全媒体视域下高校档案服务社会优化策略

摘 要：全媒体的发展为高校档案服务社会化创造了更优的空间，借助各类媒体平台，高校档案的服务和利用效率显著提升。当前，档案信息载体形式更加丰富、线下服务载体得到拓展、信息传递形式更加契合公众需求。为进一步优化高校档案社会服务，应在资源平台建设、互动交流、媒体宣传、校园志愿服务、分众化传播等方面下功夫。

关键词：全媒体；高校；档案服务；社会化；资源平台

基金项目：本文系江苏省高校哲学社会科学研究基金项目，项目名称：“全媒体环境下高校档案服务社会创新研究”，项目编号：2019SJA0643;课题主持人：王青。

《高等学校档案管理办法》明确指出，要将在学校管理、教学、科研和招生活动过程中形成的，对学校发展、学生管理以及社会发展有重要意义的各种文字、图表、声音、图像、视频等不同载体的历史记录进行保存。这些历史记录是高校档案管理的重要对象，通过对这些档案信息资源的开发利用，能够为高校管理、学生培养和教学科研提供全方位的档案信息支持。全媒体视域下，为高校档案信息服务提供了更为多元化载体，进一步优化了高校档案服务内容和形式，更好实现高校档案信息服务价值。

1 全媒体环境下高校档案服务社会现状

全媒体环境下，高校档案在档案资源收集和传播，档案软硬件设施升级等方面得到极大改善和提高，为高校档案信息服务社会提供了内在动力。当前部分高校借助全媒体平台为服务社会不同主体提供全方位的档案信息服务[1]。包括在校师生和往届生。为在校生出具证明服务，包含在校证明、在校成绩，为往届生出具成绩证明和中英文学籍证明等。这不仅发挥高校档案服务的特殊价值，也借助全媒体平台进一步扩展高校档案服务社会覆盖范围，使档案服务变得更为真实规范。与高校在科研方面密切联系的企业，也是高校档案服务的重要对象，借助全媒体技术建设高校科研成果数据库，将学校科研成果和科研动态档案信息进行集中，为高校与企业在科研成果转化方面搭建起桥梁。在人事档案信息服务方面以离校教师和学生为主，可以为师生提供人事档案保存、转递服务，利用云平台传输电子人事档案，有效解决档案在传递过程中的丢失问题。

全媒体环境下，高校档案服务社会主要以两种方式进行。一种方式是利用各种平台提供档案信息服务。当前我国部分高校在档案信息服务方面广泛借助微博和微信公众等平台，只要关注微博和微信公众号就能够享受信息咨询和重点信息发布等基础性服务。但这种服务具有一定的局限性，很难实现全方位互动沟通。另外一种服务方式是学校自建高校档案服务平台，借助全媒体技术形成相应服务板块和服务功能。需求者按照相关提示进行操作，通过身份验证，获取高校档案服务平台权限，可以享受高校档案信息查询服务、信息咨询服务、信息下载服务、信息变更服务，等等。能够实现高校档案服务主体与服务对象的沟通互动，进一步提升了服务的精准性和有效性。

2 全媒体环境下高校档案服务社会的发展机遇

全媒体环境下，高校档案服务社会具有其现实的必要性。随着全媒体信息技术与高校档案服务的深度，进一步提升高校档案信息服务的层次性，为高校信息服務主客体之间搭建双向沟通渠道[2]。在全媒体技术加持之下，高校档案信息服务方式变得更为多元，通过多种途径对社会重要档案信息资源进行收集，丰富高校档案信息数据库，这些珍贵的社会档案信息资源促使高校档案服务社会适应全媒体环境下用户需求的复杂化、多元化局面。

2.1 信息载体及其形式得以丰富

全媒体环境下，高校档案管理部门应主动对服务信息载体和形式进行丰富。如对现有的档案信息资源进行整理和分类，可以划分为短信档案、电子档案、录音档案、短视频档案、照片档案等，更好地满足社和公众对高校档案信息服务的多元化诉求。随着高校档案载体不断丰富，对高校档案信息服务的基础设施提出了更高要求，需要高校为档案管理和档案社会服务提供必要的硬件设施和软件系统，并及时对档案信息数据库以及软硬件设施进行更新和维护，同时也对高校档案工作人员的知识能力和基本素质提出了更高要求。随着档案服务载体形式不断丰富，在服务过程中也要注意信息资源共享和安全问题。前者进一步扩大高校档案信息服务覆盖范围，加速了档案信息服务效率。而后者则确保了高校档案信息服务的安全性，确保为社会公众提供的档案信息真实、安全、可靠，真正发挥档案原始性作用。

