查询人事档案信息，可提供查询学生人事档案信息的入口，由学生提交查询申请，预约查询时间，避免线下查档人员聚集。无论是自助查询还是人工查询，利用者均可提交邮寄信息，获得相应纸质档案复制件的邮寄服务，实现全程无接触办理。

（2）文化服务功能，主要是指高校档案资源经过创新编研，借由移动端及其他平台开展云展览、云直播传递给师生校友及社会公众，实现新型档案文化服务。互联网是盘活档案资源的主要阵地，同时也是激活和传播档案文化的重要窗口。高校要以“互联网+”思维开展档案编研和校史文化传播工作，使用户可以通过网络轻松获得高校档案编研成果，满足师生、校友及其他社会机构和公民了解学校历史、文化、办学成果、大师名家等方面的需求。可运用新媒体、新技术打造校园融媒体，基于本校档案资源开展云展览、云直播，创作富有正能量、传播力的短视频。可采用H5技术推动档案资源在移动端的传播，通过音乐、图片、视频等，提高档案资源的文化育人效果及传播效率。采用慕课、翻转课堂等形式，用学生喜闻乐见、润物无声的方式在思政课和专业课中融入档案资源开发成果，增强档案文化育人实效。

四、高校档案云服务模式的实现策略

1.加强高校档案云服务模式的顶层设计

高校应加强对档案云服务模式的顶层设计，将档案云服务模式纳入智慧校园建设总体规划，加大经费投入力度。档案部门应与信息化部门形成联合工作机制，提高对疫情常态化下档案服务转型升级重要性的认识，从资源体系、利用体系、安全体系、制度体系建设等方面的统筹规划。无论建设公有云、私有云，还是“混合云”，都需要高校提供充足的经费，保障云服务设备购置、维护和升级，软件开发与运维以及档案数字化等需要。

2.采取技术手段保障档案和个人信息安全

开展档案云服务，对于涉及学生个人信息的档案，应采取技术手段予以保护，确保利用者只能查询到本人的相关档案，也应避免利用者个人信息在网络传输过程中泄露。一是确保设备硬件可靠。高校档案数据库应采取数据防泄漏、数据加密、数据备份恢复等安全策略。二是确保网络环境可靠。可采取通信和传输保护、边界隔离（防火墙）、网络攻击防护等安全策略，杜绝数据或信息泄漏给非授权个人或实体。三是确保软件功能可靠。可采取严格的认证授权机制，保证不同用户能够访问不同的档案信息。同时，为确保用户身份认证的准确性，可以将生物特征识别技术应用于高校档案云服务平台。此外，高校应积极推进区块链技术和电子签章技术的应用，确保电子档案复制件及档案证明的安全性、完整性和可靠性。

3.建设高素质专业化的高校档案工作队伍

（1）开展档案云服务，需要高校建立起一支高素质专业化的档案工作队伍，不仅业务能力强，而且职业素养水平高。高校应积极开展专业知识与业务技能培训工作，提高工作队伍的网络技术和信息化技术水平，能够以前瞻性视角开展本单位的档案信息化工作；（2）强化历史文化知识修养，提高文字能力，主动适应新媒体环境，推出新颖、有内涵的档案编研成果和宣传产品。高校档案部门的服务对象主要是师生校友，在疫情常态化下，师生校友的心理波动比以往更加明显，更需要档案工作者注重人文关怀，认真学习贯彻落实习近平总书记关于教育的重要论述，在开展档案服务的过程中换位思考，积极关心、关爱师生校友，提供有温度的档案服务，服务立德树人。

4.建立健全与新形势要求一致的规章制度

疫情常态化下，由现场查档改为线上查档，档案工作流程和方式都发生了较为显著的变化，高校档案工作制度面临着紧迫的制定和修订任务。高校档案部门应根据新形势、新问题，结合上级部门规章制度，适时制定、修订本校档案工作制度。高校档案部门应梳理档案云服务工作的各个环节和所有的档案查询利用事项，针对每一个查询事项公开提供完整、详细的操作流程及注意事项，为师生校友提供便捷、优质的档案利用服务。

五、结语

高校档案云服务模式是高校档案信息化建设的重要内容和发展方向，疫情常态化带来的机遇和挑战加速了高校档案云服务的建设步伐。高校档案云服务模式的构建是一个系统工程，基础设施层、平台层、软件层的建立需要与之相应的硬件设施、数据平台以及面向利用者的终端软件，需要高校在资金保障、技术支持、人员配备、制度建设等方面加大投入力度，才能实现疫情常态化下高效、便捷、人性化的档案服务。

参考文献：

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[2]奚望园.基于云服务的高校档案资源共享模式[J].档案管理，2016

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[4]归吉官，刘 扬.以知识管理为导向的高校数字档案资源云服务研究[J].云南档案，2016

（作者单位：首都经济贸易大学档案馆校史馆 ）

基金项目：首都经济贸易大学2022年校级高等教育研究一般项目“‘十四五时期高校智慧校园背景下的智慧档案馆建设研究”阶段成果。

作者简介：耿硕（1989—），女，汉族，河北保定人，硕士，馆员，研究方向：高校档案管理、档案信息资源开发与利用。