全媒体环境下档案信息服务方式和服务手段发生深刻变化。具体体现为，档案信息服务技术性、分众化、智能化。全媒体平台为社会公众参与高校档案信息服务提供了载体，社会公众完全可以利用档案信息服务平台与高校档案服务主体进行沟通和互动，在这一过程中高校档案管理部门能够了解社会公众的个性化诉求，同时也有助于优化高校档案服务社会公众的流程和方式。全媒体环境下实现多终端、多平台的深度融合，新出现的微博、微信公众号、门户网站、即时通信工具、新媒体平台、自媒体平台等完全可以成为高校档案社会服务平台[3]。高校档案服务与各类平台的深度融合，在服务过程中有助于提升档案信息传播效率，更好地满足用户对高校档案信息服务的质量和速度要求。用户也可以根据自身实际需要选择不同的渠道，实现高校档案信息服务与个性化诉求的精准匹配。

2.2 进一步完善了线下服务载体

从目前看，高校档案服务社会整体向好，双方能够积极沟通，良性互动。高校档案管理部门在档案服务过程中进一步增强了服务主动意识，加强了与社会主体沟通互动。畅通了沟通渠道，不仅提升了高校档案信息服务覆盖范围，也进一步完善了高校档案线下服务场景。在多元化服务场景下，用户能够享受到更为丰富的服务内容。一方面，高校档案管理部门可以利用人工智能等技术为社会公众提供沉浸式的虚拟现实场景，将档案信息场景化。社会公众在虚拟现实场景中既能够接受档案信息，内容也能够更加直观地感受档案服务带来的诸多乐趣，有助于提升档案服务质量。另一方面，高校在线下服务载体方面手段和形式也变得更为多样，有效地解决传统档案服务内容单一，形式简单弊端。通过服务手段和方式创新，更好地适应新时期社会公众对高校档案服务的多元化要求。

2.3 信息传递形式适应公众需求

全媒体环境下，传统的高校档案信息传递方式已经很难适应时代发展诉求，也很难满足社会公众对于高校档案服务的个性化要求。新时期，现代信息技术与高校档案服务深度融合，能够利用媒介多重融合方式为用户提供全方位、立体式的档案信息内容，满足不同主体对于高校档案信息服务诉求，有效地解决传统单一信息传播渠道带来的弊端，实现信息传递的分众化。针对网络用户可以为其提供在线档案信息检索、在线档案展示等信息服务。针对手机APP用户可以提供信息推送、在线订阅、档案信息阅览等服务[4]。针对其他用户可以通过微博微信公众号提供档案信息查询、咨询服务，等等。

3 全媒体环境下高校档案服务社会的优化策略

3.1 加强资源平台建设

高校档案服务社会是一项系统工程，在推进过程中应主动利用全媒体信息技术，搭建更符合社会公众需求的档案服务平台。在服务平台建设过程中要注重服务功能的多元化和针对性，充分考量文字、图像、音频、视频、动画等多种档案载体的兼容性。同时也要在功能上有所侧重，通过搭建资源平台实现对高校档案信息资源有效整合，建立不同类型的数据库，为档案平台服务提供丰富的服务资源。同时要实现档案资源平台与网站、社交媒体、手机APP各种端口的有效衔接，有效地避免在档案信息服务过程中的数据兼容问题。在档案服务过程中要重视资源平台维护和更新，切实保障平台服务的连续性、持续性和实效性。

3.2 增强互动延伸方式

高校传统档案信息服务形式过于单一，服务方式过于被动，难以了解社会公众的档案信息服务诉求。全媒体环境下，高校档案服务社会能够利用全媒体技术以及各类平台加强与社会主体的沟通互动，了解社会主体对高校档案信息服务的具体诉求，在增强互动的同时，也进一步扩展了高校档案信息的覆盖范围。一方面，在全媒体技术加持之下，高校档案管理部门可以对社会公众档案信息诉求有更为全面的了解，社会公众可以通过平台针对高校档案信息服务提出各种意见建议。另一方面，高校档案管理部门会对这些意见建议进行集中讨论，对能够优化高校档案服务社会公众的好建议、好办法会融入到高校档案服务流程之中，进一步优化服务流程，丰富高校档案管理部门与社会公众的沟通方式。

3.3 提升智能服务技术

全媒体环境下物联网、区块链、人工智能技术与高校档案服务社会各个流程的深度融合，进一步提升了高校档案服务社会的智能化水平。新时期，在推进高校档案服务社会过程中有必要借助各类智能服务技术对高校档案服务方式和手段进行创新，高校档案管理部门要善于利用现代信息技术提升高校档案智能服务层次和水平。现代信息技术的一大优势在于能够简化流程，提升服务效率。因此，高校档案在服务社会过程中要借助人工智能技术，优化服务平台功能，进一步提升服务质量。同时高校档案管理部门也要重视技术研发和创新[5]。新时期社会公众对高校档案服务的诉求越来越个性化，如果采取“大水漫灌”的档案服务方式，很难满足用户的个性化服务诉求。这就需要借助智能服务技术对档案信息资源进行整合，为用户提供更有针对性的档案信息服务。

3.4 扩大社会参与方式

社会公众参与高校档案服务体系建设具有其现实的必要性。只有社会公众真正参与进来，才能够找出高校在档案服务社会过程中存在的“痛点”和“难点”，高校档案管理部门才会从社会公众视角思考如何构建更为科学合理的档案服务机制。高校在档案服务过程中要始终坚持“以人为本”，树立大数据思维，借助全媒体平台为社会公众参与高校档案服务提供路径和方式。为此，高校档案管理部门应建立双向反馈机制，着力完善现有的反馈体系，更好地了解用户诉求，并将用户诉求作为高校档案服务转型的重要依据，更好地体现高校档案服务的特殊职能和作用。扩大社会参与方式是利用现代信息技术扩大高校档案服务范围的有效方式，也是提升高校档案服务质量的现实举措。在具体实施过程中，要通过双向反馈机制更好地发现高校档案服务社会过程中存在的问题，并有针对性地加以解决。

3.5 开展校园志愿服务

疫情新常态背景下，高校档案管理部门在档案服务过程中也应该围绕不同需求主体开展校园志愿服务，更好地体现高校档案服务职能。新时期，高校档案管理部门应将校园志愿服务建设作为提升高校档案服务社会的重要方面。从服内容看，可以包含档案数字化、档案代查、档案电话咨询等服务。通过校园志愿服务能够有效弥补学校档案管理人员短缺现状。在志愿服务过程中也有助于志愿者提升档案知识、增强档案意识，实现高校档案管理部门与志愿者“双赢”。在服务过程中，首先要向全校招募有志愿服务意向的学生，通过考核和选拔方当有将有服务意愿，并具备一定语言表达能力和基础档案知识的学生选拔为志愿者。然后对这些志愿者进行系统培训，培训主要采取面对面授课和实地讲解相结合的方式。培训合格之后，向志愿者发放志愿服务证，在学校档案管理部门不同岗位进行志愿服务。应将大学生参与档案志愿服务作为社会文明进步的重要体现，同时也是增强大学生社会档案意识的重要举措。

3.6 注重发挥媒体作用

全媒体环境下，高校档案服务社会具有重要现实意义。因此，有必要对高校档案服务社会进行广泛宣传，充分发挥媒体的宣传媒介作用。新时期，高校在档案服务过程中要进一步提升自身的影响力和号召力。当前社会公众对于高校档案信息服务流程、内容和方式了解得并不够全面系统。认为高校档案服务主体主要围绕师生教学和科研工作，相应地对社会公众能够提供的服务途径相对单一，服务内容也十分有限。究其原因就是社会公众对于高校档案服务的不理解。因此，必须借助全媒体平台宣传作用，让社会公众对高校档案信息服务有全新认知。一方面，高校要对档案服务内容和服务形式进行整理，以群众喜闻乐见的形式，借助多种媒体平台进行宣传，让社会公众对高校档案服务有重新认知。另一方面，各类媒体也应该主动承担起社会责任，将高校档案服务内容宣传作为一项重要工作加以落实，进一步提升高校档案服务宣传的时效性。

3.7 服务的分众化

高校档案服社会公众分众化要求档案管理部门要充分了解社会公众对于档案服务的不同诉求，借助全媒体平台对社会公众的各类信息进行全面收集和整合，根据社会公众的不同特点对社会公众进行精准画像，将不同类型的社会公众进行精准分类，并围绕不同类型社会公众的服務诉求对高校档案息资源进行整合，切实保障高校档案信息服务与社会公众需求的精准匹配。服务分众化要求高校档案管理部门要注重借助数据、云计算、人工智能技术，实现对社会公众的精准分类。只有充分了解不同类型社会公众的档案诉求，才能够为服务的分众化提供现实依据。这就要求档案管理人员在档案服务过程中要将服务分众化作为工作开展的重要依据，进一步提升高校档案信息服务水平，更好地发挥高校档案社会服务职能。

总之，全媒体环境下，高校档案服务社会环境发生了深刻变化。新时期，高校档案管理部门在档案服务过程中要充分认识到全媒体环境变化产生的一系列影响。主动的借助全媒体技术优势对高校档案服务资源进行整合，对服务手段和服务方式进行创新，形成更为系统的高校档案服务社会体系，进一步增强服务的针对性、时效性和有效性。

参考文献

[1]秦然.高校档案工作服务“三全育人”实践——以武汉大学为例[J].中国档案，2022（11）：58-59.

[2]王青.全媒体环境下高校档案服务社会创新研究[J].档案与建设，2020（04）：60-62+68.

[3]藏萌，吕建辉.高校档案OTO服务发展模式探究[J].中国档案，2017（02）：56-57.

（作者单位：江苏海事职业技术学院人事处）